После праздников не всегда просто вернуться в рабочий режим. Чтобы плодотворно начать новый год и реализовать все планы, достаточно следовать простым рекомендациям. Руководитель направления развития инженерных, рабочих кадров и молодежи Академии Ростеха Евгения Сурова рассказала, как создать комфортную рабочую среду и научиться эффективно распределять время.
1. Планы – бесполезны, планирование – бесценно
Главное правило управления временем – не успеть сделать всё, а успеть сделать главное. Выполнить все задачи практически нереально — их всегда больше, чем имеющегося времени. Посвятите начало дня расстановке приоритетов. Десятиминутное планирование позволяет экономить до двух часов рабочего времени и эффективнее справляться с важными делами. При планировании учитывайте правило 60/40:
- планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени;
- около 40% рабочего времени оставьте в качестве резерва: 20% на решение непредвиденных вопросов в запланированных задачах, остальные 20% - на спонтанные задачи. В зависимости от степени срочности и важности разделите задачи по матрице Эйзенхауэра:
2. Порядок – всему голова
Независимо от того, где и кем вы работаете, порядок и комфорт на рабочем месте – один из ключевых факторов продуктивности. Выделите время на то, чтобы разобрать завалы документов и канцелярии. Используйте подходы системы 5С (сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация, совершенствование). Отсортируйте все предметы, документы, канцелярию на столе. Выбросите ненужное, старое, сломанное, разложите в папки и канцелярские подставки документы по тематикам. Причем это касается не только физического рабочего места, но и вашего компьютера. Признавайтесь, сколько у вас на рабочем столе документов с названием «Новая папка», «123», «Ааа»? Протрите пыль, продезинфицируйте технику. Сформируйте правила и привычки, которые помогут содержать рабочую зону в чистоте и порядке. Помните, что периодический «детокс» и уборка необходимы для вашей продуктивности и повышения качества работы. Совершенствуйте свое рабочее место постоянно, находите инструменты, помогающие вам быстро и эффективно работать с информацией, документами, задачами.
3. Смена деятельности
Для сохранения продуктивности и поддержания ресурсного состояния в течение дня меняйте виды деятельности: чередуйте творческие и рутинные задачи, делайте перерыв для физической активности, практикуйте зарядку для глаз, нейробику - зарядку для мозга. Например, можно использовать это упражнение:
Посмотрите на разноцветный текст, представленный ниже. Ваша задача — называть вслух цвет, которым написан текст. Как только вы дойдете до конца, задание стоит повторить, но уже с конца списка. По началу данное упражнение будет даваться с трудом. Затруднения возникают по причине того, что за восприятие текста и цвета отвечают разные полушарии головного мозга. Упражнение помогает сформировать новые связи между полушариями, улучшает концентрацию и внимательность, к тому же служит эффективной профилактикой болезни Альцгеймера.
4. Подводите итоги
Рефлексия в конце рабочего дня позволяет объективно подойти к оценке выполненных задач, поработать с мотивацией и зарядиться энергией на следующий день. В этом поможет метод пяти пальцев. Представьте, что за каждым из пальцев руки закреплен один из контролируемых параметров качества достижения целей.
Вечером, глядя на свою ладонь, подведите итоги прошедшего дня.
1- М (мизинец) Мысли, знания, информация. Что новое сегодня я узнал? Какие идеи и озарения меня посетили сегодня (вы же их записали, верно)?
2- Б (безымянный) — Близость к цели. Какие действия, приближающие меня к достижению цели, я сегодня совершил? Какие возможности использовал, а какие, быть может, упустил?
3- С (средний) — Состояние. Какие дела сегодня вам удавались особенно легко? Делались с воодушевлением и на одном дыхании? Какие, напротив, приходилось заставлять себя делать? Может, вы постоянно откладываете их на потом? Почему? Спросите себя.
4- У (указательный) — Услуга, помощь, сотрудничество. Кому я сегодня протянул руку помощи? Кого порадовал?
5- Б (большой) — Бодрость. На какие задачи я затратил больше всего энергии, физических сил? Что меня заряжает энергией? Какие действия и отношения обесточивают?
При всей своей простоте метод позволяет быстро, достаточно точно и, главное, качественно проанализировать ваше текущее состояние дел и каждодневных задач. Попробуйте!
5. Ограничения в голове – долой
В этом пункте не будет инструментов – будет притча. Выводы делайте сами.
Один человек гулял по берегу реки. Вдруг он заметил, что недалеко от берега в лодке сидел уже немолодой мужчина и ловил рыбу. Он привлек внимание прохожего, потому что вёл себя несколько необычно. Рыбак измерял сантиметром всю рыбу, которую ловил. И ту рыбу, которая была поменьше, он складывал к себе в ведро, а ту, что покрупнее, выпускал обратно в реку. Мужчина очень заинтересовался, зачем он это делает, и решил дождаться рыбака на берегу, чтобы спросить у него об этом.
- Зачем вы меряете всю рыбу, — спросил мужчина рыбака, когда тот причалил к берегу. – И почему выбрасываете всю крупную рыбу, а мелкую оставляете себе?
- Я беру всю рыбу, которая в длину не больше 25 см, — ответил рыбак. – Просто моя сковородка в диаметре всего 25 см.
Будьте смелыми, успешными, жизнерадостными и здоровыми!