Лого vc.ru

Организовать бизнес-процессы в компании с помощью Asana — опыт Mobio

Организовать бизнес-процессы в компании с помощью Asana — опыт Mobio

Генеральный директор мобильного агентства Mobio Алексей Писаревский рассказал vc.ru, как его команда приспособила Asana для своих задач, почему Due date — это не дедлайн, а срок начала работы над проектом и для каких нужд лучше подходят другие сервисы.

Поделиться

В мире огромное количество систем управления проектами, корпоративных таск-менеджеров и прочего софта для совместной работы команд. Споры о том, какая система лучше, можно вести бесконечно, но каждая команда в итоге выбирает то, что подходит конкретно ей. Многие так и не находят подходящего для себя решения и начинают «пилить» свое. По нашему опыту, значение имеет не столько сам сервис, сколько философия и использование бизнес-процессов в нем.

Хочу поделиться опытом, как мы в Mobio используем Asana — лучший, как нам кажется, инструмент для совместной работы команд. У нас довольно классический бизнес по B2B-обслуживанию, поэтому, думаю, наш опыт организации совместной работы многим будет полезен.

Немного расскажу про наш бизнес, чтобы было понятно, для кого это релевантно. У нас классическое рекламное агентство, мы занимаемся продвижением мобильных приложений. Есть менеджеры по продажам, аккаунт-менеджеры и менеджеры проекта. Есть подразделения, отвечающие за трафик, есть отдел внутренней разработки.

Asana у нас используют все отделы. Биздевы и аккаунты — в качестве CRM-системы. Отдел разработки — для планирования еженедельных спринтов и для багтрекинга. Даже удаленную бухгалтерию подключили для взаимодействия с менеджерами. Свои личные задачи я тоже ставлю себе в Asana: очень удобно, когда все в одной системе.

Всего в команде сейчас 35 человек. Начинали использовать Asana, когда было 15. Слышал мнение, что командам из 100 человек и больше Asana уже не хватает. Но думаю, что это вопрос подхода и организации работы. За 35 сотрудников мы платим $400 в месяц (когда их было меньше 30, платили $200). Кажется, что дорого, — но по сравнению с фондом оплаты труда или с арендой офиса это копейки.

Конечно, все компании разные, но Asana — настолько гибкий инструмент, что почти любая компания сможет его у себя внедрить и использовать. Вот ключевые принципы, которые используем при работе с Asana мы:

  • У любой задачи, требующей действия, должен быть срок исполнения — Due date.
  • Эта дата не должна быть в прошлом.
  • Не успел сделать сегодня — переносишь дедлайн и пишешь комментарий.

Due date, вообще говоря, переводится как дедлайн, но в нашем случае это не день, когда задача должна быть сделана, а день, когда мы собираемся к задаче приступить.

Мы так решили потому, что у большинства задач нет строгого дедлайна. Написать письмо, заключить договор с клиентом, сделать новую презентацию — на самом деле, нет четкого срока, когда это надо сделать. Никто не умрет, если все это сделать завтра, а не сегодня. Поэтому поле Due date у нас в Asana логичнее было бы назвать Start date.

Поясню на примере, как это работает. Допустим, я познакомился на конференции с клиентом A и мы договорились запустить рекламную кампанию. Я ставлю аккаунт-менеджеру задачу с заголовком «Начать работать с клиентом A» и ставлю Due date на завтра. В теле задачи коротко описываю суть.

На следующий день аккаунт-менеджер открывает компьютер и видит у себя в списке Today мою задачу «Начать работать с клиентом А». Понятно, что задача «Начать работать» не делается за один день. Это целый процесс, который состоит из этапов: заключить договор, прояснить детали рекламной кампании, запустить кампанию и так далее.

Аккаунт-менеджер делает первый шаг — отправляет клиенту договор и бриф и пишет об этом в комментарии к задаче. Переносит Due date на два дня вперед. Через два дня эта задача снова будет у него в списке Today. Если клиент к этому времени не ответит, то аккаунт-менеджер отправит напоминание или позвонит. Если ответит раньше и завяжется переписка — менеджер добавит комментарий «Согласовываем договор и детали рекламной кампании» и снова перенесет Due date на несколько дней вперед.

