Обновление и объединение доработанных 1С:ЗУП — единая кадровая система для торговой компании

Автоматизация кадровых процессов — норма для больших компаний уже много лет. Правильно внедренный инструмент многократно облегчает жизнь кадровикам и бухгалтерам.

Крупные организации всегда заказывают персональные доработки систем учета. Адаптированные под специфику процессов программы позволяют получить больше пользы и ценятся бизнесом.

Есть и “ложка дегтя”. Добавление дополнительного бизнес-функционала часто негативно сказывается на обновлении конфигураций 1С. В результате компании вынуждены пренебрегать “желательными”, а позже и критичными обновлениями и эксплуатируют текущую систему “как есть”, пока она окончательно не устареет.

Наступает момент, когда производитель-разработчик сообщает об окончательном снятии с поддержки конфигурации. А это значит, что для дальнейшей актуализации документов под нормативно-правовые и законодательные требования придется привлекать разработчиков. А это влечет за собой ощутимые затраты времени и денег.

Сегодня мы расскажем о таком кейсе: когда “сильно допиленная 1С-ка” версии 2.5, используемая в нескольких организациях группы компаний, была успешно заменена на единую базу 1С ЗУП актуального релиза. Конкретно речь идет об 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 ПРОФ.

Переход из ЗУП 2.5 в 3.1 сама по себе непростая задача, добавим перенос на “Управляемые формы” годами дописываемого функционала, и получим проект минимум 3 месяца. Детали дальше.

В середине осени с запросом на нетривиальный переход из ЗУП 2.5 в 3.1 обратилась большая торговая компания, имеющая точки продаж в разных регионах России. Задача сразу же показалась нам интересной:

• кадровый учет и расчет заработной платы ведется в 5 базах данных 1С старой и новой редакции:

• три имеют не обновляемую конфигурацию ЗУП 2.5 и одинаковые доработки, которые при переходе НЕОБХОДИМО сохранить;
• одна имеет конфигурацию 3.1 неактуальной версии;
• еще одна также с конфигурацией 3.1, но обновленной версии. Непосредственно в ней и будет располагаться общая итоговая БД;

• данные из всех баз необходимо перенести в одну общую информационную базу;
• в каждой базе есть персональные настройки, начисления и удержания для организаций учета ЗП;
• одинаковые сведения (физические лица, сотрудники, начисления, удержания и т.д.) из разных баз должны быть сохранены и объединены в итоговой системе без создания дублей;
• дата начала учета в единой БД — 01.01.22 года (порядка двух месяцев на подготовку и тестирование слияния).

ИНТЕРВОЛГА специализируется на решении сложных задач, в том числе обновлении и слиянии доработанных конфигураций 1С.

В описываемой компании по мере роста географии торговых точек и создания новых организаций внедряли новые учетно-кадровые системы и дорабатывали их под требования бизнеса.

В таком формате предприятие работало несколько лет и вот что получилось в результате:

• пять профильных 1С разной конфигурации, затраты на содержание которых, пример неэффективного использования ресурсов;
• три системы из пяти сняты с поддержки и “требуют незамедлительного” апгрейда;
• в каждой 1С формируется отчетность по отдельным компаниям, по которым ведется учет, но нельзя сделать общий корпоративный анализ по всем организациям из 5-ти баз 1С;
• много неактуальной и ненужной информации и т.д.

Имея названные выше проблемы и неудобства, мы совместно с клиентом сформулировали следующие цели:

• Ведение кадрового учета и расчета заработной платы по всем организациям в единой базе;
• Построение аналитики не только отдельно по компаниям, но и по всей группе;
• Улучшение управляемости ведения кадрового учета и расчета заработной платы;
• Повышение качества аналитической отчетности по процессам за счет новых функций системы;
• Уход с учетной системы, которая больше не поддерживается компанией-разработчиком.

Слияние и обновление доработанных ЗУП — нестандартная задача, требующая не только обширный перечень компетенций и опыта, но и подробное техническое задание, с четко обозначенными схемами, этапами, итерациями и сроками и т.п.

Одним из первых аспектов, зафиксированных нами в ТЗ стала схема работ:

Задача проекта №0 — переход из ЗУП 2.5 в 3.1

Существует всего 2 технически верных варианта перехода:

• перенос справочников и остатков на дату начала ведения учетов;
• перенос всех кадровых справочников и всех взаиморасчетов.

