Хочу убедить крупную компанию сделать совместный благотворительный проект. С чего начать общение?

Рекомендации фондам от «Почты России»

Всем помочь почти невозможно, даже если хочется, — приходится выбирать. Руководитель департамента корпоративной социальной ответственности Почты России Раиса Ирз рассказывает, как происходит отбор проектов и на что в первую очередь смотрят крупные компании, когда получают сообщения от фандрайзеров.

Почта — социально ориентированная компания по своей сути: мы доставляем пенсии и пособия, письма, посылки и продукты в самые отдалённые районы страны, где порой нет другой инфраструктуры. В экстренных ситуациях, например, когда люди оказываются отрезанными от цивилизации и им срочно нужны товары первой необходимости и медикаменты, Почта всегда рядом и приходит на помощь.

Благотворительными проектами в компании занимается департамент корпоративной социальной ответственности (КСО). У него есть свой сайт «Почта в помощь», где мы собрали всю информацию о наших направлениях работы, возможных мерах поддержки и выложили документы для потенциальных партнеров. Начну с главного: с какими проектами к нам стоит приходить.

В департамент КСО приходят совершенно разные запросы, но при всем желании компания не может помочь всем. Поэтому мы выделили для себя четыре приоритетных направления, на которых решили сосредоточить свои усилия:

• экология;
• поддержка образования, культурного и исторического наследия;
• помощь уязвимым группам;
• поддержка спорта и здорового образа жизни.

Помогать мы можем четырьмя способами — перечислить деньги, доставить что-то за свой счёт, бесплатно передать марки и конверты для отправки или сделать с фондом совместный благотворительный проект.

Мы поддерживаем проекты, которые помогают обществу системно, а не точечно. Ведь так мы охватываем более широкую аудиторию. Например, мы не финансируем лечение одного ребёнка, а сотрудничаем с благотворительными фондами и НКО, которые спасают тысячи людей с подобным заболеванием. Для нас важно, чтобы проект можно было масштабировать и чтобы наша помощь была постоянной, востребованной и формировала новые социальные привычки.

Почта не спонсирует политические партии и религиозные организации. Кроме того, бывают ситуации, когда мы не можем помочь с отправками из-за высокой нагрузки на нашу логистическую сеть — например, на Новый год или в период распродаж в интернет-магазинах. Также мы не берёмся за пересылку хрупких вещей или предметов с высокой ценностью вроде картин и музыкальных инструментов.

Дистанционный рекрутинг доноров костного мозга — совместно с Национальным регистром доноров костного мозга (РДКМ) и Русфондом. Благодаря этому проекту любой здоровый житель России в возрасте от 18 до 45 лет может стать потенциальным донором костного мозга без сдачи крови — достаточно взять у себя мазок с внутренней стороны щеки и бесплатно отправить его по почте в лабораторию. Совсем недавно этому проекту исполнился год, за который почти 11 000 человек получили возможность вступить в регистр удаленно.

Благотворительные отправки — совместно с Фондом защиты детей. Наши партнёры собирают книги и развивающие игры для малышей в детских домах и детей, которые по состоянию здоровья находятся на домашнем обучении. Все это мы за свой счёт доставляем получателям.

Благотворительные открытки и виньетки – совместно с фондами «Линия жизни» и «Энби». Внешне виньетки похожи на марку, но не используются для оплаты. Купить их, а также «добрые открытки» можно в почтовых отделениях и онлайн. Часть средств от продажи идет на лечение тяжелобольных детей и помощь их семьям.

Шаг первый: оценка проекта

В среднем мы получаем 10-20 заявок в месяц, из которых выбираем одну-две. Многие проекты мы отсеиваем из-за слишком сложной реализации или того, что авторы неясно сформулировали цель.

