Пять лайфхаков для оптимизации офиса в период локдауна от UnSpot

Пока учёные исследуют новые штаммы коронавируса, а политики всего мира вводят ограничения, бизнес продолжает искать оптимальные способы организовать работу команды в ситуации неопределённости. Последние полтора года наша команда успешно применяет систему бронирования рабочих мест UnSpot. Сегодня поделимся опытом и лайфхаками, которые помогают сохранять продуктивность сотрудников, снижать риск заражения и экономить на обслуживании офиса.

1.Свободное посещение офиса

Удалёнка — не панацея, особенно для сотрудников с детьми. Да и содержать пустой офис, в который уже вложено столько ресурсов — не самое рациональное решение. Поэтому мы выбрали гибридную модель, предоставив сотрудникам возможность самостоятельно определять режим работы и график посещения офиса.

Упорядочить этот процесс нам помогает система бронирования рабочих мест UnSpot. Как это работает:

  • Сотрудник принимает решение выйти в офис и выбирает день и время посещения;
  • Он открывает приложение UnSpot и, установив выбранную дату и время в календаре, видит на виртуальной карте офиса все свободные в это период рабочие места;
  • Выбирает и бронирует понравившееся место на нужный диапазон времени в один клик.

Уже через полтора месяца мы накопили достаточное количество данных о загруженности офиса, чтобы перейти к следующему шагу — оптимизации пространства.

2.Управляй пространством

В панели администратора UnSpot можно увидеть, как сотрудники взаимодействуют с офисным пространством: в какие дни и часы приходят на работу, какие места бронируют. Эти данные позволяют определить и оптимизировать рабочие места и целые локации, которыми люди пользуются реже всего.

Например, если офис разделен на зоны или кабинеты с автономными системами освещения и вентиляции, то неиспользуемые пространства можно отключить от этих систем и таким образом снизить расходы на энергопотребление. А вместо неиспользуемых столов поставить пару кресел-мешков, в которых можно отдохнуть и расслабиться.

3.Сохраняй дистанцию

В эпоху пандемии важно не только поддерживать работоспособность команды, но и заботиться о здоровье. Во время пиков заболеваемости мы настраиваем в системе бронирования доступность рабочих мест и переговорных комнат, чтобы естественным образом создать дистанцию между сотрудниками, которые посещают офис.

Так, столы в опенспейсе можно открыть для бронирования в шахматном порядке, а также задать интервалы, во время которых производится санитарная обработка рабочих мест.

Ещё один вариант использования системы UnSpot — чередование времени посещения офиса между командами. Например, для команды А открыто время бронирования в первой половине дня, для команды Б — после обеда. К слову, руководитель команды может самостоятельно забронировать нужные места для своих сотрудников с учётом выбранного графика работы.

4.Управляй 30%

Если вы попадаете под требование перевести на удалёнку не менее 30% персонала, то благодаря системе UnSpot вы сможете гибко управлять посещением офиса, не нарушая привычные для вашей команды процессы.

Например, закрепить в системе определенные дни посещения для разных отделов или сделать недоступными для бронирования 30% рабочих мест. Автоматические отчеты помогут вам отслеживать наполняемость офиса, а при проверке — доказать, что вы строго следуете установленной норме.

5.А был ли мальчик?

Ещё одна важная в условиях пандемии опция, доступная в системе бронирования — возможность быстро определить, кто находился в офисе одновременно с заболевшим сотрудником.

Вместо того, чтобы писать в рабочие чаты и просить коллег проверить в своём календаре, где они были в прошлую среду, вы можете просто открыть историю бронирований, составить список людей и индивидуально оповестить их о вероятности контакта.

При этом стоит учитывать, что человек, вероятно, уже был инфицирован за 2-3 дня до появления первых симптомов. Если он в этот период ходил в офис, то в группу риска попадают все, кто находился на соседних рабочих местах.

Итак, используя приложение для бронирования рабочих мест UnSpot вы сохраните возможность посещения офиса для тех сотрудников, у которых отсутствуют условия для работы из дома. И в то же время сможете рационально управлять офисным пространством с учётом актуальных потребностей команды и рекомендуемых эпидемиологами мер безопасности.

