Лого vc.ru

Письмо в редакцию: Почему нельзя использовать аудиосообщения в деловой переписке

Письмо в редакцию: Почему нельзя использовать аудиосообщения в деловой переписке

В редакцию vc.ru пришло письмо от руководителя сервисов по работе с клиентским потоком Callibri Ивана Шкиря, в котором он рассказал, почему считает за правило не злоупотреблять аудио- и видеосообщениями в деловой переписке и какие в этом есть исключения.

Многие стали злоупотреблять отправкой в мессенджеры своих голосовых записей или, что ещё хуже, видеосообщений со своими упражнениями в ораторстве. Кто-то должен вам это сказать, и пусть это буду я.

Первое правило 21 века: появление новой технологии ещё не означает, что её нужно использовать в каждом удобном и неудобном случае

Вы же не делаете свои портреты, укладывая голову в ксерокс? Если делаете — закрывайте страницу, вам уже ничего не поможет. Всем остальным предлагаю запомнить следующее.

Для бизнес-коммуникаций есть всего три позиции:

  1. Вы сверху. Это когда собеседник больше вас заинтересован в общении. Например, если вы — руководитель, покупатель, клиент или обвинитель.
  2. Вы снизу. Общение или его результат необходимы в первую очередь вам. Это когда вы — продавец, подчинённый, аккаунт, косячник.
  3. Непонятки. Это когда роли ещё не расставлены, а плётка и страпон лежат на тумбочке и ждут, кто первый до них добежит. В бизнесе это называется установлением партнёрских отношений.

Всё, других вариантов нет. Следует понимать, что третий расклад имеет временный характер и довольно быстро меняется на один из первых двух.

Правило № 2: если вы в ситуации «снизу» или «непонятках» — забудьте про аудио и видео

Ваша задача — быть услышанным, а для этого надо:

  1. Чётко и ясно сформулировать мысль. Ясно должно быть не вам, а собеседнику.
  2. Экологично её донести.

Экологичность — это то, насколько собеседнику удобно получить, воспринять, изучить, проанализировать и сохранить на будущее ваше послание. Вы никогда не знаете наверняка, где, как и в каких условиях ваше сообщение настигнет собеседника. Поэтому оно должно быть максимально удобным для работы в любой ситуации: в дороге, в офисе, дома за ужином, на встрече — где угодно.

Лучшего способа, чем обычная письменная речь, ещё не придумали. Да, да. Олдскульный и, по возможности, грамотный текст.

Текст — это универсальный, всем понятный и легкий формат, который обеспечивает 100% доставляемость. Его легко хранить, пересылать, перечитывать. Его легко найти через какое-то время, даже спустя километры общения. Ни один другой формат не является таким же удобным для ведения бизнеса.

В силу специфики своей работы я очень люблю звонки и считаю, что многие вещи голосом донести гораздо проще и быстрее. Но только если ты находишься в первой позиции. Звонок — это вторжение в личное пространство, и экологичным он не может быть по определению.

Правило № 3: звонок или отправка голоса и видео во втором и третьем случаях допустимы, если собеседник сам вас об этом попросил

Тех, кто шлёт подобные сообщения, можно понять. Ведь такие сообщения очень просто создавать — ткнул в экран и выдаёшь всё, что пришло в голову. Красота. Не надо думать, формулировать, записывать. Экономия времени и сил очевидна.

Но чудес не бывает: кто-то всё равно должен подумать, сформулировать и записать. Просто вы перекладываете эту работу с себя на собеседника. Человек, который никак от вас не зависит, просто пошлёт вас и ваши «видосики» куда подальше.

Правило № 4: если вы всё поняли, но по-прежнему не хотите набирать текст руками, используйте технологию распознавания голоса

Gboard отлично распознает русский язык (уральский — точно). Диктуя сообщения, которые должны превратиться в текст, вы одновременно тренируете навыки грамотной и структурированной речи. Конечно, перед отправкой вам всё равно придётся перечитать текст и поправить огрехи в работе электронного корректора. Но это проще, чем печатать текст большого объёма, например, находясь за рулем.

