Лого vc.ru

Какие средства для тайм-менеджмента используют предприниматели и представители ИТ-индустрии

Какие средства для тайм-менеджмента используют предприниматели и представители ИТ-индустрии

ЦП узнал у российских предпринимателей и представителей ИТ-индустрии, какими средствами тайм-менеджмента и организации процессов они пользуются на работе и в обычной жизни.

Поделиться
Арам Пахчанянвице-президент компании ABBYY

Мое время организует множество людей: я сам, мой помощник, моя семья, организаторы встреч и мероприятий, в которых я участвую. Я каждый раз решаю, кому я отдаю очередной кусок своего времени. И если это не я сам, то дальше я полностью доверяюсь тому, кто владеет моим временем.

От бумаги давно отказался, использую программу Things, календарь, «напоминалки», а если все же забуду, мне напомнит помощник.

Макс Волошиндиректор по развитию Redmadrobot

Первое, что нужно сделать для эффективного тайм-менеджмента — выкинуть всё из головы. Голова не должна быть забита незавершенными делами, отложенными договоренностями, датами и временем деловых встреч, отрывками интересных статей и неотвеченными письмами. Для этого должна быть система. А в голове должно быть место для синтеза новых идей, для быстрого принятия решений, не выкапываясь каждый раз для этого из накопленного ментального мусора.

  1. Почта. Корпоративный и обычный Gmail, обязательно веб-версия. Ежедневная очистка входящих до нуля. Это не инструмент хранения, это инструмент приемки-отправки информации.
  2. Списки дел. Верхнеуровневые, от квартала до десятков лет — в десктопном майндмэпе XMind. Для оперативной работы в рамках квартала-месяца-недели-дня — Things и методология GTD.
  3. Расписание и планирование встреч. Google Calendar и iCal.
  4. Заметки. Стандартный Notes, простенькие майндмэпы MindNode и тетрадка формата А4 в клетку на пружине.
  5. Таймтрекинг. Блокнот Moleskine для фиксации 30-ти минутных блоков концентрации и техника Pomodoro.
  6. Выработка навыков. Календарик-пинарик со статистикой TaskRise.
  7. База знаний. Evernote.

Наверное, единственная проблема и сложность полноценного перехода к системе заключается в том, что ее недостаточно создать один раз, ее нужно постоянно поддерживать и это не всегда так увлекательно, как создание. Это как наводить порядок в гараже, один раз это сделать можно, а вот поддерживать уже не всегда получается.

Поэтому-то мы и слышим чаше всего «Да, эта ваша система не работает!». Система — она в голове на самом деле.

Сергей Плуготаренкодиректор РАЭК

Традиционно использую самые «олдскульные» средства тайм-менеджмента:

  1. Бумага – на первом месте.
  2. Google Keep — на втором.
  3. Заметки Apple (Notes) — на третьем.
  4. С Evernote не получилось как-то.

Остальное – на уровне корпоративных систем планирования и прочего.

Главное — либо бумага, либо то, что хорошо синхронизируется со всеми платформами и гаджетами, чтобы не нужно было напрягаться и искать нужную информацию.

Сергей Кравцовоснователь 4talk

Дефицит времени сегодня — одна из главных проблем любого занятого человека. От того как будет организовано время, от того какие инструменты используются помощниками в работе зачастую зависит успех или не успех.

Моя деятельность целиком и полностью связана с работой в глобальной сети и потому сразу я разбиваю время три крупных блока — общение с командой, партнеры, семья.

Работа с командой

Для оперативной работы над нашим проектом 4talk в нём же у меня заведены конференции по всем крупным направлениям. Любой программист, дизайнер или финансовый менеджер мгновенно находится в зоне доступности. Решать так любой вопрос получается эффективно и главное очень быстро. Облачные системы, а в том числе мессенджер 4talk как никто другой подходит для коллективной работы.

Я всегда с любых устройств (ноутбук, iPhone или Android) вижу рабочие материалы по всем версиям программного обеспечения и имею возможность вносить правки или одобрять те или иные решения. Любые файлы брошенные мне, когда я не доступен, я получаю при первом же логине в мессенджер. Мы достаточно часто и активно пользуемся голосовыми заметками для обсуждения того или иного решения. Только так!

Коллективная работа команды всегда требует четкости и соблюдения сроков. После обсуждения в 4talk любых изменений в продукте, все заносится в Asana и назначаются сроки и сотрудники. Для нас это лучшая система коллективной работы.

Закрытые версии 4talk умеют сразу заносить любые обсуждения в Asana — это наш внутренний механизм.