0
35 комментариев
Написать комментарий...
Dmitrii Kolodin

А когда пандемия в норм форму придёт, как компания переквалифицируется?

Ответить
Развернуть ветку
Антон Т

Пандемия в отличной форме, я бы даже сказал, что она на пике формы. Гляньте статистику — что ни день, то рекорд.

Ответить
Развернуть ветку
UnSpot
Автор

Спасибо за комментарий, мы тоже наблюдаем динамику на расцвет пандемии.

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина Турыкина

А зачем переквалифицироваться?
ИМХО очень даже хорошая практика - свободное посещение офиса, и для этого продукт хорошо подходит.
Субъективное ощущение - мир не станет прежним и мы уже не вернемся на фултайм в офисы.

Ответить
Развернуть ветку
Вера К

Что-то у меня сомнения по поводу подсчета реальной численности сотрудников. Там что, датчики? Ну тогда это днище...

Ответить
Развернуть ветку
UnSpot
Автор

Нет, в работе приложения датчики не используются, их нет вообще. Статистика посещаемости строится исключительно на данных о бронировании рабочих мест.

Ответить
Развернуть ветку
Николай Замотаев

Тогда защита от короны так не работает. В офисе есть ненормированные точки притяжения, типа кофемашины.

Ответить
Развернуть ветку
Артем Чепчугов

Защита от короны? К сожалению это возможно, только если полностью изолироваться от мира, работать дома и жить на доставке продуктов.

Ответить
Развернуть ветку
Sasha Step

Компании которые содержат офисы заведомо проигрывают конкурентам которые с удаленными сотрудниками. Это факт. Содержать офис не малые деньги.
Может сотрудник работать удаленно или не может это ужен не вопрос этики, а вопрос выживания для бизнеса в целом.

Конкуренция все отрегулирует не спрашивая нашего мнения, и тем кто не научится работать вне офиса, скорее всего придется искать рабочие места где удаленно работать не получится, типа заводов, ферм или укладки асфальта.

Мы когда в 2015 году приняли решение заниматься срм в общем и организацией удаленных рабочих мест в частности даже в самых смелых и невероятных прогнозах не предполагали каких темпов это может достичь. С 2020 года рост удаленных мест растет не на % и даже не на сотни процентов, просто в геометрической прогрессии.

Ответить
Развернуть ветку
Игорь
Компании которые содержат офисы заведомо проигрывают конкурентам которые с удаленными сотрудниками. Это факт. Содержать офис не малые деньги.

Не факт, это всё индивидуально. Я хоть и кабинетный сотрудник, но удалёнка для меня невозможна в принципе, род деятельности такой. Но будь у меня выбор между удалёнкой и офисом - я бы выбрал офис. Тут уже каждому своё, не все предпочитают удалёнку.

Ответить
Развернуть ветку
UnSpot
Автор

Действительно, содержание офиса обходится бизнесу очень дорого. Как раз для решения данной проблемы и был разработан гибридный офис. Часть сотрудников может работать удаленно, другая часть, чьё присутствие обязательно, остается в офисе. Тем самым мы можем сократить площадь офиса и сэкономить. Плюс, специалистам которые не научились работать вне офиса, не придется искать новую работу.

Ответить
Развернуть ветку
Николай Замотаев

На самом деле - своё выделенное место в офисе это большой плюс - там с гарантией будет твоя, удобная клавиатура, там можно оставить часть вещей, типа кружки. Там с гарантией компьютер будет настроен так как надо и т.д.
А вот если место выбирается динамически - ну так себе решение.

Ответить
Развернуть ветку
UnSpot
Автор

Спасибо за комментарий. Да, нам всем удобнее работать за "родным" и привычным местом. UnSpot позволяет выбрать и забронировать место не на 1 раз, а например сразу на месяц. Так вы сможете поработать в разных частях офиса и на понравившемся месте, обустроить рабочее пространство под себя.

Ответить
Развернуть ветку
Ray Smith

В мире не найдется такого количества квартир и домов с личным кабинетом для работы, чтобы все ушли на удаленку. Офисы никуда не денутся.