Вместо послесловия

Наше удобство заканчивается там, где начинается дискомфорт для других людей. Уважайте окружающих, даже если технологии подталкивают к обратному.

Пишите нам на secret@vc.ru, если с вами произошла интересная история или появилось мнение на актуальную для рынка тему. Не стесняйтесь — мы любим письма читателей.

аааа!)
нужно еще под репчик что б слайды менялись - и ок, готово, можно клиентам высылать

ой, большинство людей, которые негативно относятся к аудиосообщениям ссылаются на:
- мне неудобно слушать
- мне неудобно потом искать, ведь это не текст.

А теперь:
- Если тебе неудобно слушать аудио, потому что ты на встрече или еще где, то тебе неудобно должно быть и читать сообщение. Хватит быть лицемерными уродами и протирать штаны на митингах, находясь там в телефонах
- Наушники. У всех есть наушники. Если нет, то приложи телефон к уху. Уши вроде есть у всех, телефоны теперь тоже умные и автоматически отправляют звук в тот самый динамик
- Как часто люди реально перечитывают старые тексты? и находят их? еще одно заблуждение. ставь хэштег к аудио и будет просто.

Это не означает, что надо везде писать аудио сообщения 5минутные. Во всем надо знать меру.

Это означает что телеграму и вотсаппу нужно сделать как , прости господи, icq, чтобы с одной кнопки с помощью cloud.google.com/speech/ или аналогов это все стало текстом на стороне клиента.

И да, иногда ты сидишь где-то в очереди, где полно людей, и ты можешь тупить в телефоне, но не хотел бы всем давать послушать, что там тебе пришло. Лезть за наушниками это уже эрибор.

А в чем преимущество текста, если вы его невнимательно читаете? Я написал, что можно приложить телефон к уху. Как будто ты говоришь по нему. Если не пользуешься говно за 2к, то все будет работать и звук будет идти только в ухо

Да да, только как потом доказать в суде что ты все сделал, как и просили - переписка тоже является доказательством, а ваши ММС-ки - нет.

К письму можно многократно обращаться, выполняя задания по пунктам, его можно переслать, целиком или частями, хватит пороть чепуху.

И самое главное - переписка помогает заказчику вытряхнуть дерьмецо из головы, прежде чем писать, особенно, если писать не любят

Если в моем комментарии вы пропустили последний абзац, то это не означает, что я предлагал ТЗ обсуждать по аудио. Не надо все возводить в абсолют.

Вы в начале работайте по договору, где переписка в мессенджерах с конкретных номеров будет иметь юридическую силу. А ещё желательно по договору, где потом все заплатят причитающиеся налоги, если это договор между физлицами, которыми являются 80% всех договоров по фрилансу.

0

Последний абзац читал.
Речь о том, что все, что не написано - не имеет никакой силы, ну типа, да, говорил а вот передумал и т.д. и кукуй или делай за бесплатно еще что-то или денег не получай.

>Вы в начале работайте по договору
По себе людей не судят, работаем по договорам, в том числе, там вписаны люди, которые имеют право участвовать в обсуждении и то, что помимо почты никакой вариант заданий и корректировок не катит

>Как часто люди реально перечитывают старые тексты? и находят их?

Постоянно обращаюсь к поиску (в Телеграме он прекрасен), чтобы найти что-то в переписке. Какой-нибудь адрес, номер, название чего-то, вспомнить какой-то день. Да много чего, причем даже спустя годы.

По этой причине у вас 2 лайка. Вас трое. Я могу себя добавить, так как я часто это делаю и поиск в телеграме реально божественный, особенно по типам медиа.
Ок 4. У меня 13 дислайков. Порядка 30% перечитывают. Можно и аудио записывать остальным)) причём с напоминанием переслушать предыдущее

Не надо плодить сущности. Уже помимо аудио появился хештег, потом напоминание про еще одно аудио и так далее.
Текст это наиболее универсальный способ передачи данных. Если уж кому-то приспичило, то перевести текст в аудио гораздо проще, чем наоборот. На встречах текст просматривается за 5 секунд и к этому не отнесется плохо, в отличие от прикладываемого к уху телефона. В конце концов, далеко не у всех безлимитные пакеты и далеко не везде стабильный интернет. А в метро, например, бывает шумно.
За рулем лично мне проще на пару секунд отвести взгляд от дороги, чем отвести взгляд на 10 секунд и целиться в кнопку плей.
Кстати, одним хэштегом трудно выразить суть сообщения и тем более вспоминать, по какому хэштегу было конкретное сообщение.

