Лого vc.ru

Личная эффективность: Как структурировать свои задачи при помощи Todoist

Личная эффективность: Как структурировать свои задачи при помощи Todoist

Дмитрий Пелымский, руководитель отдела контент-маркетинга и линк-билдинга компании Netpeak, написал для ЦП колонку по структуризации работ с задачником Todoist.

Поделиться

Вышло так, что в своей работе я столкнулся лицом к лицу с многопроектной средой и был вынужден быстро учиться в ней работать, сохраняя собственную продуктивность на максимально возможном уровне.

Первым шагом для меня стал интенсивный поиск наиболее эффективных инструментов для планирования. Стоит заметить, что к сабжу я подхожу исключительно с позиции проджект-менеджера, который обязан сопровождать жизненный цикл каждого проекта в цепочке, начиная со стратегического планирования и заканчивая анализом эффективности проведенных работ.

Уточню, проектом я называю долгосрочный процесс достижения определенной цели, состоящий из нескольких разных задач, каждая из которых делится на подзадачи, те — на подзадачи более низкого уровня и так далее.

Сам по себе я — ярко-выраженный результативный визуал, поэтому мне важно при работе с планировщиком иметь возможность максимальной детализации задач и визуальной их классификации.

Признаться, я думал, что искать придется дольше. Протестировал Any.Do, который не устроил меня своей простотой и непрактичностью. Wanderlist мне не подошел по причине чрезмерной вычурности и сложности в организации подзадач. И после двух этих инструментов я практически сразу наткнулся на Todoist. Собственно, здесь я расскажу о собственном способе работы с этим задачником.

Многоуровневость: между результативностью и процессионностью

Как результативный человек, я стремлюсь к максимальной детализации своих задач. Я привык разделять задачи настолько глубоко, насколько это возможно. Это позволяет мне за день выполнять от 70 до 150 задач, более точно измеряя собственную продуктивность и чувствуя моральную удовлетворенность от эффективного рабочего дня.

Todoist, конечно, позволяет настраивать повторяющиеся задачи, но это больше подойдет в случае выраженной процессионности. В моем же случае задача «сделать комплекс упражнений» будет иметь больший КПД не в формате повторяющейся задачи, а в формате «три месяца делать ежедневный комплекс упражнений». К тому же, повторяющиеся задачи явно уменьшают степень адаптивности системы, так как бывают дни, когда просто невозможно выделить на них время из-за явного аврала. Но это дела исключительно вашего вкуса, друзья мои.

Степень важности: матрица Эйзенхауера

Степень важности задач в Todoist разбита по цветовой гамме, что меня, как визуала, радует.

Распределяя задачи по степени важности, я руководствуюсь классической матрицей Эйзенхауэра. Как ни странно, но степеней важности тут тоже четыре (какое совпадение!). Я искренне надеюсь, что вы в курсе, о какой матрице идет речь, если читаете этот пост. В противном случае — вперед, учить матчасть!

Метки: классификация по действию

Основной урок при адаптации к новому инструменту — нужно изначально хорошо продумать систему меток. Свои метки я построил на действиях (сделать, написать, подумать, отправить) по одной простой причине — при планировании каждого дня я распределяю задачи по их типу. Например, задачи, связанные со звонками кому-либо, я объединяю в один пакет и выполняю последовательно.

Метки по действию увеличивают продуктивность на 50-75%. Пакетное выполнение позволяет меньше отвлекаться на задачи разного типа, а вместе с техникой Pomodoro можно достичь совершенно поразительных результатов.

Фильтры: инструмент планирования

Каждый вечер я выставляю каждой задаче на следующий день точное время выполнения. Для этого я использую фильтры «на завтра». Пожалуй, вся функция фильтров для меня умещается в упрощение поиска и управления актуальными задачами.

Дополнительные фишки

Помимо классического списка задач, Todoist дает возможность наиболее удобной работы с Gmail. С помощью дополнительного плагина можно формировать из писем задачи прямо в почтовом ящике, что делает этот мир лучше.

Недостатки

Если мы говорим о Todoist как о задачнике, который подходит для планирования в условиях многопроектной среды, тогда среди прочих фишек не хватает единственной, но достаточно важной: синхронизации с Google Calendar или своего собственного календаря для визуализации задачной нагрузки по дням.

