Лого vc.ru

11 приемов для подготовки таблицы с аналитическим отчетом: формат ячеек, заголовки и одновременное редактирование

11 приемов для подготовки таблицы с аналитическим отчетом: формат ячеек, заголовки и одновременное редактирование

Руководитель маркетингового агентства Roman.ua Роман Рыбальченко написал в блоге компании о том, как веб-аналитику готовить отчет: какой порядок ячеек использовать, как форматировать заголовки и как работать совместно с другими членами команды.

Поделиться

Часто, чтобы разобраться в отчете веб-аналитика, приходится тратить много усилий, — чтобы понять, к какому столбцу относятся данные или определить важность показателя. После долгих исследований не остается сил на главное — сделать выводы и принять решение.

Есть правила, которые сделают отчеты в таблицах простыми для восприятия.

1. Установить правильный порядок ячеек

В первом столбце всегда должна быть информация о том, кого или что мы анализируем. Если проверяем статистику по источнику трафика, в первом столбике — источники трафика. Если в таблице информация по людям — имена людей.

Например, у нас есть отчет со статистикой по отправителям. Переносим колонку Sender (отправитель) на место колонки А.

Как сделать: выделяем колонку Sender → перетягиваем ее влево. Или выделяем колонку → в меню нажимаем «Правка» → «Переместить столбец влево».

2. Закрепить колонки и столбцы

Первая строка в документе — список характеристик. При прокрутке вниз первая строка исчезает из видимости. Остаются только данные, которые трудно определить к какой-то характеристике. Точно так же и с первым столбцом, если листать таблицу вправо. Видим данные, но неясно к кому они относятся.

Чтобы всегда иметь перед глазами характеристики и объекты отчета, нужно закрепить верхнюю строку и первую колонку.

В примере мы закрепим 2 колонки — Sender (имя отправителя) и Offer (предложение). Если мы будем листать таблицу вправо, эти колонки останутся на месте. Так мы всегда будем понимать к какому отправителю относится информация.

Как сделать: в меню выбираем «Вид» → «Закрепить» → 1 строку и 2 столбца.

3. Выровнять цифры

Чтобы легче ориентироваться в значениях, выровняйте все цифры по правому краю. Так легче визуально сравнить размеры. Понять, цифра двузначная или трехзначная.

Как сделать: выделяем все ячейки или столбцы с цифрами → выбираем выравнивание по правому краю.

4. Отредактировать заголовки

Не стоит выделять заголовки слишком ярким цветом. Это создает визуальный шум и отвлекает. Поэтому сделайте заливку верхней строки в цвет немного темнее цвета таблицы.

Как сделать: выделяем верхнюю строку → нажимаем «Цвет заливки» → выбираем светло-серый цвет.

Дальше выравниваем заголовки по тому, как выровнен текст в колонке. Если колонка с цифрами — заголовок выравниваем по правому краю. Если весь столбец выровнен по левому краю — заголовки слева.

5. Установить правильные форматы ячеек

В таблицах есть разные форматы ячеек:

  • текст;
  • числа;
  • процент;
  • валюта;
  • дата и другие.

Зачем устанавливать форматы ячеек:

  1. Одинаковый вид. Можно устанавливать количество знаков после запятой. Определять, как отделять сотни от тысяч: 1000, 1 000 или 1.000. Выбрать место для знака процентов: %25 или 25%. Единый формат делает данные одинаковыми, визуально понятными и не дает запутаться.
  2. Корректность данных. Например, дата «1/4/2016». Если не установить формат даты для такой ячейки, слеш (/) будет читаться как знак «поделить».
  3. Правильный подсчет. Представьте, что вам нужно перемножить два столбца — числа и проценты. Если форматы установлены неправильно, нужно переводить проценты 20% в число 0,2. Или в формуле умножать значение на 100. И это еще очень простой подсчет — со сложными многокомпонентными формулами будет хуже. Установив правильные форматы, вы не рискуете забыть что-то перевести или домножить. Данные считаются правильно.

Формат чисел

При установке формата чисел нужно обратить внимание на количество цифр после запятой. Никому не интересно знать, что среднее количество продаж — 81,39847. Достаточно 81.

