Лого vc.ru

Как использовать Google Calendar для планирования своей деятельности

Как использовать Google Calendar для планирования своей деятельности

Член совета директоров интернет-бухгалтерии «Моё дело» Олег Анисимов рассказал на своём сайте, как именно он использует Google Calendar для планирования задач. Редакция vc.ru публикует текст с разрешения автора.

Поделиться
Меня часто спрашивают, какие инструменты я использую для планирования своей деятельности. Я отвечаю, что Google Calendar, но без подробностей, между тем как раз подробности и важны.

С помощью Google Calendar я не только планирую события, но и делаю напоминания, ставлю задачи, контролирую их выполнение и даже делаю короткие заметки.

Рассмотрю на примерах.

Напоминания, которые не привязаны к конкретному времени, я обозначаю мероприятиями с началом в 9:00 и окончанием в 9:00 (они образуют в календаре сплошную голубую линию). На одно время они назначаются, чтобы не загромождать календарь визуально. Функция этих «мероприятий» — прийти в электронную почту в виде уведомления с утра. Утром в почте я их разбираю: либо решаю сразу, либо переназначаю на более поздний срок, либо отменяю, если актуальность пропала. Если в почтовой папке есть непрочитанные сообщения, значит, не все пришедшие уведомления были разобраны.

Примеры таких напоминаний: написать письмо, ответить на письмо, позвонить кому-то, поздравить с днём рождения, раскрыть видео в YouTube, залезть в тот или иной сервис, проверить, сделано ли порученное кому-то, купить авиабилеты, оплатить что-то и так далее. То есть это любые дела, которые можно сделать как в девять утра, так и в любое другое время в течение дня.

Уведомление включает ссылку (если она есть), так что можно сразу из почты перейти в нужное место и выполнить задачу.

Дела, которые привязаны к конкретному времени (встреча, выход в Skype, телетрансляция и тому подобное), я отмечаю другим цветом — не голубым, который используется по умолчанию, а зелёным (для личных вопросов) или розовым (для деловых событий).

Таким образом, неделя предстаёт в виде таблицы. Сразу понятно, какое время занято, а какое свободно.

В любое время недели в календаре красной линией показан текущий момент. Прошедшие события отображаются менее ярким цветом.

Задачу, которую в обязательном порядке надо выполнить до даты X, я фиксирую в календаре в виде события в 9:00 в этот день, но с обязательными неоднократными оповещениями по электронной почте (например, за четыре недели, две недели, неделю, три дня, день и в дату X). Это позволяет не забыть о важной задаче и заранее её выполнить.

Уведомления по почте

Все уведомления у меня идут только в виде писем на электронную почту. Такие письма я с одинаковым успехом вижу в Gmail в браузере и в смартфоне в виде оповещений из мобильного почтового ящика. Всплывающие окна использую крайне редко, когда особенно важно что-либо не пропустить.

По умолчанию все уведомления приходят ко мне в почту за десять минут до события. Это задаётся в настройках календаря. Чтобы уведомление пришло в другое время или не приходило, надо указать это при создании или редактировании события. Например, если поставить оповещение для задачи из голубой линии за 14 часов, то письмо придёт накануне в 19:00.

Многие события повторяются с заданным интервалом. Например, раз в неделю по четвергам я залезаю в Google Analytics, чтобы посмотреть аналитику по посещениям этого сайта, а раз в квартал — сюда, чтобы проверить, не назначила ли австралийская группа AC/DC европейский тур. Такого рода напоминания попадают в голубую полосу.

Если пришла какая-то неожиданная идея, открываю Google Calendar в смартфоне и создаю событие на 9:00 следующего утра с кратким описанием идеи (чтоб не забыть). В смартфоне Google Calendar выглядит так.

Буду рад, если кому-то мой метод поможет в планировании. Скоро сделаю обзор остальных сервисов Google, которые реально упрощают работу и жизнь.

Популярные статьи
Показать еще
Комментарии отсортированы
как обычно по времени по популярности

В понедельник, с утра и вечером — отличные задачи!

0

Но ведь всех интересует другое....
#ЧеТамУКамала?

0

гугл убрал возможность расшаривать события календаря другим людям (или сделал это за деньги - не помню уже). Пришлось поднимать CalDAV-сервер у себя в конторе.
Вылезла другая задачка - в андроиде нет встроенной синхронизации сторонних CalDAV- CardDAV-серверов. Тоже только покупать приложения.

0

Аналогичная ситуация. Для CalDAV есть бесплатный вариант под Android: SolCalendar. Он синхронизировать со сторонними CalDAV серверами.

выглядит неплохо, но я не смог завести в него ни один аккаунт (кроме гугловских) - на всё ругается, что неверные логин/пароль

0

Покопаться в настройках надо. Точнее, возможно, использовать правильный URL для доступа к календарям сервера. Я поставил на сервер SabreDAV. Все отлично работает в связке с SolCalendar.

