F.O.U.R.: четыре шага к гибридному офису

Удаленка, казавшаяся благом, привела к выгораниям, увольнениям и «возвращенке», а ценность живого общения осознали даже интроверты. Офис вновь становится точкой притяжения, но так ли нужен громадный объем рабочих мест, когда оптимизация новой жизни в бизнесе сводится к простым составляющим: культура новой свободы выбора в каждом решении ведет к нужному результату. Пасхалки включены.

Гибридный офис: для кого и зачем нужно?

По данным архитектурного бюро OFFCON, в некоторых компаниях жестко отменили удаленку и ввели принудительную «возвращенку», в некоторых придерживаются более мягкого формата. Часть компаний релоцировалась из России полностью или большей свою частью в страны ближнего или дальнего зарубежья, большие площади стали не нужны.

И если раньше казалось, что гибридный офис в российской действительности невозможен, то глобальный локдаун и последующие события доказали обратное. И сейчас, в действующей реальности, важно понимать, как правильно перейти на гибридный формат, чтобы свести к минимуму все негативные последствия и сократить расходы. За четыре шага.

Что такое гибридный офис?

Гибридный формат, по определению консалтинговой компании BCG, это комбинация офисного и удаленного формата работы сотрудников, при котором более 30% сотрудников работают вне офиса более 50% рабочего времени.

Если владелец бизнеса с точки зрения бизнес-процессов понимает, что такое распределение рабочего времени допустимо, можно смело переходить на гибридный формат.

Вообще, яркая фасилитация гибридного офиса в России идет с 2019 года. Из хаоса первых месяцев ковидного времени стало понятно, что процесс необходимо модерировать. Он должен быть организован не только в «бытовом» смысле – на уровне HR или административных директоров, а осмыслен на уровне архитектурного процесса.

Почему? Потому что архитекторы, проектирующие офисы, следуют за экономическими процессами в нашей стране и за рубежом, а также идут за брендами, понимая и, что важно, различая их неудобства в действующей реальности. Гибридный офис становится итогом взаимодействия и знаний, соединяя точку «А как сократить расходы?» с точкой «Мы оптимально решили все поставленные задачи на данный период времени».

Что вы делаете? Мы делаем F.O.U.R.

Изменения в последнее время происходят очень быстро. На российский рынок надвигается осознанное решение эффективно использовать свои рабочие площади. Причем, как владельцам зданий, в которых расположены офисные пространства, так и владельцам компаний, которые арендуют офисы.

И есть решение. Что делать?

Делать F.O.U.R.

F.O.U.R. – Fast Office Utilization Refreshment. Это живая инструкция того, как использовать пространства нового типа для потребностей бизнеса.

В нем четыре шага: исследование, анализ, оптимизация и трансформация.

Главная идея предложения, которое оптимально для офисов площадью более 400 м2, состоит в том, что для его внедрения не нужен масштабный ремонт. Максимум, что может быть – это точечные изменения там, где это необходимо, например, изменить колористическое решение и с его помощью оживить наскучившее пространство. Или, что очень важно, продумать навигацию или добавить навигационные элементы, что ускорит удобство взаимодействия сотрудников. Все изменения происходят, когда в офисе нет сотрудников. Вечером ушли с работы - старый офис, возвращаются на работу утром - гибридный офис. А еще есть бонус: за счет оптимизации пространства появятся невостребованные площади. Здесь выбор за владельцем или арендатором – сдать освободившееся пространство в аренду/субаренду, сохранив арендаторов, либо сократить пространство и расходы на него.

Бонусом снижаем неопределенность и даем конкретику – все рассказываем ниже подробно.

И да – точно никаких грязных работ.

Закрываем ключевые потребности: определенность и завершенность

Прогнозируемый и определенный срок, прогнозируемый и определенный итог, прогнозируемый и определенный бюджет, прогнозируемая и определенная отдача от бизнеса после внесения изменений. За счет чего? Исследование и анализ – первые два шага F.O.U.R.

Важно привести цифры: в любом современном традиционном офисе больше половины мест – это закрепленные рабочие места. 10% - незакрепленные рабочие места, 10% - рабочие места в комнатах для видеоконференций, зоны командной работы – 12% площадей, неформальные переговорные – 13%.

В гибридном формате все места не закрепленные. Рабочие места бронируются через приложение, как сейчас, например, бронируются переговорные.

Итак, приступаем.

F.O.U.R. Шаг 1. Исследование

Длительность: 3 недели

Исследование содержит две составляющие: мы работаем с планами, которые уже есть (компании или владельца площадей). В то время, пока идет анализ планировки, мы через онлайн-анкету узнаем о болях компании (руководителей и сотрудников) и снимаем их. Потом проводим встречи с ключевыми лицами бизнеса.

Штука в чем. Если руководители мыслят стратегическими параметрами, то сотрудники – всегда мыслят на другом уровне, который можно назвать бытовым, то есть здесь и сейчас. Когда эти данные совмещаются, мы видим целую картину и понимаем, что с ней делать.

Итак, после этапа исследования есть матрица бизнес-процессов и есть боли изнутри компании. То есть, например, больно сидеть в открытом пространстве, не имея доступа к маленькой комнатке, где можно посидеть, далеко до телефона, нет гардероба или места хранения или, наоборот, они слишком устарели – очень много шкафов и антресолей.

С другой стороны бизнес-процессы говорят: сокращаются инвестиции, есть такой план, необходимы такие действия – нужно вырастить отдел логистики, потому что она усложнилась, требуется больше ресурсов.

