6nomads
Denis Shershnev
780

Как помочь своим сотрудникам продуктивно работать удаленно?

Переход на удаленную работу скажется совсем незначительно на процессах компании, если прежде, еще в офисе, все было организовано по уму. Так что вынужденный карантин — отличная проверка своих менеджерских качеств и эффективности установленных в компании правил.

В закладки

Офис прощает плохой менеджмент, а удалёнка — нет. Именно поэтому я считаю: удалёнка лучше, она выпрямляет руки. Ты не можешь быть плохим менеджером и работать с сотрудниками на удалёнке: тебе придется стать хорошим, или у тебя будут плохие результаты.

руководитель продукта в Skyeng

Многие компании практикующие управление удаленными командами уже дали свои пошаговые рекомендации, как внедрить удаленную работу, если вы еще недавно о таком даже не помышляли. Мы же хотим посмотреть на ситуацию чуть под другим углом и рассказать как позаботиться о своих сотрудниках, как помочь им стать удаленными, но остаться продуктивными без стресса и чувства вины.

Эпоха «выжми из сотрудника всё» осталась позади, сейчас хоть сколько-нибудь прогрессивные лидеры стараются заботиться о сотрудниках, не допускать их перегрузки и выгорания, минимизировать текучку кадров и способствовать тем самым положительному имиджу компании. Но вряд ли кто-то задумывался, как продолжить заниматься тем же самым в условиях удаленной работы и не свести все прежние усилия к нулю. На этот счет у нас есть несколько рекомендаций:

1. Доверяйте своей команде aka выключите «родительский контроль»

Это не значит, что нужно уйти в тень и предоставить сотрудников самим себе. Но будет большой ошибкой ударяться в микроменеджмент, контролировать, что делает специалист в каждый момент времени. А у руководителей, которые привыкли окидывать свои владения взглядом, видеть людей в офисе, есть такой риск.

Есть вероятность, что вы уже разузнали про сервисы тайм-трекинга и о том, что некоторые заставляют специалистов работать с включенной веб-камерой, но, поверьте, это довольно унизительная практика, не имеющая ничего общего с мотивацией и продуктивностью.

Удаленная работа — это тот формат, при котором облупляется весь корпоративно-декоративный слой, и фокус смещается с процесса, физического присутствия, количества часов на то, что действительно важно, — на результат.

Куда проще сказать людям, что не будешь их контролировать вообще. Работайте как хотите и когда хотите, никаких сорока часов в неделю, только вот это окно, когда вы обязаны быть в онлайне, а если вы не в онлайне — нужно объяснить, почему. И всё. А дальше смотрим на результаты.

Если в компании преобладает контроль над сотрудниками, а не над результатом, то в офисе или на удаленке, сотрудники приспосабливаются выглядеть продуктивными и занятыми (и вы сами их к этому побуждаете). Все мы понимаем, что гораздо важнее не то, что N раньше всех пришел, позже всех ушел, реже зависал на кухне и вообще носит рубашку и галстук, а то, что он при этом сделал для компании. Но зачастую именно внешние атрибуты перетягивают на себя внимание в офлайн-командах.

Сосредоточьтесь на распределении задач, грамотной их постановке, сроках, тогда всё кроме результатов перестанет быть важным. И напоминайте себе: эти люди оказались в вашей компании не случайно, а значит заслуживают уважения, а не режима «родительский контроль».

2. Составьте расписание звонков и видеоконференций

Будет правильно с самого начала обозначить, что теперь ваши планерки и встречи будут проходить в такие промежутки времени и с такой регулярностью. Мы не знаем, как было заведено в вашей компании прежде, но ежедневные утренние стендапы и еженедельные подведения итогов — хорошая практика.

Если требуется дополнительная к регулярным встреча, не стоит просто кидать ссылку на конференцию. Ваши сотрудники оценят, если вы обозначите вопрос, который нужно решить, и отправите приглашение на встречу за час до ее начала. Во-первых, так обсуждение проблемы пройдет продуктивнее, поскольку все придут на встречу с какими-то соображениями, а не в растерянности, а во-вторых, так сотрудники смогут закончить некоторый кусок работы, то, чем занимались, а не выходить из состояния сосредоточенности по первому свистку.

3. Обозначьте простые правила

Чтобы и вам, и вашей команде было спокойнее, сразу обозначьте, что новые условия работы требуют некоторых новых правил.

