Этапы работы над проектом

Обсудим стадии проекта, а также процессы внутри них. Разберемся, что делает менеджер проекта на этапах инициации, планирования, выполнения и запуска.

Любой проект имеет начало, выполнение и завершение. Этапы можно разделить на пять процессов:

• инициация
• планирование
• выполнение
• мониторинг
• запуск

Поговорим про каждый более детально.

Инициация

Инициация проекта, говоря человеческим языком, — понимание наличия задачи и необходимости начала работы над ней вместе с командой. На данном этапе есть две важные задачи: выявить заинтересованных лиц и составить устав проекта.

Заинтересованными лицами могут быть как сам заказчик, так и люди, на которых последствия выполнения проекта влияют напрямую или косвенно. Для начала менеджер проекта формирует карту стейкхолдеров. Например, такую:

Еще одна из классификаций заинтересованных лиц — по уровню влияния. Так, в ближнем кругу будут первичные стейкхолдеры, активно влияющие на проект (команда, владельцы, заказчик, клиенты), а во внешнем — вторичные (инвесторы, конкуренты, СМИ).

Составление устава проекта — также важный процесс этапа инициации. Здесь необходимо ответить на вопрос: “Что решает продукт, создаваемый в процессе проекта, и что мы получим на выходе?”. Таким образом, устав представляет собой сводный документ о проекте, “паспорт объекта”. Его содержание включает в себя элементы, которыми проджект управляет во время работы:

• название проекта — должно быть понятным (например, Сбербанк согласовывал название для виртуального помощника около года)
• цель проекта — чего хотим достичь? можно использовать цели по SMART
• основные требования — что должно быть в проекте?
• сроки — когда нужно выполнить проект? почему выбраны именно такие даты?
• стоимость
• риски — с чем можем столкнуться в процессе работы и как это будем решать?
• роли — кто занимается проектом?
• команда — внутренние исполнители или внешние?
• выгоды проекта — как бизнесовые выгоды (прибыль), так и продуктовые (например, retention)

Планирование

Большинство проблем проекта возникает из-за ошибок именно на этапе планирования, поэтому важно учесть максимальное количество нюансов.

На данном этапе можно выделить несколько основных процессов.

1. Управление рисками

Риск — это какое-то неопределенное событие, которое имеет вероятность произойти. Последствия могут быть как негативными, создающими прямые проблемы (допустим, победитель IT-тендера отказался от выполнения работ, а у вас больше нет идей, кого нанимать в качестве исполнителя), так и позитивными (вы сделали платформу для онлайн-обучения, а начавшаяся пандемия и карантин способствовали увеличению заинтересованности в сфере EdTech).

Само управление рисками можно разделить на 4 шага:

• Определение рисков — в рамках этого этапа происходит анализ похожих проектов конкурентов (и собственных) с целью выяснения, с какими проблемами столкнулись в процессе работы.
• Анализ найденных рисков — как нужно было поступить, чтобы избежать аналогичных сложностей?
• Разработка плана работы с рисками — важно продумать порядок действий для минимизации влияния проблемной ситуации (риска) на проект
• Предупреждение рисков — что можем сделать, чтобы негативное событие не наступило?

2. Тайминг проекта

— план того, когда и что должно быть сделано. Рассмотрим на примере проекта разработки виджета.

ВременнОе планирование начинается с даты подтверждения проекта, то есть дня, когда мы получаем формальное подтверждение старта работ. Официальным обоснованием, например, может быть оплата, гарантийное письмо или оформление брони.

Следующий важный пункт — PPM (или Kick off) — Pre Production Meeting — встреча с командой, которая будет осуществлять работу над проектом: менеджерами, разработчиками, дизайнерами, аналитиками. На обсуждении происходит посвящение команды в цели и детали проекта.

Заведение нового продукта в CRM — пункт не обязательный, но стоящий отдельной строки: если в тайминге проекта есть моменты, которые важны только для вас как для менеджера и занимают продолжительный период времени, то необходимо отобразить это в плане. Так, вы не упустите важный, хоть и не относящийся напрямую к разработке, процесс.

Разработка дизайна, внесение правок и утверждение — здесь важно учесть, что дизайн практически никогда не согласовывается с первого раза, так что важно заложить несколько итераций с заказчиком. Особенно, если речь идет о более крупных проектах.

Передача API (как программы взаимодействуют между собой), ТЗ по взаимодействию с API, проверка API — если у вас есть кросс-командные процессы, допустим, вы знаете, что tech-команда должна передать вам API, то вносим это в планирование с пометкой “клиент”.

Техническая разработка — верстка, программинг.

Тестирование и релиз — процесс заключительных правок и день завершения работы над проектом.

3. Формирование команды проекта

Один из главных шагов планирования — поиск исполнителей и создание сильной команды, ведь именно от ее опыта и квалификации будет зависеть результативность проекта. Формирование команды может происходить двумя способами: через найм подрядчиков или рекрутинг. Как только этап подбора специалистов завершен, на менеджера может быть возложена часть ответственности HR’а: познакомить членов команды между собой и с проектом.

Выполнение проекта

На текущем этапе выполняются все основные работы по проекту (дизайн, верстка, программинг, тестирование, внедрение), результаты согласовываются и передаются между специалистами для доработки. Здесь среди задач менеджера можно выделить:

• ведение коммуникации с заказчиком и командой
• слежение за треугольником время-бюджет-качество

Дизайн — необходимо донести до дизайнера цели проекта, пожелания клиента, передать ему все исходные материалы от заказчика. Первый результат, который мы можем ожидать от дизайнера — дизайн-прототип для дальнейшего утверждения с клиентом. Работа дизайнера может курироваться старшим дизайнером, креативным или арт-директором, то есть человеком с большим опытом, который подскажет тренды отрасли и даст совет по креативу. Проджекту же важно контролировать соответствие концепта заявленным требованиям.

Верстка — этап, на котором человеческий фактор даже выше чем при дизайне или программировании, так как процесс передачи задачи от дизайнера к верстальщику достаточно трудоемкий и некоторые нюансы могут быть упущены. Проджекту необходимо контролировать качество перехода проекта между специалистами и выстроить коммуникацию так, чтобы никакие детали не были потеряны.

При программировании может возникнуть большое количество рисков и сценариев, которые менеджеру необходимо учитывать. Дизайн и верстка — лишь визуальное оформление, поэтомупри разработке часто обнаруживаются подводные камни, не дающие реализовать проект так, как предполагалось на более ранних этапах.

Тестирование — процесс трудоемкий и достаточно времязатратный, не забудьте заложить на него хотя бы около 10 процентов от времени проекта. На данном этапе может найтись большое количество багов и недочетов, которые не позволят закрыть проект в срок.

Завершается проект только в том случае, если все нюансы были согласованы, ни у клиента, ни у команды не осталось вопросов, была произведена оплата и подписаны документы. После закрытия заказчику передаются все доступы, файлы и инструкции по использованию системы.

Данный материал — вырезка из урока на мини-курсе “Project Manager”. Ознакомиться с полным списком необходимых знаний и навыков для старта в прожект-менеджменте (например, как управлять требованиями заказчика, распределять задачи внутри команды и управлять проектом по Agile) можно в программе курса по ссылке:

Если есть сомнения в выборе профессии, предлагаем посетить бесплатную карьерную консультацию — топовый эксперт сферы IT поможет наметить индивидуальную дорожную карту развития на основе вашего предыдущего опыта и предпочтений.