Тысяча и одна задача: как на старте бизнеса не утонуть в омуте неотложных дел

Собрали инструменты, которые позволят предпринимателю навести порядок в жизни.

Материал подготовлен при поддержке Adobe Acrobat

На старте делегировать задачи сложно: нет денег, исполнителей, и кажется, что быстрее всё сделать самому. В итоге множество задач ложится на плечи основателя, и, чтобы успевать их закрывать, он перерабатывает. Согласно исследованиям, такие предприниматели чаще выгорают. А те, кто позволяют себе отдыхать, страдают реже. Разбираемся, как найти баланс.

Люди, которые фиксируют цели на бумаге, с большей вероятностью приходят к желаемому результату. Об этом говорит, например, исследование доктора психологии из Доминиканского университета Калифорнии Гейл Мэттьюз.

Чтобы поставить цель, можно воспользоваться методикой SMART. Каждая её буква означает условие, которому задача должна соответствовать:

• Specific — конкретность. Ответьте себе на вопрос: чего вы хотите достичь?
• Measurable — измеримость. В какой момент цель будет считаться достигнутой? Лучше всего для этого подойдёт цифра.
• Achievable — достижимость. Возможно достичь этой цели, учитывая имеющиеся ресурсы?
• Relevant — значимость. Что мне даст достижение этой цели? Для чего это мне?
• Time bound — ограниченность во времени. Какой срок я даю себе на выполнение задачи?

Если цель глобальна, разбейте её на небольшие шаги, составив подробный план. Так она будет казаться проще.

Люди, живущие целью, в четыре раза сильнее вовлечены в рабочий процесс, а их благосостояние в пять раз выше, показало исследование McKinsey.

В постоянном потоке задач легко забыть о важном: звонке, встрече, подписании документов, дедлайне или отчётности в налоговую. Поможет приоритизация.

Кому-то достаточно календаря в телефоне или записной книжки, кому-то помогают таск-трекеры: Trello, Asana, Basecamp и другие.

Первые месяцы стоит следить за тем, сколько уходит времени на ту или иную задачу. К примеру: 15 минут — чтобы составить пакет документов по шаблону, полчаса — на проверку почты.

Запомните, в какое время дня эффективнее получается работать над тем или иным типом задач и как лучше их чередовать, чтобы не терять силы. Так, утренние встречи могут отнять все силы, и после обеда работе помешает сонливость.

Пользуйтесь опытом предпринимателей, которым тоже приходилось «выгорать». К примеру, Илья Мутовин в лекции «Практики work-life harmony» рассказывает о практиках, которые помогут провести линию и быть в гармонии между двумя сторонами жизни.

Может помочь книга «Личные границы. Как их устанавливать и отстаивать» Дженни Миллер и Виктории Ламберт. Она о том, как заботиться о себе, отстаивая право на личное пространство, отдых и комфорт.

А ещё не забывайте про спорт и медитации. В последнем помогут мобильные приложения: «Практика» на русском, Headspace и Calm на английском, а также другие. Спортивные бесплатные тренировки есть в Nike Club, для любителей бега и велоспорта — социальная сеть Strava.

Это бухгалтерия, документооборот, CRM-системы и всё, что поможет контролировать работу.

Бухгалтерия. В настоящий момент некоторые банки предоставляют предпринимателям комплекс услуг: их сервисы автоматически ведут бухгалтерскую отчётность, формируют пакет документов в налоговую, вносят страховые взносы в пенсионную службу и прочее. Если нет денег на собственного бухгалтера, это станет спасением.

Вот ещё несколько бухгалтерских сервисов — они автоматизируют часть работы с финансами и налогами. Среди них — «Эльба», «Контур Бухгалтерия» и «Моё дело».

CRM-системы. Чтобы следить за работой по каждому из клиентов, компании используют CRM-системы. Самые известные: amoCRM и «Битрикс24.CRM».

Заменить дорогостоящие сервисы иногда может таблица в Excel или Notion. В последнем кроме таблицы можно вести календарь, добавлять записи, создавая дополнительные страницы без знаний кода.

Реклама. Таргетинг и контекстная реклама — простые решения для привлечения первых клиентов. Можно настроить город, возраст и другие переменные, чтобы показывать рекламу только целевой аудитории.

Отдельно стоит вкладывать в развитие Instagram, чтобы поддерживать связь с клиентами (показывать свои товары, рассказывать о своих услугах и их нюансах) и информировать их об акции. Главное — делать это корректно, чтобы аккаунт не заблокировали. С новичками это случается часто: чтобы перестраховаться, можно прочитать бесплатную инструкцию от SMM-эксперта Павла Гурова.

А если настраивать рекламу и вести бизнес-аккаунт нет времени, можно обратиться к профильным агентствам. Как подобрать подрядчика для digital-рекламы, в своём гайде рассказывает Игорь Манн. Документ легко скачать, в нём приведён чек-лист для выбора надёжного подрядчика.

Дополнительно. Проверить контрагента помогает бесплатный сервис от ФНС — достаточно ввести ИНН клиента или партнёра. Юридическую онлайн-консультацию предоставляет, к примеру, служба «Амулекс». Конструктор FreshDoc позволяет составить договор по шаблону. Доставку документов можно доверить Dostavista, СДЭК, «СберЛогистике» и другим сервисам.

С Adobe Acrobat Pro можно закрыть вопрос с организацией документооборота. Не придётся запрашивать у клиента оригинал документа, чтобы поправить в пэдээфке ошибку или просить партнёров самим внести изменения.

Вот что можно делать с документами в расширенной pro-версии:

• Редактировать pdf-документы. При этом не требуется переводить их в другой формат.
• Конвертировать в pdf-файлы в документы Microsoft Office — и наоборот.
• Распознавать текст в отсканированных бумажных документах, а потом преобразовывать их в PDF.
• Комментировать документ всей командой. Достаточно просто отправить ссылку на PDF другим участникам проекта.
• Скрыть конфиденциальную информацию. Любое слово, предложение или абзац из текста нельзя будет найти — выбранный текст будет стёрт на уровне битов и байтов.
• Сравнить два файла. Изменения будут отображены пошагово — можно отследить все отличия.
• Дополнить текст. Можно работать со списками, менять форматирование, поворачивать изображения и менять их размер несколькими касаниями.

Неделю программу можно тестировать бесплатно, а годовая подписка со скидкой 33% обойдётся в 772,80 руб/мес в первый год. Если программа не подойдёт, подписку можно отменить в любой момент.