Как например:

В рабочее время отвечать на сообщения в чатах в течение часа

Незачем делать сиюминутный ответ нормой. Во-первых, редкая задача не может подождать часа. Во-вторых, асинхронные коммуникации, а не постоянные отвлечения способствуют глубокой работе. Сотрудник может ответить на адресованный ему вопрос в перерыве за чаем или между своими основными задачами. В противном случае есть риск, что показателем активной, самоотверженной работы станут постоянные переписки, рабочие сообщения глубокой ночью и ранним утром, а такое поощрять не имеет смысла.

Не писать в рабочие чаты в нерабочее время

В удаленных командах есть большой риск переработки, а не отлынивания, чего так опасаются руководители. На самом деле отлынивание легко пресекается, а вот переработка и выгорание — это риск потерять важного сотрудника. Потому позаботьтесь о том, чтобы рабочий день у вашей команды заканчивался и объясните, что вы ждете не героизма, а планомерной продуктивной работы.

Включать видео по умолчанию

На самом деле в наших интервью СТО удаленных команд придерживаются разных позиций, и не все требуют включения видео. Мы согласны, что в целом передача информации голосом — достаточна, а видео — бонус. Но для адаптационного периода мы рекомендуем всё же сделать это правилом. Не ради того, чтобы общение не теряло своей невербальной составляющей, а потому что дэйли митинги с видео-связью здорово дисциплинируют.

Для этого потребуется как минимум встать заранее, привести себя в порядок, сесть за рабочее место, позаботиться о приличном фоне, а все это уже настроит на работу и даст хороший старт. Иначе рано или поздно возникнет соблазн подключиться ко встрече, лежа в кровати или за завтраком. А это расслабляет, задачи сдвигаются, рабочий день удлиняется и в итоге, вместо плюсов и свобод удаленной работы, сотрудники будут накапливать усталость.

Обеспечить себе стабильный интернет и хорошее качество звука

Стендапы затягиваются и портят настроение, если кого-то из участников приходится переспрашивать по несколько раз. Качество связи — это необходимый минимум. Почти любой домашний интернет и наушники в состоянии его удовлетворить. А тем, у кого есть проблемы с шумом, как сосед воспользовавшийся карантином для ремонта или маленькие дети, посоветуйте приложение Krisp. Krisp использует технологию машинного обучения, чтобы удалять посторонние звуки из аудио- и видеотрансляций, и поддерживает Zoom, Hangouts, Skype, Slack и др.

В каналах рабочей связи использовать настоящие аватарки и имена

Неважно, используете вы в своей небольшой команде Телеграм-чаты или подошли ответственнее и завели Slack, в рабочих коммуникациях всё должно быть просто и прозрачно, чтобы никому не приходилось гадать, какой из котиков на аватарке тот самый коллега, нужный сейчас.

4. Помогите сотрудникам с инструментами

Возможно, до сих пор не все ваши сотрудники пользовались облачными хранилищами, Zoom, Slack, Google-календарем и Google-документами. Будет лучше, если вы выберете минимальный инструментарий и потратите немного времени, чтобы объяснить всем, как этим добром пользоваться, что чаты не стоит смешивать и для нерабочего есть отдельный канал, что календарь теперь обязательный инструмент, а необходимые встречи с повесткой и всех участников лучше добавлять туда заранее, чтобы не случалось накладок.

Если хотите пойти дальше, то для совместной работы и мозговых штурмов лучше не делиться экраном, а воспользоваться такими сервисами онлайн-досками, как Figma или Miro. К тому же по итогу можно будет легко поделиться результатами с командой, чего не скажешь о маркерной доске в офисе.

5. Вносите ясность

Это основная ваша функция как руководителя. Следите, чтобы задачи были понятны и каждый сотрудник знал, что и когда от него ждут. Только так можно избежать потерянности и фрустрации при работе из дома.

Если вы организовали созвон для обсуждения проблемы, позаботьтесь о том, чтобы по его итогу, каждый знал, что делать теперь, к какому выводу все пришли. Критически важно документировать результаты всех встреч и обсуждений и делиться ими. Для этого можно записывать решения самому или назначать на эту роль кого-то из участников. Так, по окончании встречи у всех перед глазами будет план действий, а не эмоция «Ага, а что дальше?» и неловкость уточнять, что же нужно именно от него.

