Лого vc.ru

Как продуктивно работать с письмами в Gmail — советы директора по маркетингу Netpeak

Как продуктивно работать с письмами в Gmail — советы директора по маркетингу Netpeak

Директор по маркетингу агентства Netpeak Андрей Чумаченко дал несколько советов о том, как выстроить работу с письмами в Gmail так, чтобы не отвлекаться на ненужные сообщения и не пропускать важные.

Поделиться

Долгое время, уже после того, как электронная почта стала одним из моих основных инструментов работы, я продолжал складировать всю почту во входящих, помечая важные письма «звездочками», а письма, на которые обязательно нужно ответить (или которые надо вдумчиво почитать в спокойной обстановке) — «непрочитанными».

В интерфейсе Gmail меня всегда завораживала кнопка «Архивировать». Я не понимал её назначения, думал, что это какой-то аналог кнопки «удалить», но не навсегда. Еще думал, что «архивированные» письма как-то сжимаются и потом не индексируются внутренним поиском Gmail.

Позже оказалось, что кнопка «Архивировать» — одна из самых полезных функций электронной почты. Она убирает письмо из входящих, не удаляя его.

Сразу скажу, что данный материал скорее подойдет тем, кто получает в день 80-100 новых писем, и отправляет примерно столько же. Итак, представим, что папка «входящие» в вашем электронном ящике — рабочий стол (обычный деревянный рабочий стол). Невидимый ассистент каждую секунду каждого дня, круглосуточно и даже на выходных может положить на стол новое письмо. Когда во входящих несколько десятков тысяч писем — представьте, как сложно разобраться в том, что нагромождено на вашем столе.

Искусство работы с электронной почтой и оптимизацией трат своего времени состоит в обучении и себя и невидимого ассистента работать так, чтобы на столе всегда лежало не более 20 писем.

Я давно приучил себя тратить по 5 минут каждый рабочий час на разбор почты.

Этого достаточно, чтобы не дергаться от каждого уведомления о новом письме и при этом не пропускать ничего важного. Главное помнить — никогда не бывает таких писем, на которые ответить с опозданием в 55 минут — слишком поздно.

Входящую почту я, условно, разделяю на шесть типов:

  1. Письмо, после прочтения которого нужно выполнить какие-то действия.
  2. Письмо, после прочтения которого нужно выполнить какие-то действия и ответить на него.
  3. Письмо, которое содержит важную информацию, но не требует действий или ответа.
  4. Письмо, которое содержит разовую информацию — чаще всего, какие-то уведомления.
  5. Письма-рассылки.
  6. Спам.

А вот простой чеклист, который позволяет мне держать стол в чистоте:

  1. Новое письмо — рассылка какого-то интернет-магазина или сервиса, на котором я зарегистрировался и никогда им не пользовался? Эта рассылка мне не нужна? Я ищу кнопку отписаться и больше никогда не получаю этих рекламных писем. Кнопки отписаться нет? Нажимаю «В спам», и невидимый помощник сразу отправит новое письмо от этого отправителя в мусор.
  2. Новое письмо содержит информацию, которая мне нужна, но её достаточно принять к сведению и больше не возвращаться к письму? Нажимаю «архивировать». При необходимости я найду письмо через поиск, а во входящих ему лежать не нужно.
  3. Новое письмо — рассылка (как в пункте 1), но в этот раз от тех, кто мне интересен? Ознакомиться и удалить (или перейти по ссылкам в письме, и всё равно удалить). В следующий раз я снова получу эту рассылку — может быть будет что-то более важное для меня. Если больше трех раз такие рассылки будут безынтересными, то действия как в пункте 1.
  4. Новое письмо — важное, требует действий от меня, но не требует ответа? Оставляю во входящих до тех пор, пока действия не будут произведены. После этого — в архив.
  5. Новое письмо — важное, требует не только действий, но и ответа отправителю? Оставляю во входящих и помечаю «звездочкой». С такими письмами из входящих нужно разобраться в первую очередь. После — в архив.

При таком подходе во входящих у вас всегда только прочитанные письма, которые, по сути, являются задачами. Аналог кнопки «задача выполнена» — кнопка «Архивировать». Индикатор важности и срочности задачи — «звёздочка».

Я долгое время использовал сложную многоуровневую систему «лейблов», обучая помощника раскладывать входящую почту по папкам, но этот вариант мне не подошел.

Во-первых, не смотря на метки писем, они все всё равно складируются во входящих.

