Топ вопросов бизнеса к использованию электронных транспортных накладных. Отвечают эксперты

Ввод электронных транспортных накладных в логистическую цепочку — новый бизнес-процесс. Вполне естественно, что у участников цепочки появляется масса вопросов. Мы собрали наиболее частые и попросили экспертов по ЭТрН их разъяснить.

Решение перевести транспортные накладные в электронный вид — это ответ на запрос от бизнеса. Бумажные экземпляры документа терялись в пути, портились, а в случае необходимости внести исправление в ошибочный документ, тормозилась вся логистическая цепочка. О недостатках бумажных транспортных накладных мы говорили ранее.

В 2020 году Минтранс провел эксперимент, который позволил первопроходцам оценить преимущества ЭТрН. В 2022 электронная форма документа была закреплена законодательно.

На данный момент действует переходный период, иными словами — компании используют электронные транспортные накладные на добровольной основе. Переходный период продлится до 1 января 2023 года. Мы рекомендуем уже сегодня задуматься о переходе на электронные ТН, поскольку сейчас отличное время, чтобы подключиться к электронному документообороту, протестировать бизнес-процессы с нововведением и спокойно отладить их без риска быть оштрафованным за некорректную работу с новым типом документов.

Особенно выгодно переходить на ЭТрН логистическим, транспортным и экспедиторским компаниям, крупным грузополучателям и грузоотправителям.

• Во-первых, ускоряется обмен документами между транспортной компанией и заказчиками. С ЭТрН водителю не потребуется везти кипу бумаг, сдавать их для отчетности и передавать клиенту.

• Во-вторых, это дает компаниям сэкономить на бумаге и расходных материалах на печать документов. На каждую транспортную накладную требуется от трех копий. А если представить, что компания в день выполняет 100 заказов? К этому следует добавить временные затраты специалистов на работу с бумажными документами, а также организацию архивного хранения копий.

• В-третьих, использование ЭТрН упрощает жизнь водителям. Каждая накладная в электронном виде будет доступна со смартфона в мобильном приложении. Если водителя остановит инспектор ГИБДД, ему вместо бумажной накладной нужно будет показать QR-код, который генерируется в приложении и несет всю информацию о грузе, включая всю документацию. QR-код автоматически изменяется, если происходят изменения в документации. Таким образом, риск предоставления неактуальных сведений сведен до нуля.

• Наконец, внедрение электронных транспортных накладных делает более прозрачным сам процесс доставки. Как только ЭТрН подписывается, форма становится доступной всем участникам логистической цепочки.

Схема организации грузоперевозок с использованием электронных транспортных накладных выглядит так:

• ЭТрН формируется в сервисе или внутри учетной системы и подписывается ПЭП сотрудника + УКЭП грузоотправителя.
• Документ поступает в мобильное приложение водителя и подписывается ПЭП и УКЭП Перевозчика.
• При сдаче груза в точке выгрузки формируется документ, который содержит ПЭП водителя и УКЭП перевозчика.
• Документ, подтверждающий приемку товара, содержит ПЭП принимающего сотрудника и УКЭП грузополучателя.

Каждый участник логистической цепочки имеет доступ к подписанной ЭТрН. Использование электронных подписей обеспечивает документам юридическую значимость.

Случаи те же, что и при использовании бумажной транспортной накладной. Например, ЭТрН не потребуется, если перевозку организует сам продавец, не привлекая к процессу подрядчика. Или, когда покупатель перевозит груз самостоятельно, на своем транспорте. В этом случае товар переходит покупателю в собственность непосредственно на складе.

Электронная транспортная накладная является первичным документом, подтверждающим заключение договора на перевозку и расходы на логистические услуги. По закону о бухучете «первичные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ)». Соответственно их можно составлять и хранить либо на бумаге, либо в электронном виде. Распечатывать ЭТрН не требуется.

Сначала необходимо получить квалифицированную электронную подпись, — тем сотрудникам, которые будут отвечать в цепочке за приемку и отгрузку товаров. Это могут быть, например, экспедиторы или кладовщики.

Водителям не обязательно подписывать транспортную накладную квалифицированной электронной подписью. По закону им достаточно простой подписи, которая впоследствии будет заверена КЭП перевозчика.

Далее компании следует подключиться к системе электронного документооборота, через которую она затем сможет направлять ЭТрН в ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов).

Компании также необходимо подписать соглашение между всеми участниками логистической цепочки об обмене электронными документами.

В завершении подготовки к переходу на ЭТрН необходимо подготовить технику. Например, приобрести смартфоны или планшеты для водителей и складских работников, которые будут работать с электронными документами.

Пока точной информации нет, но судя по тому, как обновляется нормативно-правовая база, обязательный переход не за горами. Однако раньше 2023 года работать только с электронными перевозочными документами не придется.

Если у вас остались вопросы относительно использования электронной транспортной накладной, вы можете задать их в комментариях к этой статье или посетить вебинар «Цифровизация грузоперевозок: как быстро перейти на ЭТрН», который состоится 23 ноября в 13:00.

• текущей ситуации в законодательстве и изменений, которых стоит ожидать в 2023 году;
• вопросов подготовки бизнеса к переходу в «цифру» и положительных результатов от цифровизации в логистике;
• как интернет-магазин «КАРИ» перешли на ЭТрН и что из этого получилось (обсуждаем детали кейса);
• проверки водителей на благонадежность.

Участие бесплатное, предварительная регистрация обязательна.