0

у меня стоит Horde. Текущее приложение нормально всосало оттуда данные

0

Кстати, с сервером на котором стоит CalDAV от SabreDAV, также отлично работают все iOS устройства, а также все десктопы по Mozilla Thunderbird/Lighting.

0

С чего вдруг? можно расшарить целиком календарь, можно пригласить коллегу в конкретное мероприятие.
Мы обычно делали отдельные календари для расшаривания, т.к. каждому сотруднику хочется, чтобы оставалось что-то свое, личное.

А вот смс-оповещения отключили - это печаль.

0

Вот это trash. Пока заполняешь все эти формочки, забудешь о самой задаче

Быть может, кто-то порекомендует более удобный планировщик? Имеется ввиду удобство интерфейса. Кто чем пользуется?

имхо конечно, но гуглокалендарь лучше и удобнее. хоть это и вкусовщина

0

Я не встречал идеальных. Использую календарь из macOS и разные приложения на телефоне по настроению.

0

Смотря какие задачи. Если в том числе и коллективные и для себя, то например это ru.todoist.com , а так стандартные mac приложения полностью устраивают.

0

Я перешла в toodledo.com. Очень быстрое создание задач, отслеживание времени, которое ушло на задачу (таймер), быстрые переносы задач. Совместная работа платная - 2000 р. в год

В Гугле добивали трудоемкие переносы задач и их закрытие. Когда задачу сделал, хочется нажать на чекбокс и увидеть ее зачеркнутую.

это и есть самый удобный из всех мною увиденных. разве что Микрософт Аутлук попробовать

0

Очень похоже на стандартный подход по использованию календаря + техник повышения продуктивности, повторяющиеся деловые события, личные вещи и заполненные "пустые" слоты разовыми событиями по ходу дела:
"звонок, можешь в среду? могу, с 14 до 16 есть пустой слот".

у меня ещё личная жизнь так же расписана, спорт, саморазвитие, ужин с любимой и свободного места меньше чем на скрине автора :)

только емейл уведомления useless, используйте pop-up напоминания, они срабатывают на смартфоне\планшете и не засоряют почту.

кроме этого очень удобно указывать адрес места события, тогда гугл учитывает пробки и время, которое требуется чтобы добраться до места

не хвастайся, что у тебя более плотный график - покажи, что заработал

В связке с календарем (суть которого - планирование мероприятий, т.е. встреч) мне кажется еще надо использовать программу задач по методу GTD. Есть изумительная бесплатная программка под Андроид DGT GTD - синхронизируется с Toodledo.com а из Toodledo можно экспортировать задачи в Гугл-календарь.

0

у toodledo есть и свое приложение для мобильных. Правда не очень функциональное, но свои задачи решает.

0

пятница вечер закрашено полностью...

0

Ставь лайк, если знаешь его по Бизнес-Секретам

ставь лайк если до сих пор не понимаешь как он стал VP по маркетингу в ТКС

Полтора часа на 3 поста. Не плохо.

0

Хорошая подсказка ставить задачу на день с 9.00-9.00. Спасибо!

А чем события на весь день плохи?

0

вариант, но мелкие вещи ставить событиями на весь день, пусть и свободные, рука не поднимается :)

0

Календарь с напоминанием по e-mail + методология "пустой инбокс" = чудеса!!!

Для обозначения задач, не привязанных ко времени можно использовать функцию "Задачи", тогда они не мешают в общем потоке, но при этом всегда видны.

А ещё их можно кидать в google keep

0

- Они не синхронизируюся с мобильным
- Их нельзя одним щелчком перевести в "Событие" с определенным временем.

0

Согласен, эти моменты напрягают временами. Но т.к. большая часть работы за компом проходит, не сильно чувствуется.

0

Мобильное приложение FreshOffice
позволяет вести планировщик как своих личных дел так и корпоративные задачи.

Процесс планировки гораздо проще чем у Гугл. Что главное аналитика по задачам удивит графическим изображением. По итогам недели вы можете наблюдать как за количественным наполнением задач так и по типам (фитнес, напомнить, идея и прочее) создание задач процесс творческий а аналитика подходит серьезно к озвучиванию как в итоге все прошло. Процент реализованных задач, какие чаще всего, и так далее.

(переход на скачивание приложений на сайте www.freshoffice.ru в разделе мобильные версии)

0

Слуште, ребят, а че, вот так вот все помимо работы личную жизнь планируют? Участвовал в одном тренинге и так нифига не понял, что в моей жизни изменится, если я в БУД на день внесу "играть в клубе с 0 до 2", "посмотреть трансляцию Ф1 в 14-30" и так далее? Даже девушка сказала, что это какое-то задротство. Это не значит, что у меня нет напоминаний, привязанных ко времени какого-то события, но планировать то, что и так произойдет - накуа?

0

обычно это делается для того, чтобы забить время под эту задачу в графике.

Например, я хочу 18 ноября вечером пойти туда-то. Но мой партнер может задумать встречу, которая может затянуться до позднего вечера. Поэтому я заранее обозначаю в графике, что вот в это время меня ни для кого нет.

