Электронные таблицы в «Р7-Офис»

В предыдущей статье я поделилась своими впечатлениями от работы в «Р7-Офис», но для моей работы хватает базовых функций электронных таблиц, у аналитиков, финансистов и бухгалтеров совершенно другие потребности.

В этой статье мы познакомимся с электронными таблицами «Р7-Офис» подробнее, обсудим этот инструмент с финансовым аналитиком. Мы рассмотрим такие возможности, как сводные таблицы, макросы, именованные диапазоны. Поговорим о совместной работе в облачном «Р7-Офис».

Интерфейс и форматирование

Интерфейс электронных таблиц «Р7-Офис» понятен и похож на привычные для большинства пользователей продукты. Часть функций вынесена в меню справа, но большинство в верхнем меню. Если что-то непонятно, можно навести курсор мыши и прочитать всплывающую подсказку.

В верхнем меню справа есть шаблоны для форматирования таблицы. Готовое форматирование помогает экономить время, цветовые решения привычные.

Функции

В верхнем меню есть сумма и другие базовые функции. Как работать с ними понятно интуитивно и похоже на привычные редакторы таблиц.

Больше функций можно найти во вложенных меню. На вкладке «Формула» кнопка «Функция» – здесь можно выбрать «все» и посмотреть, какие функции использовать, или искать конкретную.

Функции соответствуют привычным нам в Microsoft Excel. Если вы работали с функциями раньше в других редакторах, то в электронных таблицах «Р7-Офис» увидите хорошо знакомые возможности.

Именованные диапазоны

В электронных таблицах «Р7-Офис» есть именованные диапазоны – инструмент для упрощения работы с формулами. Именованные диапазоны позволяют оптимизировать работу с массивами данных, присваивая массивам наименования. Так можно дать массиву имя и дальше ссылаться на него и не указывать каждый раз координаты. Сразу становится проще читать и писать формулы, удобнее проверять данные, добавлять гиперссылки ко всему массиву.

Для начала работы с именованными диапазонами находим их в верхнем меню.

Сначала создаём диапазон для работы с ним. Выбираем «Присвоить имя». Название диапазона должно начинаться с буквы и не содержать пробелов.

Теперь диапазон готов, его можно найти, открыв «Диспетчер имен», и работать с ним. Список диапазонов включает в себя название, область и диапазон данных для каждого.

Диаграммы

Визуализация данных устроена так же, как в Excel. Можно выделить диапазон данных, нажать «Диаграммы» на вкладке «Вставка» – и выбрать подходящую визуализацию.

Заголовки предлагаются по умолчанию из первого столбца – можно выбрать их перед тем, как сформировать диаграмму.

Совместная работа

«Р7-Офис» отличается от прочих офисных платформ тем, что предлагает более гибкие права для совместной работы. При совместной работе над таблицей в облаке можно предоставлять коллегам разные права доступа: только чтение, комментирование, полный доступ. Можно попросить кого-то дополнить таблицу, а кому-то просто показать ее.

Автор таблицы предоставляет права отдельно каждому человеку, у коллеги появляется эта таблица в разделе «Доступно для вас» – теперь он точно не потеряет ее, и можно работать вместе. Удобно, что не надо сохранять ссылки для доступа, все можно найти в специальной папке.

Для того, чтобы настроить права доступа, откроем документ в облаке, выберем «Совместная работа», «Совместный доступ» – здесь можно выбрать пользователей из списка сотрудников и назначить им права на документ.

Права доступа настроены, теперь можно обсудить с коллегами документ в чате. Чат открывается слева от таблицы. Комментарии сотрудников подписаны их именами и обозначены разными цветами.

Еще удобнее общаться с коллегами в «Р7-Офис Команда»: здесь есть чаты, телефонная книга, видеоконференции. Подтягиваются данные из календаря, приходят сообщения о назначенных созвонах.

Макросы

Для того, чтобы больше узнать про электронные таблицы «Р7-Офис», я обратилась к нашему финансовому аналитику. Значительная часть работы финансового отдела связана с электронными таблицами, здесь используют максимум возможностей продукта.

