Конкурс инструкций
Промо
5200

Временные трудности: срываем дедлайны — теряем деньги

Генеральный директор платформы для автоматизации бизнеса «Мегаплан» Сергей Козлов подготовил для vc.ru цикл материалов «Дюжина причин ваших факапов» о типичных ошибках руководителей компаний.

В десятой статье автор рассказывает, что мешает планировать время.

Материал опубликован при поддержке «Мегаплана»

«Дайте мне дополнительных 20 минут и я все успею!» — хотя бы раз в жизни эту фразу произносил каждый. Придется вас расстроить. Если вы не успеваете, проблема не в недостатке минут и часов, а в том, насколько эффективно вы их используете.

Книг о тайм-менеджменте масса. Мы читаем, собираем знания, правила, методики. Но по-прежнему встречаем рассвет за компьютером и убеждаем всех вокруг: «Тайм-менеджмент не для нас: мы — особенные». Доля правды в этом есть. Люди разные: приемы, которые подходят одним, не работают у других. Но времени не хватает всем. Остается подобрать нужную методику. Если вы все еще ее не нашли, значит, сработал человеческий фактор.

Ни одна методика тайм-менеджмента не поборет лень, отсутствие системы, неадекватную оценку задач, неумение расставлять приоритеты. Это практические ошибки планирования.

Подробные списки

Планирование начинается с составления списка дел. Уже на этом этапе человек допускает ошибку, расписывая встречи и события на месяц вперед. На это уходит масса времени, но впустую.

В самом начале обучения CIMA студентам раздали методички с советами, как успешно сдавать экзамены. В первом же пункте — совет отказаться от написания плана подготовки. Тогда меня это удивило.

Я не послушал и перед первым экзаменом сел за план. Потратил сутки: расписал подробно по дням и часам, чем и когда займусь. Но следовал плану неделю.

Долгосрочное планирование в тайм-менеджменте не действует. Во-первых, жизнь вносит коррективы: появится срочный клиент — и график, над которым вы так долго трудились, рассыплется в один миг. Во-вторых, слишком подробный план создает ощущение проделанной работы. Сразу чувствуешь себя героем, хотя на самом деле с места не сдвинулся. Иллюзия работы расслабляет — к настоящим делам приступить сложнее.

Лучшие списки дел — те, которые быстро заканчиваются. Составляйте план на день и неделю. Планировать дальше бесполезно.

Отсутствие системы

Методики тайм-менеджмента не работают, если применять их частично. Нельзя спланировать один проект и пустить на самотек остальное. Нельзя сегодня записать задачи в календарь, а завтра — на листочке.

В планировании важна системность и регулярность — это очевидно. Но даже самого волевого человека хватит максимум на месяц. Обязательно что-нибудь нарушит планы.

Внезапно приехал друг, с которым вы давно не виделись. Вы засиделись до глубокой ночи. Следующий день разваливается: вы устали, проспали, сдвинули планы и пообещали себе вернуться в обычный режим завтра.

Так не бывает. Человек вываливается из системы на день — ничего страшного не происходит. Он успокаивается: один день — слишком мало в масштабах жизни. Ситуация с одним пропущенным днем повторяется чаще. В итоге расстановка сил меняется: день в неделю вы планируете, а в остальные — забиваете на тайм-менеджмент.

Нужен инструмент, который возвращает вас в привычный ритм. Он самостоятельно напомнит о встрече, делах и задачах. Мой инструмент — «Мегаплан».

В «Мегаплане» распланированы дела на месяц. Но я не тратил на это время специально. По ходу работы я планирую задачи. Есть среди них повторяющиеся: в конце месяца составить отчет и подвести итоги, регулярные еженедельные встречи с руководителями направлений.

Постепенно «Мегаплан» сформировал график, из которого я не выбиваюсь. Обычно у меня две встречи или совещания до обеда и три — после. Между ними я успеваю сделать другие дела: ответить на письма, поговорить с кем-то с глазу на глаз.

Мне не нужно в воскресенье вечером ломать голову, составляя план на неделю. Все уже сделано. Остается только зайти в «Мегаплан», проверить график и встроить в свободное время новые дела.

