Лого vc.ru

Исследование Out of Cloud: Корпоративная email-рассылка в российских компаниях

Исследование Out of Cloud: Корпоративная email-рассылка в российских компаниях

Студия email-маркетинга Out of Cloud провела исследование корпоративных рассылок крупных российских компаний — о чем пишут своим сотрудникам, зачем и когда отправляют.

В рубрике Growth Hacks — результаты исследования.

Поделиться

Как проводилось исследование

Мы попросили несколько компаний, известных своей теплой корпоративной атмосферой, рассказать о своих корпоративных рассылках.

Экспертами исследования стали:

Многие из них прислали примеры. Другие пересказали содержание рассылок, но примеры не смогли прислать — потому что письма содержат строго внутреннюю информацию.

Зачем делать корпоративные рассылки

Многие вещи лучше рассказать сотрудникам, проведя общее собрание. Это отлично работает для небольших компаний или важнейших событий. Например, в День энергетика директор энергетической компании собирает и поздравляет сотрудников в общем зале.

Однако личные встречи подходят не для всех компаний и не для всех ситуаций. В некоторых случаях лучше работает email-рассылка по сотрудникам.

  • Крупные компании, особенно компании с филиальной сетью. Рассылка требует меньше времени и денег, чем собрания.
  • Частые собрания отвлекают и мешают работе. Во многих случаях удобнее проинформировать сотрудников и получить обратную связь по почте.
  • Повторяющиеся коммуникации. Когда в компанию приходит новый сотрудник, самую важную информацию лучше рассказать ему лично, а для остального удобнее создать серию шаблонных писем.

Цель корпоративных рассылок — помогать сотрудникам выполнять свою работу и сплачивать команду. Если сотрудники информированы о работе компании, планах руководства и новых продуктах — они понимают смысл своей работы, качественнее обслуживают клиентов и лучше отзываются о своей компании.

В первую очередь, рассылка нужна для удобства самих сотрудников: для того, чтобы видеть все важные новости в одном дайджесте и знакомиться с работой коллег.

— Анастасия Жбанова, пресс-секретарь «Одноклассников»

К сделке нужно идти длительное время. Поэтому важно, чтобы брокер ощущал свою значимость для компании каждый день, а не только после завершения сделки. В корпоративной газете он имеет возможность поделиться достижениями своего департамента, даже если они промежуточные.

— Виталий Микрюков, digital-директор «Калинка Групп»

Итого, корпоративная рассылка помогает решать такие задачи:

  • информирование сотрудников;
  • организация текущей работы;
  • вовлечение новичков в работу;
  • Эмоциональный заряд.
  • Обратная связь от сотрудников.

Рассылка — это лишь один из форматов корпоративных коммуникаций. Есть и другие. Каждый формат решает свои задачи, имеет свои плюсы и минусы. Часто компания использует сразу несколько форматов, которые дополняют друг друга.

Далее мы посмотрим, какие форматы корпоративных коммуникаций существуют и как они помогают решать бизнес-задачи.

Форматы корпоративных коммуникаций

Печатный журнал

«Альфа-банк» рассылает сотрудникам печатный журнал «Альфа-навигатор»:

По словам бывшего сотрудника банка, журнал мало кто читает. Руководство придумало несколько способов повысить читаемость:

  • Накануне рассылается анонс журнала.
  • В дополнение к печатному журналу рассылается его электронная версия.
  • Если в электронном журнале есть видео или аудио — к нему идут бесплатные наушники.
  • Вместе с печатным журналом приходит подарок-сюрприз. Например, экологичная шариковая ручка из бумаги.

Для вовлечения хорошо работают опросы. Например, в какой период дня вы чувствуете максимальную работоспособность? Дальше высылаем результаты, а еще через какое-то время рекомендуем книгу про бодрое самочувствие.

— Екатерина Полухина, HR-директор «Фабрики окон»

Минусы печатного журнала:

  • Требует расходов на печать и распространение.
  • Занимает место на рабочем столе или в шкафу. В худшем случае летит в урну.

