Шаг в будущее: 10 преимуществ использования автоматизации рабочих процессов

Мы все думаем, что знаем, что такое рабочий процесс, но не могли бы вы дать техническое определение, если бы кто-то спросил вас? Рабочий процесс (или бизнес-процесс) в своей простейшей форме:

«Последовательность производственных, административных или других процессов, через которые часть работы проходит от начала до завершения»

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс - это процесс, который включает в себя множество небольших, определяемых задач. Это станет кульминацией событий, действий, ресурсов и конкретных заданий, которые в конечном итоге будут связаны между собой для достижения желаемого результата. Рабочие процессы принимают множество форм на рабочем месте и могут занять от одного дня до завершения или до 6 месяцев.

Например, основной рабочий процесс, такой как оплата персонала в конце месяца, должен включать большинство (если не все) из этих категорий:

Инициирующая акция - «Нам нужно платить персоналу»

Акция - «Обработка заработной платы»

Последующее задание - «Физические платежи»

Ресурсы - «Руководители команд, бухгалтерия, финансовые помощники»

Достигните результата - «работникам платят!»

Автоматизация рабочего процесса ... Что это?

В небольшой компании вышеуказанный процесс может занять много времени, чтобы завершить вручную, но не является невозможной задачей.

Однако, если мы возьмем крупный бизнес с сотнями или тысячами сотрудников, каждый из которых должен быть оплачен в один и тот же день, ваши финансовые помощники столкнутся с трудностями. Именно здесь автоматизация рабочих процессов SharePoint превращается из полезного актива в необходимость. Автоматизация всего процесса оплаты увеличит скорость, наглядность и координацию, с которой он будет завершен, и, вполне возможно, спасет некоторых работников, тянущих свои волосы.

Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, такое как SharePoint и платформа рабочих процессов Nintex, предоставляет средства для выполнения ручного процесса и более эффективного его выполнения.

Для многих предприятий такая автоматизация может сэкономить время и деньги. Поскольку многие компании работают с использованием цифровых инструментов, таких как электронная почта, управление документами и системы, такие как SharePoint, такая автоматизация не слишком сложна для достижения. Часто это скорее случай сшивания существующих инструментов.

Такие инструменты, как Nintex, облегчают эту задачу, представляя графическое представление рабочего процесса, позволяя соединять блоки (представляющие функциональность или данные), как мозаику.

Итак, вот 10 причин, по которым автоматизация рабочих процессов Sharepoint может помочь вашей компании!

1. Добейтесь нормального общения внутри компании

Одной из основных причин ухода сотрудников из организации является отсутствие связи со своими коллегами и руководством. Автоматизация ваших рабочих процессов для обеспечения четкой линии связи означает, что ни один человек не должен забывать сообщать следующим в последовательной цепочке событий, что теперь «их очередь».

2. Экономьте деньги

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов будет быстрее и эффективнее, экономя ваше время и, следовательно, деньги. Если ничего другого, это должно быть достаточной причиной, чтобы инвестировать в программное обеспечение автоматизации рабочего процесса.

3. Уберите риск человеческой ошибки

К сожалению, люди делают ошибки. Разрешения на медленную продажу, несвоевременные платежи и отсутствие платежей - все это ошибки и неэффективность, которые стоят денег, чтобы исправить. Автоматизация рабочего процесса может показать вам текущее состояние любого элемента, оставляя сотрудникам больше нет оправданий для ошибок (извините!).

4. Расширяйте возможности своих сотрудников

Никто не любит микроуправление. Вся цель автоматизированных рабочих процессов состоит в том, чтобы сэкономить ваше время, и это время может означать, что ваши сотрудники могут сосредоточить свои усилия на более ценной работе. Самое замечательное в программном обеспечении в том, что ему не скучно выполнять одно и то же задание снова и снова, чего нельзя сказать вам и мне.

5. Оптимизируйте свои процессы для лучшего понимания

Предлагая единый, оптимизированный и повторяющийся процесс в едином представлении панели. Автоматизировав ваши бизнес-процессы, ваша база сотрудников использует эту новую систему в течение последних нескольких месяцев.

Каковы возможности для всех данных, которые были сохранены за это время? Теперь у вас есть информация о количестве поступающих запросов: сколько из них было одобрено, отклонено и сколько времени они потратили на выполнение. Эти централизованные данные помогут вам понять, облегчает ли это жизнь ваших сотрудников или усложняет их. Мы уверены, что это будет первым!

6. Получите лучшее понимание стилей работы ваших коллег

Когда вы автоматизируете свои рабочие процессы, вы создаете владельца для каждого шага процесса. Инициирование, одобрение, отклонение и ввод данных связаны с лицом, выполнившим действие.

Таким образом, использование автоматизированных рабочих процессов позволит вам понять, кто выполняет определенные работы быстро и кто не справляется со своей рабочей нагрузкой. Посмотрите на сильные или слабые стороны определенного работника и соответствующим образом определите распределение работы.

7. Включить иерархию

Конечно, это не иерархия в организационном смысле (мы подозреваем, что у большинства из вас это уже есть!) Инструмент бизнес-процесса имеет иерархию утверждений, реализуемую самостоятельно. Это означает, что менеджерам не нужно беспокоиться о каждом шаге процесса, и сотрудники могут с уверенностью утверждать свои проекты.

8. Сделайте так, чтобы оставаться в курсе событий

Эффективная система управления бизнес-процессами может отправлять как уведомления по электронной почте, так и мобильные push-уведомления, чтобы напомнить сотрудникам о предстоящих утверждениях. Пользователи с гораздо большей вероятностью могут отказаться от платформы и забыть о ней, если им не рекомендуется использовать ее на регулярной основе. Пользователи также могут иметь возможность настраивать вид уведомлений, которые они получают, делая его уникальным для них.

9. Обеспечить соблюдение правил

У многих предприятий есть правила и законы, которые они должны соблюдать. Автоматизированные рабочие процессы идеально подходят для этого, поскольку это означает, что соответствующие задачи будут выполнены вовремя на высоком уровне, когда это необходимо. Повторяемый и безошибочный характер автоматизации рабочего процесса идеально подходит для соответствия.

10. Улучшить сам процесс

Автоматизация рабочего процесса, несомненно, откроет новые способы работы, которые, в свою очередь, могут улучшить реальный бизнес-процесс и улучшить то, как думает сама компания. Автоматизированные рабочие процессы повысят эффективность вашей компании в десять раз.