Лого vc.ru

7 методов управления собственным временем для руководителя компании

7 методов управления собственным временем для руководителя компании

Генеральный директор RedHelper.ru Антон Чернятин проверил на себе несколько способов управления временем и написал для vc.ru колонку о том, какие из них оказались удачными, а какие провалились.

Наша компания выросла с 3 до 40 человек всего за год, и это привело к тому, что обязанности троих основателей кардинально изменились. Несколько месяцев у меня было ощущение, что моя работа превратилась просто в ужас. А уволиться некуда: это же моя компания.

Реальная деятельность сменилась разбором бесконечных форс-мажоров и мелких вопросов, обсуждением с коллегами их решений... Появилось стойкое ощущение, что занимаешься только самыми рутинными, скучными и бесполезными задачами — но и без них компания вроде как не может.

Вижу, что с этой проблемой сталкивается любой руководитель, даже в небольшой компании — прилетающие задачи больше не дают делать то, что действительно важно. В этой статье я расскажу про методы управления временем, которые опробовал сам. Некоторые из них для меня оказались провальными, хотя их и советуют во многих книгах, а другие сработали.

Метод №1: Календарь (провальный)

В любой книге по тайм-менеджменту говорится: начни вести календарь, выдели время, когда будешь его заполнять, добавь разные цвета, планируй все задачи, в том числе и отдых. Такой подход на vc.ru недавно описал Олег Анисимов — подробно и с картинками. Для меня он совершенно не работает.

Каждый понедельник утром я расписывал задачи на неделю и аккуратно распределял их по дням. Ввел три цвета — для встреч, задач и личных дел, выделил время для обеда и спорта. В итоге получился календарь полностью просчитанного человека, который теперь еще и постоянно сверяется с инструкцией, чтобы узнать, чем он сейчас должен заниматься, и по этой инструкции снова сам себе составляет инструкцию.

Самое страшное в том, что с таким подходом не задумываешься, стоит ли вообще выполнять задачу, успокаиваешься и перестаешь регулярно анализировать алгоритмы своих действий. В итоге все задачи становятся рутинными, а человек, который их скрупулезно выполняет, — биороботом. А когда прилетает что-то срочное — календарь начинает рушиться, люди, которые принесли что-то очень нужное, раздражают, времени катастрофически не хватает, крутые идеи, когда-то создавшие твой бизнес, больше не рождаются.

Метод №2: Все в один день (удачный)

Понедельник для меня теперь особенный день. В понедельник я стараюсь сделать все дела, которые от меня ждут. Задач получается примерно в три раза больше, чем я могу решить за отведенное время.

Я обязательно включаю в список на день все самое скучное (административные вопросы), но добавляю что-то интересное — например, написать эту статью. А дальше играю в весьма интересную игру — стараюсь решить все. Времени заведомо не хватает, поэтому приходится искать короткие, часто не самые очевидные решения. Главный приз — свободная неделя. Свободная в том смысле, что я смогу выбирать, над какой задачей буду работать во все остальные дни.

Метод №3: Слоты в календаре (удачный)

Как я уже говорил, календарь как инструкция, какая задача следующая, для меня не работает. Но календарь, призванный напоминать, что время ограничено, срабатывает отлично. Например, в этом месяце я каждый день с 10:30 до 14:00 занимаюсь проектом «Маркетинговый марафон 310». Я никогда не знаю точно, что конкретно буду делать, но в отведенное время так или иначе работаю над тем, чтобы число активных пользователей бесплатной версии обратного звонка RC Free стало на 310 человек больше.

Слот — это несколько часов в день, когда решается одна задача, и так происходит на протяжении пары недель или месяцев. Из-за того что время ограничено, его начинаешь ценить и организовывать процессы так, чтобы оно прошло наиболее эффективно. Мой понедельник — это тоже слот, цель которого — освободить неделю.

Для меня тайм-менеджмент успешен не тогда, когда все задачи распределены, а когда точно видишь, что время ограничено. Слоты в этом смысле отлично помогают. В календарь вписывается не формулировка задачи, а цель, к которой движешься в выделенное на нее время.

Метод №4: Отдельный кабинет (провальный)

В какой-то момент у меня появилась гипотеза: если засесть в отдельный кабинет, то многие мелкие вопросы не будут до меня добираться, а отделы станут автономнее в решении своих задач. Однако кабинет никак не влияет на эффективное использование времени: найти, на что отвлечься, в нем еще проще, чем в опенспейсе.

Нет такой среды, которая обеспечивает максимальную концентрацию над задачей. Если задача выбрана сознательно и интересна — над ней можно работать в любом состоянии и в любом месте, и практически никто не сможет вам помешать. Когда задача поставлена принудительно — начинает казаться, что окружение сильно влияет на эффективность вашей работы.

Метод №5: Не ходи на работу — занимайся делом (удачный)

Миллиарды людей во всем мире привыкли ходить на работу. Часто бывает, что, просто добравшись до офиса, человек ощущает чувство выполненного долга — будто дело сделано. Социальная норма — быть на работе — реализована. Даже тот, кто руководит собственным проектом, может привыкнуть к поездке в офис как к самоцели.