Зачастую приходится работать с большими объемами файлов и данных и в качестве общего инструмента команда, и я пользуемся хранилищем 4Sync. Почему? Скорость. Сегодня это самое быстрое хранилище в мире.

Работа с партнерами

Стандартные средства коммуникаций — электронная почта от Google, календари Google с различными настройками доступа и приглашений. Обязательно программы картографии как помощники на дороге. Тут уже набор несколько больше — «Яндекс.Навигатор», Sygic для поездок по Европе и Google Maps как запасной вариант.

Семья

Тут все достаточно просто — одного мессенджера хватает для всего, плюс совместный календарь Google для всех членов семьи.

Валентин Домбровскийвице-президент по инновациям в Excursiopedia

Я обхожусь блокнотом (в Windows) и Excel (для распараллеливания задач по нескольким «личным проектам»). В компании мы используем Basecamp для управления проектами.

Пытался работать с таск-менеджерами (например, с Asana), однако понял, что для управления личными задачами нужно что-то простое, к чему рука, можно сказать, сама тянется. В итоге на настоящий момент сформировались такие очень простые предпочтения.

Андрей ТереховCEO и основатель Ruward

Я довольно олдскульный товарищ в этом вопросе. Поскольку в бизнес-задачах сплошным потоком идет «виртуал», меня, как и многих интернетчиков, тянет к разного рода твердым носителям.

Поэтому для оперативных заметок, фиксации плана на день, быстрого записывания мыслей, идей и просто рисования «каляк» на встречах, я использую обычный нелинованный Moleskine. Это практически незаменимый инструмент, который я вряд ли променяю на что-либо другое.

Для фиксации и отслеживания всего пула задач и среднесрочных планов – почти на всех проектах используется «Мегаплан». Для календаря и встреч — немного Outlook, немного календарь iPhone.

Что касается личных помощников, то тут такая история. За все время я встречал всего нескольких действительно эффективных людей, выполняющих роль персонального ассистента. Но в абсолютном большинстве случаев это были люди с высокой квалификацией и зарплатой от ста тысяч в месяц. Найм же «студента» без опыта работы зачастую приносит больше вреда, чем пользы.

На наших проектах сейчас нет особой необходимости в супер-профи (да и скучновато ему или ей будет на таких задачах и объемах), поэтому сейчас проще обходится без такой роли.

Максим ЮринSMM-директор RedKeds

Я пробовал много разных способов для организации и оптимизации времени и рабочих задач. Онлайн-приложения, электронные таблички, календари. Но ничего лучше следующей простой схемы пока не нашел.

Я завел красивый и приятный блокнотик. С утра прихожу на работу, выделяю 10-15 минут и аккуратно, вдумчиво, за чашечкой кофе в столбик выписываю перечень текущих задач (встреч, звонков, отправок, даже мелких). Расставляю приоритеты, формирую план на день.

Начинаю выполнять задачи одну за другой в соответствие с приоритетами. Если задача полностью выполнена, вычеркиваю ее из списка. Если задача начата, но требует доработки — ставлю напротив галочку. Если задачу не удалось даже начать в этот день — ставлю крестик.

На следующий день прихожу и аккуратно записываю новый план на день. Задачи с предыдущего дня с галочкой переносятся на новый день (возможно, они уже видоизменятся и станут более простыми, так как часть выполнена — нужно записать задачу в новом виде). Задачи с крестиком — полностью переносятся без изменений. Добавляю новые появившиеся задачи.

Если аккуратно и постоянно вести такой учет, тщательно вспоминая и формулируя полный список дел в начале дня, то появляется хорошая ретроспектива, по которой можно делать выводы о загрузке, производительности, сложности задач.

Пропадает ощущение, что ты что-то забыл, не принял во внимание, не учел в течение дня. Гораздо меньше рабочего стресса. К тому же, вычеркивание (прямо вот хорошо отточенным карандашом или любимой ручкой в красивом блокноте) успешно завершенных задач доставляет простое эстетическое удовольствие. А взгляд на длинный список зачеркнутых строк (с минимумом крестиков и галочек) в конце дня прямо-таки заставляет гордиться собой — мотивирует делать так каждый день.

Антон Голубчикблогер

Радует, что самый полезный инструмент для блоггера уже предусмотрен блогосервисами. Это функция отложенных постов в ЖЖ, Wordpress и YouTube. Ну а сам график выхода постов и участия в каких-то мероприятиях дублируется в «Google Календарях», тексты хранятся в «Google Документах».

