Лонгрид: 13 правил как организовать бизнес мероприятие

Не секрет, что сегодня «успешный маркетинг» для компании – это синергия online + offline. Ну а когда ты - еще маленькая, но при этом ооочень гордая птица и пытаешься покорить просторы ну просто всего интернета, конкуренция заставляет тебя творить не то, чтобы того, чего раньше не было, а просто то, о чем ты даже и не думал…

В этой статье пойдет речь о том, как можно соединить онлайн + оффлайн, собрать тематическое локальное мероприятие (конференцию) и успешно ее провести в 1 из лидирующих в плане развития и тенденций городов своей страны. Цифры, инструменты и мысли – здесь. Проверено собственными силами, нервами, глазами и знаниями.

Итак…

• Бизнес мероприятие – для чего оно самому бизнесу?
• Как найти спикеров на конференцию
• Тема и тематика для бизнес-event
• Аудитория участников конференции
• Выбор помещения
• Стоимость билетов (участия)
• Реклама мероприятия и привлечение
• Полиграфия - зачем, какая и когда
• Организация afterparty

Начать стоит с того, что мысль провести качественный «слёт» дизайнеров во Львове пришла Дмитрию Шилову, владельцу и основателю всеукраинского онлайн-каталога мастеров ProRemont. Собственно, я и тружусь во благо маркетинга этой компании, потому-то и знаю, как это изнутри и сколько чего стоило.

Идея пришла такая: нам же нужно популяризироваться? Нам же нужно показывать, что нам стоит доверять? А как лучше это показать, если не познакомиться и не пожать друг другу руки воочию? Всё! С этого стартонули, поставив себе следующие цели (их важно четко определить и понять):

• 10 спикеров;
• 50 участников-слушателей (в итоге: 63 – проданные билеты, 10 – для своих + спикерская поддержка + партнерские сотрудники);
• 8 часов полезного контента;
• afterparty, при чём так, чтоб аж запомнилось!

Для реализации целей решили, что нам нужно:

1. Найти 10 спикеров;
2. Определиться с тематикой;
3. Определиться с аудиторией;
4. Найти помещение;
5. Определиться с ценой билетов;
6. Дать рекламу – желательно, везде;
7. Подготовить рекламную и событийную полиграфию;
8. Подготовить афтепати (решено было с кальянами и на крыше - абсолютно новый формат для такого рода событий во Львове), о котором будут говорить все, кто в теме и не в ней.

Ни о каком «заработать денег» или «вложить новое в бюджет» речи здесь не шло – и вот это, если честно, лично я считаю нашей ошибкой.

Правило 1. Если вы решаете проводить мероприятие, еще за полгода (а если масштабное мероприятие на более 200 человек, то и раньше!) до этого попытайтесь выйти на потенциальных партнеров и спонсоров. Поверьте, даже самое скромное предложение найдет свою реализацию: разным по уровню и доходам компаниям будет интересно поддержать вас, если вы предложите действительно интересный ивент.

Мы не нашли спонсоров, но мы нашли партнеров: кто-то по бартеру, кто-то – закрытием вопросов afterparty, кто-то – дружеской поддержкой. Понимая специфику мероприятия изнутри, вы точно сможете найти тех, кто захочет с вами быть.

Дизайн интерьеров для меня – достаточно далекая тема. Потому здесь я решила полностью доверять интернету.

Шаг 1: просто Гуглю «дизайн інтер’єру Львів». Нахожу 10 компаний, которые (и вот дальше-то я понимаю больше, чем в дизайне), как минимум, не наплевали на своё SEO.

Шаг 2: иду к ним на сайты, в фейсбуки, инстаграмы. Из 10 выбираю 3, которые для меня потенциально интересны: большое число подписчиков (т.е. репосты о мероприятии получат большой охват), у некоторых новости в ленте, что их студия принимает участие в европейском конкурсе дизайн-проектов (т.е. студия действительно авторитетна и в тематике), а работы других мне просто понравились – ну, как бы, организатор! Имею право-то…

Итого, на шаге 2 я выбираю для себя 3 компании, которым пишу. 2 из них мне дают сразу же положительный ответ после пояснений, как и что будет проходить, 1 компания уходит в раздумья, обещая дать ответ через неделю (сокращая количество букв, в итоге они отказались от участия. Причин не пояснили – они просто как тогда начали думать, так, видимо, и делают это до сейчас).

