В прошлой публикации мы упомянули тревожные случаи в IT-сообществе: угрозы безопасности, исходящие не от хакеров, а от сотрудников изнутри. Что можно предпринять? Мы проконсультировались с юристом и подготовили рекомендации.
От правильной проверки зависит не только качество работы, но и безопасность компании
«В крупных организациях, как правило, служба внутренней безопасности осуществляет проверку работников, – консультирует Вадим Кирюхин, управляющий партнер юридической фирмы ‘’Кирюхин и партнеры’’. – Компании, в которых нет собственной службы безопасности, зачастую пренебрегают элементарной проверкой, что впоследствии может привести к серьезным рискам, как финансовым, так и репутационным.»
Хранение, обработка и распространение персональных данных строго регулируется на государственном уровне. Тем не менее, существуют общедоступные официальные ресурсы, с помощью которых специалисты кадровой службы могут провести базовую проверку кандидата.
Если вы снимаете копию паспорта для проверки (в ряде случаев данные из паспорта необходимо указать), то вам потребуется согласие кандидата на обработку персональных данных.
Проверка действительности паспорта
Где проверить: http://services.fms.gov.ru/info-service.htm?sid=2000
Проверка паспорта необходима для выдачи доверенности. Но главное – чтобы человек не пытался выдать себя за другого.
Мошенничество может быть коммерческим: поиск и копирование внутренней информации. Трудовой договор с таким сотрудником придется расторгать через суд.
При приеме сотрудника компания подает данные в налоговую, пенсионный фонд и фонд социального страхования. Если сведения недостоверные, то в ответ придет запрос с требованием пояснить предоставленные данные.
Действительность адреса регистрации
Где проверить: http://сервисы.гувм.мвд.рф/info-service.htm?sid=2160
Адрес регистрации указывают в трудовых договорах и NDA, подают в налоговую, в фонд социального страхования. При подачи налоговой отчетности с неверными данными компания пересдает отчетность и может подвергнуться штрафу. Поэтому сотрудник обязан сообщать о любых изменениях своих данных, в том числе адреса регистрации.
Еще один повод для проверки: судебные споры рассматриваются по месту регистрации работника (при подаче иска к работнику). Если компания будет расторгать трудовой договор в судебном порядке, то неизвестно, в каком регионе страны будет рассматриваться спор. Это финансовые риски и трата времени.
Также это актуально в случае заключения договора с «надомником». Неправильное указание адреса может повлечь претензии со стороны трудовой инспекции, а трудовой договор потребуется переквалифицировать в стандартный «офисный».
Актуальность разрешения на работу (для иностранных работников)
Где проверить: http://сервисы.гувм.мвд.рф/info-service.htm?sid=2060
Работодатель подает данные сотрудника в миграционную службу. Для этого у иностранца должна быть (обязательно) регистрация по месту пребывания, которую нужно не только один раз оформить, но и вовремя продлевать, и сообщать данные о своей регистрации работодателю. За оформление иностранного работника без уведомления в ФМС компанию могут оштрафовать.
Если окажется, что разрешения нет или оно поддельное, то организация несет административную ответственность: штраф до 800 тыс. руб. или приостановка деятельности до 90 суток.
Наличие исполнительного производства
Где проверить: https://fssp.gov.ru/iss/ip/
На юридический адрес компании может прийти судебное постановление о выплате алиментов. Тогда у бухгалтерии прибавится работы: каждый раз, начисляя зарплату, бухгалтер будет вычитать сумму (или %), указанный в постановлении, и перечислять на указанные в постановлении реквизиты.
Наличие сведений о долгах (их количество, размеры) дополнительно сформирует картину финансовой грамотности работника и его ответственности. Особенно в случаях, когда работнику предоставляется дорогостоящее оборудование. Его порча/утрата грозит долгой процедурой возмещения.
Кредиты и ипотеки работодателя никак не касаются.
Актуальность статуса ИП
Где проверить: https://pb.nalog.ru
В договоре с ИП указываются реквизиты банковских счетов (открытые на ИП) для оплаты работ/услуг. При неактуальном статусе ИП технически заключить договор можно, но оплатить услуги не получится. Если в налоговой закрыли ИП, то банк закрывает счета.
Также ИП, как правило, применяет специальные налоговые режимы (упрощенка). Если будет установлено отсутствие статуса, то договор может быть переквалифицирован в гражданско-правовой или трудовой. Это повлечет дополнительные налоговые риски (доначисление налогов), дополнительные расходы для компании.
Актуальность статуса самозанятого
Где проверить: https://npd.nalog.ru/check-status/
Перед заключением договора с самозанятым работодатель запрашивает подтверждение о том, что кандидат встал на учет в налоговой как самозанятый.
Для физлиц без статуса самозанятого (или ИП) работодатель является налоговым агентом и платит НДФЛ с выплат по договору. Если статус есть, то самозанятый платит налог самостоятельно и предоставляет компании чек.
Если статус не подтвердился, а бухгалтерия уже перевела оплату по договору, то с перечисленной суммы работодателю придется выплатить НДФЛ и взносы в фонды, и впоследствии возможны штрафы.
Наличие запрета на занимание определенной должности
Где проверить: https://service.nalog.ru/disqualified.do
Может существовать судебный запрет занимать должность генерального директора, например.
Наличие судебных споров в отношении физических лиц
Где проверить: https://sudrf.ru/index.php?id=300#sp
Если в картотеке значится много трудовых споров (в картотеке будет общая, обезличенная информация), то это будет сигналом, что кандидат может при не согласии с чем-то или при увольнении оспорить решение в судебном порядке. А это риски для компании, как финансовые, так и репутационные.
Ввиду большого количества людей с одинаковыми ФИО анализ следует проводить внимательно.
Проверка на терроризм и экстремизм, находится ли человек в розыске
Где проверить:
Кроме очевидного риска физической угрозы, существует и репутационный риск.
Проверка ограничения на выезд за пределы России
Где проверить: https://fssprus.net/proverit-zapret-na-vyezd-za-granitsu
Ограничивает работодателя в ведении своей операционной деятельности, если работа сотрудника будет связана с зарубежными командировками.
Не является ли кандидат банкротом
Где проверить: https://bankrot.fedresurs.ru
При положительном результате такой человек в течение 3-х лет не вправе занимать руководящие должности.
Таким образом, существуют законные способы провести базовую проверку кандидата перед принятием решения о его трудоустройстве. Мы собрали все доступные способы. Далее каждая компания самостоятельно принимает решение, в каком объеме проводить проверку.
Комментарий удален модератором