Qlik

Кейс фонда «Сколково»: увеличение управляемости вместе с Qlik

Фонд «Сколково» – некоммерческая организация, созданная в 2010 году и исполняющая функции управляющей компании Инновационного центра «Сколково». Рассказываем, как фонд «Сколково» увеличивает управляемость своих участников с помощью Qlik.

Предпосылки проекта

Стейкхолдеры Фонда «Сколково» исторически были заинтересованы в отслеживании финансовых расходов организации в силу специфики ее работы. Движение в направлении самоокупаемости и частичной коммерциализации повысило и внимание к доходной части работы. Также внимание стейкхолдеров сконцентрировано на результатах участников Фонда, так как их поддержка и развитие — основная цель работы организации. При этом была необходимость видеть как текущие данные, так и ретроспективные.

В силу государственной природы Фонда «Сколково» финансы организации всегда были структурированы, систематизированы и оцифрованы, но не хватало наглядности.

Работать с данными для финансовых аналитиков было удобно, но руководству, чтобы увидеть текущее состояние и проблемы, требовался инструмент визуализации.

Со второй составляющей было несколько сложнее. Взаимодействие Фонда с участниками предполагает ежегодную процедуру сбора годовой отчетности, в ходе которой каждый участник должен предоставить отчет по своей деятельности, в котором содержится структурированная и неструктурированная информация. Собранная информация проходит экспертизу — камеральный контроль, который позволяет избежать ошибок в информации, которая идет в отчеты Фонда «Сколково».

На заре работы Фонда сбор годовых отчетов был сопряжен с рядом проблем: сложно было обеспечить их полноту и точность. Чтобы оптимизировать процесс, были созданы личные кабинеты участников со специальными формами. Однако и в этом направлении не хватало визуализации, которая бы обеспечивала высокую скорость принятия решений — особенно на завершающем этапе сбора данных.

Дмитрий Архиреев
старший проектный менеджер «Сколково»

Эти два аспекта – финансы и анализ деятельности участников – и привели к поиску инструмента по сведению всех данных воедино и их удобной визуализации. Дополнительно инструмент аналитики должен был позволить работать с данными в историческом разрезе. Если до этого все сравнения проводились в таблицах Excel, то по мере развития Фонда потребовалось более эффективное решение для визуализации и результирования запросов на сравнение данных.

Выбор решения

Среди важных критериев решения для руководства Фонда была цена как собственно внедрения, так и сопровождения. Это было обусловлено уверенностью в том, что по мере развития созданные приложения необходимо будет менять, так что BI-инструмент должен был быть удобным и недорогим с точки зрения донастройки.

Проведя ряд встреч с интеграторами, руководство Фонда приняло решение реализовать пилотный проект на Qlik. В рамках пилота было создано приложение для визуализации данных по годовой отчетности участников в нескольких разрезах. Исполнителем проекта стала компания GMCS, авторизованный партнер Qlik и один из ведущих поставщиков BI-решений в России (по данным CNews).

Важная задача, которую мы также пытались решить в ходе пилота, это обеспечение единообразия данных и единого видения показателей внутри организации и для трансляции вовне. Пилот показал, что это задача решаема.


Дополнительно мы попробовали запустить отчетность и автоматическую рассылку с помощью Qlik NPrinting. Это оказалось удобно: руководителям не всегда нужно самим заходить в аналитическую платформу и искать данные — многим удобнее получить PDF c основными метриками из важных областей, где уже выделены проблемные зоны.

Результаты пилотного проекта функциональным заказчикам понравились — было удобно агрегировать данные, исследовать их, поэтому выбор был сделан в пользу Qlik Sense и опытного партнера GMCS.

Дмитрий Архиреев
старший проектный менеджер «Сколково»
Участники Сколково: статистика

Аналитика работы фондов в России

В 2021 году в соответствии с поручениями президента РФ и председателя правительства РФ, Правительство Российской Федерации провело трансформацию системы институтов развития, предусматривающую их интеграцию в управленческий периметр ВЭБ.РФ.

В рамках реформы Фонд «Сколково» перешел под управление ВЭБ.РФ.

Это потребовало внести изменения в работу самого Фонда: в частности, нужно было максимально упростить процесс предоставления услуг, чтобы получателям поддержки «Сколково» не пришлось снова предоставлять тот же пакет документов для получения поддержки или грантов в других институтах развития — взаимодействие должно быть бесшовным.

Этот большой проект включает много направлений и слоев и один из них — это данные. Мы собрали данные по всем компаниям, когда-либо поддержанным этими институтами развития в разных разрезах — по технологиям, численности, инвестициями, заявкам, географии и т. д. Все эти данные объединены и визуализированы в Qlik для потенциальных интересантов — в первую очередь правительства. Такой подход позволяет оценивать результативность мер поддержки всех институтов развития.

