В работе любой компании есть важнейшая рутина, малозаметная со стороны. Например, корпоративные юристы – это почти всегда «бойцы невидимого фронта», но от качества их претензионно-судебной работы зависит благополучие всей корпорации. Особенно если у вас в работе тысячи договоров, претензий и судебных дел. Тут поможет только глубокая автоматизация работы юридического блока. Расскажем о том, как мы решили эту задачу в ПГК.
Издержки ручного труда
Первая грузовая компания – это 100 тысяч вагонов в управлении, клиенты из разных отраслей – металлурги, строители, аграрии, география от Петербурга до Владивостока. Поэтому работы нашим юристам хватает: претензионно-судебной работой в компании занимается 68 сотрудников, включая центральный аппарат и филиалы по стране. Ежегодно через юристов ПГК проходит 10 тысяч договоров и около 3 тысяч судебных дел (к слову, свыше 80% из них наши выигрывают).
До начала автоматизации данные к юристам приходили из разных источников и в самых разных форматах – от электронной почты до бумажных носителей. Далее информацию по претензиям вносили во множество отдельных таблиц Excel — входящие, исходящие документы, реестры по разным категориям споров. Та же рутина многократно повторялась на следующих стадиях: подготовка исков, отслеживание хода дел, оформление процессуальных документов. И всё вручную! Компьютеры в юрблоке ни с чем нельзя было перепутать: из-за вечного копипаста «Ctrl C – Ctrl V» у них постоянно западали три кнопки на клавиатуре (ладно, это была шутка). Человеческий фактор тоже никто не отменял: из-за ручного сведения экселевских таблиц необходимо было тщательно перепроверять информацию, чтобы избежать ошибок в расчете важных показателей. В общем, надо было срочно что-то менять.
Начало перемен
Для начала мы решили: нам нужен один сквозной информационный канал вместо десятков «информационных ручейков». На следующем шаге – создали «единое окно» для передачи юридических материалов в работу на базе системы подачи заявок, уже хорошо зарекомендовавшей себя у сотрудников. И наконец, чтобы по максимуму автоматизировать внутренние процессы юридического блока, выбрали CRM-систему для юридических служб (ею стала Сase.one, которая привлекла простотой и гибкостью настройки).
Понятно, что изменение привычных рабочих процессов – это всегда стресс для сотрудников. И цифровизация регламентов и продуктов тут не исключение. Мы постарались максимально смягчить цифровую трансформацию для юристов. На каждое судебное дело или претензию стала создаваться карточка, за основу которой взяли давно знакомый сотрудникам подразделений реестр судебных дел. Затем в систему интегрировали все бывшие и текущие судебные дела и претензии, а также информацию по всем контрагентам.
Дальше настроили «ролевую модель» и доступы. Определили, какие пользователи могут просматривать, изменять и удалять конкретные дела и разделы. Такой шаг не стоит недооценивать: однажды, пока еще не были настроены уровни доступа, пришлось восстанавливать из резервной копии всю CRM-систему – ее случайно удалили. Это послужило уроком: компания провела дифференцированное обучение пользователей, в онлайн режиме коллеги получили ответы на все вопросы.
Как ускорился процесс
Теперь в каждой карточке по делу видны все стадии юридического процесса — от материала, переданного в работу, до исполнительного производства. На внесение данных по каждому делу мы экономим 20% времени. В пересчете на 3 000 судебных дел – это 100 человеко-часов в год (или 12 дней) на каждого юриста.
В системе предустановлены около 70 шаблонов типовых документов, в которых с помощью специальных тегов заполняются необходимые поля. Проще говоря, на подготовку типовых документов стало уходить в 70 раз меньше времени.
Отчеты в системе создаются автоматически. Раньше на эту работу уходило в среднем 2 часа.
Было 9 итоговых отчетов по претензионной и судебной работе – стал 1.
В системе теперь есть все нужные формулы для расчетов: автоматически подсчитываются общая сумма требований, размеры госпошлин. Карточки в системе ПГК синхронизированы с картотекой арбитражных дел: в них автоматически «подтягиваются» даты вынесения решений по всем инстанциям и другие события, по которым легко осуществлять поиск и фильтрацию.
Но и на этом не всё
Теперь в планах юридического блока – создать сквозной автоматизированный процесс всей претензионно-судебной работы. Задача сложная, но технически решаемая: для этого предполагается интегрировать систему Case.one с другими ИТ-решениями ПГК.
Помимо этого, мы хотим сделать единый источник оперативной информации о работе юристов на базе системы SAP и внедрить систему интеллектуального распознавания текстов документов.
Вы скажете – это неоправданные дополнительные затраты? Мы возразим: сегодня время стоит дороже. ИТ-решения для внутренних процессов компании помогают лучше выстраивать взаимодействие с партнерами. А если вы создаете прозрачный и удобный сервис для клиента, как это делает ПГК, то цифровизация внутренних функций компании поможет сделать это эффективнее.