Как сделать: выделяем колонку → нажимаем «Формат» → «Числа» → уменьшаем число знаков после запятой.

Установите единую границу между сотнями и тысячами.

Границу между сотнями и тысячами в разных странах пишут по-разному. Кто-то привык использовать точку, кто-то — запятую. У нас принято разделять пробелом. Если разделить данные пробелом вручную, получить 2 разных числа в ячейке. Например, 18 346 — это 18 и 346. Поэтому правильно прописывать границу через формат.

Как это сделать: выделяем колонку → нажимаем «Формат» → «Числа» → «Другие форматы» → «Другие форматы чисел» → прописываем такой формат «### ### ##0».

Формат денег

Чтобы столбцы с деньгами выглядели одинаково, определите место для значка валюты. $100 или 100$ — до или после суммы. Не имеет значения, где стоит знак. Главное, чтобы он стоял одинаково во всех ячейках.

Сразу же обращайте внимание на количество знаков после запятой и границу между сотнями и тысячами. В стандартных форматах валюты сотни и тысячи отделяются запятой.

Как сделать: если все равно, как разделять сотни и тысячи: Выделяем ячейки → «Формат» → «Числа» → «Другие форматы» → «Другие форматы валют» → выбираем нужный формат.

Если нужно, чтобы сотни и тысячи разделялись пробелом: Выделяем ячейки → «Формат» → «Числа» → «Другие форматы» → «Другие форматы чисел» → прописываем формат «### ### ##0$» или «$### ### ##0».

Переформатируйте остальные ячейки — с процентами и датами. Используем уже знакомое меню «Формат» → «Числа».

Чтобы сэкономить время, используем копирование форматов. Если в таблице есть похожие столбцы, не стоит форматировать каждый. Устанавливаем правильный формат для одного, а потом копируем его для всех остальных.

Как сделать: нажимаем на ячейку с установленным правильным форматом → нажимаем «Копирование форматов» → выделяем ячейки, на которые хотим перенести формат.

6. Выделить Total

Если внизу таблицы есть строка с суммой по колонкам (Total), выделите ее полужирным шрифтом.

Как сделать: выделяем строку Total → нажимаем «Полужирный».

7. Выровнять ширину столбцов

Чтобы заголовки выглядели аккуратно, нужно сделать три изменения:

  • использовать перенос по словам, чтобы слишком длинные названия столбца не обрезалось, а делилось на несколько строк. Как сделать: выделяем строку → «Формат» → «Перенос текста» → «Переносить по словам»;
  • длинные названия перевести в короткие. Например, «List Name / DB size» переводим в «DB size»;
  • установить ширину столбцов двойным кликом. Как сделать: кликаем 2 раза на границу между столбцами → ширина колонки адаптируется под текст.

8. Сделать одинаковые названия значений, дополнить таблицу

Приведите таблицу в единый вид. Если есть несколько одинаковых значений, написанных по-разному, исправьте это. Например, значение Buy now и buy now делаем одинаковым — Buy now.

Зачем нужны одинаковые значения:

  • для фильтров;
  • для сводных таблиц.

Excel и «Google Таблицы» определяют значения разными, если они написаны в разном регистре. Чтобы легко структурировать или фильтровать данные, приведите значения в единый вид.

Дальше дополните ячейки, в которых нет значений. Например, колонка прибыли (Profit) заполнена только частично. Если есть прибыль или убыток. Но если прибыли или убытка нет, ячейки пустые. Заполните их, добавьте «0».

9. Использовать условное форматирование

Если в таблице есть колонка с прибылью, выделите ее цветом. Если есть прибыль (значение больше 0) — зеленый цвет. Если прибыли нет (значение 0 или меньше) — красным.

Как сделать: выделяем столбец → нажимаем «Формат» → «Условное форматирование» → в новом окне нажимаем «Добавить правило» → прописываем условие → выбираем цвет.

10. Если файл заполняет несколько человек

Когда над одним файлом работают несколько человек, происходит путаница. Кто-то вставил неправильное значение. Кто-то добавил информацию не в ту ячейку. Кто-то использует другие форматы. Чтобы избежать недоразумений, используйте следующие приемы.

