Несмотря на широкое распространение услуг аутсорсинга бухгалтерии и соответствующих сервисов, многие компании начинают пользоваться ими не сразу, а после неудачного опыта сотрудничества со штатным бухгалтером (работающим в офисе). Найм штатного специалиста выглядит более простым и понятным решением, пусть оно и связано с дополнительными расходами, такими, как зарплата, ежемесячные страховые взносы, доплаты за возможные переработки, организация рабочего места. Сотрудник всегда на месте, руководитель в любой момент может проверить, чем он занят, проконсультироваться по какому-либо вопросу, поставить оперативную задачу.
На практике подобное решение связано с большим количеством рисков, главный из которых – привлечение некомпетентного или просто недобросовестного бухгалтера, способного нанести бизнесу серьезный финансовый и репутационный ущерб. Определить уровень специалиста на этапе найма руководитель чаще всего не может, если только сам не является профессиональным бухгалтером. Это может стать причиной серьезных проблем для бизнеса – внеплановых налоговых проверок, штрафов и блокировки расчетных счетов. Избежать всего этого можно, соблюдая несколько простых правил.
1. Работу штатного или удаленного бухгалтера необходимо периодически проверять
Это нужно делать регулярно, до тех пор, пока не станет очевидно, что вы имеете дело с действительно ответственным и опытным бухгалтером. Если вообще не вникать в его работу, последствия могут быть печальными. Так, в 2021 году к нам обратился руководитель компании, который совершенно не интересовался тем, что делает его бухгалтер. В итоге компания получила целый ворох серьезных проблем: остатки материалов и товаров в учете не соответствовали фактическому наличию, накопилась серьезная кредиторская и дебиторская задолженность, отчетность была сформирована вручную и не подтверждалась данными учетной программы, а другая вообще не сдана, не был завершен перенос данных из одной бухгалтерской программы в другую, причем новая программа была трудоемкой для ее ведения и содержания, не отвечала задачам компании.
2. Контролируйте вопрос своевременной уплаты налогов
Все, что нужно сделать – взять в ФНС справку о состоянии расчетов по налогам и сборам за любой период (квартал, полугодие, год и т.п.), либо получить ее через подключенный сервис ЭДО при наличии. Задолженности будут видны сразу, но также стоит обратить внимание и на переплату налогов. Данные бухгалтерского и налогового учета компаний и данные в карточке расчетов с бюджетом в программе ИФНС различаются. Опытный бухгалтер знает почему это происходит и в какие периоды времени. Переплата сама по себе не свидетельствует о некомпетентности бухгалтера, однако он обязан прокомментировать собственнику ее наличие, чтобы последний понимал можно ли воспользоваться ей для зачета налоговых обязательств, можно ли ее вернуть или эта переплата будет закрыта в определенный период времени, например, после сдачи налоговых деклараций.
3. Проверяйте, вовремя ли сдается отчетность
Для этого достаточно зайти в приложение банка или заказать банковскую выписку по счету организации также за любой интересующий период, выделить платежи в бюджет и посмотреть, списывала ли ФНС какие-либо пени или штрафы по налогам. Наличие таких списаний означает, что бухгалтер нарушает сроки предоставления первичной отчетности.
Кроме того, в налоговой можно заказать выписку всех операций по расчету с бюджетом или список сданной отчетности, из которой будет видно, имеет ли место сдача вашей организацией уточненных отчетов и как часто это происходит. Часто возникает ситуация, когда бухгалтер сдает первичные отчеты с ошибками, чтобы уложиться в срок, а затем предоставляет уточненный отчет. Если подобное происходит постоянно, ФНС может прислать запрос на предоставление пояснений.
Если организация сдает отчетность в электронном виде, руководитель всегда может проверить статус отправленного отчета и результат его приема его контролирующим органом.
4. Периодически контролируйте состояние учета через запросы расшифровок к сданной отчетности от ИФНС.
Нужно убедиться, что формируемые бухгалтерией отчеты являются достоверными и соответствуют всем требованиям бухгалтерского и налогового учета.
Отчетность, сформированная вручную с некорректными данными, не сопровождается необходимыми расшифровками. Их придется делать, возможно, проводить восстановление учета или вносить исправления в него, что может занять много времени. Отчетность, которая формируется накопительным итогом, потянет за собой корректировки прошлых периодов. Плюс у налоговой возникнут претензии, что отчетность недостоверна, налоговая база занижена, налоги не уплачены. ФНС потребует снять расходы, подать корректирующую форму и доплатить налог в бюджет, а к нему пени и штрафы.
5. Следите за тем, как ведется кадровый учет, расчет заработной платы и налогов
Многие бухгалтеры не следят за тем, есть ли у компании льготы и возможность платить пониженный налог, поэтому рассчитывают налоги по максимальным ставкам. Что касается уровня заработной платы сотрудников, он всегда должен соответствовать требованиям ИФНС по отраслевому уровню или установленному в конкретном регионе МРОТ. Также бухгалтер должен следить за сроками выплаты заработной платы, своевременно готовить подтверждающие документы, табели учета рабочего времени, оформлять трудовые договоры, а также документы, необходимые при работе с персональными данными согласно соответствующим требованиям законодательства.