Лого vc.ru

Советы Look At Media, Mail.Ru Group и «Яндекса» о том, как проводить совещания

Советы Look At Media, Mail.Ru Group и «Яндекса» о том, как проводить совещания

Редакция ЦП задалась вопросом — как проводить совещания без ущерба для рабочего времени и нервов сотрудников. Своим мнением поделились представители Look At Media, «Яндекса» и Mail.Ru Group. ЦП предлагает читателям обсудить способы проведения встреч.

Поделиться
Алексей Амётовсооснователь Look At Media

Да, иногда мы проводим совещания. Есть еженедельное УСРО (утреннее собрание руководителей отделов). По понедельникам — как раз в начале недели. Оно длится около часа — все обмениваются новостями и планами. Это не только инструмент синхронизации новостей и знаний между отделами, но и вид тимбилдинга — руководители отделов раз в неделю встречаются и общаются лично. 

Ещё у редакций бывают планерки, которые полезны как брейншторм, потому что менеджмент у нас весь идет через внутреннюю онлайн-систему Setka. В общем, если совещаний немного и они не длинные, то они полезны.

Анна Артамоновавице-президент Mail.Ru Group

Совещания — неприятное бюрократическое слово, я предпочитаю называть это «встречи». Конечно, они нужны. Члены команды должны общаться и синхронизировать свои знания и видение продукта. 

Я бы разделила встречи на несколько типов: отчетные, брейнштормы, обсуждение фич, планирование и апдейты статуса. 

Отчетные — это когда в формате презентации рассказывается о том, что сделано, с какой целью и результатом. На такие встречи приглашается побольше народу, чтобы информация и идеи распространялись внутри команды или шире внутри компании. Они также помогают каждому менеджеру структурировать свои выводы о реализованной функциональности или завершенном проекте. 

Брейнштормы — когда хочется обсудить какую-то пока еще расплывчатую идею. На такие встречи хорошо приглашать самых креативных сотрудников из разных проектов и подразделений. Полезно бывает услышать свежее мнение. 

Обсуждение фич, планирование и апдейты статуса — это регулярные и узкие встречи внутри команды. Большое количество участников на них не нужно и даже вредит. Приглашаются только непосредственные участники процесса, все коротко и по делу. 

Общие рекомендации ко всем типам встреч. Во-первых,они не должны быть длинными: брейнштормы и отчетные не больше полутора-двух часов, узкие и регулярные — еще короче. В идеале нужно добиться от участников того, чтобы они не «втыкали» в телефоны и ноутбуки, а были вовлечены в процесс. Я знаю, это сложно, но помогает cужение круга участников и изгнание из него «лишних» людей. Кто-то один, желательно наиболее ответственный и внимательный, должен обязательно фиксировать все пункты, которые обсуждались, и все решения, которые были приняты. После встречи он обязательно рассылает ее резюме всем участникам. Это очень спасает от споров в дальнейшем.

Пресс-служба компании «Яндекс»

В «Яндексе» проходит очень много встреч. Только в московском офисе сейчас насчитывается более 100 переговорных комнат, но всё равно найти свободную в «часы пик» — с 12 до 18 — бывает нелегко. Это при том, что помимо переговорок в офисе можно найти огромное количество диванчиков и других укромных мест, где можно поговорить с коллегой, не мешая другим. 

Это объясняется тем, что у нас принято договариваться — каждый сервис обладает собственным опытом и может поделиться им с коллегами. А совместный проект двух сервисов будет запущен только после того, как все заинтересованные стороны придут к соглашению. Кажется, что это нереально, — но именно такой подход позволяет нам запускать качественные сервисы, думать о «счастье пользователей» и уберегает от массы ошибок. 

Есть несколько общих правил для встреч, которых все стараются придерживаться: из-за свободного графика принято назначать встречи с 12 до 18 (время, когда примерно все в офисе), организатор в описании встречи обязательно объясняет, зачем она нужна и при необходимости звонит участникам. 

Хорошим тоном считается присылать резюме встречи всем присутствовавшим — обычно эта обязанность возлагается на инициатора или самого заинтересованного участника. Как планировать своё время и организовывать встречи — каждый сотрудник решает сам, и в каждом подразделении могут быть свои правила на этот счёт. 

Вот что нам удалось подсмотреть и услышать от разных коллег: 

— Вы хороший менеджер, если у ваших разработчиков в календаре нет ни одной встречи. Договариваться с другими подразделениями и чётко формулировать задачи — ваша обязанность.