Это все, впрочем, не сокращает бесконечное количество бумажных блокнотов, плодящихся вокруг меня.

Владимир Шрейдероснователь Glitché

У меня есть наручные часы. Обыкновенные, со стрелками. По ним я определяю время. Для работы над проектами пользуюсь «таскером» по настоянию коллег — говорят, это правильно и помогает организовать работу, но добровольно никогда этого не делаю. Если мне нужно решить несколько задач за определенное время, я составляю список с пунктами для вычеркивания на бумажке или в телефоне.

А так как времени не существует, то и контролировать его бессмысленно — главное качественно выполнить намеченное. Появление гаджетов вроде Apple Watch считаю маркетингом и разводом. Умными часами могу назвать Breguet — по крайней мере их обладатель точно не промах.

Степан Даниловоснователь сервисов MeYou и DoDocs

Я пользуюсь бумажным блокнотом и системой записей «Автофокус». Перепробовал массу GTD-систем (так ведь все говорят, да?), и понравилась только эта. В ней есть два списка: срочный и для всех остальных дел. Электронными todo-списками не пользуюсь — не удалось полюбить ни Wunderlist, ни Clear.

Когда будет время, запилю стартап с такой идеей: пишешь в блокнотике ручкой, фотографируешь, а программа распознает и сама разносит задачи по календарю и так далее. Секретарши у меня теперь нет — старшие товарищи сказали, раз есть секретарша, значит должен с ней спать, иначе какая же это компания? А я за любовь.

Ирина Шашкинауправляющий директор LinguaLeo в России и СНГ

Давно поняла, что записывать в блокнот все планы, идеи и встречи — для меня не работает. Да и время сейчас совсем цифровое, все меняется на ходу. Самый мой главный помощник — телефон, он всегда со мной. Ну и всего лишь два инструмента: почта и календарь.

Почта для меня — единственный источник задач, я даже иногда пишу сама себе письма, чтобы задача не пропала. А всех, кто пишет мне в Facebook, LinkedIn или Skype, прошу дублировать в почту. В почте я все письма сортирую по папочкам и присваиваю им звездочки или флажки разных цветов. Например, синее — жду ответа, желтое — помнить, красное — надо делать и так далее.

А календарь помогает планировать и организовывать день. Иногда я ставлю туда себе встречи с самой собой — полчаса на разбор почты или час на задачу, во время которой не хочется отвлекаться.

Сергей Котыревоснователь и генеральный директор компании Umisoft

Я делаю это с помощью небольшого числа простых инструментов:

  • Синхронизируемые календари на всех яблочных устройствах.
  • Записная книжка Evernote — моя персональная база знаний и идей. Там 15 блокнотов и 500 заметок. Раз в месяц я их актуализирую и чищу.
  • Штатный Reminder на MacBook для задачек и заданий самому себе, тоже синхронизируемый. Там четыре группы — UMI, «Личный», «Развитие», «Другое».
  • «Мегаплан» для постановки задач сотрудникам и командной работы над проектами.
  • Приложение на ноутбуке Pomodoro — чтобы успевать делать мелкие задачи за отведенное время и не отвлекаться.
  • Офис-менеджер, которая варит мне кофе и выполняет мелкие поручения по работе и иногда личные.
Илья Грабовскийпресс-секретарь «Одноклассников»

За долгое время перепробовал массу различных специализированных приложений: Wunderlist, Todoist, Clear, Producteev, Evernote и так далее. Сразу стало понятно, что без календаря никак не обойтись. Поэтому планирование, в моем случае, разбивается на две составляющие: первая — время, вторая — задачи.

За время отвечает стандартный календарь на Mac и iPhone. В нем хранится информация обо всех рабочих встречах. Сюда же заносятся любые другие дела, связанные со временем, вплоть до записи в барбершоп.

За задачи, иными словами, список дел, отвечает Things. Ничего лучшего для себя не нашел. Мне нравится, что можно быстро внести новую задачу, указав все необходимое: название, описание, срок выполнения и так далее. Удобно, что все задачи можно разбить на различные проекты, проставить теги. Не хватает только возможности прикрепить какой-нибудь файл к описанию конкретной задачи.

Тем не менее, продолжаю пробовать новые приложения, возможно, смогу найти лучшее решение. Главное для меня — кроссплатформенность и простота в использовании, чтобы все задачи можно было вносить максимально быстро как с компьютера, так и с мобильных устройств.

