Лого vc.ru

Борьба с воровством и напоминания для менеджеров: 10 способов сократить издержки путём автоматизации

Борьба с воровством и напоминания для менеджеров: 10 способов сократить издержки путём автоматизации

Специалист по автоматизации бизнес-процессов Ярослав Стеценко написал для vc.ru колонку, в которой перечислил простые ИТ-решения для сокращения издержек.

Поделиться

Многие люди относятся к вопросу ИТ и автоматизации как к большим инвестициям и ставят под сомнение их окупаемость. Не буду убеждать в необходимости автоматизации и расписывать её преимущества. Расскажу о том, как без больших инвестиций, с помощью простых и быстрых решений, компании экономят и зарабатывают миллионы.

Установите границы «адекватных» значений

В одной компании принимают заказы по телефону и электронной почте. Клиенты могут ошибиться. Могут прислать файл с ошибкой — перепутать единицы измерения или количество в 100 раз. При большом потоке операторы не могут проверять каждый заказ. Ошибка всплывает, когда клиент при приемке возвращает не нужное ему количество товара. И товар уходит в утиль, а вместе с ним — понесенные издержки на сырье, зарплату, падение лояльности клиента.

Решение: простая формула — заказываемое значение сравнивается с прошлыми заказами за месяц. И если текущий заказ превышает статистический в два раза, то система сразу сигнализирует и просит оператора обратить внимание. Оператор может позвонить клиенту и всё уточнить.

Цена вопроса — 5 тысяч рублей за работу программиста. Трудоемкость — 3 часа. Результат — снижение потерь на 300 тысяч в месяц или 3,6 млн рублей в год.

Сократите воровство — введите запреты на исправления

Возможность исправления данных в системе — лазейка для воровства. Расходный ордер со склада после факта отгрузки и возврата документов может быть изменен в большую сторону. То есть, по программе списано больше, чем отгружено, а продукция в размере дельты присваивается. Когда у вас сотни наименований, тысячи отгрузок в день, постоянно проверять каждый документ и пересчитывать склад — физически невозможно.

Самое простое здесь — запретить изменение данных после их ввода. Права на изменение нужно дать только руководителю. Изменение данных должно сопровождаться специальной формой, где обязательно указание причины корректировки. Статистика причин исправления документов и сумма корректировок — выводятся в сводный отчет для руководства.

Первый эффект: люди начинают нести большую ответственность, меньше ошибаются при вводе. Сокращаются потери от ошибок. Второй и основной эффект: все корректировки становятся прозрачными. И любой всплеск по корректировкам анализируется и разбирается руководством.

В компании, где мы это сделали, снизился объем воровства на складе. Цена вопроса — 24 тысячи рублей за работу программиста. Трудоемкость — 2 дня. Результат — снижение недостач на 1 млн в месяц или 12 млн рублей в год.

Выполните однотипную работу за людей

Если в вашем бизнесе есть LTV, и постоянные клиенты делают заказы на одни и те же товары, упростите им жизнь. Сделайте так, чтобы при выборе клиента заказ заполнялся автоматически на основе статистики продаж. Менеджеру останется только откорректировать количество.

Компания, где мы это внедрили, изменила график работы и количество операторов по приему заказов. Цена вопроса — 5 тысяч рублей за работу программиста. Трудоемкость — 3 часа. Результат — снижение затрат на ФОТ на 100 тысяч в месяц или 1,2 млн рублей в год.

Примените простую математику к закупкам

Если вы торгуете товарами регулярного спроса, то проанализируйте несколько показателей. Посчитайте по каждому товару средние продажи за день. Затем посчитайте складские остатки по каждому товару и выразите их в ценах продажи. И поделите одно на другое — остаток на среднедневной объем продаж. Если у вас есть вся статистика, то эти расчеты можно сделать в Excel.

Вы получите количество дней, на которое у вас закуплен каждый товар. Скорее всего, по ряду позиций этот показатель будет большим — несколько месяцев, а то и год. Это замороженные деньги. Ведь товар можно закупать чаще и меньшими объемами. Сократите показатель вдвое, и вы вытащите половину денег, вложенных в купленный товар.

