В знакомой компании по просьбам сотрудников перевели почту с Яндекса на Exchange. Оказалось, не все понимают причин смены почты. В этой заметке описываю, чем удобна связка Microsoft Exchange и Microsoft Outlook для сотрудников компаний.
В заметке рассматриваю связку Microsoft Exchange и Microsoft Outlook, так как этот клиент является одним из самых популярных и в полной мере раскрывает возможности почтового сервера.
Для сравнения буду приводить очень популярный в России Яндекс.Коннект, который, на мой взгляд, является лучшим бесплатным решением для организации почты на собственном домене. О подробном опыте использования почты и сервисов Яндекс я писал в другой заметке.
Disclaimer: заметка написана с позиции просвещения пользователя. Вопрос о переходе на Outlook, особенно с учетом его стоимости, каждая компания должна принимать исхода из своей конкретной ситуации.
Высокий уровень интеграции с Outlook
Если использовать в качестве почтового клиента Outlook, который по умолчанию входит в Office, то становятся доступны:
Серверная адресная книга
- Актуальный список контактов коллег
- Возможность указания расширенной информации
Помощник по планированию
- В зависимости от настроек приватности сервера, в почтовом клиенте доступна информация о расписаниях коллег и есть функции по автоматическому подбору времени с учётом свободного времени всех участников
- Если в компании используется Skype for Business, то статусы занятости коллег отображаются непосредственно в интерфейсе почты. Например, при написании письма или при просмотре полученного.
Работа с вложенными папками без ошибок
- В зависимости от настроек приватности сервера, в почтовом клиенте доступна информация о расписаниях коллег и есть функции по автоматическому подбору времени с учётом свободного времени всех участников
- Если в компании используется Skype for Business, то статусы занятости коллег отображаются непосредственно в интерфейсе почты. Например, при написании письма или при просмотре полученного.
Работа с вложенными папками без ошибок
- Например, в Яндексе во “входящих” нельзя создать вложенные подпапки, чтобы они корректно синхронизировались в Outlook
Другое: отзыв письма из клиента, работа с почтовыми правилами
Что-то из описанного может работать и в других серверах-клиентах, но конкретная реализация зависит от конкретной связки программ. Связку же Outlook и Exchange можно рассматривать как эталон.
Работа с серверным календарём из коробки
Выделил этот пункт из-за его важности. Знаю, что проблема актуальна, так как инструкция по синхронизации Outlook с календарями Яндекса и Google является одной из самых популярных заметок в моем блоге.
Outlook без дополнительных усилий не умеет работать с календарём и контактами сервисов вроде Яндекс и Google. Зато с Exchange он работает отлично.
Прямое следствие этого пункта - возможность работать с одним календарём как из мобильной почты, так и с почтового клиента на компьютере. Приняв приглашение на телефоне, событие будет видно в календаре на компьютере и наоборот.
Готовый процесс бронирования переговорных комнат и общих ресурсов
Переговорные комнаты можно занимать непосредственно из интерфейса создания приглашения на совещание в Outlook или web-интерфейсе. Нет необходимости параллельно с приглашением участников вносить бронирования в отдельный сервис или другой календарь.
Разрешение конфликтов бронирования происходит в автоматическом режиме на сервере. Исключаются ситуации, когда двое организаторов бронируют переговори на одно и то же время.
Единые форматы взаимодействия между Outlook и веб-интерфейсом
В случае Exchange нет проблем взаимодействия с Outlook. Веб-интерфейс Exchange повторяет Outlook как визуально, так и работает с ним по единым форматам.
С другими связками могут быть проблемы. Если из интерфейса Яндекс или Google почты отправить приглашение на совещание, то другие почтовые клиенты (не только Outlook) в большинстве случаев не распознают в полученном письме приглашения. Приходится вручную добавлять событие в календарь.
Обратная ситуация тоже справедлива. Приглашения из Outlook не всегда корректно распознаются сторонними веб-клиентами.
