Как автоматизация работы юристов экономит время и деньги

В работе любой компании есть важнейшая рутина, малозаметная со стороны. Например, корпоративные юристы – это почти всегда «бойцы невидимого фронта», но от качества их претензионно-судебной работы зависит благополучие всей корпорации. Особенно если у вас в работе тысячи договоров, претензий и судебных дел. Тут поможет только глубокая автоматизация работы юридического блока. Расскажем о том, как мы решили эту задачу в ПГК.

Издержки ручного труда

Первая грузовая компания – это 100 тысяч вагонов в управлении, клиенты из разных отраслей – металлурги, строители, аграрии, география от Петербурга до Владивостока. Поэтому работы нашим юристам хватает: претензионно-судебной работой в компании занимается 68 сотрудников, включая центральный аппарат и филиалы по стране. Ежегодно через юристов ПГК проходит 10 тысяч договоров и около 3 тысяч судебных дел (к слову, свыше 80% из них наши выигрывают).

До начала автоматизации данные к юристам приходили из разных источников и в самых разных форматах – от электронной почты до бумажных носителей. Далее информацию по претензиям вносили во множество отдельных таблиц Excel — входящие, исходящие документы, реестры по разным категориям споров. Та же рутина многократно повторялась на следующих стадиях: подготовка исков, отслеживание хода дел, оформление процессуальных документов. И всё вручную! Компьютеры в юрблоке ни с чем нельзя было перепутать: из-за вечного копипаста «Ctrl C – Ctrl V» у них постоянно западали три кнопки на клавиатуре (ладно, это была шутка). Человеческий фактор тоже никто не отменял: из-за ручного сведения экселевских таблиц необходимо было тщательно перепроверять информацию, чтобы избежать ошибок в расчете важных показателей. В общем, надо было срочно что-то менять.

Начало перемен

Для начала мы решили: нам нужен один сквозной информационный канал вместо десятков «информационных ручейков». На следующем шаге – создали «единое окно» для передачи юридических материалов в работу на базе системы подачи заявок, уже хорошо зарекомендовавшей себя у сотрудников. И наконец, чтобы по максимуму автоматизировать внутренние процессы юридического блока, выбрали CRM-систему для юридических служб (ею стала Сase.one, которая привлекла простотой и гибкостью настройки).

Понятно, что изменение привычных рабочих процессов – это всегда стресс для сотрудников. И цифровизация регламентов и продуктов тут не исключение. Мы постарались максимально смягчить цифровую трансформацию для юристов. На каждое судебное дело или претензию стала создаваться карточка, за основу которой взяли давно знакомый сотрудникам подразделений реестр судебных дел. Затем в систему интегрировали все бывшие и текущие судебные дела и претензии, а также информацию по всем контрагентам.

Дальше настроили «ролевую модель» и доступы. Определили, какие пользователи могут просматривать, изменять и удалять конкретные дела и разделы. Такой шаг не стоит недооценивать: однажды, пока еще не были настроены уровни доступа, пришлось восстанавливать из резервной копии всю CRM-систему – ее случайно удалили. Это послужило уроком: компания провела дифференцированное обучение пользователей, в онлайн режиме коллеги получили ответы на все вопросы.

Как ускорился процесс

Теперь в каждой карточке по делу видны все стадии юридического процесса — от материала, переданного в работу, до исполнительного производства. На внесение данных по каждому делу мы экономим 20% времени. В пересчете на 3 000 судебных дел – это 100 человеко-часов в год (или 12 дней) на каждого юриста.

В системе предустановлены около 70 шаблонов типовых документов, в которых с помощью специальных тегов заполняются необходимые поля. Проще говоря, на подготовку типовых документов стало уходить в 70 раз меньше времени.

Отчеты в системе создаются автоматически. Раньше на эту работу уходило в среднем 2 часа.

Было 9 итоговых отчетов по претензионной и судебной работе – стал 1.

В системе теперь есть все нужные формулы для расчетов: автоматически подсчитываются общая сумма требований, размеры госпошлин. Карточки в системе ПГК синхронизированы с картотекой арбитражных дел: в них автоматически «подтягиваются» даты вынесения решений по всем инстанциям и другие события, по которым легко осуществлять поиск и фильтрацию.

Но и на этом не всё

Теперь в планах юридического блока – создать сквозной автоматизированный процесс всей претензионно-судебной работы. Задача сложная, но технически решаемая: для этого предполагается интегрировать систему Case.one с другими ИТ-решениями ПГК.

Помимо этого, мы хотим сделать единый источник оперативной информации о работе юристов на базе системы SAP и внедрить систему интеллектуального распознавания текстов документов.

Вы скажете – это неоправданные дополнительные затраты? Мы возразим: сегодня время стоит дороже. ИТ-решения для внутренних процессов компании помогают лучше выстраивать взаимодействие с партнерами. А если вы создаете прозрачный и удобный сервис для клиента, как это делает ПГК, то цифровизация внутренних функций компании поможет сделать это эффективнее.

0
0 комментариев
Популярные
По порядку
Читать все 0 комментариев
Специфика поиска работы на сайте hh

Такой же материал я писала в 2019-м году, но за последние годы произошли некоторые изменения, которые вызвали массу негатива на сайт со стороны работодателей. Поэтому я решила обновить статью. Но основополагающие мысли не изменились, поэтому я буду частично повторяться.

«Холакратия, любимые мемчики и прозрачность»: программист о работе в Точке, моделинге и запуске треков на Spotify

Точка — это про людей. Про сотрудников, которые создают удобный банк для бизнеса. Мы запускаем серию интервью с нашей командой, чтобы рассказать, как у нас всё устроено.

Новая Tesla Plaid в тест-драйв, факапы с поставками и разработка приложения — мой бизнес с Tesla спустя год
А ты уже зарабатываешь больше 300к?

Мы, предприниматели, мечтаем, строим планы захвата рынка и создания нового фантастически клевого продукта, гениальные идеи уносят нас в дали долгосрочных и дорогих проектов. Так вот, не стоит улетать в эти дали без разведки местности. Не проверяя гипотезу реакцией рынка и откликом потребителя можно долго и далеко идти не в ту сторону.

Это 3D визуализация
На метле и в ступе: как менялся образ Бабы-яги в российском кино

Третья часть «Последнего богатыря» — «Посланник тьмы» — собрала в прокате почти 2 млрд рублей. Секрет успеха картины не в последнюю очередь связан с персонажами, чьи трактовки сильно отличаются от традиционных. Такой Бабы-яги зрители точно еще не видели.

«Инновации — это поле для сражений»

Как фуд-ритейл внедряет новые технологии.

Статус бота Veles
Тинькофф инвестиции в минус за одну ночь

Если вас мучал вопрос как уйти в минусне используямаржинальную торговлю , то вот ответ. Нужно просто пользоваться Тинькофф инвестициями.

Сказ о том, как брокер Тиньков акции в счет налогов без согласия клиента продавал

Итак, начну свою историю с того, что с данным брокером я уже на протяжении 3-х лет, и в принципе, не считая пары незначительных косяков, нареканий у меня к нему не было, до начала 2022 года...

12 млн проданных консолей и более сотни миллионов картриджей за первые шесть лет: почему была популярна Atari 2600 Статьи редакции

До её создания в 1977 году приставки выпускали только с одной предустановленной видеоигрой. Atari же придумала устройство, которое поддерживало cразу несколько игр. О производстве, первых играх компании и её конкурентах — в пересказе IEEE Spectrum.

Консоль Atari 2600
Пять путешествий до Луны — столько километров ленты в TikTok могли просмотреть пользователи Yota за 2021 год
null