Ну и для себя тоже делается. Когда у тебя свой бизнес, который ты любишь и ценишь, временами приходится выпинывать себя и заставлять жить обычной жизнью - ходить на спорт, читать книги, отдыхать. Иногда это становится более сложной работой, чем решать какую-то новую и увлекательную задачу по бизнесу до 7 утра, сбивая себе режим.

Неувязочка какато. Работа дана для того, чтобы вне ее делать больше, а не для того, чтобы на ней торчать. Я обожаю свою работу, но чтобы вот забыть про то, ради чего я работаю - ну никак не получается. Возможно, это идея для тех людей, которые занимаются "бизнесом ради фана" - ну под это отдельный стационар для особо упоротых должен быть, никогда не мог понять эту фразу, и, видимо, не смогу. Хотя и считаю себя трудоголиком по собственному желанию и не умею чисто физически что-то делать вполсилы

0

Саша, у вас бывало такое, что вы чем-то увлечены? Настолько, что не хочется ни на что отвлекаться?

0

Бывает! Например, секс, мотоцикл и верчение пластинок

0

ну вот если вы станете оооочень известным ди-джеем, который играет по 3 концерта в день в разных городах, и еще ночь в клубе, и еще afterparty - вам тоже придется резервировать время на парикмахера, массаж и отдых, чтобы ваш концертный директор не запрягал вас больше, чем вы можете выдержать.

Точнее нет, парикмахера, массаж и поездку к родителям (с абсолютно случайно оказавшимся там фоторепортером) вам тоже будет резервировать ваш директор))) А вот на чтение книжки или просмотр любимого фильма придется урывать у него время

0

Я, кажется, понял. Мы с вами друг друга не понимаем и не поймем. То, что вы описали про 2 города, афтепати и тд - это уже было, на протяжении нескольких лет, плюс программа на радио по субботам днем. Директор не нужен, с личной жизнью и стрижкой проблем не было. Книжки в топку, чтение - отстой (правда, читаю несколько сотен страниц в день в-общем). Прибавьте к этому работу 5/2, иногда до 18, иногда до 23, ремонт квартиры целиком своими руками по вечерам и тот факт, что в отпуске я был 3 раза в жизни, один из которых на больничном - на все времени хватает. Яжробот

0

ну почему, и по части робота, и по части 3 отпусков в жизни (у меня было 3 попытки, но все заканчивались выходом на работу) - очень даже понимаю)))

И вот сегодня я работала до 8 утра, с 12 снова в работе. Сейчас сижу, убеждаю себя, что надо и прогуляться, и выспаться, и переключиться. Но на сегодня и завтра еще задач на 40 часов, и непонятно, какую из них задвигать. И наличие в графике пунктов "Чтение" и "Уборка" уже просто позволяют правильно рассчитать время, когда все-таки я смогу пойти спать, если выберу, что из задач перенести на другие дни)

0

В голове все обычно )) 100% задротство с такими планами )

9.10 посещение туалета
9.20 не забыть подтереть %опу


P.S. Использую разве что todo.ly для простого to-do листа. Хватает с головой, сделал - галочку поставил, зачеркнулось как в листе бумажном и порядок ;)

У Вас видимо не было в голове одновременно более 50 задач)))
Причем 10 из них ежедневно повторяющихся, 5 повторяющихся только по вторникам, а между этим нужно впихнуть еще 10, чтобы был рост, а не бег по кругу.

0

Одно непонятно - почему задачи только в вебверсии

0

Отлично! Надо попробовать еще раз. Не могу никак совладать с Гугл календарем,все время скатываюсь назад к блокноту)

0

Заметки делаю в google keep. Еще к календарю прикручен тайм-трекер primaERP т.к. есть необходимость вести учет времени по задачам.

0

Этот неловкий момент, когда твой способ ведения календаря лет с 15, оказывается хаком продуктивности..

Возможность комментирования статьи доступна только в первые две недели после публикации.

Сейчас обсуждают
Андрей Жигунов

Иван, заходите пожалуйста почаще и оставляйте свои комментарии обязательно - вы делаете людей капельку счастливее.

Галерея: как на самом деле фотографируют моделей, вещи и еду для рекламы
0
XageRu
Xage

Это самый жопный момент имхо).
Где та грань между "стоп и зафиксировать убытки".
И "слишком рано сдался"...

5 советов о том, как провалить проект
0
Культурный Код

лучше бы само НАЗВАНИЕ лекарства попроще придумали бы. А то я уже забыл, как называется

«Тантум Верде» записала ролик с Тимати, чтобы выделиться из рекламного шума
0
Ilja Razinkov

"Можно ли сейчас что-нибудь заработать на майнинге криптовалют?" - что нибудь можно. Например глубокое разочарование ))

Можно ли заработать на майнинге криптовалюты
0
Oleg Matveenko

Логотип гугла старый.

Сделки за неделю: Новости российского венчурного рынка с 19 по 25 сентября
0
Показать еще