Лого vc.ru

«Правило трёх»: как ставить задачи, чтобы сделать свой день максимально продуктивным

«Правило трёх»: как ставить задачи, чтобы сделать свой день максимально продуктивным

Издание об идеях для бизнеса и саморазвитии «Идеономика» подготовило перевод текста журналиста Джереми Андерберга о простом способе успевать гораздо больше и перестать переживать о не сделанном.

К концу 2016 года я добился большого скачка в производительности работы. К этому меня подтолкнул, во-первых, тщательный анализ того, на что я трачу своё время и где оно уходит впустую. И, во-вторых, я открыл для себя простое «правило трёх», которое позволяет осознанно работать в течение дня, а не просто случайно реагировать на события.

Эту концепцию, обсуждаемую в различных блогах и книгах, автор Крис Бейли определяет таким образом: «В начале каждого дня, прежде чем приступить к работе, определите три задачи, которые вы хотите выполнить к концу дня. Делайте то же самое в начале каждой недели».

Это простая концепция, но она полностью меняет правила игры. Её, на самом деле, довольно легко применять. Далее я объясню вам, почему настолько важно следовать ей, а также дам несколько советов по практическому использованию «правила трёх».

А сначала давайте кратко обсудим, что мы понимаем под производительностью.

Быстрая переоценка производительности

Люди часто думают о производительности как о сумме дел, которые были сделаны, то есть об исчисляемом количестве задач. Чем больше галочек поставлено в списке текущих дел, тем более продуктивным был день.

Это, должен сказать, ужасный способ определить производительность.

Такой подход предполагает, что у каждого пункта в вашем списке одинаковая важность, но ведь это не так.

Если в вашем списке текущих дел 15 пунктов, но есть один, который действительно важно выполнить сегодня, что хорошего в том, если 14 из них будут выполнены, а один, по-настоящему важный, пункт останется?

Лучший способ определить свою производительность — это задавать себе простой вопрос в конце каждого дня: «Удалось ли мне сделать запланированное?». Или, как формулирует Бейли, «быть производительным — это не значит выполнять больше задач, это значит выполнять правильные задачи».

В списке дел всегда есть много хороших вещей, напротив которых легко поставить галочку, но улучшение производительности требует заняться в первую очередь наиболее важными делами. Теми, которые имеют наибольшую отдачу и приближают вас к цели.

Чтобы вычислить их, нужно определить, каковы должны быть результаты работы, чтобы вы могли считать день (неделю, месяц или год) успешным и продуктивным. Также вы должны определить, какая из задач принесёт наибольшую пользу компании или бизнесу.

В моем случае, например, наивысшую ценность в моей работе над сайтом Art of Manliness и радиопередачей имеет подготовка статей к публикации, приглашение гостей и создание шоу, а также написание статей. В результате мы получаем качественные статьи, готовые к публикации, замечательных гостей в программах и высококлассные шоу.

Если моя основная, самая важная задача на сегодня состоит в том, чтобы закончить писать статью, но меня отвлекли менее значительные вещи в моем списке задач, потому что их было проще исполнить и пометить галочкой, то я не смогу утвердительно ответить на вопрос «Сделал ли я всё, что намеревался?».

Напомню: производительность заключается не в сумме задач, которые вы выполнили, а в том, выполнили ли вы нужные и важные дела, которые более приоритетны для вашего бизнеса.

Вместо того, чтобы писать список из десяти, двадцати или даже больше пунктов, или, того хуже, начинать рабочий день вслепую, без всяких ориентиров, выделите три самых важных дела, которые непременно должны быть сделаны, и сфокусируйтесь на их выполнении.

Преимущества «правила трёх»

Вы работаете сознательно, а не спонтанно реагируете на происходящее. Множество людей работает, опираясь на события, происходящие в течение дня: нужно ответить на телефонный звонок, на электронные письма, а потом босс напоминает о чём-то, что они забыли сделать. Когда вы используете «правило трёх», вы планируете свой день на основе ваших главных обязанностей и того, что принесёт пользу вашему бизнесу.

Вы не выключаетесь из работы, когда приходится отвлекаться. Если вы похожи на меня, то у вас бывают моменты, когда вы вдруг понимаете, что отвлеклись на 30 минут и даже не можете вспомнить, над чем работали до этого. Когда у вас есть три записанных первоочередных задачи, вы всегда можете обратиться к этим записям и точно знать, что было сделано и что нужно сделать в оставшееся время.