Шаг 3: мне хотелось привести на конференцию звезду – ну правда авторитетного специалиста, выступление которого будут ждать все без исключения слушатели. Я создаю пост в своём аккаунте Фейсбук (там более 3500 подписчиков – думала, кто-то, да по-любому знает), мол, посоветуйте, кто у нас прямо агонь в теме дизайн интерьеров в Украине.

2 человека мне дали фидбек в течении первого же часа после публикации поста. Причем, один из них – старая знакомая, которая живет в Москве. Здесь и пришла мысль, что если она рекомендует человека из Украины, то, наверное, этого человека знают – скорее всего, авторитета не занимать.

Так и получилось: погуглив рекомендованного мне специалиста, я поняла, что мы ее нашли – публикации в самых крутых журналах по дизайну мира, аккредитованный мастер всемирной ассоциации… Вообщем, регалий там не перечесть! А главное – опыт и практики не занимать.

Написала напрямую, мол, драсте, хотим вас – мероприятие небольшое, для начинающих и практикующих… Помню, печатала и сама понимала, что такому уровню, как Ирина Белан, во Львов точно не улыбнется ехать… Ирина ответила сразу – мол, интересно, давайте даты, если я в Украине в тот период, я приеду. Обсудили даты, обсудили условия (кстати, гениальные люди таки максимально просты – просто проезд, просто проживание) и договорились о выступлении.

Правило 2. Находите «изюминки» ниши – реальных авторитетных спикеров, упоминание которых уже приведет к вам аудиторию. Предлагайте им условия, узнавайте их пожелания и ВЕЗИТЕ – через город, страну или мир. Это даст результат.

Второму рекомендованному специалисту даже писать не стала: нужно понимать, что 1 звезда на 50 человек + реальные авторитеты местного масштаба (о них ниже) – этого более, чем достаточно.

Правило 3. Поставьте себя на место аудитории – не накрывало бы голову, если бы из 10 спикеров вам пришлось слушать 5 крутецких спецов, которые просто наваливают информации о тенденциях, своем опыте и советах?

Итого: после абсолютно легких 3 пунктов у меня 3 спикера из желаемых 10.

Шаг 4: отслеживаю активность аккаунтов в инстаграме. Подписавшись на обновление по хештегу #дизайнінтерєрульвів, 3 дня отслеживаю, а кто же активный – если ребята пиарятся, значит, пиар в виде выступления на конференции им тоже будет не лишним.

Нашла 11 местных компаний, которые явно видно, очень внимательны к своему продвижению – определено лучшее время для публикаций и оно четко выдерживается (поскольку у нас аккаунт по тематике схож, то мы могли прослеживать это время активности), единый стиль для аккаунта, лид-магниты и заманушечки (правда, ненавязчиво и аккуратно) буквально в каждом посте.

Опять же, написала – я не переношу разговоры по телефону, да и в переписке мне легче ориентироваться на следующий и более день.

Правило 4. Структурируйте и отмечайте, кого, почему и куда вы пригласили. Фиксируйте, где – мессенджер, директ, почта, телефон и т.д. – вы вели общение с людьми. Это позволит вам не только соблюдать порядок и не поддаваться хаосу, но и психологически немного раскроет вам собеседника.

По итогу такого «отсева», мы получили еще 4 спикера – имеем 7 из 10.

Шаг 5: на последующих этапах мы создали посадочный лендинг (делали на конструкторе, прикручивали к нашему домену), на котором расположили информацию о том, что ищем интересных спикеров. Друзья друзей или кто-то еще по каким-то другим связям отправляли эту новость своим знакомым – в итоге этого шага неимоверным образом к нам начали приходить запросы на участие.

Здесь уже мы просто отсеивали – брали тех, у кого нестандартные решения и виденья в дизайне интерьера, тех, кто уже имел опыт, и тех, у кого была вот та самая популярность и активность в соц сетях, которую я описала выше.

Итого: из 14 полученных заявок на спикерство выбрали последних 3, чем и закрыли вопрос выступающих.

По времени поиск докладчиков занял полтора месяца: много согласований, много объяснений, много рутинных переписок (да, я думаю, в телефонном режиме решилось бы скорее). + мы проводили подготовку, да и само мероприятие, в период отпусков – многие меня отправляли с фразами, мол, ответим после 15 августа, тогда как ивент проходил 28 августа, а подготовку мы начали 8 июля.