Плюсы:

  • Многим людям больше нравится читать печатный журнал, чем с монитора.
  • Можно взять с собой и читать в дороге.

Электронный журнал

Риелторская компания «Калинка Групп» выпускает для сотрудников ежемесячную газету «ГУД'ОК». Она рассылается в формате PDF во вложении к письму:

Минусы:

  • Иногда газету нельзя посмотреть прямо в почте и нужно скачивать файл на компьютер.

Плюсы:

  • Скачанный файл удобно хранить на компьютере. При необходимости вернуться к информации не нужно искать в почте письмо с газетой.
  • Если привлечь дизайнера, PDF-газету можно красиво сверстать.

Дополнительно, для внутрикорпоративных коммуникаций, мы используем мобильные мессенджеры. Уже сейчас используется WhatsApp для оперативной работы отдела продаж. Это интересный формат, и скорее всего, он у нас приживётся.

— Виталий Микрюков, digital-директор «Калинка Групп»

Интранет

Это общее рабочее пространство, где хранятся файлы и ведется обсуждение рабочих и внерабочих вопросов. Крупные компании разрабатывают собственный интранет под свои нужды. Небольшие и средние используют сторонние решения.

Компания Mail.Ru разработала интранет «Мы»:

Подробнее об интранете Mail.Ru рассказала Анастасия Жбанова, пресс-секретарь «Одноклассников» (входят в Mail.Ru Group):

Анастасия Жбановапресс-секретарь «Одноклассников»

«Интранет позволяет решить целый круг задач, прежде всего вопросы вовлечения и внутренних коммуникаций:

  • Информация о компании.
  • Информация о сотрудниках. Дополняется отдельными группами и чатам «по интересам» — спорт, игры, изучение иностранных языков, обсуждение новинок отрасли.
  • Новости о запусках, важных событиях, предстоящих мероприятиях.
  • Блоги, в которых разработчики рассказывают о продуктах, над которыми они работают, и последних конференциях, которые посетили;
  • Разделы для обсуждения и голосования за новые идеи, связанные с нашими продуктами и офисами.
  • Важной частью интранета является блок, реализующий текущие задачи. Это таск-трекер, система работы с документами и прочее.
  • Как и в любой социальной сети, сотрудники могут обмениваться мнениями, картинками, получать бейджи как принадлежность к комьюнити или за достижения, участвовать в голосованиях и просто общаться».

Команда Out of Cloud в качестве интранета использует облачную систему ведения проектов Basecamp. Здесь мы ставим задачи, общаемся с клиентом, делимся новостями и файлами:

Пользуемся Basecamp уже три года. Правда, интерфейс на английском языке подойдет не всем компаниям.

Минусы:

  • Сторонние решения обычно платны.
  • Если компания разрабатывает собственный интранет — требуется время дизайнера, верстальщика и программиста.
  • Интранет с непонятной структурой превращает работу с ним в страшный сон.

Плюсы:

  • Интранет с простой структурой, напротив, упрощает распространение и хранение информации.

Социальные сети

Кроме интранета «Мы» команда «Одноклассников» использует в собственной социальной сети тематические группы коллег. Также есть открытая группа, посвященная новостям проекта:

Минусы:

  • Социальные сети отвлекают от работы.

Плюсы:

  • Бесплатно.
  • Есть многие функции интранета: обсуждения, обмен файлами.
  • Готовая платформа. Не нужно разрабатывать свою.

Рассылка по электронной почте

Самый распространенный формат. Можно делать рассылку без дизайна, как обычное письмо:

Западные компании используют фирменные шаблоны:

Минусы:

  • Рассылки теряются в почте. Их потом сложнее найти, чем информацию в интранете.
  • Нет общего доступа. Если в компанию приходят новый сотрудник, кто-то должен переслать ему важные письма.
  • Если компания использует email-платформу (популярны MailChiimp и UniSender), за нее нужно платить.