А теперь посчитайте количество дней, когда товар отсутствовал на складе. И это число умножьте на среднедневные продажи. Получите упущенные из-за дефицита продажи. Настройте закупщику таблицу с формулами, которая будет учитывать срок поставки от поставщика и срок складского запаса. Сделайте поставки более точными.

По этому направлению мы делали несколько проектов, которые отличаются сложностью расчетов. В компании, где мы реализовали самый простой алгоритм расчета, в течение трех месяцев объем склада сократился на 20%, за счет чего высвободилось 10 млн рублей. Разработка обошлась в 30 тысяч рублей и неделю работы программиста.

Настройте задание по допродажам

А теперь о том, как повысить продажи в бизнесе товаров регулярного спроса с коротким сроком годности. Вы в системе фиксируете дату продажи клиенту. Присвойте каждому товару срок годности. Сделайте отчет, в котором выведите клиентов и товары последней отгрузки с истекшим на текущую дату сроком годности. Клиенту явно нужно заказывать эти товары снова. На основании отчета позвоните ему сами. А также выводите эту информацию в форму заказа клиента — обязательно предложите ему купить эти товары в момент приема заказа.

В компании, где мы это сделали, увеличились продажи на 1%. В выручке, это 20 млн рублей в месяц. Цена вопроса — 12 тысяч рублей за работу программиста и два часа работы оператора на ввод информации по срокам годности.

Предложите аналог, если нужного клиенту товара нет

При большом ассортименте сложно держать в голове информацию об аналогах и всех возможных заменителях. Добавьте в карточку товара ссылки на аналоги. Выведите эту информацию в форму приема заказа. Если в наличии нет нужного клиенту товара, сразу предложите ему аналог. Конверсия в продажу вырастет.

В одной из компаний после такой настройки конверсия в продажу выросла на 10%. Выручка в месяц выросла на 500 тысяч или 6 млн рублей в год. Цена вопроса — 5 тысяч рублей за работу программиста и два дня работы оператора.

Сократите время заключения контракта

В оконной компании мы сделали простой интерфейс для замерщиков и дали доступ к вводу и расчету заказа с планшета. Так же формируется и договор.

Цена вопроса — стоимость планшета плюс 8 тысяч рублей за работу программиста. Результат — рост конверсии в продажу в 1,5 раза и рост продаж на 5 млн рублей в месяц.

Настройте автоматические напоминания менеджерам

Об этом все знают, но мало кто делает. Сколько клиентов мы теряем, потому что забываем вовремя позвонить? А сколько хороним, после очередного недозвона? Настройте создание автоматических напоминаний менеджерам в зависимости от выбора результата звонка. А еще не забудьте про допродажи и LTV.

Настройте после закрытия сделки автоматическое создание напоминания через две недели или месяц — позвонить клиенту и узнать, как у него дела. В оконной компании эти простые решения увеличили продажи на 20%, выручка выросла на 2 млн рублей в месяц.

Цена вопроса — 8 тысяч рублей за работу программиста.

Вводите на одну цифру больше и увеличьте точность расчетов

Если вы планируете производство и закупки исходя из статистики продаж, то это решение для вас. Главное — как можно точнее спрогнозировать спрос. Для этого нужна статистика спроса, а не продаж. Ведь спрос — это не только то, что продали, а также то, что мы не смогли продать по причине дефицита. Наверняка в вашей системе эта информация не учитывается. Сделайте форму, фиксируйте в ней дефицитный объем товара при обращении клиента. Используйте эти данные для прогнозирования.

В компании, где мы это сделали, точность прогнозов выросла на 5%. Результат — сокращение дефицита при обращении клиента и рост продаж на 2 млн рублей в месяц. Цена вопроса — 8 тысяч рублей за работу программиста.

Поменяйте шрифт и привлеките внимание

А вот самое тупое и простое решение. У производителя кондитерских изделий была следующая проблема: в часть сетей продукция отгружалась как «частная марка» в индивидуальной упаковке.

Грузчики собирали маршруты по погрузочному листу и часто путали стандартную упаковку с индивидуальной, так как продукция одна и та же и называется одинаково. А незначительное изменение названия при интенсивной работе не воспринимается. Как следствие — пересорты, штрафы от сетей за неверные поставки, которые измеряются сотнями тысяч.

