Зачастую компании проще нанять самозанятого, нежели оформлять нового человека в штат по трудовому договору. Да, работа с такими сотрудниками может помочь сэкономить время и деньги компании.
Один из ключевых факторов, почему некоторые компании так любят сотрудничать с самозанятыми — 0 рублей страховых отчислений, да еще и налоги они платят за себя сами.
Казалось бы, работа с самозанятыми выигрывает по всем фронтам, однако на деле далеко не все так однозначно. Рассмотрим основные проблемы и возможные пути их решения далее.
Проблема № 1. Подмена трудовых отношений и налоговая проверка
Да, ФНС пообещала не заниматься проверками деятельности самозанятых до 2028 года. Однако налоговая не дала таких же обещаний их нанимателям. Если ФНС решит, что, привлекая к работе самозанятых, компания на самом деле так маскирует трудовые отношения, ее будут ждать штрафы.
Работодателей могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства:
- штраф от 50 до 100 тыс. руб. — для организаций;
- штраф в 5-10 тыс. руб. — для ИП;
Помимо этого налоговая обяжет провинившуюся компанию уплатить страховые взносы за каждого работника, которого скрывали под договором с самозанятым. А заодно доначислит НДФЛ и оштрафует за несвоевременную уплату налогов. Трудовой договор, кстати, заключить тоже придется.
Признаки подмены трудовых отношений налоговая выделила в письме от 19.01.2022.
Решение
В данном случае очевидно: соблюдать закон и не подменять трудовые отношения. Не переводить штатных сотрудников на самозанятость, не обналичивать через плательщиков НПД денежные средства, не уходить от уплаты налогов. В начале сотрудничества с самозанятыми запросите у них справку о постановке на учет ФНС в качестве плательщиков НПД. Справки формируются в приложении «Мой налог» в пару кликов.
В актах обязательно нужно прописывать все работы, которые выполнил самозанятый. Формулировка «тексты для сайта» потенциально вызовет у налоговой гораздо больше вопросов чем детальное описание каждой статьи, включая тему и количество знаков.
Проблема № 2. Самозанятые не любят бумажную волокиту
Действительно, сотрудничество с самозанятыми — тот уникальный случай, когда документы работодателю нужны больше, чем сотруднику. Закон не требует от них оформления документов, кроме чеков о получении оплаты.
Учитывая, что самозанятые работают удаленно, отправка важных для работодателя документов может затянуться.
Решение
Предупредите самозанятого, что помимо заключения договора вам будут нужны каждый месяц подписанные акты выполненных работ. Традиционно расходы на обратную отправку документов оплачивает самозанятый — компенсируйте ему эту сумму.
Более современный вариант — перевести документооборот с самозанятым в «цифру». В этом случае на получение отчетных документов компания будет тратить от силы пару минут. А еще:
- не нужно будет тратиться на распечатку документов, конверты, марки, отправку писем (средняя цена одного бумажного отправления превышает 200 руб.);
- срок обмена информацией сократится до нескольких минут вместо 3-7 дней, когда документы отправляются почтой или курьерами;
- электронный документооборот упростит сдачу налоговой отчётности, сделает бизнес нанимателя более прозрачным.
Проблема № 3. Сложности в решении конфликтов
Бизнес решает споры с контрагентами через арбитражные суды. С самозанятыми такой подход недоступен — если возникнет конфликт, придётся его решать в суде общей юрисдикции. И здесь возникает совершенно неожиданная проблема.
На каждый регион РФ есть один арбитражный суд. С судами общей юрисдикции дела обстоят сложнее — их может быть несколько даже в одном городе. Пока стороны разберутся, в какой суд подавать иск, может пройти много времени, а спор будет оставаться нерешённым. Масштабы последствий таких проволочек могут быть совершенно разными.
Решение
Заранее определите в договоре, в каком именно суде будет решаться конфликт, если таковой возникнет. Прописывайте в договоре все риски и мелочи так, чтобы не оставалось «белых пятен».
Выводы
Работа с самозанятыми — хорошее решение для компании, которой требуется проектная работа время от времени. Чтобы не столкнуться с проблемами, просто следуйте нескольким простым правилам:
- Не пытайтесь подменять трудовые отношения договором с самозанятым. Сумма штрафов после проверки налоговой будет неприятной и нивелирует всю сомнительную «выгоду» от такого хода.
- Мотивируйте самозанятого присылать вам отчетные документы. Помните — вам они намного нужнее, чем ему. Подумайте о переводе документооборота с самозанятыми в цифровое поле — так вы избавите себя от ожидания подписанных самозанятым документов, а сотрудника — от необходимости распечатывать, подписывать и отправлять почтой акты каждый месяц.
- Заранее прописывайте все нюансы в договоре. Сделайте так, чтобы в вопросах сотрудничества с самозанятым не осталось ни одного белого пятна, даже самого незначительного.