«Для моей работы в этих электронных таблицах недостаточно функций. Нет макросов Visual basic. Нет Power query, который помогает обрабатывать большие массивы данных. Нельзя быстро умножить один массив на другой, подставить какую-нибудь дополнительную аналитику. Мои сводные таблицы Power Pivot там не заработали. Некоторые вещи в Excel было очень легко автоматизировать. Например, мне надо было распечатать какой-то файл в pdf. В Excel я нажимал кнопку макросов «Печать в pdf» – и мой лист сохранялся в pdf там же, где был текущий excel-файл. Я проходился по листам, а их может быть много, никуда дополнительно не заходил – и получал все нужное в pdf»

Справедливости ради я должна сказать, что макросы в таблицах «Р7-Офис» есть, но не на Visual Basic, а на JavaScript. Это распространенный язык – легко будет найти разработчика, который напишет, например, макросы для финансового отдела. В электронных таблицах «Р7-Офис» это сможет сделать любой веб-разработчик, что удобно для компаний.

Макросы находятся на вкладке «Плагины». Когда их выбираем, открывается окно, в котором можно написать функцию на JavaScript.

Покажу в качестве примера простую функцию, которая раскрасит строки таблицы в указанные цвета:

(function()

{

var oWorksheet = Api.GetActiveSheet();

for (var i = 1; i < 200; i += 2) {

var rowOdd = i, rowEven = i + 1

oWorksheet.GetRange("A" + rowOdd + ":S" + rowOdd).SetFillColor(Api.CreateColorFromRGB(118, 190, 39)); oWorksheet.GetRange("A" + rowEven + ":S" + rowEven).SetFillColor(Api.CreateColorFromRGB(186, 56, 46));

}

})();

Функция готова. Теперь для того, чтобы запустить макрос, нажимаю кнопку «Выполнить». Строки таблицы окрашиваются в красный и зеленый.

Макросы в электронных таблицах «Р7-Офис» работают. Можно писать функции на JavaScript – и они выполнятся.

Сводные таблицы

Финансовому аналитику не хватает Power Pivot – их аналога пока нет в «Р7-Офис». Разработчики планируют сделать, но сроки пока неизвестны. Есть свои сводные таблицы. Они находятся на вкладке «Сводная таблица». Здесь можно вставить таблицу, выбрать диапазон исходных данных, место размещения сводной таблицы, нажать «ОК», потом «Обновить» – и таблица готова.

Работа в «Р7-Офис»

Платформа «Р7-Офис» активно развивается: компания-разработчик выпускает обновления 1 раз в квартал. Разработчики учитывают обратную связь от пользователей. По всем вопросам можно написать в Центр поддержки «Р7-Офис».

Тестирование показало, что около 90% сотрудников нашей компании закрывают свои потребности в работе с документами с помощью инструментов «Р7-Офис», поэтому мы приняли решение использовать его как корпоративный продукт в нашей компании. Работники финансового отдела и еще некоторые пользователи с особыми запросами хотят продолжать работать в Excel, мы приобрели для них лицензии отдельно.

В ходе выбора замены Microsoft 365 «Р7-Офис» нас приятно удивил своими возможностями. Мы не ожидали, что в России есть такие конкуренты продуктам Microsoft. Архитектура «Р7-Офис» позволяет назвать его cloud-ready, поэтому мы решили обогатить «Р7-Офис» нашей экспертизой в сфере облачных технологий и в июне 2022 года запустили его в формате готового облачного сервиса.

Такой формат избавляет компании от необходимости установки компонентов системы в собственной инфраструктуре и их дальнейшего обслуживания. Вы в течение 1 рабочего дня получаете готовую к использованию офисную платформу. А это полный пакет необходимых сервисов: портал для хранения и совместной работы с документами (аналог Microsoft SharePoint и сервиса OneDrive), сервис электронной почты с безлимитными почтовыми ящиками, систему видеоконференцсвязи, корпоративный календарь и даже CRM-систему. Мы бесплатно переносим данные из ранее использованных систем в «Р7-Офис».

Помимо перечисленных компонентов для совместной работы все пользователи «Р7-Офис» получают приложения для работы с документами, электронными таблицами и презентациями. Это приложения для любых операционных систем и мобильных платформ.

Если вы ищете замену Microsoft 365 или Google Worksapce, рекомендуем вам протестировать «Р7-Офис» в нашем облаке. Чтобы протестировать заполните форму на нашем сайте.

В следующей статье я расскажу про редактор презентаций в «Р7-Офис», мы с коллегой — руководителем отдела маркетинга — поделимся впечатлениями от его использования.