Как организовывать созвоны, которые всем нравятся
Шаг 1. Спросите себя “А нужен ли созвон?”
Лучший созвон – это созвон, которого не случилось. Поэтому перед тем, как его назначать, нужно понять, зачем вы это делаете.
Грамотные причины для созвона:
- нужно обсудить вопрос, который плохо подходит для переписки (например, конфликт между участниками команды или повышение зп);
- еженедельный созвон команды, позволяющий обсудить накопившиеся вопросы вживую;
- ваша тема для обсуждения требует живой демонстрации экрана, скрины не подойдут;
- любой созвон с конкретной проблематикой, где всем участникам очевидно, что выяснять этот вопрос в переписке будет слишком долго.
Причины для созвона, за которые попадают в ад:
- мне было лениво писать текст, вообще не люблю печатать;
- я ещё не решил, что думаю по этому вопросу, на созвоне сориентируюсь;
- мне была нужна помощь, и я решил быстренько набрать коллегу, чтобы не тратить время на тыканье пальцами в клавиатуру.
Каждый раз, когда вы экономите время на написание сообщения с помощью резкого прыжка на созвон, вы тратите время людей, с которыми созваниваетесь. Это неэффективно, и честно сказать, неуважительно по отношению к чужому времени и чужим задачам.
Бывают ситуации, когда это уместно, но в проектах такие ситуации случаются крайне редко.
Шаг 2. Определитесь с аджендой
Итак, вы решили, что вам нужен именно созвон. Отлично, время подготовить адженду для созвона. Давайте посмотрим, что входит в адженду, и зачем:
- Вопросы на обсуждение, к которым прилагаются всеми необходимые ссылки и/или документы – чтобы все, кто будет участвовать во встрече, знали, что им предстоит обсудить, и могли подготовиться;
- Ожидаемый результат по обсуждению каждого из вопросов;
- Длительность встречи и время на обсуждение каждого из вопросов;
- Перечень участников;
- Ссылка на созвон.
Интересный побочный эффект адженды – часто в процессе её написания можно осознать, что всё же созвон не нужен, и вы прекрасно выразили всё в тексте. В таком случае можно вернуться к пункту 1 🙃
Шаг 3. Хорошо подумайте над перечнем участников созвона
На созвоне должны присутствовать только те, кто на нём действительно нужен. Если вы зовёте человека на созвон, чтобы он "просто посидел и послушал” – это плохой кейс.
Бывают случаи, когда такое уместно, например, когда вы обучаете кого-то переговорам и приглашаете его послушать, как вы эти самые переговоры ведёте. Но опять же, это редко случается на проектах.
План созвона так же надо составлять с учётом загруженности участников. Если для вопроса номер 1 нужны Мерри и Пиппин, а для вопроса номер 2 – только Мерри, то Пиппин может отключиться сразу после того, как вы закончили обсуждение первого вопроса.
Шаг 4. Пригласите участников на встречу
Отлично, вы выполнили все предыдущие шаги и определились с датой и временем. Осталось только:
- выслать адженду каждому участнику встречи;
- создать встречу в календаре, в которой обязательно указать ссылку на созвон;
- продублировать информацию о встрече в личные сообщения каждому участнику (или в чат проекта, тегнув всех участников).
Шаг 5. Проведите созвон
Думаете, это легко? Ничего подобного, если уж вы организовали встречу, то вы и отвечаете за то, чтобы она прошла продуктивно. Так что обязательно делаем следующее:
- в начале встречи повторяем адженду, напоминая, сколько у нас времени на каждый вопрос. Например: итак, сегодня нужно обсудить, имеет ли смысл расширять команду на следующий спринт, а если да, то привлекаем Мерри или Пиппина. На созвон у нас 45 минут, из них 30 минут на первый вопрос и 15 – на второй. Возражения или дополнения есть? Нет? Тогда погнали!
- в процессе следим за временем, и если что – напоминаем участникам о том, что оно не резиновое. Например: ребята, уже 20 минут прошло, а мы так и не решили, нужно ли расширять команду. У нас 10 минут на этот вопрос осталось, вообще-то. Что думаете?
- не забываем о том, что иногда кто-то из команды может быть нужен на созвоне для обсуждения только одного из пунктов адженды. Например: ребята, мы решили, что команду надо расширять. Как будто бы, чтобы выбрать между Мерри и Пиппином, достаточно только Сэма, Фродо с ними всё равно ни на одном проекте не пересекался, так что Фродо, можешь идти.
- ведём заметки, чтобы потом написать meeting notes. Это очень важный пункт, и за него несёт ответственность именно организатор созвона. Если понимаете, что у вас такой возможности не будет, на старте созвона (а лучше – заранее) договоритесь с кем-то из его участников о выполнении роли секретаря.
Шаг 6. Напишите meeting notes
Это важно.
Во-первых, в рабочей суете слишком многое может забыться или исказиться. Вы сказали “сдай через неделю”, а человек помнит “через 2 недели”, вот вам и начало конфликта.
Во-вторых, участники команды, не присутствовавшие на встрече, должны знать, что на ней происходило (заодно это лечит нас от ситуации “позвали человека на встречу, чтобы он просто был в курсе”)
В-третьих, это фиксация информации в тексте, очень важный момент. Если вы прописали в meeting notes “к концу спринта сможем сделать фичу, но не протестировать, поэтому тестирование и баги переносятся в следующий спринт”, заказчик это прочитал и не возразил, то в конце спринта он уже не сможет возмутиться наличию багов. А если это было просто сказано на созвоне и нигде не зафиксировано, то остаётся только надеяться на лучшее.
По факту, meeting notes – это дополненная адженда. Вот, что содержит в себе этот документ:
- дату встречи
- вопросы, вынесенные на обсуждение
- к чему пришли по каждому вопросу
- action items (задачи, появившиеся в ходе обсуждения)
Вот и всё! Если вы дочитали до конца, то вы герои, и вот вам котик. А если вы будете применять всё написанное в жизни, то всех котиков вселенной не хватит, чтобы выразить благодарность тех, кто ходит на ваши созвоны 😊
Такая жиза вообще. Созвоно-хейтеры, ставьте классы :D
О, идеальный мемасик :D
Мой любимый мем на тему созвонов:
О, я хочу такое!
Вспоминается мне одна из прошлых работ, где один из топов растягивал созвоны с 20-30 ти минут, до 2 часов.
Делал подобный расчет стоимости подобного "полезного" созвона на вскидку, выходило в цифрах - от 60 т.р. до 150 т.р. выкинутого времени в урну)
На первом же пункте словил супер-жизу.
Половина созвонов по проектам могли бы уместиться в текстовый диалог на пару минут или даже два сообщения, где вопросы и ответы разбиты на пункты. Но всё это превращается в чудесные, долгие разговоры с вебками, где вместо живых диалогов звучат "эээ", "ммм", "так, что там еще", "вопросы есть какие-то?".
А организаторы этих созвонов что говорят в своё оправдание?)
Спасибо, это полезно. У нас в компании любят посозваниваться)
Можно показать эту статью своему проджект менеджеру :)
А есть ещё люди, которые вообще не пользуются гугл календарем, или пользуются, но не знакомы с проверкой расписания других людей))
интересно 🔥🔥🔥
Спасибо ^_^