Для предварительной оценки проектов мы используем скоринговую систему — это анализ с помощью анкеты, форма которой едина для всех заявок. Мы присуждаем один или несколько баллов за каждый ответ на вопрос:

• Соответствует ли проект четырем основным направлениям нашей благотворительной деятельности?
• Уникальна ли роль Почты в этом проекте? Или помощь может оказать любая другая компания?
• Решает ли проект актуальные проблемы общества?
• Положительно ли влияет на наш имидж?
• Открывает ли проект дополнительные возможности для сотрудников Почты?
• Широка ли аудитория проекта, и можно ли её расширить?
• Соответствует ли проект нашим стратегическим бизнес-задачам?
• Является ли проект системным и можно ли его масштабировать?

Отдельно мы подсчитываем ресурсоёмкость проекта: насколько сложно его будет реализовать и какие подразделения Почты для этого потребуется привлечь, сколько времени и денег нам нужно будет потратить, посильна ли эта помощь.

За все разделы скоринговой анкеты можно получить максимум 25 баллов. Если проект набирает больше семи, мы переходим к следующему этапу.

Шаг второй: проверка партнера и решение о сотрудничестве

Совместно со службой безопасности, юристами и комплаенсом мы проверяем потенциального партнёра на предмет надёжности, отсутствия претензий со стороны надзорных органов, судебных разбирательств и громких публичных скандалов. И только после этого мы выносим проект на рассмотрение комиссии по спонсорской и благотворительной деятельности. В неё входят представители финансового и юридического блоков, департаментов КСО, внешних коммуникаций, безопасности и HR, а также других подразделений, которые должны быть задействованы в реализации проекта. Комиссия дает окончательное заключение о сотрудничестве.

Сроки рассмотрения заявок у нас такие же, как и во многих крупных компаниях: в среднем от обращения фонда в Почту до принятия решения проходит месяц. Если проект нам не подходит, мы обязательно присылаем письмо, где объясняем наш отказ.

Шаг третий: начало работы

После утверждения проекта мы заключаем договор. В случае помощи деньгами нам потребуется смета, и фонд должен быть готов отчитаться о тратах.

При благотворительных отправках мы просим партнеров проверить списки получателей и убедиться, что все контакты указаны верно, а люди в курсе предстоящей доставки и готовы забрать посылки. В нашей практике бывают ситуации, когда нам самим приходится разыскивать получателей или дополнительно пересылать груз на другой адрес из-за ошибки. Все это отнимает время наших сотрудников и требует финансовых затрат, которые не заложены в смету проекта.

Мы очень ответственно подходим к своей работе и делаем все возможное, чтобы вещи в итоге попали в нужные руки. Поэтому просим такого же отношения от своих партнеров. Ведь если не тратить ресурсы зря, мы можем помочь гораздо большему числу людей.

Если вы поняли, что ваш проект подходит для Почты, — напишите нам. Мы будем рады помочь, если это будет в наших силах. А чтобы повысить шансы на положительное решение по своей заявке, следуйте этим советам.

• Пришлите запрос на электронную почту по адресу [email protected], заполнив форму заявки из Приложения 1 к документу по ссылке.
• Чётко сформулируйте, какая вам необходима помощь и ресурсы. Важно детально описать сам проект — чему он посвящён и какую проблему решает.
• Обязательно оставьте обратный адрес и телефон, на который вы точно ответите. В 90% обращений либо плохо поставлена задача, либо нет контактов для обратной связи - всё это затрудняет дальнейшую работу.
• Будет здорово, если вы сразу приложите документы — как минимум устав вашей компании или организации, ссылку на её сайт или описание деятельности.
• Подумайте: может ли наша помощь стать системной? Хорошо, если это будет не разовая акция, а долгоиграющий проект, у которого есть перспективы развития.
• Если вы приходите к нам с просьбой что-либо отправить — перепроверьте, что база адресов актуальна, и все получатели готовы забрать посылки. Обязательно укажите, сколько, чего, когда и куда нужно доставить, а также уточните, сможете ли вы упаковать посылки сами. Ведь упаковка – это для нас дополнительная строка расходов.
• Рассчитайте свои силы: если вы готовы проверить адреса только десяти получателей, а потом проследить, чтобы они не забыли забрать посылки, то отправьте 10 посылок, а не 100.
• Убедитесь, что в будущем вы сможете составить отчет о помощи. Будет здорово, если вы пришлете фотографии тех, кого мы с вами сделали счастливыми.