Лого vc.ru

Как справиться с большим потоком задач — советы сооснователя игровой студии Strike Gamelabs

Как справиться с большим потоком задач — советы сооснователя игровой студии Strike Gamelabs

Коммерческий директор британской игровой студии Strike Gamelabs Элла Романос рассказала изданию Develop Online о том, как она справляется с большим потоком задач, характерным для должности руководителя компании.

В рубрике «Рынок игр» — перевод заметки.

Поделиться

Самая большая проблема, с которой вы можете столкнуться при ведении своего бизнеса, — это управление своим временем. В отличие от людей на других должностях, вы, как владелец бизнеса, обязаны справляться со множеством различных вещей, и ответственны за то, чтобы не подвести своих подчиненных.

И если у вас есть сотрудники, которые ежедневно от вас что-то хотят или если вы что-то забываете, это может вызвать определенные трудности, а небольшие проблемы могут быстро превратиться в снежный ком. Получается, что вы должны найти способ управлять «вращающимися тарелками».

Есть много уловок, позволяющих управлять временем, ниже — только часть из того, чему я научилась за годы работы, путём проб и ошибок или от других людей, оказавшихся в такой же ситуации, как и я.

1. Списки, списки и ещё раз списки

Азы тайм-менеджмента — это составление списков. Однако просто составление списков не особенно помогает. На самом деле, иногда у меня, как владельца бизнеса, этот список становится настолько огромным, что кажется просто невозможно продвинуться вперёд, а это ведёт к прокрастинации.

Но может быть и ещё хуже — если у вас слишком большие списки, то вы рискуете упустить срочные вещи. Как в таких случаях вы расставить приоритеты?

Вот простые решения по составлению списков, благодаря которым я решила эту проблему:

  1. Относитесь к этому как к спринту по очереди задач.
  2. Добавляйте всё (я имею в виду абсолютно всё) в свой список, сразу как только это придет к вам в голову.

Итак, у вас есть большой список дел, которые надо сделать. В самом начале недели выделите не более трёх пунктов из этого списка в отдельный список для каждого дня недели. Самые срочные задачи или небольшие утренние дела ставьте в самое его начало и работайте с оставшимся списком по порядку. В течение дня вычёркивайте то, что уже сделали.

В конце дня, если вы что-то не успели сделать, передвиньте это на следующий день, а все остальные дела равномерно распределите по оставшимся дням недели.

Когда в течение дня появляются срочные дела, они добавляются в список того дня, когда они должны быть сделаны. Если вы закончили все свои дела, а время всё ещё осталось, тогда перенесите что-нибудь из предыдущего дня в текущий день. Таким образом, вы как бы перевыполните план по задачам.

Почему это работает? Потому что когда в вашем списке всего три дела на один день, и вы знаете, что можно не волноваться о других задачах из вашего списка, можно сконцентрироваться и сделать всё, что нужно. Кроме того, так вы больше не откладываете те дела, которыми на самом деле вам не хочется заниматься.

Список часто будет пополняться новыми задачами или изменяться в течение дня, а это значит, что часто вы не сможете сделать всё, что изначально планировали сделать. Но ничего страшного, вам остаётся просто соответствующим образом сдвигать остальные задачи.

Для создания списков я пользуюсь Trello, а значит, я могу добавлять что-то новое или изменять список, где бы я ни находилась, с телефона или ноутбука.

У меня может быть множество списков, что облегчает мне возможность передвигать задачи между ними. Небольшие задачи могут быть сгруппированы в одну большую задачу с чек-листом. Я даже могу создавать срок исполнения задачи и присваивать ярлычки приоритетности задачам. Кроме того, можно добавлять оценку, чтобы ускорить выполнение задач, обозначая таким образом риски и время, хотя я заметила, что могу держать такую информацию в голове.

2. Постарайтесь блокировать то, что вас отвлекает

Эта задача может оказаться очень сложной, особенно если вы руководите компанией. Всегда будут люди, которым что-то надо, клиенты, ваши сотрудники, ваш бухгалтер и так далее, однако вам надо найти способ концентрироваться и блокировать такие вещи.

