Как сделать офис умным: кейс MR Group

Умный климат-контроль, доступ в офис по Face ID, флипчарты с сенсорным экраном в переговорных, лаунж-зона с офисным кинотеатром, возможность заказать кофе для гостей через корпоративное приложение ― и многое другое.

Пандемия ускорила внедрение концепций гибридной работы, таких, как Activity based working (ABS), которая предусматривает, что сотрудник вправе самостоятельно выбирать для себя рабочее место в соответствии с задачами. Так, IT-специалистам, которые работают в команде, проще собраться в офисе, а sales-менеджерам удобнее отвечать на письма за столиком кафе в свободный час между встречами.

Эта гипотеза подтвердилась и в MR Group, и поэтому компания спроектировала и построила новый офис в бизнес-центре Neva Towers на базе технологий Multispace с разными типами рабочих мест.

Для встреч есть 24 переговорных, а для задач, требующих концентрации ― тихая зона.

Просторная общая зона, flex, ― для командной работы.

Сотрудники, которые приходят в офис на пару часов, могут занять свободные столы, hot desks.

Для отдыха предусмотрели лаунж-зону с библиотекой и широким экраном.

В офисе есть две оборудованные кухни и несколько кофе-поинтов.

Также на стадии проекта продумали умные детали: автоматическую систему управления освещением (умные шторы и осветительные приборы, электрохромные стекла), климатические решения для поддержания комфортной температуры, влажности воздуха и уровня кислорода в помещениях (датчики CO2, увлажнители, кондиционеры), мультимедиа устройства (ЖК-панели и флипчарты с сенсорным экраном в переговорных, изображение с которых можно транслировать во время онлайн-конференции), а также Face ID и приложение для коммуникации пользователя и пространства ― о них мы расскажем дальше.

Реализацией проекта новой штаб-квартиры, в том числе интеграцией технической платформы Multispace, сочетающей удобные аппаратные решения, пользовательское программное обеспечение для навигации в помещениях, бронирования рабочих мест и переговорных, управления инженерией и мультимедиа, занималась компания Pridex.

Face ID ― удобный идентификатор личности: теперь для входа в офис не нужны карты, которые теряются в неподходящий момент. Модули системы для распознавания были установлены на стадии строительства.

В базу данных системы загрузили фото сотрудников, после того, как все переехали в новый офис, камеры Face ID отсняли еще по 5 дополнительных образцов для каждого из профилей, чтобы сформировать собирательный портрет. Кроме того, система распознавания лиц актуализирует данные с помощью алгоритмов машинного обучения по принципу FIFO: нечеткие кадры с неудачного ракурса удаляются и заменяются на более точные. Поэтому даже в случае, если сотрудник кардинально изменил внешность за выходные, проблем с доступом в офис не возникнет.

Концепция Multispace позволяет сотрудникам не только самостоятельно выбирать, но и адаптировать под себя рабочее место. Управление всеми функциями в офисе происходит через мобильное приложение на системах iOS и Android. В MR Group бронирование рабочих мест и переговорных комнат, управление климатом, инженерными и мультимедиа системами, локерами, приглашение гостей и оформление заявок происходит через единое приложение. Также, не отвлекаясь от встречи, можно через смартфон попросить у ассистента кофе или чай для гостей.

Цифровые решения Multispace ― это прогрессивная IT-инфраструктура, в основе которой лежит комбинация уникального функционала мобильного приложения, комплексной аналитики, мультимедиа и широкого набора сервисов web-интерфейса и Face ID.

На стадии тестирования был создан чат в мессенджере для оперативной связи с разработчиками Multispace. Первое время он кипел от предложений: появились запросы на маршрутизацию из конструктора заявок, интеграцию с Microsoft Teams и другие.

Функции были адаптированы под желания MR Group: к примеру, у сотрудников появилась возможность добавлять корпоративные сторис в приложение, в которых можно поздравлять коллег с праздниками или рассказать о том, что в кафе внизу появились вкусные булочки.

Сейчас через приложение MR Group можно вызвать ассистента и заказать все необходимое для работы, найти команду на карте офиса, посмотреть список мест, доступных для бронирования, создать гибридную встречу ― и сервис автоматически сформирует ссылку на Zoom и Microsoft Teams, ― а также пообщаться с коллегами в чате.

Умный офис принес не только приятные и комфортные решения, такие, как умные шторы или автоматический климат-контроль, но и изменения в корпоративной культуре. Поскольку концепция Multispace предполагает незакрепленные рабочие места, сотрудники из разных подразделений, которые входят в рабочие группы, чаще общаются между собой, что помогает быстрее решать вопросы, возникающие в ходе выполнения задач.

Также в офисе MR Group действует правило чистых столов: по окончании рабочего дня сотрудники убирают личные вещи в индивидуальные локеры, которые доступны по Face ID или пин-коду.

Кроме того, умный офис предполагает соблюдение культуры бронирования: важно вовремя завершать встречи в переговорных ― умная система за 10 минут до конца предупредит об этом мягким миганием света, ― и переводить смартфоны в беззвучный режим в тихой зоне.

Для того, чтобы помочь сотрудником разобраться с возможностями умного офиса, MR Group совместно с командой Multispace провели несколько оффлайн семинаров по 1,5 часа с презентацией приложения и сессией в формате вопрос-ответ.

А еще умные системы помогли сделать офис энергоэффективным: к примеру, свет в переговорных включается только после начала бронирования. В санузлах и кранах с питьевой водой установлены сенсорные датчики для контроля расхода. Также в офисе организован раздельный сбор мусора.

Офис МR Group соответствует международным «зеленым» стандартам, кроме того, бизнес-центр Neva Towers является частью многофункционального комплекса, первого в России сертифицированного по стандарту LEED с оценкой Gold.