Ростелеком

Как провести конференцию без бюджета… ну или почти

В прошлом году мы провели аналитическую конференцию на 500 человек, практически ничего не потратив. Оплатили только небольшой таргетированный посев в соцсетях, хотя, конечно, у тех, кто работает в крупных компаниях, всегда есть небольшая фора за счёт известности бренда. Тем не менее всё, о чем мы расскажем ниже, осуществимо для компании любого размера. О своём опыте расскажет Татьяна Егорова, лидер Гильдии аналитиков Ростелекома.

Татьяна Егорова
Лидер Гильдии аналитиков Ростелекома, директор направления департамента анализа ИТ

Зачем нам это всё?

Ростелеком – компания очень разнородная и, в зависимости от потребностей заказчиков, может заниматься абсолютно всем, что так или иначе связано с технологиями. Примерно то же самое можно сказать про профессию аналитика. Так мы поняли, что было бы неплохо объединиться в сообщество, где мы сможем делиться опытом, рассказывать о новых инструментах, нетривиальных кейсах и за счёт этого профессионально совершенствоваться.

Гильдия аналитиков ИТ – так скромно мы себя назвали – существует с 2018 года. Нас 170 человек, среди которых и руководители, и рядовые бойцы. Ролей всего две – активист и наблюдатель.

Наблюдатели – это те, кто «просто посмотреть», и таких большинство, они получают доступ ко всем материалам комьюнити, им отправляются приглашения на митапы, рассылки, информация с итогами встреч и т.д. При этом сами они в развитии сообщества не участвуют.

Как поделены роли в Гильдии

Другое дело – отчаянные ребята, записавшиеся в ряды активистов. Это те, кто взялся работать над каким-то направлением и вкладываться в него. Все активисты разделены на три группы или круга:

1. Круг обучения: тут организуются внутренние митапы, обучающие программы, внешние ивенты;

2. Круг эффективности: здесь следят за процессами, обновлением базы знаний, организационным сопровождением;

3. Круг PR: отвечает за продвижение, ведет YouTube-канал и мотивирует сообщество делиться успехами вне Ростелекома, в том числе на ивентах.

Конференция в разгар ковида – почему бы и нет?

Даже наше небольшое количество активистов генерировало столько активностей, что мы за пару лет эволюционировали в зрелую самоорганизованную структуру, плюс накопили немало опыта в проведении разного рода мероприятий. В то же время, к нам стали все чаще обращаться коллеги из других сфер с просьбами поделиться историями о реализованных проектах. И мы поняли, что пора проводить внешнюю встречу.

А потом случился ковид и всё, что могло переехать в онлайн, сделало это моментально. И тут нам сыграло на руку, что мы впервые проводили ивент. Потому что к онлайн-эрзацам знаменитых конференций тогда ещё относились скептически, а вот изначально онлайновые мероприятия аудитория принимала более благосклонно. И опять же не было этих метаний, как у многих организаторов, которые сегодня переносят событие на следующий год, а через день меняют вектор и всё жерешаются проводить его удалённо.

Мы начали подготовку к Аналитикону в августе, а провели его в декабре. Большие ивенты лучше так и планировать, чтобы не перегреться. Чеклист на старте выглядел примерно так:

  • Найти внешних спикеров
  • Выбрать и подготовить внутренних спикеров
  • Найти площадку для трансляции
  • Задизайнить лендинг
  • Запустить промо в соцсетях
  • Заказать мерч

По всем пунктам готовились параллельно.

Как уговорить людей?

Самое сложное при коллективном обсуждении – это не перегнуть палку конструктивной критики.

Спикеров пробовали искать с помощью корпоративных рассылок или самостоятельно, но шло так себе. Коллеги сомневались. Талантливые и успешные люди часто стесняются выступать публично. В общем, путём проб и ошибок, мы поняли, что лучшее всего работают мотивационные беседы. Плюс стали активно подключать их к обсуждению концепции и вообще максимально вовлекать, чтобы они себя почувствовали увереннее, когда будут полностью «в теме».