Если позволить себе ходить в офис только тогда, когда это действительно необходимо или просто удобно — например, на встречи, — эффективность потраченного времени существенно возрастет. Оставшись заниматься конкретной задачей дома или в кафе, работаешь над ней с двойной ответственностью.

Результативность вообще оказывается выше, если исключить из своего распорядка дня формальные правила и оставить только те, что выбрал себе сам. Но работает это лишь при том условии, что цели и задачи выбраны свободно и действительно вдохновляют. По сути, офис и стандартный рабочий режим приводят человека к состоянию того же биоробота, что и календарь. Он становится стабильнее, но на высокий результат уже не способен, ведь свобода выбора притуплена. Идеальный вариант — не привязываться к месту работы и окружению, а фокусироваться только на цели и ясно осознавать, что время ограничено.

Метод №6: Одна центральная задача в неделю (удачный)

В нашей компании в последние полгода прижилось правило «золотой» задачи на неделю. В пятницу руководители направлений собираются на планерку, обмениваются результатами прошедшей недели и обсуждают планы на следующую. По итогам совещания мы заполняем таблицу с задачами на неделю, причем каждый выделяет для себя одну главную задачу с максимально точно прописанной целью.

В результате у меня и у каждого из коллег с понедельника есть одно приоритетное направление с одной главной целью, которой стараешься достичь как можно раньше.

Время само собой распределяется эффективнее, если внимание сосредоточено не на списке задач, а на одной — действительно важной. К списку дел естественно относиться как к рутине, а вот когда понимаешь, что важна одна конкретная и короткая цель, — появляется желание приступить к ней сразу, не откладывая. Если на ее реализацию требуется несколько дней, то в уме сам по себе, без календаря, появляется план достижения цели.

Важность каждой «золотой» задачи подкрепляется небольшим пари с компанией — отсюда и название. Об этом в следующем методе.

Метод №7: Партнер, пари, плакаты (удачный)

Каким бы ты ни был ответственным, как бы ни хотел создать гениальный продукт или достичь цели — с направления движения легко сбиться. В этом случае есть риск потерять не пару часов, а несколько месяцев или даже лет. Любые обстоятельства, которые будут напоминать про направление движения и усиливать интерес к цели, позволят тратить время с куда большей эффективностью.

Вот пример: по раскрутке бесплатной версии звонков в режиме «Марафона 310» я работаю с коллегой, не имеющим доли в компании, но в партнерском режиме. Это означает, что ответственность, критика и поддержка поделены строго поровну. У нас одна цель. Если мы достигнем 310 новых активных пользователей за месяц — получим бонус от компании. А если нет — скинемся по 10 тысяч и купим что-нибудь для офиса. Пари, в котором можно что-то потерять, очень концентрирует внимание и работает намного лучше обычной премии.

С вышеописанными золотыми задачами все просто: если сотрудник достиг недельной цели, то в специальный мешок кладется бумажка с его именем и тысяча рублей от компании. Если не удалось — тысячу рублей кладет он сам. В конце месяца разыгрывается небольшой призовой фонд: из мешка вслепую вытаскивают одну «именную» бумажку.

В завершение статьи хочу прикрепить плакат с лозунгом, который, хоть и не относится к управлению времени напрямую, но сильно влияет на осмысленность затраченных часов в нашей команде. Планирование работы становится естественным, а не насильственным, когда сформулирована и максимально усилена цель, ради которой люди тратят время.

Нижний логотип — наш

Теги

Сам сталкивался с проблемой выбора системы планирования. Остановился на чем-то среднем между 3 и 6 способом из статьи. То есть выбирается нечто вроде главной задачи дня (или задач) и несколько дополнительных которые хорошо бы тоже выполнить. И дальше задачи решаются по приоритету важности. Точно также для недели, месяца и т.д.

Вариант 1 из статьи - лучший способ внести хаос в жизнь и работу. Обычно все заканчивается тем, что в нужное время не укладываешься, и начинается беготня, крики и сорванные дедлайны.

Есть хорошая книга по этой теме, "Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!".

Конкретики нет, автору надо было раскрыть в деталях хотя бы одно удачное решение/ситуацию. Например, с теми же 310-ю новыми активными пользователями за месяц, раз уж об этом речь пошла в статье. Указана цель, но не раскрыты задачи/методы/ход работ по её достижению. Без этого статья не несёт какой-либо полезной информации, просто набор общих фраз.

Как заметили выше, эта тема очень хорошо раскрыта в книге Брайна Трейси - Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!

Краткое содержание: Берете самую важную задачу, которая даст 80% результата и работать работать работать!

0

Я начал настолько эффективно распоряжаться временем, что теперь книжка по тайм-менеджменту лежит у меня в туалете. (с) Анекдот

есть следующий уровень работы, после трейси с лягушками. "анти тм" николая додонова. но идеи один день одна задача или главное на неделю верные. сам руководствуюсь, фокусированность наше все. переключения - зло.