0

>За рулем лично мне проще на пару секунд отвести взгляд от дороги, чем отвести взгляд на 10 секунд и целиться в кнопку плей.

Целиться в кнопку не надо — достаточно просто поднести телефон к уху, и начнется проигрывание. С записью, кстати, то же самое.Вот как раз за рулем аудиосообщения очень спасают.

Это сообщение надо было выложить на Ютуб. Хули нет-то, видео круче текста!

0

Ютуб сабы генерит)))
Вот и решили проблему.

- Бывают ситуации, когда я смотрю сначала на смарт-часы/нотификацию на телефоне а уже потом решаю - буду я отвечать сейчас или подождет. При этом отвечаю иногда с тех же часов или нотификации. С голосом такое не пройдет.
- Наушники у меня далеко не всегда одеты. В том числе потому что либо хороший звук в наушниках либо все остальное слушать. А гарнитуру с костной проводимостью где этой проблемы нет - надо еще и заряжать часто. Да и не очень вежливо.
- Старые тексты (включая старую переписку, включая старые сообщения в скайпе) я перечитываю и/или ищу там что-то - часто. Например точно помнишь что по проекту что то обсуждалось, ключевые слова и примерную дату, и как обычно это не было занесено в таск-трекер (да, я знаю что не хорошо и так далее - но вот только это факт, а секретаря почему то на этих совещаниях нет). При текстовом поиске - я найду это место. Если была аудиозапись - будут проблемы. Если бы в тех мессенджерах что нужны (на данный момент - Skype, Hangouts) была функция автоматического создания текстовой версии (пусть с качеством хотя бы уровня Gboard) - было бы намного проще. Есть же в Evernote автоматический OCR сканов для работы поиска.

Извините за офтоп, но резануло:
"Наушники у меня далеко не всегда одеты".

надеть — снять, одеть — раздеть

0

Извиняюсь. По русскому языку в школе было не 5 к сожалению. Бывает что мне тоже в чужих текстах глаза режут например некоторые технические детали.

Оффтоп
Ты кто такой?! :)))) Я ору со всех твоих комментариев здесь :))))

А если вдруг нужно наоборот отправить аудиосообщение, но говоришь так себе, не нравится своей голос или дикция, то можно использовать @saytextbot в Телеграме.

С темой и выводом статьи согласен, с доказательством совершенно нет.

Это самоочевидно, что получатель должен решать, как ему удобно считать сообщение. Не отправитель. Плевать, кто отправил, хоть президент. А эти ваши влажные бдсм фантазии про страпон и разделение, кто выше, кажутся крайне подозрительными. Клиенты Ивана Шкиря, на всякий случай будьте настороже! А то как прицепит вам страпон, да предложит это-самое.

PS Лично я входящие голосовые сообщения клиентов тупо игнорирую и переспрашиваю текстом. Текст удобно копипастить в чеклист, удобно оперировать данными из него, приемлемо пересылать и часть его можно клиенту же предъявить в случае недопонимания.

А что, правда есть мутанты, посылающие аудиосообщения? Со всеми этими "б-э-э-э", "м-э-э-э", фоновыми хрипами и прочей неудобоваримой херней? А главное - без возможности за пару секунд пробежать текст глазами? Господи, верни разум людям.

Ну вот из-за таких людей с суперспособностью "пробежать текст глазами" и приходится писать ещё текст, и ещё текст и ещё аудио потом, ещё позвонить, ещё митинг устроить.

0

За 2 секунды можно ухватить основной смысл. Тут спорить не стану, т.к. все равно все останутся при своих.
Но как процитировать аудиосообщение, добавив свои комменты? Как проиндексировать для поиска в будущем?
Количество геморроя возрастает. Совершенно бессмысленного.