Ключевой особенностью планирования в условиях многопроектной среды является отсутствие возможности пользоваться диаграммой Ганта. Причина кроется в том, что система, созданная для большого количества проектов, должна быть максимально адаптивной для оптимизации погрешности возникновения внезапных «срочных дел». Внезапная смена приоритетов (а вероятность такой смены растет вместе с числом проектов) должна быть учтена в качестве погрешности, которую мы учитываем на этапе планирования каждого проекта.

Лично у меня во все сроки вложена погрешность адаптивности, равная 40%. Например, если оценочное время выполнения задачи равно десяти рабочим дням, планируемое время её завершения устанавливается через 14 дней. При этом коэффициент адаптивности системы зачастую визуально подкрепляется календарем.

Так что если вы, команда Todoist, читаете этот пост — добавьте календарь. Будьте няшками. А в целом, планировщик идеален для проджект-менеджеров и для фрилансеров с большим количеством проектов. Хотя и в качестве основного задачника для домохозяек вполне подходит.

Статьи по теме
Какие средства для тайм-менеджмента используют предприниматели и представители ИТ-индустрии11 сентября 2014, 18:45
Todoist: «Пребывание вне Кремниевой Долины – это наше конкурентное преимущество»10 марта 2014, 13:10
Популярные статьи
Показать еще
Комментарии отсортированы
как обычно по времени по популярности

Todoist очень крутой. До него долго искал оптимальный планировщик с полноценной браузерной версией, везде что-то было не так, где браузерной версии не было (например, MLO), где подзадачи нельзя было создавать и т.д.

Ага, забыл ниже упомянуть про недостаток МЛО, нет браузерной версии. Но к счастью для меня, версии для WIN и Android мне пока с головой хватает.

Ну тут еще крутая докрутка с почтой - очень помогает с обработкой входящей информации и добавлением задач.

Так же выбирал себе подобную систему, todolist снес сразу, он почему-то притормаживал на пк, ощущение, что вместо десктопной программы для win там тот же браузер с html5. Использовался в последнее время leadertask, отличная система, но не хватает пару мелочей (вроде смены иконок категоий, табов), которые есть в MLO(mylifeorganized).
Хвалить конечно сейчас MLO не стану, пользуюсь всего 2-й день, но на первый взгляд, эта система практически идеальна, есть все, что только можно пожелать.
P.S. Судя по LF lifehacker.ru/2014/01/17/rich-people-habits-vs-poor-people-habits/ 81% багатых людей планируют свое время и составляют список дел, в то время как бедных всего 9%.

Таск-менеджер — это важная тема. 2 дня в неделе я продуктивен as is, но в остальное время я как Сид из "Ледникового периода", поэтому я искал таск-менеджер, который будет мне начальником: будет сам назначать задачи, а в случае невыполнения — наказывать. В итоге написал свой таск-менеджер. Задачи даёт отлично, а наказывает ежедневным имейлом моей девушке, которая применяет санкции, если моя продуктивность была неприлично низкой.

А как в тудуисте с оценкой сложности задачи?
Зачем вы ведете такие задачи, типа "Увидеть пост"?
Сколько времени в день тратите на сопровождение тудуиста?

Посты типа "Увидеть пост" позволяют мне сформировать конечную цель визуальным подкреплением. Это, по сути, контрольная точка, в которой я принимаю решение закрыть задачу. Для меня заезженный SMART звучит логичнее, когда он дополнен визуализацией. Не "заработать косарь", а "пересчитать своими руками заработанный косарь".

Времени в целом на сопровождение - около 30-40 минут в день, это уже системно.
Планирование у меня тоже в нем происходит (плюс евернот). Тут уже зависит от сложности проекта.

Не понял Ваш вопрос про оценку сложности задачи.

Лично для меня показатель количества задач — это лишь показатель того, сколько я времени потратил на то, чтобы подробить задачи на атомарные пятиминутные прокладки. Это не показатель эффективности работы.
Я сделал оценивание задач по категориям сложности как в эджайле. Есть задачи 5-10 минут, 10-40 минут, 40-100 минут, обозначены буквами п(росто), н(ормально) и с(ложно) соответственно. Когда в конце дня система докладывает, что я за день наработал на, допустим, 6-8 часов чистого "задачного" времени — это неплохой результат. Если бы она писала, что я выполнил 70-150 задач, меня бы это только угнетало, потому что я потратил чистого времени, как вы сами пишете, 30-40 минут на эту систему.
IMO, подобная система должна тратить по 5 минут времени в день рано утром, прямо в кровати, когда еще не проснулся, и то не каждый день. Чем больше времени инструмент требует на поддержку, тем он менее ценен. Полчаса в день — это адская система :)

1. Стоит понимать, что у каждого должны быть "свои карандаши" в плане тайм-менеджмента, и это правильно. Ну типо, я не могу подойди и сказать "делай вот так и так, и будет тебе счастье". Скорее всего не будет. Поэтому это и "кейс".