Подробная сравнительная характеристика каждого варианта требует отдельной статьи и мы подумаем её сделать. Клиент и мы сошлись на мнении — сделаем первый вариант и перенесем необходимые сведения на дату начала ведения учетов. Этот выбор позволяет избавить готовую БД от старой и неактуальной информации, исключить перенос ошибочных настроек и ощутимо скажется на сроках и стоимости работы. После определения всех целей, задач и вариантов перехода совместными усилиями составили план работ. Подробно его описывать не будем, но в двух словах покажем совместную командную работу:

• Обновляем базы для версий 2.5 и 3.1 до актуальных релизов (ИНТЕРВОЛГА);
• Дорабатываем обработку переноса данных для сопоставления справочников (ИНТЕРВОЛГА);
• Выполняем перенос данных (ИНТЕРВОЛГА);
• Проверяем корректность данных в ЗУП 3.1. после перехода (клиент + ИНТЕРВОЛГА);
• Повторение пунктов 1 - 5 еще для двух БД (клиент + ИНТЕРВОЛГА);
• Закрываем последний месяц ведения учета в ЗУП 2.5. Выполняем все расчеты зарплаты, взносов, отражаем выплату и перечисление НДФЛ (клиент);
• Переносим данные из четырех ЗУП 3.1 в единую базу (ИНТЕРВОЛГА);
• Проверяем данные в единой БД (клиент + ИНТЕРВОЛГА);
• Разрабатываем дополнительный функционал (клиент + ИНТЕРВОЛГА).

Если быстро — этот проект сложная задача. О том, как мы работаем со сложными проектами, написана интересная статья о том, как ИНТЕРВОЛГА ведет разработку сложных проектов. Если подробнее, то:

• конкретные этапы позволяют правильно оценить проект в плоскости времени и денег;
• структурированный план позволяет исполнителю и заказчику работать параллельно, помогая друг другу, а не конфликтуя в сроках и задачах;
• подробные итерации упрощают подбор необходимых исполнителей;
• четкая последовательность исключает вероятность “мартышкиного труда”;
• этапность — проверенный инструмент соблюдения дедлайнов.

Лирическое отступление — обновлять конфигурации 1С или объединять их в одну БД могут все франчайзи или фрилансеры. Не будем об этом подробно говорить. Остановимся подробнее на трудо и интеллектуально емких процессах.

Определяющая доработка, которая была во всех системах заказчика — Управление рабочим временем (УРВ) каждого сотрудника.

Это полезный инструмент, экономящий десятки часов рабочего времени сотрудников кадрового отдела и бухгалтерии при расчетах заработных плат и премий. Перенести и сохранить работоспособность всего комплекса Управления рабочим временем — главная задача проекта.

А проблема в том, что УРВ и все связанные с ним отчеты были настроены для каждой конкретной базы данных 1С:ЗУП 2.5. После того как вся информация была загружена в единую базу, практически все необходимые отчеты перестали показывать корректные данные.

Главная причина — изменение объектов учета в ЗУП 3.1 по сравнению с 2.5. Часть данных теперь хранится в других регистрах по другим правилам. Программистам потребовалось заново разрабатывать формы и функционал с учетом алгоритмов из старой 1С и особенностями новой системы.

Еще одной доработкой является обработка автоматического заполнения типового табеля ЗУП на основании данных из подсистемы “Управление рабочим временем”. Этот табель формируется для каждого сотрудника на основе УРВ и позволяет получить статистику по каждому отдельному сотруднику.

В процессе адаптации блока УРВ под 3.1 возникла потребность автоматически формировать на основании графика УРВ сначала индивидуальный график, а из него автоматически формировать табель. В 2.5 автоматически создавались табели. Такая возможность возникла исходя из особенностей учета 3.1.

Вывод часов отсутствия — еще одно пожелание от клиента.

Отражать в табеле часы отсутствия и причины неявки.

Функционал УРВ позволяет отражать неявку по причине. Было решено автоматизировать процесс, и выводить в табель автоматически часы неявок и их причину.

До процедуры обновления и слияния баз, топ-менеджеры по персоналу и руководители проводили аналитику и начисления, работая с каждой базой по очереди. После объединения ЗУП — появилась возможность работать с отчетами и графиками сотрудников всей компании.