Как вывод по подбору спикеров могу сказать следующее. Если вы «не в теме» мероприятия, ориентируйтесь на массы – популярные компании, те, которые имеют большие охваты настоящих пользователей (проверяла с помощью Popsters).

Если же вы ориентируетесь в тематике проводимого мероприятия, то и так знаете, кто здесь лидер и ориентир – напрямую стучитесь к ним, приглашайте и предлагайте. И не расстраивайтесь, если вам отказывают – на каждый отказ вы получите предложение уже в свою сторону.

Здесь у нас многое было в не совсем грамотной последовательности.

Я, как Digital-маркетолог, в первую очередь пошла бы в Гугл тренды, где посмотрела, а что же актуально для народа (что ищут, что запрашивают, чем живут) в конце августа – начале сентября (период проведения мероприятия) в сфере дизайна интерьеров.

Но у Дмитрия была другая точка зрения и, конечно же, как у владельца бизнеса, она была правильной :).

Поскольку компания ProRemont уже является партнером крупного львовского мебельного центра, то вполне закономерно (а в первую очередь, выгодно!) было бы провести мероприятие там – и площадь позволяет, и аудитория заинтересованная, и деньги за аренду самого помещения платить не нужно.

Ну а раз центр – мебельный, тема будет связана с мебелью! На том и порешили. Тем более, что, не отказав себе в удовольствии таки заглянуть в Google Trends, я заметила повышение интереса (нет, не колоссальный всплеск, а просто повышение) к общей тематике где-то к середине сентября – октябрю:

Хотя, конечно, собирать ключи и продвигаться по тематике страницей мероприятия никто и не собирался, увидеть, что мы – потенциально актуальны, было приятно. А забегая дальше, так и вообще было удивительным, что мы получили позиции этой страницы по, в принципе, тематическим для общей площадки запросам, и даже переходы из выдачи:

Работать дальше с этой страницей никто не собирается. И уже спустя 10 дней после мероприятия она будет отключена.

Правило 5. Создавайте отдельные посадочные страницы под свои мероприятия. Если не уверены, что ваши ивенты – это система и комплекс мероприятий, то создавайте странички, за которые не будете держаться. Делайте самостоятельно на конструкторе (если вашему программисту не до этого) – я не думаю, что единичное мероприятие вам прямо будет хотеться двигать по SEOшке, а значит – просто страница, ассоциируемая с мероприятием.

Вернусь к тематике. Тематика нами была выбрана – мебель в современном дизайне интерьеров. Ее дали на проработку спикерам, которые уже и сами нам подтвердили, что тему выбрали правильно – она многогранна и обширна, так что каждый спикер может «рулить» в свою сторону и получится в итоге многогранное мероприятие с освещением разных направлений.

Правило 6. Спрашивайте мнение у спикеров, советуйтесь. Даже если вы – совсем чужие люди и вот только познакомились в переписке, поинтересуйтесь и попросите совета. От этого выиграют все:

• вы, как организатор, будете знать, чем вообще живет интересующаяся аудитория;
• спикер, как выступающий, сориентируется, а что же интересно будет донести;
• мероприятие, как точка сосредоточения заинтересованных людей, выиграет в привлечении и наполненности информации.

Итог поиска тематики: с общей тематикой определились, исходя из удобства (так сказать, входящие условия). Ее анонсировали. Ее раздали на проработку спикерам. А потом решили, что помещение хотим более статусное, более комфортное и просто ошеломляющее для проведения afterparty, а значит, проводить в мебельном торговом центре не будем :).

Правило 7. Даже если у вас что-то поменялось с первоначальными планами или вдруг вы поняли, что тема – «не агонь», но уже отдали ее спикерам, успокаиваемся! И не меняем – не рыпаемся, не паникуем и не начинаем хвататься за варианты, «а как бы все переиграть». Такие действия повлекут за собой недоверие со стороны спикеров к вам – мол, что за детский сад? Авторитет явно покатится вниз, а если вы еще только на том этапе, где этот авторитет формируется, так и тем более все пойдет коту под хвост. Приложите усилия к тому, чтобы даже в самом не интересном открыть интересные грани.

Сама тематика «нашептала» нам, что первым типом аудитории будут сами дизайнеры.

