Wrike и Jira: сравниваем системы управления проектами

31 октября 2022 компания Atlassian, владелец программного обеспечения Jira и Trello, прекратила сотрудничество с российскими компаниями. Альтернативой этим популярным инструментам может стать Wrike. Рассмотрим сходства и различия систем.

Jira широко используется командами разработчиков ПО благодаря тому, что структура сервиса устроена в соответствии с принципами разработки Agile: здесь мы с вами сможем увидеть спринты, эпики, истории, бэклог, и прочие характерные элементы. Обратной стороной такой узкой специализации является сложность использования ПО другими командами компании для проектной работы или совместной работы с отделом разработки. Интерфейс Wrike, в свою очередь, отображает универсальные базовые сущности, которые можно подстроить как под разработчиков, так и под команду маркетологов, отдел продаж, HR-отдел и так далее. Необходимо отметить, что разработчики сервиса Jira не оставили эту ситуацию без внимания и выпустили дополнительный продукт Jira Work Management, который оперирует более распространенной терминологией (здесь можно найти те самые всем привычные проекты и задачи).

При выборе программы для управления проектами важно обратить внимание на структурные особенности систем, так как понятный интерфейс сократит процесс адаптации команды, а гибкая структура с различными возможностями группировки позволит корректно распределить данные без дупликации.

При первом взгляде на Jira видно, что рабочие элементы соответствуют предписаниям agile: это эпики, истории, баги и прочее. В Jira Work Management мы можем увидеть более привычные и распространенные сущности - проекты и задачи. В момент организации работы внутри системы обязательно встанет вопрос: как сгруппировать эти проекты и задачи по необходимым параметрам? В Wrike это можно сделать при помощи пространств и папок, при этом один и тот же элемент в Wrike может жить одновременно в нескольких местах благодаря кросс-тегированию.

Одно из последних нововведений Wrike - это кастомизируемые элементы, которым можно дать свое название и детализировать поля для заполнения. При помощи этого инструмента можно переводить терминологию Wrike на язык, привычный использующей его команде: вместо обобщенной задачи, разработчики будут работать с эпиками, историями и багами; отдел продаж - с лидами, HR-специалисты - с соискателями и так далее.

Когда мы решаем приобрести специальный инструмент для управления проектами, мы преследуем множество целей, среди которых - корректная визуализация текущих проектов и качественный сбор данных для последующей аналитики. Чтобы сделать это возможным, проекты должны заводиться в системе по четким регламентам. Как Jira и Wrike предлагают нам настроить этот флоу? Наиболее частый способ запуска проектов в Jira - это создание проекта с нуля с последующим внесением информации. Также можно выбрать из имеющейся библиотеки проектных шаблонов. А если проекты заводятся однотипные? Wrike позволяет позволяет ускорить и стандартизировать этот процесс помощью форм запросов - это список фиксированных вопросов, ответы на которые автоматически преобразуются в задачу или проект. Что интересно, такой запрос можно сделать внешним - и таким образом упростить получение информации от коллег вне системы (заказчиков, клиентов, партнеров и так далее). Если мы захотим воплотить подобное в Jira, мы сможем сделать это только для задач (не для проектов), создаваемых в Jira Work Management, но для этого придется использовать дополнительный плагин. Больше вариантов для настройки форм доступно в Jira Service Management, но этот продукт вообще приобретается отдельно.

Wrike позволяет сохранять любые проекты или задачи в виде шаблонов. Удивительно, но Jira не позволяет этого сделать без использования дополнительных модулей и плагинов - в Wrike, тем временем, любой рабочий элемент превращается в шаблон одним кликом.

Современные системы управления проектами дают возможность взглянуть на ход проекта под разным углом. Если мы хотим сконцентрироваться на хронологии, нам могут подойти такие инструменты, как диаграмма Ганта (яркий признак методологии waterfall), дорожная карта или просто календарь. Поскольку Jira специализируется на agile подходе, в ней отсутствует встроенная диаграмма Ганта. Временную последовательность спринтов можно посмотреть при помощи дорожной карты. В Wrike есть диаграмма Ганта, а также календарь, который является альтернативой дорожной карте в Jira.

Еще один инструмент agile - это канбан-доска, позволяющая увидеть, сколько задач находится в том или ином статусе и кто над ними в данный момент работает. Этот вид есть и в Wrike, и в Jira. В Wrike также можно найти табличный вид, практически полностью соответствующий Excel-таблице: здесь есть расширенные возможности фильтрации и сортировки и даже возможность работать с формулами и вычислениями.