Решение: в погрузочном листе «частную марку» просто выделили жирным.

Цена вопроса — 2 тысячи рублей за работу программиста. Трудоемкость — 1 час. Результат — снижение пересортов и сокращение потерь на 800 тысяч в месяц, или 9,6 млн рублей в год.

***

Теперь взгляните на свой бизнес сверху. Обратите внимание на места, где у вас явные потери — штрафы, брак и так далее. Проанализируйте действия на пути от заявки клиента до получения денег. Найдите простые способы, с помощью которых можно сократить и предотвратить потери. Найдите простые способы ускорить путь от заявки до денег, это увеличит продажи.

Присылайте колонки, соответствующие требованиям редакции, на secret@vc.ru

Популярные статьи
Показать еще
Комментарии отсортированы
как обычно по времени по популярности

Вещи то написаны правильные, но нормальне системы управления предприятием уже используют все вышеперечисленные приемы.
А что касается трудоемкости и оплаты работы программиста, то цифры актуальны в случае, если организация и так ведет все расчеты в экселе.

История в тему:

Я когда-то работал в крупном коммерческом банке. Случился кризис 2008 года.
Так вот мы, простые работники, сидим ждем указаний из головного офиса что нам делать во кремя кризиса. Уже буквально ночью от главы приходит директива по антикризисным действиям. А в ней лишь одно предложение:
- Печатать с двух сторон

кстати, не надейтесь на нормальный возврат ндс в этом году вообще, откаты по нему увеличились в разы. вот где основная коррупция)

0

это слухи и оценочное суждение, имеется ввиду какаято непонятная страна

0

Ой, что-то заголовок звучит, как угроза для сотрудников компаний. Но суть, видемо, не совсем такая. Попробую углУбиться в текст.

0

Не очень понял как планшет для замерщиков увеличил конверсию в 1.5 раза. Не думаю что треть потенциальных покупателей отказываются от заказа после замера. А в целом хорошо. Иногда так заработаешься что такой взгляд со стороны не помешает.

0

Приятно читать прикладной материал, а не пиздаболию об очередном никому не нужном проекте очередного стартапера...

если в серьез этим заниматься выручка только упадет.

0

Статья интересная, но в любом случае это надстройки к ядру, к CRM / ERP и т.д. Если бы вы еще разобрали ядра, а потом к ним надстройки, то материал бы оказался куда полезнее, а так, вроде и по делу, но т.к. блоки не самодостаточны, не всем может быть понятно к чему их коннектить. )

0

Возможность комментирования статьи доступна только в первые две недели после публикации.

Сейчас обсуждают
sf
Бигго

Ни разу не админ, половину ответов выбрал наугад. Тест пройден

Тест: Сможете ли вы распознать подходящего сисадмина
0
Pavel Karpov
Cabify

Опять Эппл хотят во всем опередить. История с Note 7, похоже, ничему корейцев не учит.

Samsung запустит платёжную систему Samsung Pay в России 29 сентября
0
Культурный Код

1. С какого хрена какая-то частная компашка лезет в государственное образование?
2. Компетенция ни в аналитике ни в методиках образования у ABBYY никаких. Все это профанация.
3. сделали, ну и че? Чего дальше то? На что они рассчитывают? Что все школы начнут пользоваться каким-то сервисом?
"Учителя скачивают с сайта нужную контрольную работу," сомневаюсь что это кто-то будет делать

лучше бы на эти деньги купили бы какой-нибудь стартап

ABBYY запустила онлайн-платформу для оценки качества школьного образования
0
Алексей Божин
ИнтерМонте

За заказ. Который может привести к покупке, а может клиент отказаться от него, но вы все равно эти 2% заплатите.

Письмо в редакцию: «У вас проблемы с бизнесом, если больше 40% заказов — из "Яндекс.Маркета"»
0
Алексей Патрин

интересно, а чем вообще руководствовались, когда придумывали ценник

если вообще руководствовались...

Сервис поиска попутчиков BlaBlaCar ввёл комиссию 20% с пассажиров в России
0
Показать еще