а кто мешает закладывать при планировании 25-30% дополнительного времени в день на форм-мажоры?

Если задач на понедельник больше в 3 раза, чем можно сделать - это изначально плохое планирование. Это говорит о недальновидности.

Для автора важно провести анализ - что можно делегировать. У меня рождается подозрение, что страдает микроменеджментом.

Пробовал подобное. Но если успеваешь быстрее - лишнее время не знаешь куда себя деть. Вроде и надо к следующей задаче приступать, а вроде и рано ещё, сам же запланировал на то время. Рабочий темп сбивается вобщем, расслабляешься, и потом труднее вновь начать. Может это у меня одного так конечно... Да и иногда 30% бывает мало)

Это не недальновидность. Если задачи идут по приоритету ничего не мешает перекинуть пару задач на последующие дни. Как я понял, в понедельник автор планирует сделать все дела на неделю (я бы умер со скуки за "свободную" неделю). И если не успевает - перекидывает дальше. Так что это нормально :)

просто он это негативно написал, что много слишком. Для "не скуки", если время свободное появляется, у меня на этот случай есть список регулярных дел, которые желательно делать ежедневно. Как пример - изучение английского, чтение профессиональной литературы, незапланированный спорт (тело размять лишним не бывает при сидячей работе) и т.д. Если задачи действительно про приоритету, как мы думаем, то нормально, а если это дедлайны +еще с выходных что-то, то совсем за автора тревожно :)

0

особенно профф литература, она способна занять неограниченное "свободное" время, как новая , так и те что являются настольными к перечитыванию

0

не то что не мешает, это аксиома любого ТМ учебника, там даже 40% рекомендуется. иначе никак.

мне кажется, что такая система работы говорит о том, что нет систематизации и человек не руководитель, а специалист, который пытается вес на себе вытащить.
Это вес решается не грамотным планированием, а структуризацией компании, вкладыванием в персонал и кучей уже управленческих, а не тайм-менеджерских решений.

0

UBER делает бесплатный продукт?

0

Юбке - лишь посредник (технологический). Как минимум - сильно снизил стоимость услуги пользователю, упростив при этом пользование ею.

0

Таким образом и Амазон можно назвать бесплатным - он всего лишь связывает клиента с товаром, ну или как минимум сильно снижает стоимость товаров.

0

Таким образом и Фейсбук не бесплатный сервис: он всего лишь связывает пользователя с продавцом, продавая рекламу. Это как бы не за счет пользователя, но вы же должны понимать, что реклама - часть издержек, т.е. стоимости товара, которую забирает себе Фейсбук как посредник.
И циничные экономисты давно утверждают - Не бывает бесплатных обедов.

0

Кликая на рекламу, мне не приходится платить карточкой. Невозможно использовать Убер без кредитки. Этим и отличаются платные сервисы от бесплатных.

0

Кликнете на рекламу ради любопытства? А совсем любопытным товар выдают без кредитки?

0

Это уже за фейсбуком. Нужно уметь признавать свою неправоту. Мне больше нечего сказать.

0

Перечитайте предыдущий ответ, и если не поймете, что траты на рекламу - это часть стоимости товара, и если бы Фейсбук транслировал рекламу бесплатно, то товар мог бы быть дешевле, то можете ничего не признавать.

Деньги не всегда прямо зарабатываются, как например в ВК на "подарках/сюрпризах", в Авито на поднятии объявления. Но понятно, что тому же Инстаграмму надо чем-то оплачивать сервера, чтобы пользователям было где размещать картинки.
К слову, время - невозобновляемый ресурс. И когда вас заставляют смотреть бесплатную рекламу по бесплатному телевизору или бесплатному Фейсбуку, то вы просто расплачиваетесь другой монетой.

0

Я всего лишь хотел сказать, что утверждение о том, что самые богатые компании делают бесплатные продукты очень субъективно. Да и список компаний подобран как то непонятно. Давайте уже составим топ 100 самых дорогих компаний и посмотрим, какие продукты они делают.

Я лишь повторю: бесплатных обедов не бывает. Любая успешная компания на чем-то зарабатывает.

0

или будет зарабатывать (как вотсапп и твиттер на этапе взлета)

0

Вы забываете про реферальную программу Убера - раздаешь везде свою реф.ссылку и за каждого установившего программу получаешь 500 рублей на баланс аккаунта. Так можно кататься на Убере годами - если знакомых много, конечно =)

0

Это уже за фейсбуком. Нужно уметь признавать свою неправоту. Мне больше нечего сказать.

0

действительно как-то слабо напоминает ТМ руководителя.
Почему вдруг руководитель занимается привлечением клиентов?
А так всё вполне симпатично, но для исполнителя или фрилансера.

Читая такое сложно представить, что это бизнес который можно продать. Скорее это руководитель отдела, которого можно купить)))

Прямой эфир
Узнавайте первым важные новости
Подписаться