Проверка данных

Представим, что у нас отчет веб-аналитика только за 2016 год. Менеджер что-то перепутал и захотел добавить данные за 31 декабря 2015 год. Если настроить проверку данные, таблица предупредит менеджера об ошибке или запретит прописывать такие данные.

Как сделать: чтобы установить ограничение по дате выделяем колонку Date → нажимаем «Данные» → «Проверка данных» → в строке «Правило» выбираем «Дата» → «в диапазоне» → прописываем диапазон.

Защищенные диапазоны

В таблице могут быть колонки, которые заполняете только вы. Например, только у вас есть информация о количестве продаж и прибыли. Защитите столбцы и только вы сможете добавлять в них значение.

Как сделать: выбираем «Данные» → «Защищенные листы и диапазоны» → выделяем колонки для защиты → вписываем людей, которые могут редактировать колонки.

Ячейки, которые можно заполнять

В таблице, кроме защищенных столбцов, есть колонки с формулами. И те, и другие нельзя заполнять другим пользователям.

Чтобы не возникало путаницы, выделите желтым цветом колонки, которые заполняет менеджер. Или наоборот — красном цветом пометьте те колонки, которые нельзя заполнять. Главное в таком случае не забыть обсудить правила с другими пользователями.

11. Сводные таблицы

Данные заполнены правильно, визуально понятно. Последний этап подготовки хорошего отчета — структурирование.

Сводные таблицы — удобный и простой инструмент для аналитики. Смотрите пример использования сводных таблиц. Они упрощают работу с большим объемом данных. Структурируют, показывают связи.

Мы создаем сводную таблицу, которая покажет сколько продаж и прибыли принесли разные форматы баннеров.

Как сделать: нажимаем в меню «Данные» → «Сводные таблицы» → выбираем область таблицы, на основе которой будет строиться сводная → в документе появляется новая вкладка с настройками сводной таблицы → в поле «Строки» добавляем Format → в поле значение добавляем количество продаж (# Sales) и стоимость продаж ($ Sales).

Что получилось

Мы отредактировали отчет, привели его в единый формат, подготовили к работе в команде и создали сводную таблицу. Сравните таблицу до и после редактирования.

Присылайте собственные кейсы, в результате которых вам удалось заметно улучшить (или, наоборот, ухудшить) показатели проекта, на what@growthhacks.ru. Интересные эксперименты обязательно попадут на страницы рубрики Growth Hacks.

Популярные статьи
Показать еще
Комментарии отсортированы
как обычно по времени по популярности

> Формат денег

> Чтобы столбцы с деньгами выглядели одинаково, определите место для значка валюты. $100 или 100$ — до или после суммы. Не имеет значения, где стоит знак. Главное, чтобы он стоял одинаково во всех ячейках.

Учитывая то что $ указан в заголовке — в самих значениях его можно опустить.

Согласен. Можно «вынести за скобки»

0

Да, чувствуется у человека наболело.
Хорошая инструкция и подход правильный, всех обязать работать по одному стандарту.

Спасибо, основано на реальных событиях.

0

Вы серьёзно? И за эту статью кому то заплатили деньги? Половина вещей интуитивны, вторая опциональны

В статье нет ничего нового, но
гораздо удобнее чтобы все работали по одному стандарту
(в рамках проекта), чем отослать команду к своей интуиции и потом узнать, как
много разных опций можно использовать для решения одной задачи.

Кому-то заплатили деньги? Вы сейчас серьёзно?

0

Как? За что? Почему?

0

Я так понимаю, что пост рассчитан на аудиторию "Подскожите а где можно скочать такой ексель?"

Я видел пример ужасных отчетов, но тут дело не в том, что аналитики не знают как их представлять. Им просто похуй и подобная инструкция не поможет.

Плохих аналитиков видели. Мне жаль.

0

Жаль, что вы, как аналитик, сделали такой вывод.

0

Как хороший аналитик, которому не похуй.

0

пролисталъ

0

"установить ширину столбцов двойным кликом. Как сделать: кликаем 2 раза на границу между столбцами → ширина колонки адаптируется под текст."

Можно еще выделить все колонки табл. и кликнуть лишь однажды два раза.