Анатолий Денисовглавный редактор CMS Magazine

Я перепробовал множество способов: бумажные блокноты и стикеры, файлы, сервисы и программы, напоминания в телефонах. В итоге почти всегда все заканчивалось одинаково: количество задач к выполнению приближалось к сотне, сам взгляд на это безобразие вызывал шок и трепет, и инструмент откладывался в долгий ящик.

В живых остались следующие инструменты:

  1. Напоминания в телефонах. Их там физически очень неудобно делать много, поэтому там фиксируется самое важное.
  2. Почтовый ящик. Большая часть задач у меня так или иначе порождается через письма (от меня и мне), поэтому я во «Входящих» оставляю то, что требует внимания, контроля, исполнения, а остальное откладываю в архив.
Дмитрий Калаевдиректор акселерационных и образовательных программ ФРИИ

Пользуюсь календарем. Есть личный и рабочий. Личный — Google, рабочий — Exchange. Все синхронизировано с устройствами, на которых работаю. В первую очередь это ноутбук и телефон. Ну и календарь доступен всем сотрудникам, чтобы было легко ставить встречи. Это то, что касается планирования времени.

Если говорить о задачах, то мы всей командой пользуемся обычной доской — формат близок к тому, что можно увидеть в Kanban.

Наталия Радченковадиректор по маркетингу SeoPult

Вопрос планирования рабочего времени и его правильной организации всегда остается актуальным. У меня под рукой всегда как минимум телефон, поэтому для планирования своего времени выбрала Things, с его удобной системой сортировки и поиска задач по проектам, тегам. С Things действительно просто не только управлять своим календарем, контролировать дедлайны и критичные задачи, но и не забывать о том, что отложено «в долгий ящик».

Также незаменимый помощник — корпоративная система планирования, внедренная в нашей компании, которая позволяет управлять как своим временем, так и загрузкой своих сотрудников. При всем этом, я никак не могу отказаться от банального ежедневника на столе. Он незаменим и для оперативных заметок, и для замечаний уже по поставленным задачам.

Статьи по теме
Лайфхак: 3 способа точной оценки времени на решение задачи26 августа 2014, 14:48
Как победить забывчивость и сохранить продуктивность02 сентября 2014, 14:43
Популярные статьи
Показать еще
Комментарии отсортированы
как обычно по времени по популярности

habitrpg.com

Лучше списка дел не может быть. Сделал дело — не только получил опыт, но и прокачал персонажа в игре.

Без рекламы за подписку— позор.
Милый сервис с "8-битным" звуком.

0

1) там можно участвовать в развитии проекта, рисовать спрайты или кодить, или переводить и писать тексты и получать премиум
2) реклама не оч назойливая, просто текстовые блоки от гугла или яндекса.
3) AdBlock и disconnect.me никто не запрещал использовать.

Идея норм, модель монетизации очень хромает на обе. Им бы Hooked полистать.

0

Дополню своим вебинаром. Не очень люблю БМ, но метафора их про многорукого многонога понравилась.

roma.net.ua/video/time-management-mnogorukij-mnogonog-kak-uspevat-bolshe-pri-roste-nagruzki/

«Многорукий многоног: как успевать больше при росте нагрузки?»

0

Долго не мог найти чем заменить контроль именно своих задач и пользовался обычным блокнотом, пока не нашёл отличный addon для outlook (пришлось его установить), называется TaskCracker (построен на матрице Кови). Очень удобно сортировать задачи по важности и срочности, обновлять и переносить во времени.

Банальные вещи как gmail/calendar/redmine и так все знают.

0

Умными часами могу назвать Breguet — по крайней мере их обладатель точно не промах (с)

ахах, отлично сказано)

Ожидал увидеть OmniFocus, но никто и слова не сказал. Очень хорошая GTD-программа, советую посмотреть. Есть синхронизация со всеми устройствами, но, если не ошибаюсь, только под Mac OS X.

А по теме… Чаще всего работает - просто возьми и сделай это. Иногда так много дел, что выбираю просто 3-5 основных, записываю в TXT/блокнот и делаю по приоритету. Пока не сделаю основные, к другим не прикасаюсь.

Сейчас стараюсь составлять план за день, вечером. Тогда начинать утром намного проще - мозк прекрасно знает, чем нужно заняться в первую очередь, что может подождать, а что делать и вовсе не нужно.

0

checkvist.com никто не упомянул, жаль. В нем удобно вести иерархические списки и вообще он здорово заточен на клавиатуру. Ну да это на любителя :)

Простая? Кроссплатформенная?
google todo.txt

>вице-президент по инновациям в Excursiopedia
>обхожусь блокнотом (в Windows) и Excel

Сколково какое то, а не инновации.

