Лого vc.ru

«Как только я начал жить по календарю, меня начали ненавидеть»

«Как только я начал жить по календарю, меня начали ненавидеть»

Советы о работе по расписанию от управляющего директора сервиса для автоматизации продаж «Интроверт» Виктора Довжика.

Мой мир изменился, когда компания превратилась из трёх знакомых в команду из 27 человек. Раньше основное время уходило непосредственно на работу. Коммуникации и общение с коллегами происходили редко и несистемно. Это были сообщения во «ВКонтакте» или прямое обращение через стол в духе «Эй, Вить, тут…».

Компания росла, подчинённых становилось больше. Они требовали больше времени и внимания. В какой-то момент ситуация дошла до абсурда: ты всем что-то должен, ничего не успеваешь, бегаешь с одной планёрки на другую, параллельно отвечая на вал сообщений в Slack.

Однажды я оглянулся и понял, что в маркетинге, который полностью только на мне, ничего не происходит уже два месяца. Я просто этим не занимался. Настало время поменять подход к планированию рабочего времени.

Все знают про календарь. Многие им пользуются. Но есть одна проблема: у кого день действительно проходит в соответствии с расписанием? Когда я в первый раз попробовал жить по календарю, у меня ничего не получилось. Это даже мягко сказано — был полный провал.

Когда первое событие назначено на десять утра, а ты просыпаешься только в двенадцать, потому что вчера пришла идея и ты заработался до трёх ночи, ни один календарь не спасёт. У меня просто не получалось следовать плану. В середине дня всегда отвлекало что-то срочное (правда, таковым оно было только в головах сотрудников).

Первое, что случилось, когда я начал жить по календарю — меня начали ненавидеть. Считать, что я зазнался. Раньше любой мог постучаться в любое время и рассчитывать, что я решу его вопрос. Теперь я ставил людей в очередь.

Но когда система прижилась, мне стало куда легче. Теперь я могу запланировать поход в бассейн три раза в неделю в рабочее время и быть уверен, что схожу. Или взять выходной. И знать, что у меня будет одна задача — отдых.

Я собрал несколько правил, которые помогли мне организовать работу с календарём.

1. Новые встречи можно назначить только на завтра

Вечером каждого дня я точно знаю, что меня ждёт, когда я открою глаза утром. Это даёт ощущение спокойствия. В пустые зоны я ставлю важные стратегические задачи, на которые раньше не находилось времени. Остальное уже забито встречами, которые назначают сами сотрудники.

2. Разделите день на зоны с точным началом и концом

Я сова, поэтому события в календарь вношу с 12:00 утра. Последняя рабочая встреча может начаться в 20:00. Так можно прогнозировать, что к 23:00 будешь дома. На утро я ставлю задачи, где нужна концентрация, на вечер — большие собрания. Особая зона — с одиннадцати вечера до часа ночи. В это время у меня максимальная концентрация.

3. Напоминайте коллегам о встречах

Несостоявшаяся встреча ломает день не меньше, чем задержка или опоздание. Ты начинаешь думать, чем бы заняться. Сам пристаёшь и отвлекаешь коллег. Поэтому важно напоминать о событиях при помощи сообщений в мессенджере или email-писем. О личных встречах я напоминаю за день, о звонках по Skype — за час.

4. Ставьте 30 минут люфта на каждый час встречи

Встречи всегда затягиваются. Задержался на первой — опоздал на вторую. Начинает работать эффект домино — на шестую встречу опаздываешь уже часа на два. Чтобы не быть как Путин в интервью с Оливером Стоуном (он задержался на 6 часов 45 минут), ставьте люфты между встречами.

Я оставляю 50% рабочего времени пустым. Если закончил без люфта — отлично, есть время ответить на почту или лучше подготовиться к следующей встрече.

5. Не ведите календарь сами — делегируйте

Календарь может обижать людей. Особенно пока они к нему привыкают. Каждый считает своё дело срочным. И лично отказывать мне неприятно. Пусть уж обижаются на офис-менеджера или любого выбранного подчинённого. А я каждый вечер просто буду видеть встречи с повесткой на завтра.

6. Не принимайте встречи без повестки

Когда ведёшь свой календарь не самостоятельно, сложно понять, что ждёт на следующей встрече. Чтобы подготовиться, быть в курсе событий и не говорить о лишнем, просите организатора встречи писать повестку. В отведённое время обсуждаем только её, а новые вопросы планируем на следующую коммуникацию.

7. Календарь слишком строг, иногда нужно просто расслабиться

Календарь хорош, когда дело касается операционных и рутинных задач. Но очень тяжело запланировать креатив условно с 14:00 до 15:00. Все лучшие идеи приходили ко мне, когда я жил вне календаря (кстати, как и вне почты с мессенджерами).

Иногда оставляйте целые дни без плана. И делайте что хотите: гуляйте, путешествуйте, лежите в постели целый день. Тогда у вас родится много свежих идей, реализацию которых вы запланируете в календарь. На завтра.

Для ведения календаря я использую корпоративный Outlook. Любой сотрудник может зайти и посмотреть мою загрузку. Редактировать его могу только я и коллега, которая планирует встречи.