Офисы-опенспейсы, хотя и популярны ввиду определенных плюсов, тем не менее могут стать фактором, мешающим вам блокировать то, что вас отвлекает. Если работая в офисе, вы с трудом можете концентрироваться и отсеивать то, что вас отвлекает, может быть, вам стоит подумать о том, чтобы поработать где-нибудь в другом месте хотя бы часть рабочего дня, или дать понять своим подчиненным, что есть время, когда вы можете говорить, а есть время, когда не можете.

Что бы ни подействовало — пользуйтесь этим. Если вы не научитесь справляться с такими проблемами, то будете только лишь ощущать постоянную занятость, и никогда не сделаете всё, что вам надо сделать.

Ещё одним отвлекающим фактором являются письма. Люди справляются с этим разными способами. У некоторых для проверки почты выделена определённая часть дня, однако я поняла, что мне это не подходит, потому что мне важно знать, что я в курсе всего, что происходит, сразу же, как только это происходит. Однако в таком случае существует опасность, что вы будете постоянно отвлекаться, и так ничего и не доделаете.

Я справилась с этим, создав организационную систему для своей электронной почты. Когда сообщение проходит через эту систему, то оно:

  1. Срочное или требует быстрого ответа — с такими письмами я работаю сразу же.
  2. Является причиной возникновения новой задачи — такие письма я добавляю в свой список (в зависимости от срочности задачи, я добавляю её в подходящий день).
  3. Требует какой-то ответной реакции, но не является полноценной задачей — такие письма я оставляют в папке «входящие» или создаю напоминание на следующий день.
  4. Нужно исключительно для сведения и не требует никаких действий — сохраняю в соответствующую папку.

Недавно я открыла для себя Mail Pilot, который значительно упростил мне работу с электронной почтой. Он воспринимает письма как задачи, и поэтому подходит гораздо лучше тем, кто работает с большими объёмами писем ежедневно. С помощью Mail Pilot можно «завершить» работу с письмом сразу, как только вы прочитали его, «отложить» для будущего выполнения, «установить напоминание» на определённый день, добавить в список или оставить во входящих, чтобы обработать позднее.

3. Сосредоточьтесь на общей картине

Это относится к делегированию задач и вашему стилю управления. Очень непросто сосредоточиться на делах и пытаться заняться всем сразу.

Естественно, что вы хотите заняться всем, потому что в конечном итоге вы ответственны за всё. Однако вам придется научиться концентрироваться на общей картине, потому что иначе, пока вы переживаете за выполнение маленьких задач, у вас не будет времени отойти в сторону и оценить общее положение дел.

Я нашла несколько способов справиться с этим:

1. Делегирование

Не важно, что говорят люди, большинство из них никогда на самом деле не делегируют выполнение задач, более вероятно, что они инструктируют сотрудников и так и остаются вовлечёнными в задачу.

Суть делегирования состоит в том, чтобы уполномочить вашего сотрудника выполнить задание и доверять ему, то есть верить, что он достаточно ответственен для выполнения этого задания. Вы, как человек делегировавший выполнение задачи, не можете не приниматься в расчёт, но уже не ответственны за выполнение задачи, и это как раз то, что остальные упускают.

Самая распространённая ошибка, которую так легко допустить — это дать кому-нибудь задачу, затем найти время на то, чтобы кратко проинструктировать сотрудника вначале, затем найти время на то, чтобы ответить на его вопросы по выполнению задания, а затем ваш сотрудник передаст вам работу обратно… В то время как всё, что вам надо делать — это корректировать, давать обратную связь (с конструктивной критикой), просить их внести изменения и представить результат повторно.

Однако чаще всего происходит так: вы просматриваете результат и думаете, что «легче и быстрее будет, если я сделаю изменения сам».