2. Мой Тудуист - это не для 6-8 часов чистого задачного времени. Я вношу туда планы по "офф-ворку", например поездки, отпуски, шоп-листы, домашний таск-флоу и прочие штуки. У меня там есть список литературы, список фильмов для просмотра (все без делайнов). Поэтому планируется, по сути, 14-20 часов в день.

Я воспринимаю это не как задачник, а как проектник. Проектов у меня только на данный момент 17.

Итого у меня выходит в день 3 отрезка по 10 минут, которые я выделяю на планирование:
1. Утренняя почта (10 минут) - разбираю почту, сообщения в CRM и рабочей среде, импортирую сообщения с действием в Todoist в папку Import. Всё "важное и срочное" сразу же получает время выполнения, важность и метку и вписывается в "окна", которые созданы заранее из-за того, что мы учитываем адаптивность системы.

2. Обеденный Feedly/Pocket/Evernot (10 минут). Как я писал выше, у меня в Тудуисте так же есть списки книг, фильмов и сервисов, которые нужно тестить. В процессе обработки Фидли иногда возникают задачи по тесту чего-либо, которые отправляются в Импорт.

3. Вечер (10 минут) - разбор папки Импорт и планирование на следующий день.

Так что я не думаю, что это адская система.

0

Всё в куче. Но главное, чтобы работало и не стать заложником инструмента.

0

а подскажите, в тудуисте есть возможность указывать продолжительность задачи? ищу такую функцию, а покупать премиум аккаунт для проверки - жаба душит!

0

У меня тот же вопрос был.
Уже нагуглил. В тудуисте такого нет. Костыль с соответствующими метками за ответ не принимается :)
todoist.com/Support/show/27755/

Супер, спс за линк!
возникает вопрос автору поста про диаграмму Ганта - может невозможность использования Ганта заключается не в "недостаточной адаптивности" сервиса, а тупо в отсутствии функции продолжительности задачи? не?
да и полноценный календарь невозможен без продолжительности..

0

Диаграммой Ганта тупо нет смысла пользоваться из-за ее недостаточной адаптивности самой диаграммы для многопроектной среды - я так писал.

Потому, как количество проектов в общей среде меняется.

Нет, продолжительности задач нет.

0

Дмитрий, как обходитесь? не нужен такой функционал?

0

80% моих классических задач в ТуДушниках регламентирована "на бумаге". Опять же помидоры в помощь)

Поэтому голова сама расставляет дедлайны задач по привычке исходя из знания регламентов.

0

Нет. Увы, нет. Как следствие, нет родных и невохможно создать вменяемый костыль для построения диаграмм Ганта.
Запрос на Calendar View (который подразумевает и сроки исполнения, и диаграммы Ганта) провисел в топе запросов на оф. сайте, кажется, пару лет, аж до самого закрытия этого раздела.
Это очень расстраивает.

А в остальном Todoist весьма хорош, бес иронии.

0

Ёлки-палки... Дорогая редакция, вы бы сделали хотя бы ограниченную возможность редактирования комментариев, на случай опечаток и т.п. Как в Cackle, к примеру, с лимитом в 5 минут. Конечно, люди сами в опечатках виноваты, но к чему такая жесть?

0

согласен с вами. Печально, но адекватного сервиса с такой возможностью, простого и наглядного, я тоже не могу пока найти!

0

Зашёл в Google Play, хотел установить Android-версию, а мне пишет, что "недоступно в Вашей стране".
Знаете, здесь, в Европе полно русских сейчас.

0

Это что ж за страна у Вас? Сабж, вроде как, совершенно интернациональный. о_О

0

Во, теперь появилось!

0

ToDoist - пока самый адекватный сервис для подобных задач. Но он не идеален.
_________

Друзья, а кто что использует для посчета финансов?
Не могу найти нормальное приложение
- нужно много счетов
- нужно что бы стартовый баланс на считах выставить

А где "Перезвонить Цукенбергу?"