Плюсы:

  • Рассылка не требует денежных расходов. Если компания небольшая и рассылок не очень много — email-платформу можно использовать бесплатно.
  • Можно читать в почте. Не нужно ничего скачивать на компьютер или вводить дополнительный логин-пароль.

Многие компании используют для разных задач разные форматы коммуникаций. Например, «Одноклассники» для сообщений от руководства используют рассылку, для общения между коллегами — интранет «Мы» и закрытые группы в социальных сетях, а для новостей о компании — открытую группу «Все ОК!».

Большинство компаний, которые мы опросили, преимущественно используют формат email-коммуникаций — он наиболее понятен и прост для внедрения. Поэтому в этом исследовании мы подробно рассмотрим именно email-рассылки.

Представьте двух менеджеров. Один ведет рассылку о работе своего отдела, а второй нет. Сотрудники будут выше ценить первого менеджера, потому что все в курсе событий и результатов его отдела.

— Алина Ибрагимова, издательство «Манн, Иванов и Фербер»

Информационные поводы корпоративных рассылок

Существует много поводов для рассылки. Их можно разделить на группы:

  • рассылки о работе;
  • рассылки о сотрудниках;
  • рассылки вне работы;
  • рассылки для одного сотрудника.

Например, в «Сплате»:

  • Каждый понедельник от Евгений Демин делает заряжающую рассылку. Во вложении он пересылает письма от потребителей.
  • Ассистент Демина делает еженедельные рассылки о развлечениях в Москве в выходные.
  • Есть рассылки о собраниях, поздравления с праздниками, рассылка о дне рождения каждого сотрудника и о выходе нового сотрудника.

Не пугайтесь, что рассылок много. Все они выходят по разным поводам, от разных людей и в разное время.

Рассылки о работе

Дайджест новостей

«Одноклассники» по пятницам выпускают еженедельный дайджест. Он выходит в приятном дизайне:

Дайджест рассказывает о новостях за прошедшую неделю, публикациях в СМИ и анонсирует внутренние мероприятия.

Результат:

  • Сотрудники в курсе, что происходит в компании. Они могут лучше планировать свою работу. Они увереннее в завтрашнем дне, а значит, лояльнее к компании.

В «Одноклассниках» работает более 300 человек в Москве, Петербурге и Риге. Знать, что происходит у коллег в других отделах и даже городах, получать информацию из первых рук — для нас не менее важно, чем делиться новостями вне компании.

— Анастасия Жбанова, пресс-секретарь «Одноклассников»

Планы и успехи

Компания «Джонсон и Джонсон» рассказывает своим сотрудникам о новых продуктах и рекламных акциях. Ставится акцент на том, как все это поможет компании расти:

Результаты:

  • Рассказ о планах компании означает, что сотрудники небезразличны руководству, что они одна команда.

Новые продукты и сервисы

«Манн, Иванов и Фербер» регулярно рассказывают сотрудникам о новых возможностях сайта издательства. В одной из рассылок они пишут о появлении функции «Добавить в вишлист»:

Результат:

  • Знание продуктов и сервисов компании помогает сотрудникам консультировать клиентов.

Текущие бизнес-задачи

В рассылке можно зафиксировать информацию о задачах, собрании или мероприятии: повод, состав участников, время, место, что подготовить.

Аналитика рынка

Евгений Демин, генеральный директор «Сплата», регулярно высылает менеджерам аналитические материалы:

Результат:

  • Аналитика помогает менеджерам разрабатывать бизнес-планы с учетом развития рынка и экономики в целом.

Публикации о компании в СМИ

«Манн, Иванов и Фербер» делают специальную рассылку о том, какие СМИ пишут о книгах издательства. Например, «РИА Новости» написали, что Федор Бондарчук будет снимать кино по книге «Код Дурова»:

Автор рассылки шутит по этому поводу: «Друзья, доброе утро! В России каждую минуту рождается 3 потенциальных читателя МИФа, а каждые 2 часа — новая рецензия на одну из наших книг».

Результат:

  • Сотрудники понимают смысл своей работы и ответственность за результат. Они видят, как их компания меняет мир. Это очень сильная ценностная мотивация.