Это достаточно просто, когда действительно начинаешь следовать этому правилу. Одна из распространённых проблем различных систем производительности — они чрезмерно сложные. Я не могу думать о подходе Дэвида Аллена без чувства перенапряжения. «Правило трёх» достаточно простое, чтобы применять его каждый день (и каждую неделю). Всё, что вам нужно сделать, это научиться расставлять приоритеты и выделять три самых важных дела (способность, которая придет со временем и опытом).

Неважные задачи отпадают. Им не место в вашем списке дел. Вместо того, чтобы переносить одни и те же задачи изо дня в день и из недели в неделю, поймите: если они не соответствуют «правилу трёх», возможно, их и не стоит делать совсем. А может, кто-то другой сделает их лучше. Не позволяйте неважным вещам подпортить вашу производительность.

Вы не перегружаете ваших руководителей. Вместо того, чтобы посылать начальнику раздутый список дел, почему бы не отправить три самых важных задачи? Больше шансов, что на это обратят внимание, когда вы покажете, что делаете и сообщите о положительных результатах. Никого не заботят мелкие дела, которые вы собираетесь сделать, но руководство будет впечатлено, когда вы каждый день сможете представлять три задачи, которые действительно приносят большую пользу компании.

То же самое касается и командной работы. Если вы отвечаете за команду выпуска продукта, вам ни к чему давать им сто маленьких поручений в день. Поставьте им три задачи, пусть маленькие, которые должны быть сделаны за день, и намного более вероятно, что вы получите последовательные и положительные результаты, и ваша команда не будет чувствовать себя перегруженной.

Как использовать «правило трёх» наилучшим образом

Как отмечено выше, «правило трёх» довольно изящно в применении, но есть несколько подсказок, чтобы получить от него максимум пользы.

Используйте «правило трёх» не только в течение дня, но также и применительно к неделе, месяцу и году. Обрисуйте в общих чертах три самых важных результата для каждого временного отрезка, затем составляйте планы на неделю и день на основе более мелких действий, которые должны привести к намеченному результату. Это может быть сложнее из-за большего объёма (по моему опыту, легче думать о вещах, которые должны быть сделаны сегодня), но представьте себя в пятницу днём или в конце месяца и спросите, что больше всего расстроило бы вас, если бы не было сделано.

Используйте блокнот. Конечно, вы можете использовать любое цифровое приложение. Создайте заметку в iPhone, запишите в Evernote и так далее. Но из всего прочитанного и моего собственного опыта использования «правила трёх» я сделал вывод, что бумага — лучше всего. Запись плана вручную на лист бумаги делает его более запоминающимся — главное отпечатывается в мозгу. Вы можете держать его на столе рядом с компьютером так, чтобы он всегда был на виду; иначе он потеряется в куче интернет-вкладок браузера или в недрах сотового телефона.

Планируйте день заранее. Вы можете составить план, пока идёте на работу утром, но лично я чувствую себя менее напряженным и включаюсь в работу намного лучше, когда уже знаю, что я собираюсь сделать. Вместо того, чтобы потратить 20-30 минут свежей энергии на планирование, почему бы не взяться сразу за дело? Для этого я взял за правило уделять последние 15-20 минут рабочего дня на составление нового плана.

Размышляйте. В конце дня подумайте над тем, как вы поработали. Были ли ваши цели реалистичны? Были ли вы слишком амбициозны или не достаточно амбициозны? Со временем вы научитесь понимать, что сможете, а что не сможете сделать в течение данного периода времени (контроль за эффективным использованием времени ускорит этот процесс обучения).

Будьте гибкими. Если вы сделали три намеченных дела, не останавливайтесь на этом, не говорите: «Что ж, я всё сделал, можно расслабиться!». Джей Ди Мейер говорит в своей книге «Быстрый способ достижения результатов»: «Сначала выполните три пункта, которые наметили, а затем замахнитесь на большее». А если вы не выполнили три задачи, простите себя. Возможно, вы переоценили себя. Возможно, это был плохой день. Они у всех бывают. Прелесть «правила трёх» состоит в том, что вы начинаете заново каждое утро, даже если один из пунктов приходится перенести.