У меня осталось две проблемы, которые пока не получается решить. Сложнее всего ставить собственные задачи. Коллегам точно нужно, и они назначат встречу. А собственные всегда можно отложить на потом. Пробую делегировать все существующие задачи, даже если могу выполнить их только сам.

Также очень тяжело вовремя заканчивать встречи. Если не угадал с нужным временем, появилось больше вопросов, то становится морально тяжело прервать встречу и перенести обсуждение на другое время.

Присылайте колонки, соответствующие требованиям редакции, на secret@vc.ru.

Поддерживаю, часть (махонькую) использую и помагает, попробую еще несколько принципов взять.
А то что нужно делегировать и работать расслабленно - это правда, лучшая эффективность.
А еще КОНТРОЛЬ, КОНТРОЛЬ И КОНТРОЛЬ!!! :)

«Как только я начал жить по календарю, меня начали ненавидеть» - знакомо до боли!

Виктор молодец. Помню времена, когда будучи клиентом я мог с ним связаться прям в ВК, и удивлялся этому. Растет бизнес - меняются приоритеты, а время становится дороже денег =)))

0

Спасибо! Я вроде и сейчас отвечаю.

На vc пишут статью как управлять своим временем при помощи календаря,. Вы, видимо, не читали.

Как бы это сказать... Календарь поддерживает календарь :)
Когда у тебя уже есть план, то отказывать как бы и не приходится - ты просто говоришь "давай, только у меня митинг через 10 мин".
Я хз как в реале, но на удаленке, это отлично работает, т.к. накладные расходы маленькие, ногами бегать никуда не надо, просто переконектил webex или что там и все.
Точно так же если митинг затягивается - говоришь извините у меня другой звонок, давайте продолжим в следующий раз, и соскакиваешь.
Как-то так.

Это хорошо работает с сотрудниками. Но если встреча с клиентом и ты продаёшь ему что-то, то уже сложно просто сорваться. Хотя, наверное, это больше страх.

0

имею опыт только заграницей. I'm really sorry but I need to drop off for another meeting in 10 min обычно норм работает :) более того оказывается что у половины митингующих тоже следующая встреча.

Я не использую ни то, ни другое для 300 человек основного штата и 3 млрд оборота - у меня даже кабинета своего нет)

Знакомо. Подтверждаю. Есть разные бизнесы. Бывает все бегают, а выхлоп 50м. А бывает всё неспешно, но четко и оборот 5000м.

0

А кто у вас бумагами занимается в компании? Туалетную бумагу в офис заказывает?

0

У меня тоже офис менеджера нет (да и офиса по большому счету, тоже). Туалетную бумагу заказывает кладовщик )

0

Туалетную бумагу обеспечивает клининговая компания арендодателя. За последние 10 лет не помню, чтобы с этим были проблемы)

0

> у меня даже кабинета своего нет
Как это знакомо :)

0

У нас нет офис-менеджера. Его роль играет девушка маркетолог.

0

Эм, вы пробовали вести дело и руководить подобным количеством людей?)

Люди - разные, с разным восприятием времени, разной отвлекаемостью. Некоторым подобные инструменты нужны больше, чем другим.

Есть список дел.
Есть календарь (штука, которая тебе пришлет заранее напоминание).

А когда пытаются всё это смешать -- получается бесполезная хрень :)

0

Списки дел у меня не прижились. Они постоянно переполнялись, а что действительно нужно сделать, я знал и так. Поэтому сейчас голове и на листочках А4.

>> на листочках А4
т.е. списки не прижились, но остались

Остались. Просто бумагу легко скомкать и выбросить в ведро. А очищать какой-нибудь Вундерлист у меня никак не получалось.

Попробуйте книжку Getting Things Done + приложение omnifocus.

это называется "мое открытие Америки" :)

молодец, потому что многие компании, которые начинались как дружеские стартап-тусовки, не переживают такого роста и трансформации, когда весь этот "аджайл-хаос" надо трансформировать во что-то управляемое ....

после 4-х лет работы в SAP я просто не представляю как можно жить НЕ по календарю

0

В чем трудность ставить собственные задачи если бассейн и отдых вы ставить научились?

0

В сосредоточении. По календарю это тяжело. В итоге волну получается поймать только ночью или в выходные.

0

Можно написать вторую статью "как меня стали все ненавидеть когда я стал вовремя заканчивать встречи" она будет похожа успехами на эту статью

0

Люфты - это хорошо. Но где взять на них время? ))))

Время нигде не берётся, оно просто идет (кэп), а там уже ваш выбор в остальном, как успевать и быть эффективным.

0

Да. Агитировать за расписание должен чувак с краснючими глазами, и неадекватным, от усталости, взглядом.

0

Посмеялся)

Расписание же не значит что будет меньше нагрузки. Тут не про баланс жизни и работы, а про уменьшение хаоса.

0

Хорошая статья. А в чем вы ведете проекты? Например проект на для Клиента А - его ведут несколько сотрудников и у него есть дедлайны.

0

Команда сейчас работает в Планфиксе. Я контролирую главное через листы А4.

Прямой эфир
Нейронная сеть научилась читать стихи
голосом Пастернака и смотреть в окно на осень
Подписаться на push-уведомления