Отзывы клиентов

Руководство «Фабрики окон» уделяет огромное внимание клиентам и заражает этим команду. У них есть еженедельная рассылка с индексами удовлетворенности и отзывами:

Результат:

  • Сотрудники помнят о том, для кого они работают.
  • Сотрудники знают причины недовольства и нужды клиентов.
  • В рассылке не назван человек, из-за которого компания получила отрицательный отзыв. Однако он наверняка поймет, что речь о его работе. Он и коллеги получат стимул впредь не допускать такую ошибку.

Рассылки о сотрудниках

Выход нового сотрудника

Хорошо, когда сотрудники одной компании знают друг друга. Если в команду приходит новый человек — его можно представить коллегам в рассылке. Стоит указать:

  • имя нового сотрудника;
  • фотография;
  • должность и обязанности;
  • контакты: почта, телефон и номер кабинета.

Пример «Фабрики окон»:

В письме есть документ-вложение. Это краткое эссе, которое каждый новый сотрудник пишет о себе спустя неделю работы. Он рассказывает о своем опыте в оконной сфере, своих увлечениях, и почему пришел в «Фабрику окон», прикладывает фотографию.

Результат:

  • Сотрудники знают, кого как зовут, и кто как выглядит. Это упрощает общение и поиск нужного человека во время работы.
  • Все в курсе, по каким вопросам обращаться к новому сотруднику.
  • Люди с такими же интересами найдут повод для общения во внерабочее время.

Благодарность за работу

«Фабрика окон» каждый месяц отмечает лучших сотрудников:

Для каждого отдела есть свои критерии, кто попадает в рассылку. Критерии основаны на четких KPI.

Результат:

  • Положительная оценка сотрудника мотивирует его и коллег достигать новых результатов.
  • Людям важно чувствовать, что их работу ценят. Разве не здорово делать коллег счастливее?

Корпоративы, мероприятия, события у сотрудников

Евгений Демин благодарит коллег за поздравление с днем рождения и праздник:

Другой пример — рассылка о том, как дети сотрудников посетили «Фабрику окон»:

Результат:

  • Еще один повод улыбнуться.
  • В итоге — любовь сотрудников к своей компании.

У меня есть формула для рассылок о мероприятиях, праздниках и конференциях. Я делаю три рассылки:
предвкушение (подогреваем интерес);
кульминация (само событие);
послевкусие (итоги, фотографии, обратная связь).

— Екатерина Полухина, HR-директор «Фабрики окон»

Письма одному сотруднику

Отбор в компанию

Email-рассылка сопровождает каждый этап:

  • Кандидат заполнил заявку на вакансию — подтверждение, что заявка получена, и благодарность за интерес к вакансии.
  • HR-менеджер перезвонил кандидату и договорился о собеседовании — письмо, фиксирующее время и место встречи.
  • Вечером после собеседования (вне зависимости от результатов) — благодарность за встречу и обещание будущего контакта.
  • Кандидат одобрен — поздравление, фиксация условий работы, даты и времени выхода.
  • Кандидат не одобрен — отказ и сожаление.

Многие из этих писем можно шаблонизировать или даже сделать автоматическими.

Результаты:

  • Общение по почте помогает фиксировать договоренности.
  • Шаблоны рассылок экономят время HR-менеджера.
  • Кандидат ценит заботу со стороны компании.

Общение с новым сотрудником

Екатерина Полухина, HR-менеджер «Фабрики окон», высылает каждому новому сотруднику приветственное письмо. В письме Екатерина объясняет, «где что лежит» и к кому обращаться с вопросами, дает ссылки на полезные материалы и информацию о ближайших событиях:

В приложении к письму — презентация о компании. В ней говорится о ценностях компании, структуре и основных процессах.

Первые слайды презентации сразу настраивают на нужный лад:

Результат:

  • Новый сотрудник вовлекается в корпоративную культуру и чувствует внимание со стороны компании.