Чем проще инструмент, тем легче контролировать время. До «Мегаплана» я пользовался только календарем Google. Кликал нужную дату и время, писал: «Встреча с Михаилом Голубевым».

В «Мегаплане» проще: он распознает человеческий язык. Я набираю текст в разделе «Дела»: «Встреча с Михаилом Голубевым в понедельник в два часа», и система самостоятельно ставит дело в календарь.

Экономия — пара секунд, но это работает. Мозг выбирает наиболее простой и удобный вариант.

На день рождения друзья подарили еще один полезный инструмент — часы Apple. Я синхронизировал их с календарем Google, а Google — c «Мегапланом». Теперь график всегда на руке — это удобно.

Инструменты создают ритмичность. Это как личный помощник, который хлопает по плечу, если отходишь от плана.

Проблемы коммуникации

Большинство задач связано с другими людьми, у которых тоже есть планы. Но об этом все забывают.

Представьте: дизайнер сделал работу в срок по личному плану. Передал эстафету бэкенд-разработчику. Но у того свой план. Он не бросает дела — он идет по своему графику. В итоге процесс затягивается, а фронтенд-разработчик скучает в ожидании свой очереди.

Автор книги «Цель» Элияху Голдратт назвал бы бэкенд-разработчика «узким местом» компании: на нем проект застопорился. Один делал работу в стол, которая не скоро пригодится, другой ждал, когда до него дойдет очередь. А компания теряла деньги. Давайте посчитаем.

100 тысяч рублей в месяц — зарплата фронтенд-разработчика. Делим ее на 21 рабочий день и умножаем на 1,5 — налоги на зарплату (подоходный и страховые взносы). День работы фронтенд-разработчика обходится компании в 7100 рублей. Добавим работу в стол дизайнера — допустим, тоже 7100 рублей. За один день вы теряете 14200 рублей. Вы этого не замечаете и продолжаете выбрасывать деньги.

Но это не значит, что плохой бэкендщик всех подвел. Проблема в отсутствии синхронизации планов. Если команда работает над одним проектом, тайм-планы должны быть скоординированы, иначе личное планирование у всех полетит.

Нельзя влезть в голову, блокнот или Google-календарь коллеги. Приходится устраивать бесконечные совещания и дергать друг друга с вопросом: «Когда будет готово?».

В «Мегаплане» руководители отделов видят, чем заняты подчиненные. Календарь в доступе, у проектов и задач есть сроки. Отталкиваясь от них, каждый член команды строит личный план: расставляет приоритеты и составляет график. Если кто-то не справляется к назначенному времени, прямо в задаче можно попросить изменить дедлайн.

Благодаря этому работники корректируют личные планы заранее без паники и истерик, не забрасывая тайм-менеджмента.

Нереальные сроки

План дел на день или неделю всегда идеалистичен. Хочется быть эффективным и продуктивным, но мы не супермены. Не обманывайте себя.

Вы отвели в плане на встречу с потенциальным партнером час, но беседа затянулась, партнер опоздал. Оставшиеся дела сдвигаются, а план летит в мусорную корзину.

Вы запланировали доехать за 20 минут, но застряли в пробке. План на день — в корзину.

Смотреть на вещи нужно реально. Поход в магазин — это целый час, а не «туда и обратно». Обед вне офиса — полтора часа как минимум: пока доберетесь до кафе, а официант примет заказ.

К счастью, «Мегаплан» хранит всю историю задач, в том числе уволенных работников. Можно посмотреть, сколько времени потребовалось на похожую задачу в прошлом.

Менеджер звонит постоянному клиенту. В карточке клиента написано, что он разговорчив и приветлив. Менеджер смотрит на среднюю продолжительность разговоров — 15 минут — и закладывает на новый звонок 20 минут. Если на этот раз поговорят быстрее — нестрашно. Но если чуть больше, дальнейший план менеджера не разрушится.

Если работа творческая, с лету идея в голову не придет. Нужно настроиться, а это лишние полчаса-час. Дизайнер не придумает за час новую страницу на сайт, редактор не напишет текст о новом мобильном приложении за полчаса.

Оценивать способности нужно реально. Ничего хорошего не выйдет, если в недельный план запихнуть задачи на месяц вперед. Вы не справитесь, да еще и расстроитесь от собственной несостоятельности.

