Цифровой переход: почти 100 процентов сотрудников МТС Банка ушли в цифру
В МТС Банке наступила новая цифровая реальность. По итогам 2022 года и начала 2023 года практически 100% сотрудников банка перешли на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) HRlink*, получив уникальные электронные подписи.
Избавляемся от рутины
Подключение к системе электронного кадрового документооборота избавляет сотрудников банка от необходимости оформления кадровых документов на бумаге, а также облегчает и ускоряет внутренний процесс коммуникаций
К нашей Марии Куманцевой, которая раньше принимала заявления на отпуск только в письменном виде, по-прежнему можно прийти и поговорить по душам лично, но бумажные заявления она больше не принимает.
Зачем это все
Возможно, кому-то это могло показаться несколько странным, когда мы вдруг заговорили об электронном документообороте в ключе экономии бумаги и нашем новом вкладе в спасение озонового слоя планеты. Однако судите сами: переход на HRlink уже на начальном этапе реализации проекта помог сэкономить МТС Банку 104 915 листов офисной бумаги, что эквивалентно 1,7 тоннам древесины
Ирина Жигилей рассказывает, что чуть более сотни сотрудников банка, а это - порядка 0,02% работающих «героев цифрового банкинга» в МТС Финтех наотрез оказались проходить регистрацию в системе HRlink, мотивируя свое нежелание тем, что «всюду враги и за нами следят». Консервативно настроенные сотрудники не захотели передавать стороннему подрядчику свои персональные данные. И это нормально. Внутренний клиент в этом плане не отличается от внешнего. Даже у самого цифрового банка есть люди, которые не любят совершать операции в дистанционных каналах, например, приложении или интернет-банке, им важно прийти в отделение и лично пообщаться с операционистом.
Protect it strongly
Александр Ткаченко, технический директор трайба внутрибанковских решений МТС Банка, уверен в том, что каждый из нас имеет право на пятиминутку скепсиса и неуверенности в защищённости каналов, по которым передаются данные по HRlink.
Однако Александр запросто развенчал опасения скептиков: все данные в HRlink надежно зашифрованы, поэтому с ФИО сотрудников, датой рождения и сроками ближайшего отпуска никакой крамолы не случится.
Генерация цифровой подписи происходит прямо внутри системы HRlink. Формируется индивидуальная электронная подпись (УНЭП), которой сотрудник может подписывать кадровые документы.
Подтверждение подписи производится при помощи кода из смс, направленного на личный телефон сотрудника.
Внедрение HRlink было сложным не только с технической точки зрения, но и по причине сугубо «человеческих» багов. Ирина Жигилей вспомнила, что при регистрации сотрудников в системе, они получали электронный сертификат, получение которого можно было удостоверить кликом на специальную кнопку «Подтвердить», которую почему-то многие не видели, и процесс постоянно буксовал. К каждому приходилось приходить лично и помогать в нажатии на нужную кнопку.
На протяжении всего времени внедрения HR-Link над Ирой шутили коллеги, встречая ее в лифте или столовой возгласом «Подтверждаем!».
Что из этого всего следует? Cледует жить!
Через систему ЭКДО можно подать 13 кадровых заявлений. Время подписания документа составляет — три минуты, включая вход в систему.
Но в заключение хочется рассказать вот о чем. В МТС Банке иногда с людьми происходят если и не чудеса в буквальном смысле, то уж точно приятные открытия.
Дарья Малая, руководитель проектов из Корпоративного университета МТС Банка, вспоминает, что именно внедрение HRlink стало важным этапом в ее карьере.
Курс по переходу на HRlink был моим первым авторским обучающим курсом в МТС Банке. Я очень горжусь тем, что стала проводником в мир HRlink для коллег из банка именно я.
Ваша кадровая служба еще не перешла на электронный документооборот? Покажите им нашу колонку немедленно.
*ЭКДО HRlink — процесс подписания сотрудниками кадровых документов таких, как приказы о переводах, кадровые заявления, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовому договору неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) в личном кабинете с учетом всех требований информационной безопасности. Такие документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, поэтому распечатывать их не нужно.
От прочтения материала пришло на ум только "Суровые годы уходят борьбы за свободу страны, за ними другие приходят - они будут тоже трудны". А в чем плюс то всей этой хрени? То что вместо бумаги теперь электронный документ - это не явный плюс. Бумаги часто быстрее и дешевле, чем ЭД.