Новые доработки строят общие корпоративные графики, аналитическую документацию и т.п. Однако, предоставление “полного доступа” к сведениям другого подразделения для рядового специалиста-hr — плохая идея, т.к. возможна случайная (или не очень) корректировка данных нецелевого отдела, к тому же неэтично видеть заработные платы других сотрудников.

Для решения этого вопроса мы настроили права доступов. Теперь руководители подразделений точечно назначают доступы к сведениям и документам отдельного подразделения конкретному кадровику.

Дополнительная настройка, работа без которой невозможна — ускорение элементов системы. До слияния, каждая БД и доработки в ней работали корректно. Однако, объединение всех ЗУП в одну колоссально нагрузило процесс обработки УВР. Негативное, но, ожидаемое последствие.

Решение — специальные компетенции + неделя работы и десятиминутная подготовка Заполнение графика УРВ снова стала занимать не больше минуты.

Сроки работы над проектом — пример профессионализма и гибкости как менеджеров и программистов ИНТЕРВОЛГИ, так и ответственных лиц заказчика.

Для наглядности, покажем сроки в виде последовательной схемы, где выделим участки, за которые отвечала ИНТЕРВОЛГА(IV)и специалисты заказчика(КЛ):

Немного подробнее и с разбивкой по шагам / месяцам.

Ноябрь

После старта проекта программисты ИНТЕРВОЛГИ начали делать два процесса параллельно — доделывать стандартный механизм переноса данных из 2.5 в 3.1 (требуется, когда переезжают не только базы, но и доработки в них) и готовить все необходимые доработки (работа 2.5 отличается от 3.1, а значит код требуют корректировок).

Декабрь

С начала декабря начинаются тестовые переносы. Программисты по очереди переносят БД и доработки к ним на новый сервер с платформой 3.1 и совместно с менеджерами заказчика проверяют корректность работы системы. После конкретных переносов и тестирования программисты делают слияние всех баз с необходимыми доработками на одной единой платформе. Единую тестовую версию проверяют и заказчик и разработчик, выявляя и корректируя ошибки в процессе. Подготовительные этапы были сделаны до конца месяца (года).

Январь

Календарный год у клиента начался с закрытия финансового периода и подготовки необходимых остатков. Согласно обозначенному плану, в единую ЗУП переедут только они, без лишних и не актуальных данных.

После актуализации сведений программисты провели итоговый перенос всех необходимых БД и доработок на рабочую версию обновленной 1С, и приступили к совместным с клиентом тестированиям.

Февраль

Доработка и оптимизация перенесенного функционала (в том числе, настройка скорости УРВ). Исправление ошибок данных.

С ростом числа организаций росло и количество учетных систем. В результате такого экстенсивного роста появился небольшой, но неудобный хаос — пять доработанных 1С разной версии и конфигурации, работа с которыми становилась все сложнее, а содержание все дороже.

Результаты проекта для клиента:

• сокращение расходов;
• единая обновляемая конфигурация;
• унификация кадровых процессов всей компании, а не отдельных организаций;
• доработанные отчеты для учета отсутствия каждого сотрудника;
• оптимизация времени работы отдела кадров.

В компании функционирует много торговых точек с круглосуточным временем работы. Сотрудники согласно рабочему графику выходят в дневные и в ночные смены, а также в разные графики. Имеющиеся механизмы учета не оптимизированы для этого и работа делается “руками”.

Проблема понятна и решается доработкой и автоматизацией учета нестандартных рабочих графиков.

Обновление программного обеспечения — важная и полезная необходимость, особенно когда речь идет о нормативно и законодательно зависимых платформах. Обновление доработанного ПО — это необходимость, помноженная на риски потери работоспособности системы.

Чтобы предотвратить это — привлекайте компетентных специалистов, способных не только дорабатывать какие-либо модули, но и в последующем правильно обновлять всю систему.

Так и поступил наш клиент — обратился в ИНТЕРВОЛГУ.

Как только 1С снял с поддержки ЗУП 2.5, было решено перевести все бизнес-процессы кадровой работы в актуальную 3.1. Попутно мы унифицировали работу кадрового отдела всего холдинга, объединив специализированные сервисы в одно целое, что позволило оптимизировать расходы и увеличить скорость выполнения задач.

Источник: блог ИНТЕРВОЛГИ.