Те, кто пользовался Jira, знают, что без Confluence (данный продукт также приобретается за отдельную плату) хранение документов и информации о проектах в системе затруднено. Например, можно прикрепить файл к задаче, но нет возможности удобно просмотреть весь массив прикрепленных файлов, внести в них изменения или оставить примечание.

Wrike, хоть и не является полноценной вики-системой, предоставляет гораздо больше удобств для менеджмента файлов и организации базы знаний. Здесь есть отдельный вид для просмотра файлов, что обеспечивает их удобное хранение, возможность осуществлять коммуникацию по каждому отдельному файлу, автоматическая загрузка новых версий документов, возможность утверждения файлов и так далее. Добавлять файлы можно на всех уровнях - пространства, проекты, папки, задачи, подзадачи.

Разрозненность каналов коммуникации - одна из основных причин, по которой организации решаются на приобретение систем для управления проектами. В рамках одного проекта обсуждения происходят в почте, в мессенджере (а то и в нескольких), на многочисленных митингах; в результате какая-нибудь деталь обязательно теряется или вовремя не доходит до адресата, да и в целом собрать общую картину бывает непросто. К счастью, Jira и Wrike позволяют централизовать обсуждения, делают их прозрачными и помогают сохранить историю общения на случай, если к ней необходимо будет вернуться в будущем. Коммуникация осуществляется через комментарии; в Jira, однако, комментирование возможно только на уровне задач, в то время как в Wrike общаться в комментариях можно также на уровне проектов и папок, переводя обсуждение на более высокий уровень. Одно из наиболее ярких конкурентных преимуществ Wrike - это возможность оставлять примечания к файлам, используя различные инструменты маркировки. Пользователи могут обсуждать желаемые изменения в документах, изображениях, видео-роликах и веб-страницах, не выходя за пределы системы.

Отдельный процесс, о котором обязательно стоит упомянуть - это процесс утверждения. Почти каждая команда внутри организации использует его в том или ином виде. Wrike позволяет начать процесс утверждения задачи или проекта по необходимости или встроить его в ход проекта, когда при достижении определенного статуса выбранный пользователь может вынести решение: утвердить проект или отклонить, сопроводив его уточняющим комментарием.

В ходе работы над проектами и задачами в системе скапливается огромное количество данных. Чтобы эффективно использовать этот ценный ресурс, нужно иметь простой в настройке инструмент аналитики, который при этом позволял бы выходить на нужный уровень детализации. Wrike предоставляет возможность в один клик получить информацию о течении проекта или целого проектного портфолио; при необходимости можно сфокусироваться на определенных параметрах, настроив нужную фильтрацию и сортировку. Если же есть необходимость получить углубленную аналитику, встроенная BI-система Wrike Analyze позволит избежать покупки дорогостоящих лицензий MS Power BI, Qlik, Tableau и прочих, быстро формируя подробнейшие отчеты в удобном графическом формате. Аналитика в Jira, к сожалению, требует дополнительной кастомизации: здесь есть несколько стандартных типов отчетов, но более сложную аналитику реально получить только при использовании плагинов.

Подводя итог, Jira можно считать более узконаправленным инструментом, подходящий в большей степени тем, кто занимается разработкой. Для того, чтобы подстроить Jira под нужды других команд, придется использовать дополнительные продукты (Jira Work Management, Jira Service Management, Confluence), либо пользоваться плагинами, многие из которых также нужно дополнительно оплачивать; более того, они могут быть не локализованы и вызывать затруднение у начинающих пользователей.

Wrike представляет собой альтернативу для тех, кто использует Jira, поскольку в нем можно не только построить процесс разработки по методике agile, но и подключить другие команды с совершенно иными процессами. Гибкая структура позволит точечно отразить особенности организации команд, а различные инструменты для коммуникации и согласования помогут избежать путаницы и централизовать обсуждения в одном месте согласно главному принципу программы - One Stop Shop (“единый источник информации”). Некоторые функции Wrike, такие как кросс-тегирование и возможность добавлять примечания к файлам, недоступны в Jira и других популярных системах для управления проектами даже при использовании добавочных модулей. Быстрый доступ к аналитике разного уровня эффективно скажется не только на работе над проектами, но и на бюджете, так как необходимость обработки информации в специализированных системах отпадет.

Cloudseller — официальный партнер Wrike с 2017 г. Мы имеем глубокую экспертизу в Wrike и готовы помочь вам с выбором системы и переходом в нее, если ваша система для проектного планирования больше не доступна в России. Для консультации с экспертом Wrike просто заполните форму.

Работаем с юридическими лицами и ИП.