Поскольку среди спикеров у нас были как новички, так и заслуженные мэтры выступлений по данной тематике, мы сразу определили, что дизайнеров будем привлекать начинающих. Ведь им будут интересны доклады как практически коллег по уровню, так и мастодонтов на поприще дизайнов интерьера. В то время, как опытным профессионалам может быть вовсе не обязательно слышать молодых и амбициозных дизайнеров, даже если они действительно являются представителями современного дизайна.

В результате «бить по такому принципу на аудиторию», в зале среди слушателей таки присутствовали действительно маститые дизайнеры, но их было в разы меньше, чем, все же, новичков.

Во второй тип аудитории мы определили тех, кто делает ремонт или выбирает мебель самостоятельно. Мы понимали, что для этой части аудитории важно создать атмосферу простоты и уюта, где они могут, абсолютно не стесняясь, подойти и задать самый, казалось бы, элементарный вопрос к спикерам.

И, наконец, третий вид аудитории – бизнес, связанный с дизайном и мебелью. Об этой аудитории мы впервые задумались именно тогда, когда впервые появилась мысль о привлечении спонсоров (а это, к сожалению, только за 3 недели до мероприятия). Ведь на ивенте, где собираются исполнители (дизайнеры) и заказчики (покупатели) просто не может быть не интересно тем, кто создает и для тех, и для других – например, производителям мебели.

В итоге, все 3 типа аудитории таки действительно присутствовали на конференции. Если говорить о конечном распределении людей в зале, то выглядит это примерно вот так:

Кстати, Гугл Аналитика где-то совсем рядом оказалась и в этом плане (на картинке новостные эксперименты вполне объяснимы – мы «стучались» к тем, кто интересуется местными новостями Львова и позиционировали мероприятие, как ПЕРВЫЙ такой ивент в городе, что, в принципе, уже само по себе новость):

Итого по аудитории или Правило 8. Разбирайте до мельчайшего интересы вашей аудитории еще до того, как задумаетесь о проведении мероприятия. Чем больше вариаций желаний и заинтересованностей вы найдете в людях, тем легче вам будет их привлечь к себе. И даже более того, если вам кажется, что какой-то аудитории будете не интересны вы со своим ивентом, ПРОВЕРЯЙТЕ – не доверяйте своему «кажется».

В результате того, что мы изначально не подумали о производителях мебели и их привлечении к проведению конференции, мы упустили спонсоров – мы получили 3 классных предложения за полтора-два дня до ивента. Соответственно, мы были вынуждены отказаться от того, чтобы привлечь спонсорскую помощь – давайте по-честному, нам пришлось отказаться от денег, поскольку мы уже ничего не могли переиграть физически.

Опять же, мысль отойти от первоначального помещения была вызвана желанием бахнуть ивент так, чтобы говорили. Прежде всего, статус.

Здесь все было также незамысловато – гугл, запрос, 24 варианта помещений.

В марте Дмитрий присутствовал на конференции, где я выступала с докладом по интернет-маркетингу. Тогда проходило мероприятие в конференц-зале одной из лучших гостиниц Львова.

Шикарный зал, достаточно места, много света, аппаратура, мега-адекватная администрация и техник всегда на подхвате – что нужно для счастья оргов конференций? Ну а когда Дмитрию предложили провести то самое его заветно ожидаемое афтепати с кальянной вечеринкой на крыше гостиницы с шикарным видом на Львов… Лично мне стало понятно, что помещение у нас есть – сколько бы оно ни стоило.

Правило 9. Помещение должно быть классным! Для всех задач – от ступеней, лифтов и чистых туалетов, до работающих кликеров, коннектящих с MacBook, кондиционеров и микрофонов. Проведите мысленно конференцию в своей голове – что нужно спикеру для доклада? Трибуна? Она должна здесь быть. Пуфик? Значит он должен находиться именно здесь. Лазерная указка? Ну переплатите за нее 200 грн – вы не обеднеете, а удобства она доставит и выступающим, и слушающим, и вам. Продумайте место для кофе-брейка – на головах друг у друга людям пить чай не комфортно, а значит, накрыть его лучше где-то рядом, возможно, в коридоре за дверью. Так и люди обстановку сменят, и вы себя уважать начнете больше.

Кстати, в день мероприятия, если оно небольшое как у нас, приходить рекомендую не за час, а за 30 минут: открываете зал, выкладываете раздаточный материал, садите человека на регистрацию и все – не нужно час гасать вокруг зала, накручивая себя, а что же мы еще не подумали. Да и за 30 минут уже врядли вы все прямо уж перестроите.

