Рассмотрим две системы для управления проектами: Wrike и Trello. Wrike - это система для ведения полного цикла проекта, который включает планирование, инициацию, реализацию, мониторинг и контроль, завершение. Trello - инструмент для контроля реализации проекта. И хотя эти два инструмента не являются прямыми конкурентами в силу того, что функционал Wrike значительно шире, все же системы можно частично сопоставить на примере расширенного тарифа Trello Premium и начального Wrike Team .
Структурные особенности
Каждая система для управления проектами использует определенные структурные элементы, из которых строится иерархия работы. Чтобы корректно отразить в системе бизнес-процессы, порой приходится буквально переводить их на язык выбранной программы. Как обстоят дела со структурой и терминологией у Wrike и Trello?
В обеих системах работа осуществляется в пространствах (в Trello - рабочее пространство). Это элемент верхнего уровня, который включает в себя все остальные элементы. В Trello рабочие пространства мало функциональны - они служат в основном для группировки более мелких элементов. В Wrike пространство может иметь свой рабочий процесс, свои правила автоматизации, свои формы запросов и так далее. Но, пожалуй, самое важное - в Wrike элементы внутри пространства можно назвать по-своему. Предположим, что ваша команда ежедневно работает не с проектами и задачами, а с эпиками и историями - в Wrike вы можете установить эти элементы в качестве базовых, и у коллег не возникнет путаницы и недопонимания.
В Trello не существует элемента под названием “проект”: в рамках рабочего пространства создается доска, которая заполняется карточками - эти карточки и есть задачи. Поменять наименования элементов, сделать их более понятными для конкретной команды возможности нет.
Начало работы
При выборе системы для управления проектами важно, чтобы пользователь мог в ней легко ориентироваться. Нативно понятная навигация позволяет быстрее адаптировать систему. Открыв аккаунт Wrike в первый раз, мы сразу видим новости и апдейты (в виджете “Входящие”) и информацию по текущим задачам (в виджете “Назначенные мне”). Можно сразу приниматься за работу без необходимости искать источник релевантной информации. Панель слева позволяет быстро передвигаться по структуре и инструментам аккаунта.
В Trello нет готовой домашней страницы, с которой пользователь мог бы стартовать без дополнительных инструкций. Сотрудник должен заранее знать, какое рабочее пространство или доску ему нужно открыть.
Даже когда пользователь открывает программу не в первый раз, может возникнуть проблема с поиском актуальных для него рабочих задач. В Wrike есть инструмент Дэшборд, который позволяет увидеть свои задачи, сгруппированные по разным параметрам - просроченные, отслеживаемые, задачи на эту неделю и т.д. Просмотрев Дэшборд, пользователь не только увидит свою работу на сегодня и ближайшие несколько дней, но и поймет, что могло быть упущено и над чем следует подумать в долгосрочной перспективе. Виджеты с группировками преднастроены, поэтому получить полную картину можно за пару кликов.
В Trello создать подобие дэшборда можно, но для этого придется настраивать его с нуля самостоятельно.
Представление данных
Помимо привычной канбан-доски, в обеих системах можно представить информацию по задачам в виде календаря и таблицы. Эти два вида практически идентичны в Wrike и Trello, единственный момент - в Wrike больше возможностей для сортировки.
Чтобы получить срез аналитических данных по проекту, в Trello нужно будет включить представление “Панель”, а в Wrike - вид “Аналитика”. Их возможности очень близки - можно быстро определить количество просроченных задач у коллег, определить уровень готовности проекта и т.д.
Тем не менее, среди доступных видов есть и различия: в Trello присутствует представление “Хронология”, а в Wrike вместо нее доступна полноценная диаграмма Ганта. “Хронология” практически не отличается от календаря, в то время как диаграмма Ганта позволяет осуществлять полноценное планирование: создавать зависимости между задачами, определять вехи проекта, отслеживать изменения в движении проекта при помощи снимков и многое другое.
Диаграмма Ганта в Wrike.
В Trello есть также вид Карта, который позволяет визуализировать географические метки, проставленные на карточках.
Автоматизация процессов
В обеих системах есть механизм автоматизации, позволяющий настраивать правила, которым автоматически будут следовать задачи. В Trello, однако, данная функция доступна только на английском языке.
Автоматизация работает следующим образом: триггер стимулирует выполнение определенного действия; при помощи фильтрации (в Trello) или условий (в Wrike) действие можно ограничить таким образом, что оно будет выполняться только в определенных задачах (например, назначенных на конкретного человека). Возможности обеих систем довольно схожи: триггеры включают в себя изменение дат, статуса, местонахождения задачи, действия - перемещение задач, упоминание коллеги, изменение параметров задачи и так далее. В Trello, помимо создания автоматических правил, можно также добавлять кнопки на карточки и рабочие пространства. Эти кнопки позволяют быстро совершать действия, которые вы чаще всего производите с карточками (например, назначить проверяющего).
В Wrike есть уникальная функция, которая помогает автоматизировать процесс внесения информации в систему - это формы запросов. Создатель формы задает вопросы разного типа, пользователь отвечает на них, отправляет форму - и в заранее выбранном пространстве или проекте появляется задача с информацией из ответов, правильно распределенной по нужным полям этой задачи. При этом заполнять форму может не только пользователь Wrike: при помощи публичной ссылки такой список вопросов можно отправить заказчику, клиенту, партнеру. Таким образом можно получить нужную информацию сразу в виде рабочей задачи внутри системы - и сэкономить время на встречах, звонках и переписке.
Плюсы Wrike
- Гибкая терминология;
- Простая навигация;
- Легкая организация самостоятельной работы;
- Продвинутое планирование при помощи диаграммы Ганта;
- Автоматическое внесение данных (в том числе от внешних контрагентов) при помощи форм запросов.
Плюсы Trello
- Визуализация географических меток на представлении Карта;
- Автоматические кнопки на карточках и рабочих пространствах.
Различия между инструментами главным образом заключаются в том, что Wrike - это полноценный инструмент для управления проектами, поэтому в рамках стартового тарифа Team в системе уже предусмотрены возможности для планирования и инициации проектов. Trello в большей степени инструмент для трекинга задач. Интерфейс Wrike спроектирован таким образом, чтобы новый пользователь мгновенно включался в работу, не тратя время на адаптацию, и мог сразу сфокусироваться на своих задачах. Wrike также можно научить терминологии вашей команды и пропустить этап перевода с языка ваших бизнес-процессов на язык системы.
Wrike, в отличие от Trello, готов к масштабированию вашей команды, увеличению количества проектов и росту сложности процессов и операций. Следующий за Team тарифный план - Business - имеет еще больше возможностей кастомизации, а также блок по управлению ресурсами и удобный инструмент для работы над цифровыми материалами.
Если Вас заинтересовал Wrike, вы можете зарегистрировать тестовый аккаунт, посетить вебинар, посмотреть видео о Wrike на нашем Youtube-канале или задать вопросы эксперту, написав на [email protected].