Дмитрий Архиреев
старший проектный менеджер «Сколково»

Основная задача, которая была решена в предыдущие полтора года — это проработка структуры данных, чтобы представители разных институтов и департаментов начали говорить на одном языке.

Платформа Qlik позволила объединить собранные из разных источников данные, структурировать и визуализировать их. Функционал позволяет посмотреть доходы по годам в разрезе десятков тысяч компаний-участников (только в Фонде «Сколково» их более 3 тыс., а в Фонде содействия развитию малых форм предприятий в научно-технической сфере (Фонде Бортника) — более 9,5 тыс.).

Дашборд по проекту "Бесшовность"

На платформе Qlik удалось сформировать аналитический свод, на основе которого можно выстраивать стратегию развития для всех фондов — общую программу, в рамках которой каждый институт развития получит свое верхнеуровневое направление, детализируемое в собственной стратегии. Данное приложение уже используют сотрудники Фонда «Сколково» и другие институты развития, а также аналитики McKinsey и профильные министерства.

Мы разрабатывали это приложение с коллегами из GMCS. Хотя мы искали наиболее легкий в адаптации инструмент, в Фонде количество собственных специалистов ограничено, поэтому было решено работать с партнером, а не увеличивать штат. Сотрудники GMCS компетентны, глубоко разбираются в наших потребностях и помогают нам решать задачи. Собственные же специалисты Фонда преимущественно работают с функциональными заказчиками, собирают запросы, систематизируют и фильтруют их.

Дмитрий Архиреев
старший проектный менеджер «Сколково»

Аналитика годовых отчетов фонда

Еще один интересный кейс связан со статистикой по сбору годовой отчетности, которая является очень важной для Фонда. Этот процесс реализуется с января по апрель. В этот период важно отслеживать динамику сдачи данных компаниями-участниками, сравнивать ситуацию с предыдущими отчетными периодами. Такие данные также позволяют понять, стоит ли фокусироваться на каком-либо отдельном кластере, кто ключевые участники Фонда и каков их вклад и т. д.

Вся информация из приложения используется также и для работы с прессой, выступлений представителей Фонда на мероприятиях, взаимодействия с регионами и ведомствами.

Всю эту структуру надо видеть максимально наглядно, поэтому в период кампании по сбору годовой отчетности всем заинтересованным сотрудникам Фонда приходят письма с визуализацией статистики, которая содержит в том числе и список компаний, который можно распечатать для дальнейшей работы с теми, кто не подал отчетность. Параллельно идет контроль основных показателей участников — количество рабочих мест, выручка, инвестиции, патенты.

Вся информация из приложения используется также и для работы с прессой, выступлений представителей Фонда на мероприятиях, взаимодействия с регионами и ведомствами.

Участники Сколково: показатели

Результаты проекта

Сейчас в «Сколково» приложения Qlik используются для четырех ключевых направлений: аналитика финансов, визуализация годового отчета всех участников Фонда, а также аналитика работы всех институтов развития на территории России. Ключевыми источниками данных для аналитики являются 1С, Microsoft Dynamics CRM, open-source решения.

В результате проекта в Фонде удалось обеспечить наглядность процесса сбора годовой отчетности — он стал прозрачным и понятным. Визуализация — один из важных шагов выстраивания этого процесса.
Сейчас весь фонд живет в едином аналитическом контуре: все видят единые данные в системе аналитики и принимают решения, выстраивают краткосрочные и долгосрочные стратегии на их основе. Сейчас оцифрованность процессов в «Сколково» одна из самых высоких, и аналитика является логическим следствием этого процесса.

Дмитрий Архиреев
старший проектный менеджер «Сколково»

«GMCS сотрудничает с Фондом «Сколково» более трёх лет. За это время реализовано несколько BI-решений: аналитические панели для топ-менеджмента Фонда, а также дашборды для операционных отделов, включая, например, решение для оценки эффективности работы чат-ботов. На данный момент взаимодействие Фонда «Сколково» и GMCS направлено на развитие уже существующих решений, поддержку всего функционала и разработку новых дашбордов, предоставляющих необходимую аналитику специалистам Фонда», – рассказывает Александра Слуцкая, руководитель проектов в GMCS.

Перспективы

В планах Фонда — расширение списка используемых приложений и количества лицензий. На данный момент разработка приложений основана на принципах MVP — создается гипотеза о полезности визуализации тех или иных данных в определенном разрезе, и для ее проверки создается прототип (своими силами или в партнерстве с GMCS). Такой подход позволяет быстро проверить состоятельность гипотезы, и в формате поступательного движения позволяет закрыть значимые потребности функциональных подразделений и расширять использование аналитики в их работе.

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null