Как мы проводим онбординг сотрудников на удаленке в Rush Agency

Найти высококвалифицированного специалиста на определенную позицию в компании — это лишь один компонент, необходимый для построения эффективной команды. Многое зависит от способности компании удержать сотрудника и помочь ему минимизировать стресс при смене работы. В компаниях, работающих в офисе, процесс адаптации новичков уже стал привычной практикой, но как быть в компаниях, с удаленными сотрудниками?

Я, Наталия Максименко, HR Director, в компании Rush Agency и в августе 2021 года мы запустили свой процесс онбординга, который приносит хорошие результаты. В этой статье я расскажу, как мы пришли к необходимости адаптации, как выстроили процесс и как это нам помогает увеличить лояльность и вовлеченность сотрудников.

Представьте себе ситуацию, что вы нашли отличную удаленную работу, полны энтузиазма приступить к задачам, и вот наступает первый рабочий день, а вам просто выдали корпоративные доступы и скинули тонну каких-то документов. Вы не понимаете, с чего начать, к кому можно обратиться за советом и из каких подразделений состоит структура компании. Вряд ли ваш энтузиазм сохраниться надолго в таких условиях и вероятно, что довольно скоро вы решите сменить место работы. Онбординг в условиях удаленной работы — это то, что поможет компании избежать такой ситуации.

Наше агентство довольно продолжительное время работало в офисе. С адаптацией сотрудников в оффлайн условиях обычно не возникало много вопросов, живое общение многое решает. В период коронавируса, мы, как и многие диджитал компании, решили попробовать перейти на удаленку, и это нам удалось. Все рабочие процессы выстроились успешно без потери эффективности команды. Таким образом, руководство компании приняло решение перейти полностью на удаленный формат работы.

Через какое-то время, мы стали замечать сложности в адаптации новых сотрудников: вход в работу, низкую эффективность в первые недели, постепенно увеличивающийся процент сотрудников не завершающих свой испытательный срок по обоюдному согласию. Мы приняли решение разработать план адаптации новичков для решения следующих глобальных целей:

• Сократить текучесть кадров среди новых сотрудников

• Увеличить их эффективность

• Увеличить вовлеченность новых сотрудников в процессы компании

• Добиться доверия и лояльности новых специалистов

Когда мы проектировали этапы онбординга в Rush кроме глобальных целей, описанных выше, перед нами стояли частные задачи. Самые важные из них были:

1. Решить проблему с “новичками-потеряшками”. Это отличительная проблема удаленной работы из-за нехватки личного общения. У нас, как и в примере, выше, часто возникала ситуация, что первый день у нового сотрудника был хаотичным и неструктурированным. Более того, новичок не имел четкого представления о своих задачах на ближайшее время.

2. Добавить понимания о новых рабочих условиях. При анализе ситуации с новыми специалистами в тот момент, мы поняли, что для снижения стресса при выходе на работу нам необходимо рассказать новичку более подробно о структуре нашего агентства, уровнях менеджмента, корпоративной культуре, сервисах используемых для работы, и т.д.

3. Наладить коммуникацию для получения обратной связи. Мы решили создать коммуникационную стратегию, которая помогла бы нам развить у нового сотрудника чувство доверия к компании и настроить получение обратной связи для контроля процесса адаптации в рамках определенного сотрудника, а также для глобального улучшения онбординга в компании.

А теперь о том, как мы эти цели и задачи реализовали.

В первую очередь, важно не “потерять” нового сотрудника в период между его принятием оффера и первым рабочим днем.

Одно из самых важных нововведений - у нас в компании появился HR-специалист по онбордингу. Все его основные задачи направлены на адаптацию новых сотрудников. Таким образом, как только наш рекрутер получил положительный ответ о принятии оффера, он передает новичка в руки онбординг-менеджера.

Мы решили, что на данном этапе можно не только поприветствовать и поздравить нового специалиста с присоединением к нашей команде, но и снабдить его определенными знаниями о нас, чтобы увеличить вовлеченность. Для этого, мы подготовили письмо, которое поясняет цель онбординга и содержит краткий инсайт о компании: фаундеры, наши странички в соц. сетях, наши кейсы, краткое описание активностей внутри компании. Более того, чтобы не терять общение с новичком, а также узнать немного более о нем как личности, в конце добавили несколько вопросов. Таким образом, даже если сотрудник выходит на работу не через 1-2 дня, а через более продолжительный срок, нам удается поддерживать с ним контакт.

Для того, чтобы уменьшить стресс при выходе на новое место и добавить структурности, за один рабочий день до выхода сотрудника на работу онбординг-менеджер отправляет ему план-расписание. Соответственно, новичок понимает, во сколько ему нужно выйти на связь, каким образом с ним свяжутся, и что нужно будет делать в первый день.

Первый день - вводный. Мы его поделили на 3 основные части.

1. Встреча нового сотрудника с HR онбординг-менеджером.

В начале рабочего дня, онбординг-менеджер проводит встречу с новичком (1:1). На этой встрече:

• Новый сотрудник получает основные доступы к корпоративным ресурсам Онбординг-менеджер подробно объясняет структуру процесса онбординга, ее цели, рассказывает про корпоративную культуру в компании, внутренние активности, основные правила, показывает структуру компании. Отвечает на вопросы о компании и общих рабочих процессах.

• В рамках онбординга мы также создали краткий видео курс на базе Rush Academy, в котором есть подробная информация о компании, подразделениях, регламентах о трудоустройстве, выплате заработной платы, отпусках, и т.д. Новичок получает к нему доступ.