Во-вторых, можно настроить автоматическую архивацию писем по определенной метке, но в таком случае — зачем нужны такие письма вообще? Лучше отписаться или отправить в спам.

Ну а в-третьих, умный поиск в Gmail позволяет найти любое письмо всё равно быстрее, чем самая разветвленная система «лейблов» и меток.

Напоследок — пара мелких фич, которые позволят сэкономить немного времени при работе с почтой:

  • В настройках нужно выбрать «показывать кнопку 'отправить и архивировать'». Таким образом, при ответе на письмо, которое нужно после архивировать — не нужно тратить дополнительное время на архивацию. После отправки оно автоматически уйдет в архив.
  • Не нужно вводить дополнительную цветовую дифференциацию «звездочек» (хоть Gmail и позволяет это сделать в настройках). Всё равно, рано или поздно, вы запутаетесь — что значит зеленая звездочка, а что — синяя. Это лишняя информация, которую не стоит держать в памяти. Достаточно знать, что отметка «звездочкой» — это важное письмо, на которое нужно ответить.
  • Если вы используете больше одного электронного адреса (как я, у меня их 5) — подключите их все к одному Gmail-аккаунту. В настройках можно выбрать «отвечать с адреса, на который отправлено письмо», так что вы дополнительно обезопасите себя от ситуации, когда вам отправлено письмо на один адрес, а ответили вы на него с другого.
  • Выключайте чат в Gmail. Сведите все контакты к единому мессенджеру и телефону. Почта для почты.
  • В закладке Labs есть крутая функциональность, которая не раз спасала меня (и, как оказалось, далеко не все о ней знают). Называется она Undo Send и позволяет отменить отправку письма еще в течении 5 секунд после отправки. То есть, вместо крика «Ааааааааа» нужно спокойно нажать «отмена отправки» — отредактировать письмо и отправить его (или вовсе удалить).

Вот и всё на сегодня. Я специально не касался темы сторонних плагинов для Google Chrome, изменяющих или дополняющих интерфейс Gmail. Для этого будет отдельная заметка. А если у вас есть какие-то вопросы и предложения по поводу оптимизации работы с электронной почтой — добро пожаловать в комментарии.


Чтобы написать колонку для ЦП, ознакомьтесь с требованиями к публикуемым материалам.

Популярные статьи
Показать еще
Комментарии отсортированы
как обычно по времени по популярности

Можно еще проще- есть возможность сверху всегда по умолчанию показывать непрочитанные письма. Вот тебе и список задач . Отдельно ничего помечать не надо:)

А что делать с письмами, которые нужно прочитать, прежде чем понять, относятся они к "задачам" или нет? Их можно потом, конечно, помечать как "непрочитанные", но мне такой способ кажется более неудобным, чем архивация.

Ещё можно использовать Inbox от того же гугла.
Очень удобно.

Inbox, мягко говоря, не очень подходит под определение "почтовый клиент для работы" =)

Могу узнать почему у вас сложилось такое мнение?
Так то то же гмаил, только в другой обёртке.

0

Самое продуктивное - это не использовать вообще почтовый клиент Гугла, призванный собирать в твой ящик всякий спам в виде рассылок от партнеров Гугла.

Пользуюсь уже долго, подобного нету.

0

Пётр, а какой использовать? Из сравнимых по скорости, удобству и мультиплатформенности (то есть - клиенты с веб-версиями)?

Андрей, я для корпоративной почты и для личного пользуюсь почтой другого поисковика. Web interface там более традиционный, вполне функциональный, похож на привычные с давних времен почтовые клиенты типа Outlook, мобильные приложения также есть. Но я не специалист, это, скорее, дело привычки. Поэтому советовать не возьмусь. Я Gmail пользуюсь не часто, мой комментарий был вызван тем, что мне приходит много рассылок и уведомлений от сервисов, которыми я пользуюсь достаточно редко, регистрация в которые связана с моим аккаунтом Гугл. Раньше веб интерфейс Gmail выглядел для меня как Большой Бардак. Затем, поражали вводимые разработчиками частые изменения, которые не позволяли мне, как не частому пользователю, привыкнуть и адаптироваться к интерфейсу. Сейчас посмотрел - Gmail структурировал так, что уведомления не попадают в «Primary», а попадают в «Social» и «Promotions», т.е., в этом плане стало удобнее.

0

Полезные советы, но у меня получается отказаться от системы лейблов.

Когда у вас 4-5 десятков контрагентов и в каждом по 2-3 контакта, валить все в общий архив и потом пытаться найти нужные письма через поиск дело не самое прикольное.

