{"id":13760,"url":"\/distributions\/13760\/click?bit=1&hash=3388ba15c914e93bf42e7b84a842bfb878869a35e460a86df78995d13819ad04","title":"\u041f\u0440\u043e\u0434\u044e\u0441\u0435\u0440\u044b vc.ru \u043f\u0440\u043e\u0432\u0435\u0440\u044f\u044e\u0442 \u0448\u0443\u043c\u043e\u0434\u0430\u0432 \u0432 \u0422\u0431\u0438\u043b\u0438\u0441\u0438","buttonText":"\u042d\u0442\u043e \u043a\u0430\u043a?","imageUuid":"bf749ef5-3154-5029-a8d8-4dcbcbfac3ff","isPaidAndBannersEnabled":false}

Как планирование и 400 задач помогли мне спасти форум от провала и привлечь выгодный контракт с полумиллионным бюджетом

Меня зовут Андрей Шешенин. Я занимаюсь организацией мероприятий уже больше четверти века. За свою карьеру подготовил больше 1500 проектов. Работал в 16-ти странах и во всех регионах России. Делал мероприятия на трех олимпиадах и управлял бюджетами в десятки миллионов долларов. Много раз меня просили вмешаться и «спасти проект». Каждый раз спасать приходилось из-за плохого планирования. Вот один очень памятный для меня кейс, который отлично показывает, что бывает, если не умеешь планировать и организовывать работу команды. Решил поделиться этой историей с редакцией мультисервисной платформы для управления проектами WEEEK.

300 регламентов, которые никто никогда не читал

В крупной государственной корпорации сменилось руководство. Вместе с новым руководителем пришел и новый коммуникационный директор, назовем его Иваном. Когда Иван принимал дела, то узнал, что буквально через месяц компания запланировала провести крупный международный форум. Иван пригласил к себе менеджера, отвечающего за подготовку этого мероприятия. В кабинет пришел солидный пожилой человек, внешне очень похожий на профессора университета. И стал рассказывать о том, как много работы он и его команда сделали для того, чтобы форум состоялся.

Рассказ этого дядечки больше был похож на пресс-релиз, чем на отчет о работе. Слишком много было красивых слов и мало конкретики. Когда Иван попросил “профессора” прислать рабочие документы по проекту, то неприятно удивился: в письме было 4 файла объемом 300+ страниц каждый (!). Названия всех документов были похожи друг на друга и начинались со слова «регламент». «Регламент распространения билетов на форум», «Регламент отбора конкурсных работ в конкурсе проектов молодых ученых» и так далее. По объему этих регламентов было очевидно, что их НИКТО и НИКОГДА не читал и читать не собирается. Это было совсем не то, что можно было бы назвать рабочими документами. А времени до форума оставалось немного.

400 задач, которые нужно было выполнить, чтобы форум состоялся

Я тогда руководил большой event-компанией, входящей в крупный коммуникационный холдинг. К тому времени у меня за плечами уже был опыт организации нескольких бизнес-форумов и известность, поэтому Иван пришел за помощью ко мне.

Мы поговорили и уже часа через два я решил пообщаться с командой проекта. Они почти полгода готовились к форуму, но каждый второй мой вопрос об организации зависал в воздухе. Было видно, что они ни деталей проекта не знают, ни плана у них как такового нет, ни понимания, что нужно делать. Подготовка к форуму оказалась нулевой и это была почти катастрофа. До него оставался месяц.

Нам надо было с чего-то начинать. Начали с плана. Меня попросили сделать его к утру завтрашнего дня. Пришлось даже задействовать для этого своих проектных менеджеров: я попросил пятерых своих сотрудников помочь. И вот что мы сделали:

  • Поделили проект на несколько крупных блоков: инфраструктура, программа и спикеры, маркетинг и PR, персонал, гости и билеты, дизайн, оформление и шоу-элементы.
  • Каждый из блоков распределили на ребят из команды.
  • Ребята начали прорабатывать свои направления.