Отсутствие отдыха

Без отдыха человек не может быть продуктивен. Но в тайм-план его не заносят — это ошибка. Если заранее отвести время на отдых, например, 15 минут после каждой закрытой задачи или дела, в будущем это сэкономит часы прокрастинации от накопленной усталости. Лучше отводить на отдых в общей сложности не меньше трех часов в день.

Я хожу в спортзал три раза в неделю. Когда возвращаюсь с работы домой, отключаю телефон на час-полтора, чтобы провести время с семьей. Перед сном проверяю ленту активности в «Мегаплане». Отвечаю на сообщения. Если появляется вопрос, который нужно обсудить, сразу планирую встречу на завтра.

Можно совмещать приятное с полезным, и это тоже отдых. Я заменил телевизор на радио. Установил приемники в ванной комнате и на кухне. Утром, когда собираюсь на работу, включаю «Коммерсант FM» или «Говорит Москва». Слушаю новости, но не трачу на это время отдельно. Совмещать два дела — это существенная экономия часов и сил.

Страх отойти от плана

Машина тайминга заработала как часы: задачи закрываются в срок, остается время на встречи с друзьями, спортзал, общение с семьей. Появляется страх отойти от плана. Но это придется сделать, если возникнет долгосрочный и важный проект.

В дневниках немецкого военачальника Фридриха Паулюса я прочитал интересный факт: офицеры германского Генштаба перед важными сражениями принимали препараты, усиливающие мозговую активность. Они практически не спали неделями и бросали все силы на подготовку.

Так же и в работе. Брызгать гадость под язык, конечно, не надо. Но изменять приоритет задач и корректировать тайм-план обязательно.

Сейчас мы готовим первый форум «Мегаплана». Это большой новый проект. Мы работаем над ним уже месяц. Совещаемся каждую неделю — пришлось подвинуть несколько встреч, подкорректировать график. Но это оправданное отхождение от плана.

На время крупного проекта придется от чего-то отказаться: ходить в спортзал два раза в неделю вместо трех, встречаться с друзьями один раз вместо двух. При этом забивать на привычное планирование нельзя. Схема та же, меняются только приоритеты. Когда проект закончится, все вернется на место. А вы не потеряете навык планирования.

В следующий раз я расскажу, чем вредна внутренняя конкуренция. До встречи через неделю.

{ "author_name": "Редакция vc.ru", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 32, "likes": 14, "favorites": 1, "is_advertisement": true, "subsite_label": "promo", "id": 12014, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 23 Nov 2015 18:17:44 +0300", "is_special": false }
Конкурс технических инструкций
0
32 комментария
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
4

Я после обеда играю 30 минут в TEAM FORTRESS-2 )))
один хер, мозг еду переваривает )))

Ответить
1

А сколько раз в день вы обедаете?

Ответить
0

Я тут посмотрел у меня 1200 часов в TF2 набежало. Надеюсь мозг у меня уже всё переварил.

Ответить
0

2100 часов)

Ответить
4

Владислав, возможно, желаете видеть более актуальные наряды?

Ответить
1

Костя, крутой апгрейд часов!

Ответить
3

На мой взгляд, самая полезная статья из серии. Сергей, напишите подробней про "... часы Apple. Я синхронизировал их с календарем Google, а Google — c «Мегапланом». Теперь график всегда на руке — это удобно." Может, пару фоток выложить как это выглядит.

Ответить
0

Поменяйте фотографию пожалуйста. Хотя бы чтоб в другой рубашке стоял.

Ответить
16

Держи, брат. Теперь можем приступить к обсуждению сути вопроса?

Ответить
1

Извините, Владислав. Позвольте внести коррективы.

Ответить
0

Какого вопроса? Рекламы ?

Ответить
0

Определенно мне идет этот цвет

Ответить
–1

Вот теперь другое дело. А в чем фишка постить одни и те же фотки на разные статьи? Брендирование автора? Вам не кажется, что из-за этого все статьи кажутся одинаковыми и об одном и том же? Это же скучно

Ответить
2

Если уж вернуться к вопросу тайм-менеджмента,то тут гораздо острее стоит проблема правильного делегирования задач. А кому делегировать? Очень остро стоит вопрос профессиональных кадров..