2. Встреча нового сотрудника с непосредственным руководителем и куратором.

В нашей компании у нового сотрудника есть как минимум 2 точки поддержки:

• HR онбординг-менеджер - он выполняет роль куратора по общим процессам в компании.

• Куратор внутри отдела (если отдел маленький, эту роль может выполнять руководитель) — это тот человек, который непосредственно погружает новичка в рабочие регламенты, технические моменты, проверяет выполнение задач на протяжении испытательного срока.

После того, как новый сотрудник получил основные доступы и узнал об устройстве компании, онбординг-менеджер знакомит его с руководителем/тимлидом и куратором внутри отдела. На данном этапе, новичок получает задачи на первый рабочий день, узнает, к кому он может обратиться за помощью по рабочим процессам, и т.д.

3. Оформление документов

В первый рабочий день, с сотрудником также связывается HR-менеджер по кадровому делопроизводству и предоставляет пошаговый план действий для трудоустройства в компании.

В начале второй недели работы, онбординг-менеджер организует встречу с новым сотрудников. На повестке:

• Обратная связь от сотрудника по процессу адаптации

• Загрузка
  

• Отношение с куратором

• Проверка доступов

• Использование сервисов

• Любые другие вопросы сотрудника

На данном этапе мы проводим мониторинг процесса онбординга при помощи небольшой анкеты-формы. Сюда включены вопросы для оценки:

• Загрузки сотрудника

• Сложности работы

• Ожиданий и реальности

• Коммуникации с куратором внутри отдела и онбординг-менеджером.

Также последний вопрос предлагает новичкам поделиться комментариями по процессу онбординга и предложить свои идеи по его улучшению, если это необходимо.

Результаты анкетирования анализируются онбординг-менеджером и представляются на ознакомление руководителю отдела, где работает сотрудник, с небольшими комментариями.

В условиях удаленной работы, часто бывает так, что сотрудники мало коммуницируют друг с другом. Из-за этого некоторые могут чувствовать себя “одиноким воином” в рабочих условиях. Чтобы у наших сотрудников было чувство приобщённости к команде, мы регулярно проводим различные мероприятия, направленные на командообразование. Для новых сотрудников мы добавили дополнительный вид активности - “кофе-брейк”.

Это неформальная встреча, на которой обычно присутствует новый сотрудник, руководитель/тимлид, куратор, онбординг-менеджер и несколько других сотрудников из отдела. Основная цель такой встречи - познакомиться друг с другом поближе, обсудить все что угодно, кроме работы (увлечения, домашних животных, книги, фильмы, т.д.). Для такой встречи можно подготовить различные варианты игр. Например, мы играем в “Я никогда не”, “Выбор из двух” (участники встречи должны выбрать между двумя вариантами и объяснить почему, например, кофе или чай?), горячий стул (участник на “стуле” обязуется отвечать на все вопросы от участников встречи), и т.д.

В последующие несколько недель мы сокращаем количество встреч, но поддерживаем связь с новым сотрудником при помощи чата. Если в компании проходят какие-то общие активности, желательно напоминать новичкам об этом лично.

В Rush Agency в среднем испытательный срок для новых сотрудников составляет 3 месяца. Обычно, по прохождению половины периода адаптации, мы просим новичков заполнить еще одну анкету. Вопросы могут быть следующими:

• Вы знаете, к кому вы можете обратиться если у вас возникнут проблемы?

• Вы понимаете свой функционал?

• Если оценивать в целом, то в коллективе атмосфера дружеская или враждебная?

• и т.д.

Как и в случае с анкетой по итогам второй недели, онбординг-менеджер анализирует результаты и сообщает о них непосредственному руководителю сотрудника.

По необходимости, онбординг-менеджер, может договориться о встрече с новичком для обсуждения результатов анкетирования.

В дальнейшем сотрудник поддерживает связь с онбординг-менеджером при помощи чата. Важно напоминать сотруднику об этой возможности.

В конце испытательного срока, сотрудник обычно проходит определенный вид аттестации или интервью (в зависимости от регламентов отдела), который позволяет нам понять, завершен ли испытательный срок успешно. В случае, если сотрудник показал отличные результаты, мы проводим финальную встречу, в которой принимают участие: сотрудник, онбординг-менеджер, руководитель/тимлид, куратор и руководитель HR отдела.

Основная цель данной встречи - поздравить сотрудника с успешным прохождением испытательного срока и поделиться обратной связью по процессу онбординга. Сотрудник рассказывает как проходила его адаптация, были ли какие-то сложности. Руководитель и куратор дают свою финальную обратную связь и советы по дальнейшей работе.

С момента введения онбординга в Rush Agency прошло уже почти полтора года. Основных целей мы добились, текучесть кадров среди новых сотрудников значительно снизилась. Более того, судя по многочисленным отзывам сотрудников, онбординг помог им минимизировать сложности и стресс при переходе на новое место работы, что увеличило их лояльность к компании.

1. Будьте гибкими. Не бойтесь видоизменять процесс онбординга, подстраиваясь к личности и потребностям сотрудника.

2. Совершенствуйтесь. Пытайтесь найти новые улучшенные решения для онбординга: видоизменяйте анкеты, тестируйте новые подходы, и т.д.

3. Адаптируйтесь. Не бойтесь адаптировать онбординг под нужны определенных отделов вашей компании, они могут значительно отличаться.