Параллельно советую не забывать о кофе-брейке. Моя рекомендация не только кейтеринг, где вам выдадут 50 порций кофе и если кому-то захочется еще 1 чашечку, придется лупать глазами со словами: «А нема».

Бойлер с горячей водой, кофе, чай и стаканчики – в любое время это должно быть доступно для вашей аудитории. А вот на перерыв к кофе-брейку выставляйте печенья, конфеты, пирожные и что там у вас задумано. Поверьте, если вы закажите 100 пакетиков чая на 50 человек, будет ситуация, когда вам не хватит именно 101-го пакетика на 49-го человека.

Тут вижу сразу несколько подходов:

• от бюджета;
• от затрат;
• «на фонарь» + здравый смысл.

Причем, как бы ни было печально, но право на существование имеют все 3 варианта. Сейчас поясню.

Итак, «цена билета от бюджета». Это правильный подход: у вас есть такая-то сумма, привлекать собираетесь такое-то количество людей, которые отдать должны хотя бы в 2 раз больше затраченного (ну а по законам маркетинга, сами понимаем, в идеале – в 3 раза больше).

Например, есть у вас 10 тыс. грн на 50 желаемых людей в зале. Тогда билет будет стоить: (10 000/ 50) * 2 = 400 грн (600 грн – идеально).

Ну и привлечение каждого такого участника, в данном случае, не должно обходиться дороже 100 грн вам.

Стратегия «цена билета от затрат». Тут – ну вообще все идеально: вы заранее знаете, сколько уйдет на помещение+спикеров+питание+афтепати+и т.д. И тогда уже эту сумму делите на количество желаемых участников.

Мы в итоге потратили 16 500 грн. Если бы мы знали эту цифру заранее, то считали бы стоимость участия вот так:

(16 500 / 50 ) * 2 = 660 грн.

Наверняка бы округляли до 700 грн – ну, про запас (отлично, когда он есть!). Цена привлечения (лида) при таких условиях менее 165 грн.

И стратегия «цена билета «на фонарь» + здравый смысл». Наш вариант.

Поскольку мысль проводить конференцию пришла достаточно спонтанно, конечно, все цифры, что я написала, я знаю теперь – ПОСЛЕ проведения мероприятия.

Изначально их не было: поскольку не было цели заработать, то размер бюджета затрат нами не считался – «давай проведем, а там ясно станет, сколько на это нужно». Помещение и прочие составляющие дополняли уже походу подготовки, а значит – когда уже шла реклама, были анонсированы спикеры, уже должна была звучать цена билета – с самого начала.

Рассуждать стали так: нас знают немногие, нам не доверяют, соответственно – за имя здесь денег не возьмешь. Да и среди спикеров были явные новички (мы это понимали), за них дорого тоже нельзя.

Стартовать начали с цифры 100 грн. Потом прикинули, что печеньки+кальяны+кофей+фото+видео… А это хотя бы уже можно было оценить. Пришла цифра 300. Жаль, что от фонаря. И вот тут уже как раз выезжала бы цена 300 грн – прикинув все остальное, точно пришли бы к минимальной цене 500 грн.

По итогу, могу сказать честно – конференция вполне «вытягивала» бы на минимальный вариант 500 грн/билет. Ставить можно было бы те 600, которые, собственно, выходили по всем законам.

По той цене, которую выставляли мы (основная – 300 грн), получили 63 купленных билета и 16 заявок на повторное проведение (в отпусках люди, в отпусках!). Цена 1 лида у нас составила 71 грн, что нас вполне устроило. Заработали? Не сказать, что да. Но и цели такой, собственно, не ставили. Наверное, поэтому и позволили себе «от фонаря».

Получили повышение узнаваемости бренда, +3 «адвоката бренда», которые по разным площадкам без просьб написали отзывы, заметки. Собственно, доверять явно стали больше (судя и по новым отзывам, и по потом собранным фидбекам о компании).

Правило 10. Стоимость билета должна для вас быть обоснована! Как со стороны того, что, собственно, вы выдаете в своем мероприятии, так и со стороны затрат, которые на это уйдут. Если вам не хватает экстрима или вы в себе вынашиваете странные ощущения по самостоятельному удовлетворению боли, ну ок – тогда от фонаря. Но, поверьте, кроме моральной радости, ничего вы не получите по такой стратегии.