Ответить
Развернуть ветку
Sasha Step

Вы видимо не из России у нас кабинет для удаленки обычно выглядит так

Ответить
Развернуть ветку
Ray Smith

О чем и речь. Насколько продуктивным будет сотрудник в такой среде? Не знаю где как, но наш офис заполнен почти на половину при том, что помещение пока не обязательно.

Ответить
Развернуть ветку
Sasha Step

Продуктивность зависит от кпи и формы оплаты. Речь не о сотрудниках и не об эффективности, речь о себестоимости продукта.

Ответить
Развернуть ветку
Ray Smith

Какая себестоимость такой и продукт будет, значит.

Ответить
Развернуть ветку
Sasha Step

Что не факт? что если у вас офис а у конкурента нет у вас меньше себестоимость продукта? О сферах где удаленька невозможна я речи не веду.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Sasha Step

Ну так и я про то себестоимость вашего продукта уже на старте на 10% выше чем у конкурента. И будьте уверены он обязательно этим воспользуется при продажах.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Sasha Step

У вашего конкурента все точно так же раз он конкурент но доля расходов еще меньше.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Sasha Step

Сотруднике в офисе работают лучше это иллюзия. Так считают руководители которые хотят контролировать каждый вдох сотрудника, хотят но не могут, оказаться сразу у 50 сотрудников за спиной невозможно.
Как правило после ввода кпи или сдельной оплаты труда и сравнении эффективности удаленьшиков и офисных иллюзии быстро улетучивается, как правило если эти данные увидит собственник руководитель тоже улетучивается.
Ни чего личного просто опыт

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Яна Горфан

А почему бы просто таблицу не завести для этих целей?

Ответить
Развернуть ветку
Антон Т

Не ну а чо, давайте всё в таблице вести. Долой CRM, ERP, таск-трекеры, плагины для таймшитирования. Можно даже от мессенджеров отказаться, общаться в google sheets.

А когда все процессы в компании будут отабличены, настанет время завести табличку с табличками (как пакет с пакетами).

Я по-доброму, если что :)

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина Турыкина

Про пакет с пакетами особенно понравилось)
Прошлой осенью мне довелось пожить с табличкой о посещаемости офиса, и это было ну очень неудобно. Компания на 1000 человек, учесть все отделы в табличках, свести в большую, хвататься за голову, что не достигли 30% удаленки. А после добиться 30% удаленки, но внезапно в 5 кабинетах все разом пришли на работу, а 4 кабинета пустые стоят, и никакой дистанции тебе.

Ответить
Развернуть ветку
Антон Т

С этими 30% ставки велики. лучше не косячить. Ну и кажется, что если в компании больше 20 человек, уже будет сложновато с табличкой.
Вам медаль надо дать, как вы менеджерили тысячу? Это же околоневозможно ))

Ответить
Развернуть ветку
Екатерина Турыкина

Мне повезло чуть-чуть, я была сотрудником отдела и мой максимум был - отправить hr-ру табличку по отделу) Ну и потом со вздохом согласиться посидеть дома, когда поднимался крик - слишком много людей в офис придут)))

Ответить
Развернуть ветку
UnSpot
Автор

Таблицу создать можно, но для ее ведения потребуется ответственный сотрудник, который будет тратить силы и время на поддержание актуальности. Плюс очень сложно поддерживать прозрачность таблицы в офисе, с большим количеством сотрудников.

Ответить
Развернуть ветку
Yana Gorfan

А как рост % удаленных мест коррелирует с динамикой масштабирования бизнеса, который перешел на удаленку? Есть данные?

Ответить
Развернуть ветку
Sasha Step

Бизнесы с большой офисной нагрузке типа кул центров, страховых, юристов после перехода на удаленку активно набирают персонал
А вот бизнесы с большими отделам продаж наоборот активно увольняют сотрудников.
Где масштабирование а где оптимизация понять сложно

Ответить
Развернуть ветку
Yana Gorfan

Ну мы же понимаем, что если в бизнесе отдел продаж больше чем отдел производства, значит что-то явно не так в бизнес-модели) а для построения кроссфункциональных команд и стратегической работы пока удаленка не очень подходит, филинг не тот

Ответить
Развернуть ветку
32 комментария
Раскрывать всегда