Офис
Vadim Jourdan
383

Гибкость и продуктивность: как офисы становятся похожи на цифровые продукты

Материал подготовлен при поддержке “KIT: конструктор смарт-офиса”.

В закладки

Крупные компании традиционно балансируют между двумя основными задачами – повышением эффективности труда и снижением затрат на ее обеспечение. Бизнес всегда хочет, чтобы сотрудники работали лучше, при этом – с наименьшей стоимостью оборудования и аренды помещения.

Именно из соображений экономии на смену традиционным пространствам с отдельными кабинетами стали приходить просторные и гибкие опенспейсы: к началу 2017 года на помещения с открытой планировкой пришлось 47% площадей, арендованных российскими фирмами. По данным «Ведомостей», их аренда обходится компаниям на 40% дешевле, чем аренда традиционных пространств с кабинетной нарезкой.

Тем не менее, у полностью открытых офисов есть свои существенные недостатки.

Что не так с классическими опенспейсами

Уровень шума. Работодатели часто считают, что открытая организация пространства помогает коллегам больше взаимодействовать друг с другом и увеличивает их продуктивность. Тем не менее, недавнее исследование Harvard Business Review доказывает обратное: сотрудники опенспейсов на 70% чаще обмениваются электронными письмами и на 20-50% меньше общаются лично, чем работники «классических» офисов. Всему виной – повышенный уровень шума и невозможность сконцентрироваться на рабочем процессе.

Эту проблему частично решают шумоизоляционные перегородки, но это далеко не единственный challenge, с которым сталкиваются современные опенспейсы.

Неэффективное использование пространства. Работа в типовом опенспейсе не учитывает индивидуальные потребности сотрудников. Например, менеджеру по продажам важно иметь возможность спокойно поговорить по телефону, не перекрикивая весь офис, а начальнику отдела – провести презентацию с флипчартом и проектором, не мешая коллегам из другого подразделения.

Для каждой такой активности нужны разные пространства: от традиционных рабочих столов, до специальных купе, телефонных кабин и зон неформального общения.

Как в любом жилом доме есть кухня, спальня, рабочее место, так и на работе должны быть зоны «под конкретные задачи».

Что приходит на смену открытой планировке

Помещения, которые ахитектурно учитывают специфику работы отдельных сотрудников, получили название activity based workspace (ABW). Они создаются на основе детального анализа потребностей каждого из отделов и помогают сотрудникам поддерживать мотивацию и продуктивность на протяжении работы.

В мире ABW появился уже довольно давно, эту систему организации пространства внедрили офисы Microsoft, Google, Costa Coffee и многие другие транснациональные компании. Не обошла концепция и банковский сектор: свои офисы трансформировали BankWest, Macquarie Bank, NAB и Commonwealth Bank.

​Офис Costa Coffee

В России ABW – секрет продуктивности команды «Яндекса» и ключ к эффективной деятельности сотрудников Авито, физическая основа для работы по agile-методологии в СберТех. Во всех этих офисах методика «активных зон» – это основной способ разделения пространства и организации работы.

​Офис Яндекс
Офис Авито

Однако даже ABW-пространства не совершенны из-за отсутствия гибкости. Сегодня многие крупные фирмы демонстрируют стремительный рост, увеличиваясь на десятки процентов ежегодно, некоторые стартапы могут расти на 5-7% в течение недели!

Когда компания меняется, из-за статичного офиса неизбежно нарастает неэффективность, связанная с несоответствием пространства изменившимся требованиям бизнеса. При этом, планово офисы реконструируются только раз в 5-10 лет.

В ситуации активного роста и необходимости снижения затрат, на помощь приходит концепция гибких, трансформируемых офисов. Они позволяют пространству меняться быстро, без привлечения строителей: в них уже заложены сценарии возможных изменений.

Что гибкие пространства дают бизнесу

Гибкое зонирование. Любой офис, с точки зрения внутреннего устройства, состоит из двух элементов – зонирования и наполнения этих зон. Если с наполнением проблем не возникает: на рынке есть множество вариантов мебели и переместить их в рамках офиса – несложно, то зонирование пространства до сих пор доставляет компаниям много хлопот.

Во-первых, возведение и перестройка стен требуют больших вложений, во-вторых – для любого изменения нужны согласование с арендодателем, переделка вентиляции, пожарных и других инженерных систем.