Что дает такой подход

У меня не болит голова о том, чтобы контролировать поставленную задачу. Я точно уверен, что про нее не забудут и в итоге договор будет заключен. Если по ходу возникнут какие-то трудности, я буду в курсе.

Кроме того, в своем инбоксе я вижу, как идут дела по поставленной задаче. Эта информация приходит в виде push-уведомления — мне не надо помнить, что нужно куда-то зайти и узнать, что там с задачей, которую я поставил две недели назад. Если захочется остановить поток новостей по этой задаче, я всегда могу нажать Unfollow. Аккаунт-менеджеру тоже очень удобно: все его задачи находятся в одном месте, и он не забывает ничего важного.

С этим методом мы вообще перестали пользоваться электронной почтой для внутренней коммуникации. Любое письмо или сообщение легко оформляется в виде задачи. Приведу примеры, как мы это делаем для разных типов задач.

CRM. Воронка входящих лидов

Задачи в Asana очень удобно организовывать в проекты и секции. Когда аккаунт-менеджер получает от меня задачу «Начать работать с клиентом А», он должен поместить эту задачу в проект «Входящие лиды», в секцию «Входящие». В эту воронку автоматически попадают все заявки с сайта. Вот как это выглядит:

Разумеется, подобная CRM-система выполняет только функции таск-менеджера. Все данные о рекламных кампаниях клиентов, закрывающие документы и прочие цифры у нас хранятся уже не здесь, а в отдельной системе, которую мы написали сами.

Организация встреч, совещаний и брейнштормов

К любой встрече мы, помимо приглашения в календаре, создаем задачу в Asana. В теле задачи пишем, что хотим обсудить. Во время встречи сразу накидываем то, что придумали, в подзадачи. Там же назначаем ответственных и дедлайны.

Планирование разработки

В начале каждого квартала мы определяем для отдела R&D, что нам важно сделать. Затем отдел разработки раскидывает задачи по еженедельным спринтам.

Прелесть Asana в том, что одна и та же задача может быть сразу в нескольких проектах. Например, задача на скриншоте находится в еженедельном спринте, и в то же время это стратегическая задача на квартал. Когда мы отметим, что она выполнена, или внесем в нее изменения, она поменяется сразу в обоих проектах.

Справочная информация

Любая информация, не требующая конкретного дейтствия, оформляется в виде задач без дедлайнов, которые ни на кого не назначены. Благодаря структуре проектов и секций получается что-то вроде вики-разметки.

Справедливости ради стоит сказать, что совсем большие массивы информации мы выносим в отдельные интеллект-карты.

Просьбы ознакомиться с информацией

Любое письмо, предложение, сообщение ставится в виде задачи на конкретного человека с дедлайном. После того как человек ознакомился с информацией, он пишет комментарий и возвращает задачу.

Регулярные задачи

Например, у аккаунт-менеджера есть еженедельная задача — подготовить отчет по качеству трафика у своих клиентов. После каждой проверки он пишет комментарий и переносит дедлайн на неделю вперед.

Что мы выносим за рамки Asana

Конечно, Asana — очень гибкий и мощный инструмент, но все-таки мы делаем в ней не всё. Вот несколько примеров, как мы используем другие сервисы:

  • Оперативные обсуждения ведем в Slack. При этом у нас принципиально бесплатная версия Slack, которая не сохраняет историю. Это сделано не только в целях экономии, но и для того, чтобы не дублировать сущности. Хочешь, чтобы данные сохранились, — пиши в Asana, там не пропадет.
  • Храним документы и совместно над ними работаем в Google Drive. Отдельная тема — как с помощью табличек в Google Drive мы построили целую систему управленческого учета и довольно долго с ней жили, пока не автоматизировали. Календарь мероприятий у нас раньше был в Asana, а потом мы решили вынести его отдельно, а заодно сделать общедоступным.
  • Созваниваемся в Google Hangouts, встречи назначаем в Google Calendar. Многие люди у нас несколько дней в неделю работают из дома, а некоторые сотрудники — полностью удаленно из других городов.

Вместо заключения

Основное преимущество Asana — это, конечно, безумная простота использования. Создать задачу тут так же быстро и легко, как написать сообщение в мессенджере. Не надо никого заставлять ей пользоваться — это происходит само собой.

Благодаря гибкой системе проектов и подзадач Asana превращается в очень мощный и универсальный инструмент коллаборации, который при правильном использовании подойдет почти любому бизнесу.