Плохое делегирование может отрицательно повлиять на вашу команду. Так вы лишаете сотрудников мотивации, они не смогут ничему научиться, а это значит, что такое делегирование не уменьшит количество вашей работы, так что всё бесполезно. Не давать возможность сотруднику внести изменения — это самый распространенный способ испортить делегирование.

Если вы делегируете кому-нибудь задачу, делайте это правильно, или не делегируйте её совсем.

2. Нужно знать, когда нельзя делегировать задачу

Некоторые вещи просто нельзя делегировать. Это задачи, на выполнении которых следует сконцентрироваться вам. Понимая, что можно, а что нельзя делегировать, вы обеспечиваете выполнение наибольшего объема работы максимально эффективным способом.

3. Вам стоит выделять время на ежегодный пересмотр своего бизнес-плана и на то, чтобы установить практические задачи на год

Это то, на чём вам следует сосредоточиться. Регулярный пересмотр своих целей и понимание того, что надо сделать для того, чтобы компания развивалась и дальше, — вот чем вам следует заниматься.

Из своих списков вы можете понять, на что уходит большая часть вашего времени. Если большая часть выполняемых вами дел не относится к целям, то вам стоит задуматься над тем, что вы делаете и либо переориентироваться на выполнение других задач, либо делегировать их кому-то другому, а самому сосредоточиться на общей картине.

У каждого есть собственный способ управления временем, но есть приёмы и хитрости, которым можно научиться на примере других людей. Существует множество книг и онлайн-ресурсов, в которых вы найдете хорошие и подробные советы. Однако прежде всего надо признать, что вам, как главе компании, нужно беспрерывно поддерживать «вращение тарелочек» — и это само собой не решится, и вам придётся найти способ справиться с задачами.

Вам нужно организовать рабочий процесс так, чтобы люди, с которыми вы работаете, смогли показать лучшее, на что они способны, были счастливы и мотивированы на выполнение своей работы.

Статьи по теме
Путь джедая: как научиться эффективно управлять временем19 сентября 2014, 19:08
Основные принципы делегирования — опыт и советы руководителей российских ИТ-компаний05 марта 2015, 18:32
Процесс роста: Как использовать сервис управления проектами Trello для организации работы гроусхакера17 октября 2014, 14:08
Популярные статьи
Показать еще
Комментарии отсортированы
как обычно по времени по популярности

Керри Глистон "Работай меньше, успевай больше" в помощь, например.

Нельзя познать из статьи то, чему посвящены сотни книг с сотнями страниц.

Зато после статьи можно захотеть прочитать сотни книг)

А автору за статью спасибо.

0

Возможность комментирования статьи доступна только в первые две недели после публикации.

Сейчас обсуждают
reggaejunkiejew

лайк

Сотрудников ищут Luka, Statsbot, BBDO, ONY и «Киноход»
0
Alexey Ivanov

не 60%, а 49%. и не всех пользователей, а из России

Liveinternet: За год «вечной» блокировки Rutracker потерял более 40% просмотров
0
Aleksandr Efimov

Согласен почти со всем. Статья раскрывает смысл фразы "лень-двигатель прогресса")

Издержка эволюции: о пользе прокрастинации
0
Ali Biz

Очень большая редкость для Китая, там обычно пытаются усадить всех на производстве и даже поход в туалет нормирован.
Но к сожалению роботы скоро там начнут вытеснять работяг и они ломанутся за лучшей жизнью в другие страны.
Сейчас в Китае зарплаты копеешные больше миф, всё производство перебирается в соседние страны с дешевой рабочей силой.
Так что зарадка дело хорошее и нужное, здоровая нация скоро ломанется в поисках новой жизни :))))

Китайская компания обязала сотрудников делать по 10 тысяч шагов в день под угрозой наказания
0
Вячеслав Боровик

пользоваться рутрекером не очень удобно, что бы скачать файл нужна регистрация, при анонимном доступе нужно каждый раз вводить логин пароль, быстрее скачать тоже самое с какого-нибудь рутора

Liveinternet: За год «вечной» блокировки Rutracker потерял более 40% просмотров
0
Показать еще