«Подружить» стены с опенспейсом без лишних затрат помогают модульные офисы.

​Кабина для звонков

Их части (модули) не соединяются с потолком, поэтому проблем с инженерными коммуникациями не возникает. Офис остается единым пространством со своей системой воздухообмена и пожаротушения, при этом его внутреннее устройство легко изменяется.

Модульный офис by KIT

Возможность быстрых изменений. Классический ремонт может затянуться на месяцы вперёд. В случае с гибкими офисными решениями добавление или перемещение элементов занимает не больше пары дней. Специальная методика, совмещающая организационный дизайн и архитектуру, позволяет преобразовать бизнес ТЗ в обновленную планировку, а модульные элементы – внедрить ее, не прибегая к ремонту, настолько же просто, как сделать перестановку в квартире.

​Модульный офис by KIT

Таким образом, трансформация пространства никак не мешает рабочим процессам внутри компании и не доставляет лишних хлопот, связанных с временным переездом или поиском дополнительных средств на ремонт. Это похоже на классическое управление изменениями в компаниях за исключением того, что управляемым элементом в данном случае является сам офис.

Цифровизация рабочих пространств

Важной особенностью нового подхода к рабочим пространствам является резко возрастающая сложность управления. В существующей парадигме офисы проектируются и строятся один раз, сотрудники занимают фиксированные места, а задачи административного персонала ограничиваются поддержкой и косметическим обновлением пространства.

В новой системе процесс перепроектирования станет по сути постоянным, моментально реагируя на происходящие в компаниях изменения. В такой задаче возникает потенциал оптимизации, реализовать который сейчас пытаются различные proptech-стартапы. Наиболее интересные игроки - поглощенные WeWork в ходе подготовки к IPO аналитические платформы Euclid, Team, SpaceIQ, система бронирования услуг Managed by Q.

​Интерфейс Spacepass

Отдельно стоит отметить российский стартап SpacePass, активно развивающийся в направлении автоматизации рабочих пространств. Также, еще несколько проектов с российскими корнями пока находятся в стелс-режиме, разрабатывая основанные на ИИ пространственную и поведенческую аналитику и различные схемы автоматизации. Вместе они помогают компаниям более эффективно использовать площади, дают рекомендации по оптимальной организации пространств и повышают комфорт и продуктивность сотрудников.

Какими будут офисы в будущем

Сегодня мы наблюдаем развитие нескольких важных трендов в сфере офисных пространств. Именно они определят то, как будут выглядеть наши рабочие места в ближайшие десять лет.

  • Обычные опенспейсы уйдут в прошлое. Их место займут гибридные space-in-space модульные офисы, поддерживающие различные активности, проходящие в них. Для зонирования пространства компании будут использовать мобильные конструкции, а не возводить стационарные стены.
  • Пространства новой формации будут состоять из трансформируемых элементов и предоставлять гибкость на всем периоде жизни офиса, устраняя привычные проблемы устаревания и редких дорогостоящих ремонтов.
  • На рынке появятся digital-решения, которые помогут анализировать и управлять пространствами в режиме онлайн. Помещения будут полностью оцифрованы: их оптимизация будет похожа на обновление дизайна веб-сайтов или мобильных приложений.
  • Управление офисными пространствами станет отдельным процессом, куда более сложным, чем привычные сейчас ситуативные перепланировки и ремонты. В связи с этим на рынке появятся новые профессии вроде менеджеров по управлению изменениями в области ABW, agile-архитекторов, а традиционным административным директорам придется существенно прокачать свои навыки.

В итоге офисы станут гибкой адаптивной средой, которая полностью подстраивается под бизнес-KPI и персональные потребности сотрудников, повышая эффективность работы и предлагая людям более комфортную среду.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Vadim Jourdan", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 1, "likes": 1, "favorites": 12, "is_advertisement": false, "subsite_label": "office", "id": 94090, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 25 Nov 2019 12:10:25 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 94090, "author_id": 59604, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/94090\/get","add":"\/comments\/94090\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/94090"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 200564, "last_count_and_date": null }
1 комментарий
Популярные
По порядку
0

Да, но в России у мелких и средних компаний дальше больших простых коворкингов дело не зайдет.

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } }, { "id": 20, "label": "Кнопка в сайдбаре", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cgxmr", "p2": "gnwc" } } } ] { "page_type": "default" }