Получив эти данные, мы накладываем их на существующий план и начинаем разбираться, где и в каких правильных местах нам добавить гибких решений. Где сократить постоянные рабочие места, добавив места для временной работы. Так называемые, Touch Down или Hoteling Desk. И получаем оптимальное решение для закрытия болей определенной компании в определенном месте. И никаких «а если», «а может» и прочих неопределенностей. Конкретика. У каждой компании - своя.

Кстати, Hot Desk – это не горячая парта, а сокращенное от Hoteling Desk – временное место работы.

Универсальных решений, правда, не бывает. Все они распределены по запросу, особенностям и итогу, основанному на исследовании определенных данных.

F.O.U.R. Шаг 2. Анализ

Длительность: 1 неделя

Понимаем, в каких местах в офисе изменения нужны, а в каких они не нужны. В любой компании есть якорные подразделения, которые проводят за компьютером большую часть времени. В гибридном офисе сотрудники этих подразделений смогут продолжать большую часть времени работать удаленно. Это удобно для владельцев бизнеса потому, что их рабочие места можно сделать незакрепленными и сократить. Но, в целом, им не нужны те инструменты, которые мы предложим для проектных команд, для маркетологов, для сейлзов, для логистов.

Анализ в каждой компании выявляет те точки, где можно более эффективно использовать площади, а также реальные потребности сотрудников. Не только позитивные, но и скептические. И, выяснив это, идем на следующий этап.

F.O.U.R. Шаг 3. Оптимизация

Длительность: 2 недели

Когда площади освобождаются от полян столов, то на них можно создать то, что, например, будет объединять команду, сделать что-то такое, что придаст уверенности, позитива, прибавит сотрудникам желания идти на работу – такое место силы. Как, например, шесть лет назад мы делали проект для Booking.com. Планировка здания предусматривала такой закругленный угол, в котором архитекторы разместили очаг – круглую скамейку-бублик, внутрь которого можно забраться, пол внутри устлан очень пушистым и мягким ковролином, а скамейку можно закрыть шторами. Это место стало для сотрудников в офисе одним из самых любимых.

Второй путь, экономически более оправданный, когда мы находим большое количество площадей, которые можно или сдать в субаренду или вернуть владельцу здания.

Практика подсказывает: с помощью F.O.U.R. можно сэкономить до 25% площади.

И важно: сокращение площадей не сказывается на удобстве сотрудников. Они приобретают право выбора и свободу.

Аксонометрия F.O.U.R. Оптимизация части офисного пространства

F.O.U.R. Шаг 4. Трансформация

Длительность: 2 недели

В каждом случае – это разные инструменты из имеющегося конструктора OFFCON для закрытия всех потребностей, выявленных на этапе анализа.

Напомним, никакой стройки и грязных работ (кроме, возможно, колористических решений) не предусмотрено. Инструменты – это, в первую очередь, мебельные решения. Например, акустические диваны, кабинки, звуконепроницаемые кабины для телефонных переговоров, удобные переговорные, высокие столы для динамичных встреч, маркерные поверхности и прочее. А еще, быстрый лайфхак: если в формальных переговорных заменить мебель на более неформальную, то в моменте переговоров или обсуждения вопросов, люди будут раскрываться совершенно по-другому.

И, конечно, реализуем допмодули: проблема с акустикой решается акустическими решениями, проблемы с логистикой – изменением навигации и так далее.

На примере: гибридный офис – это о свободе выбора

Пример в обычном офисе: сотруднику, который пришел работать в отдел, где уже сидят 20 человек, определяют постоянное рабочее место. Оно далеко от окна, мимо стола постоянно ходят к принтеру и обратно, а еще рядом выход и здесь всегда останавливаются поговорить. И это место не изменить. А дополнительно оно, конечно, еще и подчеркивает иерархию сотрудника. Сами понимаете, какую.

И этот, да, уже свой стол, можно застолбить чашкой, в которой наверняка образуется новая жизнь, или приклеить стикер на монитор. То есть, сделать то, что хоть как-то определит личность сотрудника, даст призрачное «это мое». Повысит ли это его уровень счастья? Вряд ли.

Гибридный офис дает больше, чем персонализация рабочего стола.

После того, как сотрудник бронирует себе рабочее место в любой части офиса через приложение, он, приходя к рабочему столу, считывает с него QR-код. И те сотрудники, с кем нужно взаимодействовать в течение дня, будут знать, где сегодня идет работа. Бронирование – это тоже выбор сотрудника. Хочешь – под пальмой в тихой части офиса, чтобы никто не трогал. Хочешь – в ту часть, где можно поработать сразу с двумя мониторами. Если продакт-менеджеру нужно поработать с маркетологами в команде, то он бронирует рабочее место у окна на полдня, и никто не сможет сказать: «А что это ты сел на мое место?». На оставшееся рабочее время снова выбирает, где он хочет доделать часть заданий. А личные вещи? Все просто. Для персонального мира каждого сотрудника есть локер. В нем – организованные пространство для записных книжек, ручек, бумаг, печатей и всего, что нужно. Для бумаг – специальные закрывающиеся тележки, которые отвозятся на спецпарковку или ждут своего часа в архиве. И это та самая свобода, которую каждый сотрудник выбирает сам, и подчеркивает свою индивидуальность в каждом шаге.

Минус – гибридный офис, конечно, прибавляет ответственности. Поработал – убери за собой.

Предсказуемость, конечная стоимость и точный срок. Без ремонта и остановки процессов

Срок: 2 месяца на F.O.U.R.

Стоимость: базовая часть (исследование и анализ) 100 000 рублей и 100 рублей за м2 за оптимизацию и трансформацию выбранной площади (не обязательно трансформировать весь офис).

В итоге уровень счастья повышается. А счастливые сотрудники, как известно, работают лучше.

0
Комментарии
-3 комментариев
Раскрывать всегда