Поддержу голос за OmniFocus, хотя пользуюсь и блокнотом с техникой кружочков (lifehacker.ru/2009/06/15/gtd-v-vashem-bloknote-metod-kruzhochkov-i-krestikov/).

Самое главное, как писал один из опрошенных, освободить свою голову. Это значит, что своей системе надо доверять. Доверять настолько, что не будет никаких "вот это запишу, а вот это запомню". Задача или есть в трекере, или ее нет вообще. Иначе не работает.

мы используем Control Manager для ведения дел. Руководитель поручает все задачи в нем. Из оригинального - необходимость подтверждения выполнения поручения руководителем. Это мотивирует не только выполнить задачу в срок, но и выполнить ее качественно, потому что руководитель обязательно проверит как ты все сделал. ну и дизайн конечно очень приятный

0

Я тоже перепробовал очень много подходов к организации своего времени и сейчас придерживаюсь следующих принципов:

1. Голова должна быть "пустой". Достаточно лишь обеспечить себя инструментами, в которые ты в любой момент времени можешь заглянуть и понять, что нужно делать прямо сейчас.

2. Все надо по максимуму структурировать и записывать. Пришла идея - запиши. Вспомнил про дело, запиши.

3. Задачи, которые можно выполнить быстрее, чем за 3 минуты, надо выполнять при первой возможности - желательно прямо здесь и сейчас. Тратить время на их "обслуживание" в системе трекинга задач нет смысла.

Из инструментов следующее:

а) Trello для личных задач, рабочей коммуникации команды, записи идей как по проекту, так и личных; структурирования роадмэпа по продукту, маркетингу и прочим направлениям бизнеса. Для личных задач использую несколько столбцов: Бэклог (надо выполнить в ближайшие 7 дней), Тудэй (на сегодня), Туморроу (на завтра), Уэйтин (ожидание действий от других людей), Контрол (проконтролировать делегированные задачи), Клоуст (закрыто).

б) Джимейл с подключенными ящиками с самых разных почтовых сервисов. Все в одном родном джимейле, очень удобно. Использую мощный джимейловский поиск с максимальной отдачей: операторы, даты, адресаты и прочее - практически любое письмо за 7 лет можно отыскать за пару минут.

в) Гугл календарь для задач, привязанных ко времени, и встреч

г) Эверноут как база данных важных материалов, информации, списков и т.п.

д) Гугл Драйв как идеальный инструмент совместной работы над документами, шаринга планов/концепций/отчетов/финмоделей и пр.

е) Дропбокс для хранения вообще всех актуальных файлов. Где бы я ни находился, я всегда могу с телефона отправить человеку ссылку на нужный файл. На самом компьютере у меня почти ничего нет (только фото, фильмы, музыка) - все в облаке

Структурирование информации позволяет очень быстро в нужный момент ее находить. Те драгоценные минуты, которые все ежедневно тратят, чтобы отыскать письмо/файл/скан/имя и т.п., я трачу на что-то более важное и приятное.

Лучшая система - это та, которая лучше всего работает для тебя. И, как показывает данная статья, у каждого свой личный набор инструментов. Сам использую RTM + приложения Google + Evernote. Лучше этой связки по простоте и мощному функционалу еще не встречал.

0

Возможность комментирования статьи доступна только в первые две недели после публикации.

Сейчас обсуждают
Ildar Karimov

money.yandex.ru/cards

«Яндекс.Деньги» остановили обслуживание выданных вместе с «Тинькофф банком» карт и перешли на собственный процессинг
0
Yuriy Belonozhkin

Предыдущее предложение смотрите - обслуживание перешло к платёжной системе. Карты брать, видимо, там же, где и тиньеоффские - заказывать в личном кабинете

«Яндекс.Деньги» остановили обслуживание выданных вместе с «Тинькофф банком» карт и перешли на собственный процессинг
0
Designoo

Ясно как день, что иксперта из ФРИИ шавухой подкупили

«Где Шаверма» — приложение для поиска ларьков с шавермой в дополненной реальности
0
Designoo

Какой бюджет интересно

Конструктор с нарезанными брендами: представители брендинговых агентств дали оценку логотипу ГК «Дикси»
0
Культурный Код

Ildar Karimov, спасибо. "«Яндекс.Деньги» начали выпуск новых пластиковых карт," можно понять, как нашли другого партнера.
А где эти карточки брать?

«Яндекс.Деньги» остановили обслуживание выданных вместе с «Тинькофф банком» карт и перешли на собственный процессинг
0
Показать еще