Присылайте колонки, соответствующие требованиям редакции, на secret@vc.ru

Статьи по теме
Какая система управления задачами лучше — выбор ИТ-менеджеров и предпринимателей09 июня 2014, 11:38
Популярные статьи
Показать еще
Комментарии отсортированы
как обычно по времени по популярности

Тоже amoCRM не прижилась? :-)

0

А чем, если не секрет?

0

Извращение. Вместо того, чтобы пользоваться Битрикс24, отдельно платить за Асану, Слэк и ГуглДрайв. Ну да каждому свое.

0

Bitrix24 для многих очень сложный и не понятный инструмент. Говорю из личного опыта (мы занимаемся внедрением CRM систем).

0

amoCRM не прижилась в 2013 году, Битрикс в 2014, Мегаплан в 2008 и 2013. Всё остальное прижилось. Это к вопросу про извращение. За Слэк и ГуглДрайв мы не платим.

Почему кстати АМО не прижилась? Для нас вообще best-ever

0

Может быть стоит на amo посмотреть сейчас, а не когда она в зародыше была? Мы сами используем asana, но использовать продвинутый таск менеджер (а асана это именно таск менеджер... ну может с натяжкой можно назвать системой управления проектами) как CRM систему...

0

А где лежат клиентские данные — телефон, почта, скайп, адрес? Не особо любил Битрикс, но сущность «лид», к которой можно прицепить контакт, задачу, сделку или компанию, была удобной.

0

Да, а еще отдельно статусы для договоров и счетов ))

0

Нормальный опыт, без рекламы, спс. Видно что люди стремятся к эффективности, и не зря упомянута бритва Оккама, очевидно это один из принципов работы.

0

Алексей в работе с регулярными задачами не упоминул об еще одной фичи асаны - там можно сделать таск повторяемым с заданной периодичностью. Регулярные задачи по проверке статистики можно настроить повторяемыми, тогда после выполнения, задачу можно закрыть и она автоматически создастся с новым сроком. Минус этого - конское количество одинаковых задач в списке завершенных, плюс - отсутствие необходимости каждый раз переносить даты, комментировать, что задача выполнена и т.п..
Те регулярные задачи, которые ставлю только на себя делаю такими, если в фоловерах есть кто-то еще - вопрос обсуждения, возможно придется использовать метод Алексея, чтобы сохранять всю историю активности и комментарии

0

Так а что делать, когда есть четкий дедлайн, если это поле уже занято стартом?

0

писать в тексте задачи время и причины дедлайна. в любом случае, когда человек знает причины определенного дедлайна это мотивирует гораздо больше, чем если бы он просто видел какую-то дату

0

Леха красавец! Даю пятерочку! Так держать!
Но для CRM - только AMO CRM, все же ASANA не финансово / бизнесовая история

0

Почему бы не заменить slack на встроенный в асану чат?

0

Возможность комментирования статьи доступна только в первые две недели после публикации.

Сейчас обсуждают
naka barmanaka

Они же у тебя в подъезде, а не у них. Ты и разберись.

Российские ритейлеры разработали схему продажи алкоголя через интернет
0
Victor Tronin

Вообще, я по ошибке ответил тебе (надеюсь, не смутит эта форма, не очень люблю иерархичность, в которой нужно обращаться к людям не так, как будто вы равны). Нет внутреннего ощущения, что твоя уверенность о невозможности равного мира в первую очередь основана на том, что ты - сам манипулятор?)

«Добро пожаловать в 2030 год»: член датского парламента о счастливой жизни без приватности и личных вещей
0
Alexander Kiselev
HobbyWorld

Отвратительный имидж сети — это в первую очередь проблема маркетинга. Если в его компенсациях только закладывание в чек раздаток на кассе — всё действительно очень грустно.

«Товарооборот на 44% превысил ожидания маркетологов»: история акции с «Прилипалами» в «Дикси»
0
Michael

Молодцы конечно, но все яснее, что расчет все больше на айтишников, чем простых пользователей. Странный ход конечно, но возможно им хочется получить свою преданную ЦА,

Telegram выпустил инструменты для интеграции через IFTTT
0
Yury Molodtsov

То есть получается, что курьер обязан именно до 23 будет доставить (в Москве).

Российские ритейлеры разработали схему продажи алкоголя через интернет
0
Показать еще