А я все думал, кто первый заговорит о пасхалке.

Дима, привет. Вы же вроде в компании работаете по проектам в Планфиксе? ты параллельно еще в Todoist задачи ведешь?

Да, Планфикс - это корпоративная программа.
Но я ее использую больше в качестве почтовика, где хранится вся информация о каждом проекте и куда приходят все комментарии по проектам.

Использование в качестве полноценного задачника мне не нравится из-за достаточно грузного функционала, из-за сложности и длительности постановки задач и подзадач и из-за отсутствия мобильного приложения. Но в качестве склада всей информации он идеален.

В целом 70% почты в плане функций у нас перенесено в ПФ. Это такой себе чат по проектам и архив одновременно. Todoist же я не расшариваю другим людям, это мой персональный задачник. Как я говорил выше, здесь у меня и домашние "проекты", и персональные (например, персональный блог).

0

В "недостатках" писалось, что нет синхронизации с календарем...

Но в ToDoist предлагается перейти на платный аккаунт, чтобы появилась связь с I calendar!
Или я что то не так понял?

ru.todoist.com/premium

Вот видео инструкция по интеграции данных с ТуДуист в любой календарь. www.youtube.com/watch?v=gzGubOy8GuE

Почему Дмитрий написал, что нет интеграции? Убрали эту функцию?

Хочу купить премиум, осталось разобраться с этим вопросом.

Признаю, я, оказывается, таки зря назвал это проблемой - метод, описанный на видео вполне работает.

Плюс я нашел для себя огромное количество рецептов IFTTT для Todoist, поэтому буду их тестить по мере возможности.

Спасибо за подсказку с календарем!

0

Дмитрий, пожалуйста :) Вы мне больше помогли, поскольку таск менеджер с таким количеством подуровней и возможностью "накладывания" матрицы эйзейнтхауера я искал давно. Спасибо и вам.

1) К сожалению, дела в календарь переносятся без привязки к времени. Но это не очень большая беда.
2) У меня почему то не синхронизируется календарь. В момент добавления календаря в гугл календарь все дела переносятся корректно. Но новые дела уже не добавляются в календарь :(
Это только у меня так?

У меня та же проблема, Роман.
Напишу им письмо с просьбой посмотреть и пофиксить.

1

ОК. Спасибо. А то у меня с английским не очень...

К стати. Для тех, кто хочет попробовать этот сервис...Я зарегистрировался и прошел обучение из 6 простых задач в этом сервисе и мне дали бесплатно премиум аккаунт на месяц. Этого времени будет "с головой", чтобы определиться. Очень удобно.

0

Спасибо за идею с тегами в виде действий. Всё никак не мог придумать, как бы их пограмотнее применять.
А с тудуиста ушел на checkvist.com

Насколько я помню, у чеквиста нет мобильного приложения?

0

Возможность комментирования статьи доступна только в первые две недели после публикации.

Сейчас обсуждают
Ivan Ivanov

Хорошая статья с ещё одной историей, которая предаёт немного бесценной информации. Те кто пишут, что статья не о чём - научитесь уважать чужой труд. Спасибо.

«Тратьте деньги, чтобы зарабатывать»: основатель Codewise о своём карьерном пути
0
Alexander Litvinov

Дебилы!!! Если исчезнут страны, исчезнет главное - УНИКАЛЬНОСТЬ КУЛЬТУР. Пусть попробуют есть две недели один борщ. Если уж рассматривать глобализм как идею, то достаточно бесплатных туристических виз.

«Через 50 лет стран не будет — останутся только города»: основные тезисы лекции Кьелла Нордстрема о будущем
0
Anton Shreider
BikesBooking.com

Спасибо, Алексей. Да, сотрудничать с большими западными онлайн компаниями получилось только после переезда

Переезд компании в Ирландию: опыт сервиса BikesBooking.com
0
Роман Тт

И 1998 тоже, когда рубль в пять раз упал. И нет никакой гарантии, что это не повторится

«Никому не выгодно, чтобы у вас скапливались деньги»
0
Роман Тт

Но в долларах стоит меньше, ровно на величину падения рубля, представляете? Вспоминаем 90-92, 2008 и 2014 года.

«Никому не выгодно, чтобы у вас скапливались деньги»
0
Показать еще