Канули в лету времена, когда здание для хранения товара выглядело как амбар или сарай со стеллажами, а персонал составлял кладовщика и пару грузчиков. Современный склад – сложный и высокотехнологичный объект, включающий в себя:
- помещения с постоянной температурой и влажностью;
- специализированные подъездные пути и рампы для погрузо-разгрузочных операций;
- обустроенную территорию и стоянки железнодорожного и автотранспорта;
- сложные механизмы для перемещения грузов;
- компьютеризированную систему учёта и управления движением товара;
- квалифицированный персонал;
- обеспечивающие взаимодействие бизнес-процессы.
А ещё складские услуги подразумевают ответственность за сохранность изделий, а также безошибочный учёт при приёме и отпуске партий товара.
Бизнес-процессы современного склада
Складская деятельность включает в себя дополняющие друг друга основные и вспомогательные процессы, от правильной организации которых зависит удовлетворённость клиентов и успех компании.
Основные бизнес-процессы – добавляющие стоимость, они приносят доход компании. К основным, можно отнести:
- хранение на складе – правильное и рациональное размещение товара на стеллажах и в помещении с учётом требований к условиям и срокам хранения;
- складской учёт – ведение документов, проведение периодических инвентаризаций и сверок.
Именно основная деятельность связана с материальной ответственностью определённой категории должностных лиц. В должностных инструкциях этих сотрудников обозначены обязанности сотрудников, а в документах, регламентирующих деятельность указана мера ответственности и санкции.
Основные бизнес-процессы описаны в документированных процедурах и рабочих инструкциях. Согласованных профильными специалистами и утверждёнными руководством.
Вспомогательные процессы – обеспечивающие основную деятельность. В зависимости от размеров складского хозяйства и численности сотрудников, к вспомогательной деятельности относятся:
- погрузо-разгрузочные работы;
- поддержание в рабочем состоянии оборудования и ПО;
- поддержание чистоты территории и помещений;
- бухгалтерский учёт и аудит;
- охрана.
Для успешной конкуренции, многие компании привлекают к вспомогательной деятельности специализированные фирмы, тем самым, сокращая накладные расходы.
Особенности складского аутсорсинга
В прежние времена к погрузо-разгрузочным работам привлекали временных рабочих-грузчиков, а охрану склада доверяли сотрудниками вневедомственной службы. Постепенно, на первое место вышла экономическая эффективность и безопасность, обусловленные ростом стоимости товара и увеличением грузооборота.
В связи с тем, что складские процессы связаны с доверенным для хранения имуществом, утрата или порча которого, может привести к значительным финансовым и репутационным потерям, привлечение, специализированных компаний на условиях аутсорсинга, требует соблюдения ряда условий, среди которых:
- разделение материальной ответственности за товар при выполнении функций, предусмотренных договором аутсорсинга;
- предварительную подготовку персонала к работе на конкретном складе;
- определение показателей результативности переданных на аутсорсинг процессов и их влияние на удовлетворённость конечных потребителей: арендаторов и грузоперевозчиков.
Как организовать эффективный аутсорсинг складского персонала?
- Переданные на аутсорсинг бизнес-процессы должны быть задокументированы
Если компания осуществляет какую-либо деятельность собственными силами, за счёт штатных сотрудников, ошибки и недочёты в документах не приводят к критическим ошибкам, виду оперативного управления функциями.
Перед тем, как передавать эту деятельность в аутсорсинг, необходимо разработать, согласовать и утвердить документированную процедуру и набор инструкций, выполняя которые, сторонние сотрудники не допустят ошибок.
В документах необходимо оговорить степень ответственности и санкции в случае нарушения условий инструкций.
- Обучение персонала
Несмотря на идентичность складских бизнес-процессов, в связи с товарной специализацией, детали могут значительно отличаться. Поэтому, перед началом деятельности, сотрудников привлекаемых на условиях аутсорсинга, необходимо поставить в известность о требованиях конкретной компании.
Ознакомление с регламентирующей документацией – обязательный этап перед, началом работы.
Отдельного обучения потребуют специалисты занятые обслуживанием и ремонтом оборудования или наладкой ПО. Наряду с документами, им необходимо ознакомиться с материальной частью: машинами, механизмами, приспособлениями и инструментом, а также с компьютеризированной системой склада.
- Материальная ответственность
В договорах аутсорсинга, отдельно выделяется ответственность при работе на складских комплексах. В первую очередь, это касается грузчиков, охранников, бухгалтеров.
Несмотря на то, что основную материальную ответственность несут кладовщики, опосредованно за товар отвечают все сотрудники склада, вплоть до уборщицы. Поэтому документы о материальной ответственности подписывают и сотрудники клининговых компаний, поддерживающих в чистоте помещения и территорию.
Аутсорсинг складского персонала от MassStaff
Компания MassStaff в течение 5 лет специализируется на оптимизации управления персоналом предлагая эффективный аутсорсинг во многих областях бизнеса.
Наши решения в области аутсорсинга складского персонала, адаптированные к современным складским терминалам, помогут без труда организовать слаженную работу штатных и сторонних специалистов.
В рамках сотрудничества:
- мы изучим бизнес-процессы складского терминала;
- порекомендуем, какие документированные процедуры и инструкции необходимо разработать или доработать;
- подберём и обучим специалистов, которые будут работать на условиях аутсорсинга;
- наладим систему мониторинга результативности бизнес-процессов, переданных сторонним специалистам или организациям;
- будем постоянно на связи, чтобы, при необходимости, оперативно решать проблемы, возникающие на этапе наладки и взаимодействия.
Повышение эффективности и рост экономических показателей – закономерный итог нашей совместной деятельности!
MassStaff – ваш надёжный партнёр!
MassStaff постоянно изучает ожидания компаний, стремящихся улучшить деятельность за счёт внедрения актуальных методов управления персоналом. Наши решения основаны на глубоком анализе рынка труда и перспективных трендов в области организации плодотворного сотрудничества работодателей и специалистов, учитывающего взаимные интересы сторон.