Есть такие мутанты) Мой бывший руководитель обожал начитывать гигабайты сообщений на вайбер. Причём на вайбер коллеги, который потом шел со своим телефоном ко мне и давал слушать (не люблю я мгновенные мессенджеры, не использую их).

То чувство, когда за жизнь ни разу не получал по работе аудио или видеосообщений

0

Автоответчики не застали? Эх поколение Z

0

Ах, сударь, вы мне льстите. Но я все-таки еще из Y.

Вы сверху.
Вы снизу.
Непонятки.
П.С. идеальная градация позиций бизнес-коммуникаций. Бизнес коммуникаций в Чертаново.

0

Спасибо! Очень давно не был в цирке!
Публикуйте побольше актуальных колонок от руководителей всяких сервисов по работе с клиентским потоками! Это заставляет встрепенулся!

0

Аватарка у вас под стать теме статьи.

автор, признавайтесь, как ваш локус контроля поживает? А корону уже сняли?

0

Вспомнился знаментый аудиоролик "Просрали полимеры" )

А почему никто из мессенджеров еще не ввел библиотеки из нарезанных аудиофайлов?
Чтобы можно было посылать уже заготовленные аудиосообщения, соответствующие ситуации.
Чтобы своему прорабу можно было просто кинуть кусочек «дверь мне запили, б*ять».
Или за работу спустя рукава рекордс кинуть сотрудникам «просрали все полимеры».
Для олдфагов нарезались бы «Бабка АТС» или «Битва двух якодзун».
Это же огромный рынок. Как стикеры в Телеграм. Компании бы выпускали свои наборы голосовых сообщений, где лицо, принимающее решения, надиктовывает сет из фраз на все случаи жизни. «Согласовано», «переделать», «анус себе дерни, пес».

"Борьба, которую начальник ГЕРКУЛЕС’а вел с коммунотделом из-за помещения, вдохновила его на новые стандартные тексты:

«Я коммунотделу не подчинен. Полыхаев».

«Что они там, с ума посходили? Полыхаев».

«Не мешайте работать. Полыхаев».

«Я вам не ночной сторож. Полыхаев».

«Гостиница принадлежит нам — и точка. Полыхаев».

«Знаю я ваши штуки. Полыхаев».

«И кроватей не дам, и умывальников. Полыхаев».

Эта серия была заказана в трех комплектах. Борьба предвиделась длительная, и проницательный начальник не без оснований опасался, что резина быстро сотрется ."

0

Моё мнение, если переписка в вотсап то ее уже сложно называть официальной.
И если нужно срочно ответить, а вы за рулём и чётко знаете ответ на вопрос, почему не ответить голосовым сообщением...

0

Но почему тогда просто не позвонить?

0

А чем звонок проще? Проще в данном случае как раз просто отправить аудиосообщение, а получатель прослушает в удобную ему минуту.

Если написали вам в мессенджер, зачем каждый раз перезванивать? Вдруг человек написавший находится, к примеру, в роуминге?
Если вопрос открытый или требует обсуждения - перезваниваете. Если вопрос закрытый и ответ укладывается в 10 секунд, то чем не выход. Тем более, что задавая вопросы или обсуждая важную тему, вам должны звонить сами.
Ко всему прочему, аудиосообшение можно отточить и лаконично изложить бесконечным числом попыток (в вотсап точно). А вот в разговоре мычанию и блеянию ничто не мешает.

Мде.. никогда не использовал и не собираюсь использовать эти аудиосообщения.... Используя текст, можно спокойно перечитать определенное сообщение, не нужно попадать точно в секунду в секунду, чтобы услышать именно что надо. Если в метро, ничто не мешает прочитать/написать, а вот слушать/записывать нереально. Да и всяко произнести какую-то важную информацию (длинную, раз это для делового общения) без запинки нереально, а в тексте легко исправить

0

Лучше бы, вместо всем известного функционала гугл-клавиатуры, присоветовал что-то подобное для компа.
Речь в текст под винду не браузерное.

0

Статья какая-то слишком очевидная. Так и хочется сказать спасибо, кэп.

Прямой эфир
Приложение-плацебо скачали
больше миллиона раз
Подписаться на push-уведомления