Именно этот пункт для меня во всей подготовке – самый кайф. Ведь здесь – именно моё, мой digital, проверочка себя, так сказать.

Рекламу запускали следующую:

• таргетинг фейсбук;
• таргетинг инстаграм;
• контекстная реклама;
• e-mail рассылка.

Заполняя форму отзывов, пользователи указали, что вот из таких источников узнали о конференции (на основе 57 полученных отзывов на момент написания лонгрида):

Реклама мероприятия в фейсбук у нас была максимальная – от вариаций интента, времени активности и цветов, до типов целей в самом рекламном аккаунте и «игрой» со словами «конференция» и «практический семинар». Всего было запущено 10 компаний чисто на фейсбук, 6 – чисто на инстаграм и 4 фейсбук+инстаграм.

Что-почём – покажу ниже:

Средняя цена за 1 тыс. показов у нас получилась 31.36 руб, что составляет 13.08 грн, а усредненная цена действия/вовлеченности – 10.45 руб, что равно 4.36 грн.

Суммарное число действий (кликов) – 1203, а потраченный бюджет – 6795 руб, а это – 2835 грн на фейсбук и инстаграм.

С контекстной рекламой было все иначе. Запустили КМС (баннерная реклама) – по регистрациям не ощутили. Запустили поиск – по регистрациям не ощутили. Запустили ремаркетинг – почувствовали:

Всего получили из контекста (поиск + КМС) 21 клик, средняя цена в поиске – 8,04 грн, в КМС – 5,16 грн. На контекст потратили всего 400 грн, с которых получили несколько продаж. Собственно, с PPC буду продолжать всегда и в любом случае ;).

E-mail рассылки зашли у нас неплохо. В силу специфики нашей площадки, мы имеем свою базу адресов – точно знаем, что вот эти мейлы будут адресованы по теме и, потенциально, привлекут заинтересованную аудиторию на мероприятие.

Помимо собственной базы, использовали базу для рассылок, которую добыли не совсем честным образом (как – не расскажу, простите). В итоге мы имели порядка 3500 адресов, жителей Львова, интересующихся дизайном интерьеров, совершающих ремонт или же осуществляющих продажи по смежным тематикам (домашний текстиль, ковры, тумбы и другая мебель и т.д.).

Итоговая картина по источникам следующая:

Правило 11. Реклама мероприятия не похожа на рекламу вашего бизнеса, сайта, ресурса. И для того, чтобы понять, что работает, что нет, также нужно пробовать. Конечно, нынче Фейсбук для мероприятий – лучше всего. Но, глядя на результат, не могу сказать, что в следующий раз буду запускать только фб. И рассылки, и контекст, и даже личные сообщения – рекомендую в ход пускать все варианты, а уже дальше – оценивайте, что в вашей теме работает, а что – нет.

Да. Нужна. И здесь без вариантов. Я скажу честно, мы потратили треть (!) всех затрат на полиграфию, которую потом раздавали в зале. Да, у Дмитрия есть твердое убеждение, что даже листовка в мусорном ведре – это 1 из точек касания с брендом, но лично я очень больно отношусь к такой картинке.

Поэтому полиграфию мы продумали, и получилось на удивление эффективно.

Итак, мы изначально знаем, что непосредственно для мероприятия нам необходимы будут:

• бейджи;
• программки;
• листовки.

У нас был еще один нюанс – каждому участнику мы дарили карту лояльности «ProRemont», приходя с которой в магазины партнеров покупатель может получить скидку вплоть до 50%.

Раз видеть программки в мусорном ведре я была не готова, пришлось продумать – как сделать так, чтобы полиграфия дошла до дома пользователя? Пусть бы там она осталась на комоде в прихожей или полочке для обуви, но! Она УЖЕ дома, она УЖЕ когда-то понадобится в виде «набить бумагу на зиму в обувь (чтобы форма не потерялась ;)», а значит – еще хотя бы 1 раз ваш логотип увидят, название запомнят и подумают проверить, а как там вы поживаете. Да и вдруг у вас с соседом общий тамбур – пусть оставляют там, пусть видит сосед!