Всё усугубляется "культурой" переписки, когда вам валят письма без заголовков или пишут ответы на сторонние вопросы в переписке по текущему.

Именно поэтому Inbox не подошел, так как вся его философия в архивировании и поиске из общей кучи.

О да, культура и ответ в старом треде на новую тему - беда. Придумал хинт какой-нибудь?

0

Хинт — вынимать эти ответы и запихивать их ответами в нужные ветки. =(

Мы у себя в компании ввели четкие правила по написанию заголовков писем. Все 150+ человек пишут, используя маску [суть письма/вопроса] / [кому адресовано] / [как срочно нужен ответ]. И это, честно говоря, сильно расслабляет.

Бывает, получу от кого-то извне письмо с темой "(no subject)" или "ЗДРАВСТВУЙТЕ!" и впадаю в полный ступор.

Везука вам, как говорится. =)

У нас внутренняя коммуникация в Slack (мало нас). А вот внешняя большая. Подумываем даже прикрутить хелпдеск-сервис, чтобы спасал.

а можно пример, как это выглядит?

0

Какой gmail, зачем? Если есть inbox, упростите себе жизнь

0

Честно полторы недели заставлял себя использовать Inbox. Это тяжкие муки, на которые я не готов себя обрекать. Может Inbox слишком умный для меня, не знаю.

> Во-первых, не смотря на метки писем, они все всё равно складируются во входящих.

Галочка возле "skip inbox" в настройках фильтров решает вопрос.

Добрый день. Для gmail рекомендую www.streak.com/ бесплатных функций хватает, установил и пользуюсь, правда пока под Android beta

Андрей, спасибо за полезную статью. Почерпнул для себя пару фигек, которые обязательно опробую. Возможно именно они позволят завершить мой гештальт по непрочитанным письмам в ящике.

Один момент - Undo Send можно (и нужно) увеличить до 30 секунд. Это позволит думать над целесообразность отправленного письма в шесть раз дольше!

Подскажите, а как увеличить время undo send? В labs (в описании фичи) вообще нет чёткого периода, есть фраза "у вас будет несколько секунд, чтобы отменить отправку."

0

Такими темпами ждем интервью уборщицы убера об удобстве использования siri под иос 8.3))))

Отличная тема, во-первых спасибо спасибо, кое-что сам взял на заметку для себя. Столкнулся вот с какой задачей: возможно ли в gmail, делать шаблон письма? что то я не нашел такой функции. в смысле не только текст, как например автоматическая подпись, а чтобы еще файлы были сразу прикреплены? очень бы сократило время для отправки информации партнерам, адрес вставил и все. может кто знает?

0

Возможность комментирования статьи доступна только в первые две недели после публикации.

Сейчас обсуждают
Андрей Захаров

Сложно сказать. У Люмии есть предустановленный офис, от Микрософта, он несколько уступает настольному, но пользоваться можно (что я и делаю). Броузер Эйдж на телефоне работает так же, как и на PC (если через док станцию телефон подключить к монитору, то и не отличить)

Мне приложений хватает (пока).

iPhone 7: первое знакомство
0
Андрей Загоруйко
Quest.ai

Эксперименты сейчас на разные темы. Точно не в той же области, в которой Quest делали )

5 советов о том, как провалить проект
0
Nikita Tanygin

вам не кажется, что если в сторе нет приложений даже для хипстеров, это значит, что и серьезных полезных приложений там нет и не будет?)

iPhone 7: первое знакомство
1
Valentin Dombrovsky
Travelabs

Уф... Мне опять писать про то, чтобы Вы писали непосредственно автору или Вы читали комментарии выше?
Хотя я понимаю, что своей целью Вы ставили просто высказать свою точку зрения для читателей VC.ru.
Ну что ж, могу сказать только, что:
1. Автор сам пишет, что у него в заведении есть возможность зарядки для телефона, так что лояльность клиентов для него важна, несмотря на описанные им затраты.
2. Сама по себе "Кудяблишная" - хорошее заведение с вкусными кудябликами. Будете в Нижнем - заходите. ;)
3. Желать вымереть кому-либо - не очень красиво. Особенно целому поколению.
Удачи.

«Мы не "Связной", мы больше по еде»: отказ зарядить смартфон в ресторане привёл к скандалу в Facebook
0
Natalia Gulkova

Андрей, нужно поверить! Вы талантливый и теперь еще более сильный человек! Искренне желаю успехов🖐🏼

5 советов о том, как провалить проект
0
Показать еще