То, что все упомянутые в статье работники МТС банка получили премии за внедрение - это понятно. Но вопрос про плюс для бизнеса
Все плюсы расписаны, возможно, не в том виде, как было бы удобно "впитать" вам. Но переход из бумагу в цифру не для всех, возможно, оно вам и не надо.
Может вы и правы. Люблю конкретику. И экономическое обоснование. То, что к кадровику перестали заходить люди - звучит странно. Почему это плюс, почему они раньше заходили, а не передавали заявления (например оставляли их в специальном боксе или передавали через секретаря) и т.д.
При внедрении Электронного документооборота Экономический эффект становится очевидным
Стоимость ведения документооборота падает в среднем на 45-60%
Не говоря уже о том, что упрощается рассылка документов на подпись, это особенно чувствуется, если количество сотрудников в компании исчисляется тысячами, а скорость подписания документов повышается в разы!
Вспомните, когда в компании СЭДа еще не было, сколько время занимало подписание документа
Очевидным кому? Откуда цифры про 45-60%? Как их считали?
Как минимум не нужно приезжать в офис для подписания документов, если работаешь удаленно - подписываешь прямо у себя в смартфоне. Это для сотрудников плюс :)
А что мешает отправить скан, а оригинал почтой или как то ещё? У нас тоже работают люди дистанционно, и проблем нет. Конечно мы не МТС-банк по количеству персонала, и может в больших масштабах какие то плюсы есть для удаленщиков, но что то мне подсказывает что затраты на внедрение и поддержку КЭДО несравнимы с этими плюсами. Жаль сам банк молчит
Тут действий мама не горюй. Подписать документ у руководителя, сделать скан, отправить оригинал почтой и курьером, проконтролировать что он пришел, а сотрудник расписался и выслал обратно. Согласен, на бумаге быстрей и дешевле, не то что кнопочку отжать один раз и завершить весь процесс за 5 минут)
Сотрудникам удобнее вообще не работать, но получать миллион. Пытаюсь хоть от кого то услышать экономическое обоснование, а не рассказы про удобство. Извините.
Тут немного есть выкладок: https://vc.ru/324140 Вообще кейсы компаний, которые перешли можно поискать/почитать, встречала такие, со всеми подробностями
Спасибо. Тоже ничего конкретного, кроме снижения расходов на документооборот в 10 раз. Хорошо, что не в 100 )) В этой ветке были скромнее - 45-60%
Я про себя. Удобнее открыть приложение и сделать пару кликов, чем взять лист, от руки написать заявление, сфотографировать или отсканировать, отправить, ещё не дай бог с курьером или по почте оригинал отправить.
Поспрашиваю у коллег, спасибо. Тоже думаем о внедрении КЭДО, и прошли воркшопы. Но не принимал участия к сожалению. Всё никак не могу оценить для компании экономический эффект. У нас человек 200, один кадровик. Меньше чем один не будет, но точно добавиться бюджет на внедрение и сопровождение. И что говорить учредителям? Что кому то станет удобнее? Заранее знаю ответ )
Мда уж. Рискну предположить что пока в вашей компании не было аудита/проверки со стороны регуляторов. Даже если учесть экономический эффект от избежания штрафов за не выполнение требований 152 ФЗ, уже имеет смысл задуматься об электронном документообороте. А это 1/100 по факту от ROI внедрения таких решений. Уточню 1% от возможных 100%😎
Спасибо за новый взгляд. А как связано 152 ФЗ и КЭДО? Наоборот читал разъяснения, что если ПД на бумаге, то регистрироваться оператором ПД не надо. И вроде мораторий должен быть на проверки субъектов МСП? И даже если его нет, то вначале предписание должно быть? А у вас была проверка? Когда, на каком основании?
Я теряюсь в догадках как ваш один кадровик выполняет требования кадрового учета сотрудников в одного и на бумаге. Есть подозрение что никак. А дальше все вопросы и разряда бесплатного консалтинга, но увы чудес на свете не бывает. Либо берем и разбираемся сами, либо платим консалтингу за экспертизу и информация 😎
Ну то есть ответов по существу не будет? Успехов