Высокая скорость внутрикорпоративной переписки
Время пересылки письма внутри Exchange - несколько секунд. Можно переслать файл коллеге за соседним столом и тут же открыть его на другом компьютере.
В Яндекс.Почте между ящиками внутри одного домена письмо идёт около минуты. И в аналогичном же кейсе, придётся сидеть с коллегой и ждать пока придёт письмо.
Заключение
По разным оценкам от 60% до 80% сотрудников компаний в мире в качестве корпоративной почты используют Exchange. Эта доля стабильно высока.
Сотрудники, которые с ним работали и переходят в компании без Exchange, обычно предлагают в первые дни предлагают его поставить. Те же пользователи, кто раньше не работал с Exchange, обычно не понимают, в чем его удобство. Надеюсь, эта заметка описала основные причины, почему Exchange так популярен среди сотрудников корпораций.
Согласны или не согласны? Если есть что добавить - оставляйте своё мнение в комментариях.
На мой взгляд почта, как канал коммуникации, становится все менее актуальна. Устаревшая технология, заточенная под устаревший workflow. Уже сейчас многие компании все чаще используют корпоративные мессенджеры для внутреннего общения, а социальные сети и встроенные в продукт чаты - для коммуникаций с клиентом. И с каждым годом эта тенденция будет лишь усиливаться.
Я не уверен насчет корпоративного Скайпа, но в мессенджере ты не можешь отвечать от имени другого сотрудника, не можешь сделать себе правила по действиям, не можешь сделать автоответ, что угнал отдыхать, не можешь использовать общую папку писем с коллегой, не можешь использовать несколько адресных книг с карточками клиента для разных отделов. Нет, дружище, Аутлук с Эксчем ещё не скоро отомрут. Для микробизнесов конечно мессенджеры удобней. НУ так они Эксч и не использовали.
Комментарий недоступен
В обратную сторону оно работает не в нашу пользу)
В мессенджере я вижу, что человек прочитал сообщение. В почте же, нерадивый подрядчик или клиент всегда может сказать «а письмо не приходило». И это одна из проблем данного инструмента ((
Комментарий недоступен
Но зачем нужен инструмент, который не решает проблем?)
Комментарий недоступен
Уровень неопределенности снижается в случае с мессенджером. Если человек прочитал и молчит, значит ему с высокой долей вероятности не интересно наше предложение и можно от него отстать или принять некие меры (если это должник). В почте же письмо могло случайно попасть в спам, затеряться или оказаться удаленным по неосторожности и мы в глубине души надеемся на «лучшее»)
Комментарий недоступен
Ну, в эксчендже я тоже могу посмотреть, получил ли адресат сообщение. А отговорки про "не дошло" это смешно. Если до него что-то не дошло, а ты не получил отлуп об ошибке это его проблемы и вы оба об этом знаете. Про вацап или вайбер он точно так же может сказать, что не видит твоих сообщений, и что ты ему предъявишь? :)
Ну теоретически, с мессенджерами может такое быть, согласен. Но в совокупности, по плюсам и минусам, почта проигрывает современным способам общения я считаю.
Комментарий недоступен
Так получатель может отказаться его отправлять вроде
Согласен, что есть много удачных инструментов, более подходящих под отдельные сферы коммуникаций. Интересно, какой из них (ИМХО, будет что-то совсем новое) в итоге сможет полностью заменить электронную почту.
Есть вероятность, что сам Майкрософт инициирует революцию и убьет Exchange/Outlook, пересадив всех на Teams.
Олег, exchange в части работы календаря нормально не работает с Android, например, создание дня рождения на телефоне может не добавить событие в календарь на ПК, хотя данные о Д/Р в контакте появятся или после синхронизации данные о Д/Р могут полностью пропасть на телефоне.
Только из-за календарей, встреч и ресурсов оно того стоит. Адресную книгу всегда можно прикрутить в форме LDAP даже автоматически доменными политиками.
А мне из неназванного больше всего нравится возможность сквозной очистки - удаления писем во всей организации по определённым критериям.