— У многих сотрудников в календаре можно найти «библиотечный день» — день, когда человек сосредотачивается на своих задачах, не принимает приглашений на встречи и просит не отвлекать (если только это не ЧП).

— Часть рабочих вопросов некоторые решают за завтраком или обедом. В неформальной обстановке можно спокойно обсудить с коллегами или подчинёнными текущие дела, посоветоваться, быть в курсе статусов проектов.

— Можно планировать весь свой рабочий день в календаре: вносить не только встречи, но и часы, которые вам необходимы для решения текущих задач, разбора почты.

— Можно сместить рабочий день относительно «часов пик» — например, приходить на работу в 10 утра, когда большинство ещё только собирается в офис и не отвлекают. 

— Короткие 15-минутные стендапы вместо переписок и часовых встреч. Ограничение по времени не даёт расслабиться участникам, а «рассиживаться» буквально негде и некогда.

— Встречи на улице. Рядом с офисами «Яндекса» можно найти живописные скверы и укромные дворики — и летом многие пользуются хорошей погодой, чтобы провести встречу на лавочке или просто нарезать круги вокруг офиса вместе с коллегами. Смена обстановки и свежий воздух иногда просто творят чудеса.  Примерно об этом в видео: 

ЦП предлагает читателям поделиться способами проведения совещаний, которые используют различные компании.

Популярные статьи
Показать еще
Комментарии отсортированы
как обычно по времени по популярности

У нас тоже достаточно сложно найти свободную переговорку в течение дня, резервировать нужно заранее :) Скрамы, отчетные встречи, status update, собеседования, планы продаж, приемы партнеров, клиентов и гостей etc.
Для того, чтобы не терять концентрации, в одной из переговорок висит вот такой плакат:

Еженедельное УСРО...

У Яндекса крутые рекомендации, спасибо. Кстати, самый важный момент - это готовность участников совещания и уважаительное отношение ко времени коллег. Организаторам важно тезисно указать повестку, а после совещания выслать meeting minutes всем участникам с конкретными задачами и сроками по итогам. Участникам же в свою очередь нужно найти время заранее изучить вопрос, проработать вопросы и подготовить комментарии. Кроме брейнстормов все остальные совещания - это своего рода "хорошо подготовленная импровизация" :)

Отличный овервью на ЦП. Я хотела бы дополнить тред ценным коммантарием в аттаче ;)

Какие люди!))) Привет, Настя! Как ты? Как Самара?

0

Привет =) Спасибо, дела у всей нашей команды отлично, значит и у меня — супер.

у яши реально так, как написано.
p/s: Так бы и общался (встречался) каждый день :D

0

В большинстве случаев, это пустая трата времени, особенно в корпорациях. Поэтому нужен правильный и продуктивный подход. Есть неплохая книга на эту тему— "Смерть от совещаний".

"Общие рекомендации ко всем типам встреч. Во-первых,они не должны быть длинными: брейнштормы и отчетные не больше полутора-двух часов" - пишет Анна Артамонова из мейл.ру. Вот она настоящая любовь к совещаниям! Полтора-два часа это оказывается еще не длинная встреча. Хотелось бы узнать какие встречи в мейл.ру считаются длинными?

0

Лично отсиживал на 4 часовой. Спринт-ретроспектива плавно перетекающая в планнинг. Хотя я не знаю, считается ли это длинным.

0

Я в прошлом году попробовал совещания стоя, получил обалденный результат вместо посидим 30 минут поспим на стульчике, уже через 7 минут есть результат и понимание кто что должен сделать, так что рекомендую.

Возможность комментирования статьи доступна только в первые две недели после публикации.

Сейчас обсуждают
Vitaly Kuzik

Ага, им ведь так не хватает кислотных цветов и выгорания

В России запущены официальные продажи iPhone 7 и 7 Plus
0
Виталий

Игры еще добавьте, чтобы похоронить программу окончательно.

ICQ добавила в мессенджер аналогичные маскам MSQRD эффекты
1
Юрий Ковалёв

Ты не Торшина

Человеческий фактор, накрутки, время размещения: что нужно учесть в рекламе с блогерами
0
MC Coconut

Ему еще не давали "Человек года"?

«Я считаю печальным тот факт, что "Википедию" считают историей про технологии»
0
Vitalii Nechaev

По поводу пункта 3 это уже не так, животные жиры считаются полезными. А вот многие из растительных увы нет. Есть даже системы питания с 70% жиров в рационе. LCHF называется.

Как увеличить продолжительность жизни — обсуждение на Quora
0
Показать еще