Ответить
0

Ваш продукт даже по дизайну похож (судя по картинкам на сайте) на другой, весьма распространенный в РФ)))
Существуют какие-либо преимущества вашего решения или просто расчет на то, что рынок емкий и "пипл схавает"? :)

Ответить
5

Если вы о Birtix24, то они достаточно беззастенчиво скопипастили ряд элементов Мегаплана еще при запуске ;)

Ответить
0

Да, я о нём))
Кто первичен, а кто вторичен - не всегда важно. Основной вопрос про преимущества ;)

Ответить
4

Все-таки это важно. Преимущества Битрикса лежат совсем не в области интерфейсов. Там они откровенно на троечку.

Три столпа битрикса:
1) Технологии. Они начали имею мощную команду разработки и позже, Мегаплан развивался эволюционно, собрав много ошибок в процессе. На то, чтобы их побороть, ушли годы.
2) Им не нужно было ничего придумывать. Битрикс шел дорогой внедрения лучших практик имеющихся игроков. У них практически не было своих уникальных наработок. И Битрикс появился на 5 лет позже Мегаплана. 2011 год емнип.
3) Сила бренда, маркетинг, сеть партнеров.

В целом, путь Мегаплана - это путь первопроходца. Он открыл для российского рынка данный класс систем (если не рассматривать всерьез sharepoint). Да, за основу брался Basecamp. Но от него там не осталось ничего :) Битрикс - очень профессиональные улучшатели, но не изобретатели.

Ну а в целом, и Мегаплану и Битриксу стоит бояться конкуренции не друг с другом, а с trello, google docs и бизнес-чатами (slack&co).

Ответить
4

Как говорится: Мегаплан - рок музыка, но некоторым нравится попса.

Ответить
1

Спасибо за такой развернутый ответ.
Но все-таки первичность/вторичность и история брендов меня, как потенциального пользователя сейчас - в 2015 году, волнует меньше, чем удобство и возможности. Потому и спрашивал чем же хорош Мегаплан.
Битриксом, к слову, пользовался. Впечатления в основном отрицательные.

Ответить
1

Разумеется преимущества существуют. Ребята сделали продукт по образу и подобию другого, распространенного в РФ, и сэкономили на этом кучу времени.
В этом и состоит суть тайм-менеджмента вообще-то.

Ответить
0

Имя, сестра, имя!
Что это за продукт?

Ответить
–2

Да ебу я чтоли. Вон парень сверху пизданул.

Ответить
1

"офицеры германского Генштаба перед важными сражениями принимали препараты, усиливающие мозговую активность"...
если быть точным, простые солдаты (часовые, дозорные на подводных лодках) тоже принимали такие таблетки

Ответить
1

Всё же немного разные вещи. Простые солдаты - для выполнения линейной службы. Например, не заснуть на посту во время наряда.
А офицеры готовили в частности план Барбаросса и не спали за 2 недели до 22 июня, и еще неделю после начала, пока войска не вышли на условленную точку.

Ответить
1

Мой подход - наличие у всех сотрудников более одной задачи.
Одна задача приоритетная, а вторая с небольшой срочностью.
И, в моменты "простоя" по первой задачи человек спокойно переключается на другую задачу.

По другому синхронизировать труд многих людей крайне сложно.

А планировать до уровня "определяем длительность звонка клиенту" - это не для всех

Ответить
0

Статья классная, Мегаплан - не очень классный инструмент, хоть и мы сидели всей компанией на нем :(((( потом переехали

Для работы: SLACK + TRELLO+TEAM GANTT
Для планирования дня, месяца, недели, года: OMNICFOCUS
Для недели: Бумажный понедельный Молескин, пишу задачи на недели

Но в целом, единого рецепта нет - личный GTD это всегда супер персональная история

Ответить
2

Четыре разных сервиса для одной задачи?

Ответить
0

Это разные вещи для личных и бизнес задач

Ответить

Комментарий удален

Комментарий удален

0

Я использую связку гугл календарь и тайм-трекер primaERP. Для учета рабочего времени по задачам и клиентам используется тайм-трекер, а для планирования используется календарь.

Ответить

Комментарии

null