В «Эльдорадо» 20 000 сотрудников. Сильно развита корпоративная культура, есть корпоративная рассылка. Если у кого-то было горе или нужда — через рассылку собирали деньги или любую другую помощь. Всегда выручали людей.

— Александр Буренков, экс-маркетолог «Эльдорадо»

Наши собственные рассылки

Показав корпоративные рассылки других компаний, мы не могли не показать свои.

Каждую пятницу мы в Out of Cloud подводим итоги недели. Делимся друг с другом важными событиями недели и обсуждаем планы на следующую. Обычно это происходит в таком формате. Вечером в пятницу сотрудники московского офиса наливают чай-кофе и собираются вокруг большого стола, а удаленные подключаются по Skype.

Бывает, итоги в таком формате не получается подвести. Тогда основатель Out of Cloud Виталий Александов делает рассылку. А потом каждый член команды может написать на общий ящик, чем неделя запомнилась ему.

Письмо Виталия:

Дополнительно к итогам недели мы решили подводить итоги месяца — именно в формате рассылки. Письмо с итогами месяца рассылает коммерческий директор Михаил:

Екатерина Полухина«Фабрика окон»

Определите цель. Что вы хотите получить от рассылок? Контент нужно настраивать под цели.

Определите круг авторов. Если рассылки будут приходить от всех подряд, они потеряют ценность. В «Фабрике окон» рассылки от коммерческого директора чаще посвящены акциям, а от службы персонала — людям и событиям».

Используйте графику. Не грузите рассылки большой текстовой информацией. Добавляйте фото, картинки и инфографику.

Не опускайте руки. Нужно ждать, что тебя услышат, при этом знать, что услышат не все. Конверсия из рассылки в открытое письмо ниже, чем 100%. А прочитывают и проживают полученную информацию — еще меньше. Но те, кто хочет услышать, все равно услышат.

Алина Ибрагимоваиздательство «Манн, Иванов и Фербер»

Периодичность рассылки может быть гибкой. Руководитель пишет раз в месяц. Отдел маркетинга может писать по мере поступления новостей: обновления сайта, запуска рекламных кампаний.

Анастасия Жбанова«Одноклассники»

Только полезная информация. Любой корпоративный дайджест или другой формат информирования должен быть составлен из той информации, которая реально нужна коллегам, которой они могли бы поделиться между собой.

Вовлекайте сотрудников. Посылать письма «в один конец» смысла не имеет. Нужно переводить обсуждение на площадку, где сотрудники смогут выразить свое мнение, поделиться комментарием. А также дать возможность сотрудникам участвовать в рассылке. Мне кажется, что ничего так не мотивирует к прочтению дайджеста, чем собственная в нем новость.

Макс КрайновAviasales

Регулярность. Я пишу письма по горячим следам. 3-4 числа каждого нового месяца на общий ящик приходит мой обстоятельный рассказ о проделанной работе. Что удивительно, в те редкие моменты, когда я задерживаюсь, коллеги сами напоминают, мол, а где же очередные итоги?

Говорите открыто. В моих письмах история взлетов и падений. Это 100% честный рассказ о том, что происходит на рынке и в компании. Если нам пришлось расстаться с кем-то из команды, я открыто говорю о причинах. Особенно в тех ситуациях, когда это может послужить нам уроком.

Берите обратную связь. Менеджер, сильно зацикленный на себе, забывает поблагодарить сотрудников за выполненную работу. Если такое происходит один-два раза — ну ладно, закрутился, с кем не бывает. Но если постоянно — отношение к начальнику соответствующее. Я вкалываю, а ты не ценишь? Не забывайте дать обратную связь. Как минимум, сказать коллегам спасибо.

Алексей МигальниковOut of Cloud

Кораблю нужен капитан. Невероятно важно, чтобы хотя бы часть информации шла именно от руководителя компании. Хотя бы короткая благодарность. В первую очередь команда слушает и надеется на капитана.

