Как Почта России автоматизировала и упростила работу с договорами

В Почте заключают около 180 000 договоров в год, большая часть которых — типовые. Мы используем более 100 шаблонов, и их количество постоянно растёт. Однако сам факт наличия типовой формы не упрощает процесс согласования. Ведь на каждом этапе нужно сверяться с образцом, чтобы понять, кто и какие изменения внёс в документ. Стоит добавить еще про географическую распределенность Почты – десятки филиалов по всей стране также усложняют процесс создания единого договорного пространства.

Очевидно, что проверка уже утверждённого ранее текста — нерациональная трата времени. Из-за того, что сотрудники бизнес-подразделений тратят много времени на подготовку договоров, у них может не хватать времени на более важные дела — привлечение клиентов и запуск новых продуктов. Кроме того, из-за длительного согласования договора можно упустить клиента или потерять выгодную сделку.

В 2020 году, после анализа всех связанных с договорами процессов, мы решили максимально оптимизировать их:

● уменьшить срок согласования типовых договоров;

● уменьшить количество структурных подразделений, участвующих в согласовании договора;

● сократить время, которое бизнес-подразделение тратит на подготовку проекта договора.

Мы подсчитали, что, если технически обеспечить неизменность текстов хотя бы 25% договоров, мы освободим более 30 000 рабочих часов в год только одних юристов. А в масштабах всех подразделений Почты это колоссальные цифры и значительная оптимизация процессов. Поэтому мы решили внедрить сервис «Конструктор договоров».

Нам нужен был интегрированный с внутренними системами компании инструмент с простым интерфейсом, которым могли бы пользоваться сотрудники бизнес-подразделений. Проанализировав более 10 предложений на рынке, мы приняли решение о запуске пилотного проекта «Конструктор договоров» на платформе Doczilla. В 2020 году всего за полгода мы внедрили сервис по созданию проектов договоров на основе типовых форм и интегрировали его с системами согласования договоров компании и организации закупочной деятельности.

Процесс согласования договора выстроили так:

● пользователь (сотрудник бизнес-подразделения компании) через систему согласования договоров переходит в «Конструктор» и заполняет анкету договора. Из справочников автоматически подтягивается название контрагента, реквизиты, подписанты, филиалы, банки, названия судов;

● на основе ответов пользователя формируется проект договора;

● согласующие проверяют только заполнение переменных полей (система подсвечивает их) и условия сделки в целом, поскольку текст договора теперь защищён от редактирования.

Мы исключили из состава согласующих сотрудников некоторых подразделений, так как теперь проект договора всегда соответствует типовой форме, и их участие больше не требуется. В результате мы не только сократили плановое время согласования типовых договоров с пяти до двух дней, но и уменьшили нормативный срок согласования нетиповых за счёт высвобождения ресурсов.

Пилотный проект прошёл успешно, и в 2021 году мы полноценно внедрили «Конструктор договоров» в работу Почты.

На сегодняшний день:

● около 10% всех договоров заполняем через «Конструктор договоров». В ближайших планах довести эту цифру до 50%;

● процесс создания проекта договора занимает в два раза меньше времени, чем до внедрения сервиса;

● в 2,5 раза сократился нормативный срок согласования типового договора;

● количество согласующих подразделений сократилось с пяти до двух-трёх;

● более 1 000 сотрудников всей филиальной сети прошли обучение по использованию сервиса.

Чтобы заслужить доверие коллег к сервису, необходимо постоянно коммуницировать с ними, рассказывать о возможностях, показывать преимущества. Мы регулярно проводим тренинги для сотрудников, где собираем обратную связь и предложения по улучшению «Конструктора», разбираем ошибки и сложности вместе. Это необходимо делать регулярно и на протяжении длительного периода времени.

Сейчас продолжается интеграция сервиса в наши бэкофисные системы, чтобы автоматически формировать проект договора на основании данных из них. Это поможет еще больше сократить время, снизить временные и трудозатраты.

Мы намерены использовать систему не только в договорной работе, но и в других процессах, где предусмотрено использование большого количества различных типовых документов. К примеру, сейчас мы вместе с Doczilla разрабатываем раздел в «Конструкторе», где можно формировать претензии и исковые заявления, а также рассматриваем возможность использования сервиса для формирования доверенностей. «Конструктор договоров» постепенно развивается в «Конструктор документов».