Основная часть времени ушла на репетиции, оттачивание презентаций и подачи. Самое сложное при коллективном обсуждении – это не перегнуть палку конструктивной критики. Из хорошего, как и во многих делах, подобные трудности характерны для первых в жизни выступлений, дальше – проще. Поэтому лучше не мучать себя и коллег перфекционизмом, а постараться просто сделать рассказ интересным и дать спикерам возможность получить от этого опыта удовольствие.

Спикеров из других компаний искали по соцсетям. Обычно они спрашивали, что за конференция, и услышав, что это наш первый опыт – отказывались. Тогда мы сделали ставку на личные знакомства (наши собственные и коллег из HR) и большинство людей в итоге нашлось именно так.

К чему мы не были готовы, что спикеры будут в процессе меняться. Мы только во время подготовки узнали, что те, кто железно должны были выступить, тоже могут в конце концов отказаться. И это нормально, нужно быть готовым к резкой смене планов всегда.

В итоговой программе было заявлено 8 докладов. Половина выступающих – из внутренних спикеров: Ростелеком и Tele2, а остальные из внешних компаний – Райффайзенбанк, SAP, Netcracker.

Что ещё следует учесть?

Сложности возникли и с поиском площадки для трансляции. Выбирали между выстрелившим в 2020 году Zoom и Webinar. Плюсы и минусы есть у обоих, но по совокупности параметров: простота настройки, управления трансляцией и стоимость — победил Webinar. У Ростелекома есть корпоративный аккаунт на этом ресурсе, соответственно, нам это тоже ничего не стоило.

А вот с посадочной страницей для регистрации на мероприятие нам повезло. Руководство давно хотело создать собственный сайт с мероприятиями внутри Ростелекома, и наша конференция подстегнула разработку. С октября мы включились в команду разработки лэндинга – обсуждали требования, тестировали, настраивали. И коллеги успели сделать нам сайт, на котором первым мероприятием и стал Аналитикон.

В это же время мы думали над альтернативой мерчу в качестве онлайн-подарков спикерам. С коллегами из Wink мы составили специальную подборку новогодних фильмов, которые были доступны гостям конференции по промокоду в течение 30 дней. А внутренним спикерам мы в качестве бонуса подарили сертификаты на курсы ораторского мастерства, чтобы замотивировать их выступать как можно чаще.

Вообще, подготовка даже онлайн-конференции занимает довольно много времени, его стоит закладывать заранее, чтобы не проседала основная работа. В финале мы синхронизировались каждый день, встречаясь по 2-3 раза.

Что получилось в итоге?

400
зрителей онлайн-конференции в пиковый момент

Мы получили более 500 регистраций, а платформа зафиксировала более 400 зрителей в пике. Конференция длилась около 3,5 часов, но, судя по бурным обсуждениям каждого доклада и обилию вопросов, без провисаний.

Мы сами открыли конференцию первым докладом и рассказали как Гильдия может сделать сложное возможным. Особенно «зашли» зрителям истории Анастасии Киселевой и Людмилы Бойко про самые страшные фобии аналитиков, а ещё Тимофея Антонова про наработки в области декомпозиции требований.

Для себя мы отметили Александра Караваева из Райффайзенбанка, который говорил про подводные камни работы с вендорами, и Людмилу Васильеву из компании NetCracker — она рассказала о ловушках от заказчика на проектах. В завершении выступили Иван Ливадный из Tele2 с практичным докладом, как навести порядок в своем Confluence, и Михаил Кручинин, рассуждавший, что лучше для аналитиков: небольшой фриланс или крупный госзаказчик.

Посмотреть все доклады можно здесь:

{ "author_name": "Ростелеком", "author_type": "editor", "tags": [], "comments": 0, "likes": 2, "favorites": 0, "is_advertisement": false, "subsite_label": "rt", "id": 236456, "is_wide": true, "is_ugc": false, "date": "Wed, 21 Apr 2021 19:26:08 +0300", "is_special": false }
0
0 комментариев
Популярные
По порядку

Комментарии

null