Творите. Нет ничего хуже, чем унылое перечисление: новость номер один, номер два, номер три. Рассылка — это творчество. Делайте ее в первую очередь такой, как вы хотите, а не «как должно быть». Кстати, рассылка — отличный способ развить навыки писателя, редактора. Пробуйте, играйте, творите. Конечно, не в ущерб коллегам и работе.

Критика — это хорошо. Какой бы хорошей и правильной ни была рассылка, наверняка будут сотрудники, которым она не нравится. Если есть возможность — обсудите с ними, что именно не нравится, и что они предлагают улучшить. Дальше по ситуации. Если это просто троллинг — не обращайте внимания. А конструктивные предложения здорово внедрить. И рассылка станет лучше, и человеку будет приятно.

На этом у меня все.

Огромное спасибо всем компаниям, которые приняли участие в исследовании. Без вашей помощи ничего бы не получилось. Вы еще раз доказали, что России есть работодатели, которые открыты для общения с сотрудниками, любят свое дело и стараются на совесть.

Напоследок хочется предостеречь. Главная ошибка, которую можно допустить — считать, что для общения с командой рассылки хватит. Это не так. Рассылка дополняет, но не заменяет живое общение. Собрания, корпоративы и личные встречи помогают установить эмоциональный контакт и донести сотрудникам ваши ценности.

Особенно важно встречаться лицом к лицу с новичками. Вначале 1-2 раза в неделю, затем реже, раз в месяц. Со старичками — минимум раз в полгода общаться один на один. Подробно обсуждать, что человеку нравится и не нравится, что можно улучшить в его работе, в его отделе, и как вы с ним видите его развитие в компании.

Здорово дарить коллегам небольшие подарки, проявлять внимание и просто улыбаться. Как это делать — здорово написал Максим Ильяхов в статье о пяти языках любви, рекомендую.

Хороших вам рассылок и приятного общения.


Присылайте собственные кейсы, в результате которых вам удалось заметно улучшить (или, наоборот, ухудшить) показатели проекта. Интересные эксперименты обязательно попадут на страницы рубрики Growth Hacks.
Популярные статьи
Показать еще
Комментарии отсортированы
как обычно по времени по популярности

Мы в агентстве недавно разрабатывали видеоролик для корпоративной рассылки в x5 retail group. vimeo.com/136718174
Тоже один из эффективных методов донести инфу до людей.

0

Мне кажется, что гораздо проще иметь корпоративный портал с сотрудниками. Сделал важное сообщение, поставил " на прочтение" каждому и получил обратную связь от каждого сотрудника. Время, которое тратится на подготовку подобного контента сильно дорогое. Зато позволяет отбивать ЗП всяким там " внутреннее развитие", " коммуникации", и т.д.

0

Возможность комментирования статьи доступна только в первые две недели после публикации.

Сейчас обсуждают
Johnny Vorony

Капец ты заморочился :) но, согласен, необычно.

Lama Agency — переносные свадебные квесты
0
Kirill Pankin

Суть истории занятная, в общем. Но как же печалит форма изложения в виде литературно-приукрашенной драмы, рассчитанная на болванов с эмоциональным восприятием окружающей действительности. Ещё бы в виде комикса оформили, чтобы даже неграмотным идиотам было понятно.

Смерть стартапа: Как создатели «умного» кольца BioRing собрали $460 тысяч на краудфандинге и исчезли
0
Nikolay Kachev
Tredwear

Так то, это вам не фотохостинг с геошэрингом

«Нас вдохновил лотос и тефлон»
0
Kirill Pankin

Смерть? Почему смерть? Целиком успешный стартап. Просто его реальный бизнес-план не был озвучен.

Смерть стартапа: Как создатели «умного» кольца BioRing собрали $460 тысяч на краудфандинге и исчезли
0
Prolis Labkk
Bpsimulator

Пономарев в 2010 сдал икеевской "Меге" в аренду дизельные генераторы, а потом не забрал их и потребовал аренду и штрафы.

Суд отменил арест 9 млрд рублей IKEA после вмешательства бизнес-омбудсмена Бориса Титова
0
Показать еще