гридлайны еще бы убрать

Уже вторую статью читаю, написанную человеком, занимающим должность директора по маркетингу. И такое чувство, что на эту должность берут самых знатных кретинов страны: число называют цифрой, один какую-то дичь втирал о прогнозировании по тренду, этот вообще про таблички.

Вас не взяли директором по маркетингу и вы возненавидели всех директоров?

Я себя прекрасно чувствую в РНФ, и никогда не опущусь до такого днища, когда отсутсвует элементарный уровень математической культуры.
То есть Вы считаете, что здесь что-то адекватное написано?
Почитайте хотя бы авторитетные западные блоги, ресурсы и т.д. Там такой фигни нет.

Я не знаю, что такое РНФ.

Я считаю, что да. И ваша критика сейчас не конструктивна, всё вокруг да около, и мало аргументов. Учитесь спору, дорогой аноним.

Ну вообще так и есть. Я директор по маркетингу и ответственно заявляю, что для этой должности в средне-мелкой компании в МСК много ума не надо. Я серьёзно. А то маркетологи часто строят из себя умников.

У нас завышенное самомнение. Думаем, что все вокруг кретины. И вот такая "статья" прямое тому подтверждение.

Я-я-я, у нас, [мы] думаем.
Очень самокритично, спасибо.

0

Роман, вы там по совместительству капитаном очевидностью не работаете?

ps. У меня тут под рукой арт директор. Готовит статью на vc, как оптимизировать картинки на сайт с помощью "Save for Web..." в Photoshop (старая версия). Мы проанализировали многие сайты и обратили внимание на огромное кол-во неоптимизированного веб контента. Скорее всего специалисты просто не знают, что есть такая полезная плюха в фотошопе.

Вот если вашу статью примут в СМИ, то тогда и поговорим. А пока продолжайте ёрничать, это забавно.

0

А мои две статьи опубликовали в 17 изданиях в US. Но прежде чем вы скажите, показывай ссылки - предлагаю пропустить этот петтинг и перейти сразу к сути. Вот у вас писюн сколько сантиметров?

2 статьи в 17 изданиях... Круто.
У меня пока получилось 10 статей в одном издании. :D

0

В моем случае ничо крутого - обычный PR. Как собственно 70% всех статей в сети.

0

Странно при этом видеть, что у Вас Линкедин на русском. Что за статьи-то?

0

Запускал проект на Kickstarter и Indiegogo. Соответственно проплачивал статьи по продвигаемому продукту на всяких техкранчах и т.п. Я не особо соц. активный - поэтому по факту инфо о моей работе и тем, чем я занимаюсь не найти в сети.

0

А, ну проплачивать - это все горазды. Были бы деньги. ;)

0

Тоже мне сложная задача статью проплатить. А написать, чтобы бесплатно приняли слабо?

0

Ох, Роман, Роман...
Пишите пресс релиз. Отправляете в 300 изданий. Из них 30 публикуют бесплатно, 10 говорят, что материал конечно интересный, но хотелось бы всё таки увидеть $$. В крупные издания просто так не попадешь - ищешь пиарщика со связями в журналистике и там за откаты всё публикуют (не забываем, что всё это происходит не в России или Украине). Я если честно не хочу вот расписывать всю эту цепочку.
Вот не только вы написали мне, что за деньги каждый сможет. Но почему то все упустили маленькую деталь. Чтобы можно было сделать это за деньги - их сначала надо где-то заработать. И там ни фига не 100к рублей.
Вы пишите для себя, для удовольствия, ради эго - не важно. Если бы статью не опубликовали - ничего страшного. Попробуете в другой раз, другую статью. Я не считаю, что это тяжкий неподъемный труд. Но это только моё мнение. Я действительно рад, что у вас есть на всё это время.

0

Мы готовим качественный и полезные контент — статьи, видео, презентации. И СМИ разбирают их бесплатно. И нету большой разницы, на какую страну работает СМИ.