Часа через два каждый справился со своей частью. Мы всё обсудили и особое внимание уделили тем пунктам плана, которые пересекались между собой или зависели друг от друга. Благодаря такому подходу я убедился, что у всех нас есть четкое представление о том, что нужно делать, какие у этого всего объемы и кто за что будет отвечать. Оставалось только сложить все части в один документ. План получился объемным. В нем было больше 400 задач.

Бюджет на полмиллиона долларов и шаблон, который отслужил нам 3 года

На следующее утро я пришел к Ивану с распечатанным планом. Настроение было так себе: несмотря на то, что мы вроде как со всем справились и появилась ясность, я понимал, что 400 с лишним задач – это ну слишком много и рискуем не успеть по срокам.

Во время совещания мы сверились с командой организаторов – тех самых ребят, которые готовили форум до нас. Я зачитывал им пункты своего плана и выяснилось, что бОльшая часть из этих 400 пунктов уже выполнена. Когда они готовились сами, у них не было четкой структуры проекта, а теперь пазл сложился.

Те блоки, которые нужно было дорабатывать, я забрал в работу себе и своей команде. Таким вот образом мы получили заказ с бюджетом почти в полмиллиона долларов. Казалось бы: всего несколько часов четкой структурированной работы с командой, хорошая обратная связь, план действий – и всем становится понятно, что нужно делать дальше.

В итоге к форуму мы подготовились вовремя, он прошел нервно, но успешно. Я потом еще 3 года руководил подготовкой этого проекта и всегда мы доставали наш составленный за несколько часов план, добавляли в него новые задачи и спокойно начинали работу. Можно сказать, что тот план стал для нас шаблоном, который мы постоянно дополняли и улучшали.

На платформе WEEEK очень удобно планировать задачи и фиксировать их статус вместе с командой или работать с задачником в одиночку:

Так выглядят задачи в WEEEK

Хороший план отличается от плохого пунктами, которые не нужно додумывать

За годы своей практики планирования я теперь с легкостью могу отличить, чем хороший план отличается от плохого. В хорошем плане каждая задача должна отвечать на три вопроса:

– Что будет успешным результатом выполнения этой задачи.

– Кто отвечает за этот результат.

– Когда этот результат нужно получить.

Например, если в плане стоит задача «Разобраться с меню обеда на конференции» - это плохой план. В хорошем она будет выглядеть так: «Получить у кейтеринга и согласовать с клиентом меню обеда на конференции. Ответственный – Виктория Шешенина. Срок: 22 апреля».

Казалось бы, в чём разница? Ведь если в нашей команде с кейтерингом общается Виктория, то и так ясно, что это ее задача. Очевидно, что задача будет выполненной, когда клиент утвердит меню, и понятно, что сделать это нужно за некоторое время до мероприятия. Все это очевидно и требует всего нескольких секунд на обдумывание.

Так вот именно эти несколько секунд на каждом из пунктов превращают подробный план проекта из удобного инструмента в абсолютно бесполезный документ, в который никто не хочет заглядывать. Это особенность нашей психики. По сути, все эти секунды, потраченные на обдумывание при каждом просмотре плана, заставляют мозг проделывать ненужную работу. Наше подсознание отлично это понимает и старается сберечь наши ресурсы, внушая нам неприятные ощущения при каждой попытке посмотреть в план.

0
3 комментария
Аня Третьякова

Хм, интересно, сколько времени этот предыдущий "организатор" форума потратил времени и бюджетов компании на работу, которую пришлось полностью переделывать? Бывают же люди...

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Шешенин

Анна. На самом деле это не так необычно. Есть целая отрасль образования, которая обучает составлению регламентов и подробному описанию бизнес-процессов. Множество проектных менеджеров действуют на основании каких то правил и документов, а не здравого смысла и понимания задачи.

Ответить
Развернуть ветку
Аня Третьякова

вот это и печально) Что люди тратят время на процесс, а не на результат.. И получают за это еще и зп)

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 3 комментария
null