Реагируйте при необходимости. Неважно, насколько мы распланировали свой день, иногда что-то сваливается, как снег на голову. В этом случае быстро переоцените свои планы. Мейер говорит: «Делайте это, отложите, поставьте в свой график или делегируйте». Чтобы понять, какая задача более важная, и нужно ли выполнить её прямо сейчас или можно отложить в долгий ящик, вы можете спросить себя: «Какая из задач принесёт больше пользы моей работе и компании?».

Придумайте ваше собственное «правило трёх». Когда вы овладеете «правилом трёх» в работе, создайте другое правило, применительно к вашим личным, домашним или семейным целям. Приручите рабочую жизнь, приручите домашнюю жизнь, управляйте миром вокруг.

Когда я не использую «правило трёх», моя производительность страдает, и, как ни удивительно, мотивация — также. Я обнаружил, что способность выделить три важнейшие задачи на день, даже если это микрозадачи (отправка электронного письма) в рамках большого проекта, помогает ощущать удовлетворение от проведённого дня.

Вместо того, чтобы проводить дни, плывя по течению, предпримите шаги, чтобы сознательно планировать его самим, осуществляя «правило трёх».

Статьи по теме:

  • «15 минут — и все»: как принимать трудные решения
  • «Больше пяти не собираться!»: законы Паркинсона в XXI веке
  • «Дарвин? Какой Дарвин?» пять правил, которые помогут вам развиваться быстрее других

По-моему, тут все проще. Хочешь работать - делаешь сначала важные, а потом остальные дела. Не хочешь - целый день бумажки на принтере распечатываешь. Причем здесь правило трех какое-то? Как будто я такой дебил и не понимаю, что делая мелкие дела, я не успею сделать самое важное. Ну просто нобелевку надо дать за открытие. Напридумывают, блин, правил, методов и секретов. Лишь бы лишь бы.

Дело в том, что многие и правда не понимают, что надо сделать сначала важное, даже если делать его совсем не хочется.

Для человека <понимание мозгом> != <делание и применение в жизни>. Иначе бы никто не курил, не пил, а ходили бы все на плавание, тренировки по джиу-джитсу и книжки бы умные читали.

Все работающие тренинги по продуктивности основаны на простом принципе: человек ДОЛЖЕН ОТЧИТАТЬСЯ за применение очевиднейших техник в своей жизни. В хороших тренингах есть одна-пара встреч спустя месяц после основной части — как раз чтобы не дать людям соскочить в наиболее болезненный период ломки сознания.

Что бы кто не говорил, но продуктивность — это наука. И вроде бы всё очевидно, но пока матрицы продуктивности себе на подкорку не пропечатаешь, время будет утекать сквозь пальцы.

К сожалению и школы и университеты в этом отношении так и остались в XX веке — знания там пытаются давать, где-то даже думать учат, но о том как ставить себе цели и планировать своё время не учат нигде. А в современном мире это просто-таки базовые навыки для каждого человека.

Представьте было бы здорово на час в неделю собрать детей на урок продуктивности, рассадить по 4-5 человек за круглые столы и каждый бы по-очереди рассказал, какие цели поставил себе на неделю и чего добился. Эффект будет просто ошеломляющий!

Думаете, без этих уроков дети в школе письками не меряются, кто что как когда?

Меряются обычно в сомнительной крутости — про шмот, купленный на папкины деньги, у кого мобила круче, кто какие рекорды набил в очередной хайповой игре на смартфоне. (Посмотрите любой подростковый паблик ВК, если не верите.) ЭТО НОРМАЛЬНО. Подростки должны сами потыкать в окружающий мир палкой, чтобы нащупать его формы и границы.

Но речь идёт о навыке постановки ЛИЧНЫХ целей, преодолении страха их публично озвучить и формировании ответственности за свои слова и за своё действие/бездействие.

Для понимания масштаба проблемы достаточно посмотреть на молодых ребят, приходящих в индустрию после ВУЗа. Они первое время всё ждут каких-то вводных, им нужен не наставник, а именно что руководитель, начальник, командир. В грамотных конторах со временем нарабатывается личная ответственность. Но это сколько времени и сил на это нужно потратить.

Важно мотивация человека. Способы, инструменты, приёмы повышения эффективности актуальны тогда, когда получаемый, осознается человеком и он в нём заинтересован напрямую.