0

Я вас тролю за конкретно это статью и ни слова не сказал про то, чем вы занимаетесь. Мы с вами занимаемся совершенно разными вещами, с вашей стороны не очень объективно брать меня "на слабо". Я просто ответил на ваш вопрос.
Я высказал свое мнение по поводу материала, который не считаю качественным. Вся ваша защита по этому поводу - "а что сделал ты/а тебе слабо". Вроде взрослый человек, блог ведете.
Статья слишком слабая для вашего уровня. Поднимите более глубокие темы. Это и только это я хотел сказать.

0

Я все равно считаю его качественным и полезным для большей части рынка. Всегда есть люди, для которых это банальность и есть в десятки раз больше людей, для которых это прямо инструкция «бери и делай». И я очень часто вижу, когда даже такой базис не сделан в отчетах как на наших рынках, так и на западных.

Где видите? Давайте сюда компании, где вы это видели. Для какой части рынка? Давайте расчеты сюда.
Пока это диванная аналитика.

Через меня прошло более 100 Клиентов, это те кто платили деньги за консалтинг, обучение персонала или внедрение аналитики.

Называть конкретно, у кого было все грустно, без этого базиса, я не буду. Это не этично и мы здесь собрались не конкретные примеры рассматривать, а базовые болезни рынка.

А по поводу «давайте сюда» и «диванная аналитика» — не смешите, Вы аноним по фамилии никто, из компании никак и с должностью никто. Начните открытость с себя.

Страшно представить, что за клиенты там были, сотрудники которых не умеют строить таблицы. В общем, вы гуманитарий-маркетолог, и с вами разговаривать априори не о чем.

Сходите хоть в нормальную компанию и посмотрите, что там люди умеют и знают, и тогда орать не будете, что большая часть рынка ничего не умеет, а вы тут такой просветитель. Смешно. даже.

Очередные 11 банальных штук, которые умеет делать любой, кто пользуется экселем не в качестве разлинованной таблицы в электронном виде.

90% рынка не в курсе, вам повезло, если ваши коллеги это умели.

Роман, вы серьезно? Я на той неделе собеседовать двух студенток 2016 года выпуска и обеих перед этим протестировал на элементарные знания экселя. Дак вот они мне и сводные построили, и графики. Формулами средней сложности тоже ворочают, правда пока на тройку. А вы сейчас о 90% рынка. Я сомневаюсь, что вы директор чего-то, кроме своего стула

Студентки? Сводные? Я бы хотел в это поверить, но тут студенты-бухгалтеры от оплаты НДС посчитать не могут, а вы о сводных.

0

Гоните к черту этих ваших студентов, потому что они либо ПТУшники, либо лентяи

0

Все правильно говорите. Парень что-то странное задвигает, либо никогда и нигде не работал.

Я как раз знаю коллег, которые пользуются экселем как линованной тетрадкой, но их позиции большего не требуют.

Когда же вы говорите про сводные таблицы, это уже уровень, где про форматы данных и, тем более, выравнивание ячеек знают по умолчанию.

0

Про сводные таблицы знают, увы, ещё меньше маркетологов, чем о сложных, вложенных формулах в Экселе.

Роман, я как раз и ожидал тут увидеть сложные формулы, которые помогут облегчить жизнь. Надеюсь сделаете вторую часть статьи.

Простые формулы можно глянуть тут roman.ua/internet-marketing/prezentaciya-rabota-analitika/ . Жизнь облегчают, но, вполне возможно, что вы многие из них знаете.

И старый материал о сводных в PPC roman.ua/internet-marketing/optimizaciya-kontekstnoi-tizernoi-reklamy-na-krupnyx-akkauntax/

0

в базисе сцепить и впр рядом... как!?
ЗАМЕНИТЬ в качестве заменителя на заглавные? серьёзно? а ПРОПНАЧ не проще?
ПОВТОР, зачем он в виде значения? Есть же условное форматирование для примера, которые вы привели в презентации.

Ладно хоть в ссылках есть планетаэксель :)
Вообще, главное всё таки не красота таблички, и мерянье пиписьками, а данные, которые вы получаете на выходе и их корректность. И исходя из этой логики всё остальное становится очевидным, в плане расстановки и группирования данных для обработки.

0

Про данные согласен.

0

Странно, это банальные и очевидные приемы для каждого студента, не только для маркетолога...