6. Снизьте уровень шума

Чтобы эксперимент удаленной работы оказался успешным позаботьтесь о том, чтобы ваши сотрудники имели возможность погрузиться в работу, а не отвлекались на несмолкаемые пуш-уведомления и бесконечные, затягивающиеся обсуждения. Для этого разделите чаты, чтобы пуши приходили только тем, кого они касаются, не собирайте на встречи всех подряд, за компанию, а только тех, кто по-настоящему нужен для обсуждения вопроса. Следите за таймингом и старайтесь укладываться во времени отведенном на встречу, а вместо того, чтобы ее растягивать, лучше назначить дополнительную, тогда у всех будет время всё обдумать к следующему разу.

7. Добавьте человечности

Работа — это прежде всего выполнение задач и достижение целей. Но люди привыкли общаться с коллегами не только о работе, за обедом или у кофемашины они успевают поинтересоваться и жизнью друг друга, и этого лишать их ни в коем случае не стоит.

То, что в офисе принято ограничивать, на удалёнке следует поощрять. Вы не извлечете никакого бонуса к продуктивности, если сотрудники не будут иметь возможности обменяться новостями или впечатлениями о просмотренном фильме.

Заведите отдельный чат для общения, интересуйтесь своими коллегами, их настроением, пусть в начале каждого командного созвона будут 5 минут «про жизнь», шутки и мемы. Не забывайте хвалить своих сотрудников, в офисе это происходит часто само собой, а работая удаленно, легко об этом забыть, но поделиться результатами, подбодрить, рассказать остальным об успехе одного — это важно.

Еще крайне важно делиться тем, чем занимаетесь вы сами, какие встречи провели, к каким выводам пришли, что планируете сделать в ближайшее время. Общение с командой должно быть диалогом, а не допросом.

Мы настоятельно рекомендуем завести традицию face-to-face — созвонов с каждым сотрудником один на один (более подробные рекомендации советуем прочитать в блоге Miro). Так можно наверняка узнать, что сотрудника не устраивает в процессах, выслушать критику или переживания. Такие встречи, в зависимости от количества членов команды, можно проводить, скажем раз в две недели. Вы точно оцените тот эффект, который дает эта практика и наверняка перенесете ее в офис, когда карантин закончится.

Ну и напоследок добавим еще одну мотивирующую цитату из нашего интервью с Глебом Кудрявцевым:

Не пытайся руководить офисной командой, если не умеешь управлять удалённой.

Кризисные ситуации — это отличный шанс задуматься не о доверии клиента к компании, а о вашем — к команде и команды к вам.

Эпидемии проходят, а навыки адаптации к изменяющимся условиям, новые и зачастую более эффективные методы работы остаются с вами. Мы точно знаем, что удаленные команды куют лучших менеджеров, и советуем взять от сложившихся условий максимум пользы.

Сейчас есть множество ресурсов, воспользовавшись которыми можно ответить на все свои вопросы и побороть растерянность. Мы советуем:

Библию удаленной работы «Remote: офис не обязателен»

Свои вебинары по срочному внедрению удаленной работы уже провели Билайн, 1С-Битрикс, но каждый день другие компании объявляют о своих мероприятиях. Из грядущих событий можно посетить:

— 21 марта в 15:00, онлайн-встреча Design Leadership Club "How to support and lead teams remotely"

Воспользуйтесь возможностью задать свои вопросы руководителям и специалистам, давно практикующим удаленную работу, и главное — не хандрите :)

«...Письмо твое от 19-го крепко меня опечалило. Опять хандришь. Эй, смотри: хандра хуже холеры, одна убивает только тело, другая убивает душу.

Вздор, душа моя; не хандри — холера на днях пройдет, были бы мы живы, будем когда-нибудь и веселы...»

А.С. Пушкин
П.А. Плетневу, 1831 г. Из Царского Села в Москву
{ "author_name": "Denis Shershnev", "author_type": "self", "tags": ["\u0443\u0434\u0430\u043b\u0435\u043d\u043d\u0430\u044f\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430"], "comments": 0, "likes": 7, "favorites": 4, "is_advertisement": false, "subsite_label": "company-6nomads", "id": 113400, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 19 Mar 2020 10:08:48 +0300", "is_special": false }
Создать объявление на vc.ru
Офтоп
«Уже через 3 месяца 30% малого и среднего бизнеса обанкротятся»
Советами, которые спасут ваш бизнес от коронавируса, делится Эдуард Барк, инвестор, предприниматель, кофаундер одной…
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Прямой эфир