Бумажный кризис: сколько стоит бизнесу подорожание печати и что с этим можно сделать

За последний месяц цена бумаги для принтера увеличилась на 700-800%, на картриджи — в 2-3 раза. Одновременно выросли затраты компаний на логистику бумажных документов. Вести документооборот в аналоговом виде стало почти в 1,5 раза дороже, чем в феврале. Если ситуация не изменится, российский бизнес потеряет миллиарды на бумажном кризисе.

Бумага на вес золота

За последний месяц стоимость упаковки офисной бумаги SvetoCopy для принтеров формата A4 объемом 500 листов увеличилась на 700-800%, с 200-300 до 1 400-1 700 рублей, в зависимости от магазина. Цена на «Снегурочку» выросла в среднем до 2 000 рублей. Более того, на полках магазинов ее просто нет в наличии, а онлайн-заказы отменяют из-за нехватки товара на складах. Даже выполненные заказы строго лимитированы по количеству отгруженных пачек. В офлайн-точках и вовсе выдают по одной пачке на руки. Первыми с дефицитом столкнулись покупатели в Петербурге, Красноярске, Челябинске — сейчас ситуация быстро распространяется по всей стране.

Дело в том, что встали два крупных бумажных предприятия: ОАО «Светлогорский целлюлозно-картонный комбинат» и АО «Монди Сыктывкарский ЛПК». Решение связывают с перебоями в поставках критически важного сырья. Так, из-за ухода с рынка финской химической компании Kemira, поставляющей хлорат натрия, целлюлозу стало нечем отбеливать. Перестройка производства займет время, и даже если она завершится успешно, качество офисной бумаги будет совсем иным — в России пока нет полноценной замены нужных реагентов.

То же касается картриджей для принтера. Залить черную краску в прибор теперь обойдется от 1 500 рублей. Сами картриджи подорожали в среднем в 2-3 раза, в зависимости от магазина и производителя. Усложнилась и починка принтеров: не хватает импортных деталей.

Офисы остались без бумаги

Дефицит бумаги и рост стоимости картриджей, в первую очередь, ударил по крупному бизнесу. Без них на многих предприятиях просто остановились рабочие процессы. Компании выпускают распоряжения о минимизации использования бумаги. Сотрудники начали печатать на черновиках или архивных документах с чистой стороны. Бизнес понимает: в противном случае затраты будут слишком велики.

Давайте посчитаем на примере кадрового документооборота. Для того чтобы один документ был оформлен, его нужно распечатать, доставить сотруднику (в случае удаленки — курьерской доставкой), подписать и организовать хранение. В случае ошибки процесс начинается сначала. То есть стоимость одной страницы документа в сфере HR складывается из оплаты работы оформляющего его HR-специалиста, расходов на бумагу, картриджи, логистику, амортизации оборудования. В текущих условиях она выросла в среднем в 1,5 раза, с 6 до 9 рублей.

В начале 2022 года компания со штатом в 1 000 сотрудников тратила на кадровое делопроизводство около 2,2 млн рублей. Уже тогда бизнес понимал, что это статья расходов, которую можно и нужно урезать. Сейчас же сумма выросла до 3,2 млн.

Черным по белому

Еще месяц назад выгода от автоматизации документооборота была очевидна только для крупных, преимущественно территориально распределенных компаний с большим количеством сотрудников на удаленном режиме работы. Сейчас ситуация изменилась. Рост стоимости и вероятный дефицит расходных материалов вынуждает бизнес переводить «бумажные» процессы в цифровой вид.

Тем более, для этого уже подготовлена нормативно-законодательная база. В январе 2021 года был разрешен полностью электронный кадровый документооборот с удаленными сотрудниками (407-ФЗ), а в ноябре 2021 года принят закон, легализующий ведение в электронном виде кадровых документов со всеми сотрудниками (377-ФЗ).

Теперь почти любой кадровый документ можно подписать со смартфона в несколько кликов, сэкономив при этом как минимум 6 рублей из девяти. Дело в том, что средняя стоимость КЭДО по подписке (например, HRlink) — 1 000 рублей на сотрудника в год. То есть около миллиона рублей в год на каждую тысячу сотрудников. А значит, компания может сократить более 60% издержек на кадровое делопроизводство.

Помимо снижения расходов и большего комфорта для пользователей, переход в цифру благоприятно сказывается на ESG-стратегии бизнеса. В России, по данным Росстата, производят более 10 млн тонн бумаги ежегодно. На производство одной тонны печатной бумаги требуется примерно 3,5 кубометра древесины, или 24 дерева. То есть в год используется более 240 млн деревьев. Отказ от офисной бумаги может в разы уменьшить этот показатель.

Уже в самое ближайшее время российские компании будут экономить на миграции в цифру миллионы рублей в год.

О том, как сеть "ВкусВилл" перешла на КЭДО и снизила затраты на кадровый документооборот в 10 раз, можно почитать здесь.

А здесь про то, какие сложности могут возникнуть у компании при переходе на цифровые документы.