90% коллег-конкурентов это умеют. Все-таки маркетологи работают со статистикой...
В нашем маркетинговом агентстве и не такое вытворяют с excel!!!)))

Прямо чувствую, как вы писали комментарий и боролись с соблазном указать урл вашего маркетингового агентства :)

0

Роман, и в мыслях не было! Я же не спамер) Но кто ищет, тот найдет, верно?)

0

Ээээээ... меня как раз на днях занимала задача - как переставить местами два столбца в Excel 2016... но так и не получилось((

0

На кого рассчитана эта статья? Почти все инструкции - это основы работы с Excel.

Можно скачать файл где уже все настроено?

0

Полезный контент. Приятно читать. 90% маркетинговых и прочих agencies не используют эти (как написали выше) бональные истины. Мы стараемся использовать. Не без помощи таких, как Роман.

банальные, да, только к чему этот коммент? Не делайте выводы, не зная причин моей опечатки (тут я не оправдываюсь, что написано, то написано). Вы и в жизни пытаетесь всех исправлять? Тогда да, пиздец. Удачи в нелегком труде.

0

Супер, лаконично и доходчиво. Однозначно в закладки. Вроде бы, элементарные вещи, но многие, даже знающие об этих возможностях, ленятся привести отчет в должный вид. Теперь можно просто дать им ссылку. Спасибо!

Супер, такая и была цель — чтобы дал ссылку и сказал, приведи в порядок по инструкции.

0

Редко пользуюсь экселем, открыл для себя интересные вещи. Спасибо автору :)

"Но если прибыли или убытка нет, ячейки пустые. Заполните их, добавьте «0»."
Выделяем область, где нужно заполнить ячейки цифрой 0, нажимаем Ctrl+f, далее "заменить" пусто на 0. Если уж на то пошло

0

Да вы, !"№;%, шутите.

А вот нет уж - благодарю. Хоть что-то полезное на этой странице.

0

вдохновлялись этим, но дополняли

0

Все всё знают. Все всё умеют. Но никто и не почешется сделать. 90 процентов случаев укладываются в два шаблона - 1. Я творческая личность! ( Вырвиглазное говно с алыми заголовками и белыми буквами) 2. И так сойдет! (Хаотично набросанные цифры или сохраненные страницы программ с кучей ненужной информации , пустых мест и прочей хренью).

Как создавать такого рода анимированные гифки?

0

Например, в monosnap

0

Сначала веб-сокол, теперь это))http://VC.ru што ты делаешь, прекрати

0

Ну тогда и это может пригодиться.

0

Да, это брали за основу при подготовке.

0

Догадался. ;)
Хотя я в этой гифке не со всем согласен.

Поэтому и писали статью и готовили свои гифки.

0

Интересно, кто-то из экспертов заметит, что тут рассказывается не об Excel, а о Google Sheets

Часть перечисленного в excel не придумали до сих пор, и уж тем более защита данных с условным форматированием не входит в основы табличного процессора

И вот о двойном щелчке по границе столбцов не знал

0

Это всё, что вам нужно знать о работе с Excel.

0

Конечно спасибо за советы! Но цифры в Xls не просто так по дефолту справа

0

Возможность комментирования статьи доступна только в первые две недели после публикации.

Сейчас обсуждают
Dmitry Kaigorodov
Kuoll

Откуда ворует?

Сооснователь Maps.me Юрий Мельничек выпустил приложение для обработки фона фотографий с помощью нейросетей
0
Yury Melnichek

Градиент в следующей версии поменяем

Сооснователь Maps.me Юрий Мельничек выпустил приложение для обработки фона фотографий с помощью нейросетей
0
Максим Мостовой
Куппи.ру

А что может сделать маркетинг с кадровой политикой, если акционеры не хотят платить зп больше потому что "других найдём"?

«Товарооборот на 44% превысил ожидания маркетологов»: история акции с «Прилипалами» в «Дикси»
0
Artemy Ustimenko
Venuelab

Non capisco

Telegram выпустил инструменты для интеграции через IFTTT
0
Katerina Pigasova

Рады стараться!

Кейс из России: Рост продаж в 2,3 раза благодаря оптимизации работы колл-центра
0
Показать еще