В итоге мы разработали такой «дизайн-конвертик»: титульная конференции, внутренняя 1 – программа (смотреть, контролировать, открывать), внутренняя 2 – карта лояльности и описание правил программы, участия, оборот обложки – информация о компании (ну как же не напомнить еще раз, кто вы и что предлагаете). Все это заняло в общей сложности формат А4, что в сложенном виде было действительно удобно.

Конечно, отследить эффективность, куда дошла эта полиграфия, мы не ставили себе задачу. Но при этом на 3 этажах, где проходила конференция, ни 1 выброшенного материала я не увидела.

Вывод здесь прост. Правило 12. Создавайте не просто красивую (кстати, бейджи, программки и рекламные листовки у нас были сделаны в едином корпоративном стиле компании – мы хотим, чтобы данные цвета ассоциировались с нами и сразу же в голове всплывал наш логотип), но и ПОЛЕЗНУЮ практичную полиграфию. Продуманные мелочи позволят даже через время напомнить пользователю именно о вас, вашей компании и услугах, которые вы предоставляете.

Не забывайте расставлять баннера в залах, давать возможность партнерам и спонсорам раздавать рекламную полиграфию, сувенирку. И не забудьте, что дьявол – в мелочах.

Я думаю, вы понимаете: я – тетка немолодая, достаточно занудная, дотошная и, в принципе, я «про онлайн», т.е. все движухи с людьми я с великой радостью заменяю общением с ноутбуком. Поэтому при фразе Дмитрия: «Мы будем делать кальянную afterparty!» я немножко замерла.

А зря. Вне возрастов, интересов и строгости мероприятия, расслабляющая атмосфера дотачивает все даже самые не огранённые алмазы в дорогущий блестящий бриллиант. Но к организации пост-мероприятия стоит относиться ровно с такой же серьезностью, с какой вы готовите основной ивент.

Поэтому:

• крыша той самой гостиницы, где проходило мероприятие, с панорамным видом на Львов (плюс проведения расслабляющей части «там же»: не нужно обеспечивать транспортировку гостей, одним махом просто переводятся все гости с одной локации в другую, и контроль того, что и где происходит – участники вышли из конференц-зала и поднимаются наверх, а спикер, например, спустился пообедать вниз);
• фуршет и всЁ к нему: определяемся заранее, что выставляем на столы и в каком количестве. Даже если все накрывается кейтерингом (не наш слушай), следить за этим и считать нужно вам – нужная бутылка шампанского для заключения сделки в неформате (а ровно так, обычно, и происходит!) не найдется сама собой;
• фуршет и всЕ к нему: просто маст хеф люди, которые отдельно отвечают, котролируют и накрывают этот фуршет. Нам безумно повезло: в числе друзей Дмитрия были ребята, которые имеют опыт в проведении фуршетов. Поэтому, когда еще последний спикер спокойно вел свой доклад, у нас уже было все накрыто.

Основная фича нашего afterparty – это кальянная вечеринка. Организовать ее нам помогли опять же – друщья и знакомые. Т.е. по бартеру представители лидирующего кальянного клуба Львова предоставили нам шикарный продукт в нужном количестве. + кальянщик, который в итоге даже мастер-класс провел.

К моему личному удивлению, такой формат зашел буквально на ура: мне казалось, что консервативные и строгие такие все из себя дизайнеры не оценят и не поймут. Но когда основная кучка «звезд» конференции с открытыми ртами слушали, какой табак в данной кальяне и как он был забит, я поняла, что в офлайн нужно выходить чаще ;).

Правило 13: Делу время, а потехе час. Обязательно продумайте момент разгрузки и неформатного общения. По практике: 70% договоров и сделок заключаются именно так. И даже больше: именно благодаря этому вы можете изменить чье-то впечатление обо всей конференции, мероприятии, компании и себе. НО! Если уж решаетесь проводить afterparty, готовьте его с такой же ответственностью и таким же уровнем, с каким подходите к подготовке ключевого бизнес-мероприятия.

Даже небольшая инициативная команда способна организовать мероприятие – тем более, локальное, тем более, тематическое. Вопрос здесь в целях, задачах и желании. И если с каждым из этого – цели, задачи и желания – вы уже разобрались, самое время спросить себя: «Зачем?». И только тогда, когда вы четко знаете ответ на этот вопрос, запускайте.

Цель оправдывает средства. И если вашей целью будет проведение действительно крутого мероприятия, пусть и не на широкую аудиторию, то средства к вам точно придут.