Интересно, что это по сути описание Agile Results, но нигде нет её упоминания, как будто автор сам её придумал. Не очень красиво получается.

Запасаюсь попкорном и жду появления евангелистических статей о том, что продуктивные, проактивные люди спят по 3-4 часа в сутки и становятся успешнее и эффективнее.

Не хочу обидеть тех, кто этим пользуется и кому это всё помогает, но лично для меня всё это - чушь собачья. У людей, не умеющих расставлять приоритеты, на мой взгляд, ровно одна проблема - отсутствие мотивации остановиться, включить голову и задать себе вопрос "Это действительно то, чем я должен сейчас заниматься?" Когда перед человеком встаёт выбор "расставь приоритеты или сдохни", как-то само в голове срабатывает.

Это я всё по себе сужу, может у кого-то это не так работает. Но лично у меня никогда не возникало особых проблем с расстановкой приоритетов. И при этом я не пытался превратиться в заводской станок с кучей инструкций, правил и методик на все случаи жизни.

0

Из Вашего сообщения следует, что Вы легко расставляете приоритеты, потому что стабильно находитесь на волосок от немедленной смерти ;) Вероятно, в таких суровых условиях какие-то методики и правда не нужны.
На самом деле ситуация, конечно, выглядит посложнее. Когда в планировщике дел висит около 300 пунктов из разных сфер жизни и угроза немедленно "сдохнуть" отсутствует, вопрос расстановки приоритетов встает сам собой. И от его решения все и зависит.

0

Ну тут уж вы буквально поняли слово "сдохнуть") Разумеется, речь не идёт о смерти. Речь идёт о состоянии, когда у вас в списке 300 пунктов и без понимания порядка и сроков их выполнения человек начинает разрываться между ними, внутренне паниковать. В итоге получается цейтнот и низкий КПД.

И я не имею в виду, что методики бесполезны - простите, если создалось такое впечатление). Конечно же, когда у вас много задач, вам нужна определённая система их постановки (блокнот, планировщик, узелки себе завязывать - в общем, что вам больше нравится).

Я лишь хотел обратить в своём посте внимание на то, что все подобные статьи при прочтении создают у меня впечатление, что автор придумал какое-то магическое число и теперь предлагает ему следовать - "Выпишите 3 наиболее важных задачи на сегодня", "Выпишите 3 наименее важных задачи на сегодня", "Выпишите 3 главных цели на ближайший месяц" (это не конкретно из этой статьи, но она далеко не первая, где я вижу подобные советы). Здравый смысл (насколько он у меня вообще здравый), подсказывает мне, что нужно руководствоваться в первую очередь реальными условиями, а не числом задач на день. Ну то есть по началу игровая форма помогает втянуться и можно подгонять количество задач под магическое число. А потом распробуешь, втянешься и подгонишь методику под себя.

А бывают статьи, где какой-нибудь "CEO & founder" (или просто "эффективный" специалист) рассказывает, как он ставит себе каждый день по 3 крупных и 3 мелких задачи. Меня такие опусы, честно говоря, удивляют.

Повторюсь - может быть просто у меня голова на такое не рассчитана, не воспринимаю планирование в игровой форме. Так что кому-то это, наверное, помогает. Но лично я предпочитаю просто планировать и делать, неуспевать и переносить)

Дайте людям поверить в то, что это им поможет, и это им поможет.

Возможно, это хорошая инструкция как спланировать свои задачи, непонятно почему именно цифра 3, что за магия чисел, я не совсем понимаю.

Магия очень простая. Речь идет про приоритеты - поэтому их объективно не может быть много.
3 - в самый раз. Легко запланировать и легко держать в голове.
При этом выполнять каждый день 3 приоритетных задачи не так уж и легко - можете сами проверить.

Нашел выступление упомянутого Криса Бейли на TED - этого парня и правда стоит послушать всем, кто интересуется темой:
www.youtube.com/watch?time_continue=7&v=REFh5TMOoS0

При этом соглашусь про странное неупоминание замечательной методологии Agile Results - "правило трех" и "планируйте день заранее" - это же строго оттуда.

Прямой эфир
Компания отказалась от email
в пользу общения при помощи мемов
Подписаться на push-уведомления