Как управлять контент-командой и тратить на работу 1 час в день?

Один человек управляет 15 авторами, редактором, экспертом и контент-менеджером. При чём тратит на это 1 час в день, поскольку у SEO есть и другие задачи. Контент готовится для крупнейшего автодилера, это не просто «копирайтинг для информационников». В постановке задач, проверке, доработке и оплате полностью исключено человеческое общение. И, нет, мы не используем CRM.

1. Ежемесячно выкладывать в блог - 20 статей. Подготовить контент для новых разделов.
2. Автоматизировать процесс коммуникации при создании и публикации контента. Свести к минимуму личное общение с подрядчиками-авторами.

1. Контентное агентство — дорого.
2. Штатный копирайтер — не сможет обеспечить необходимым объемом без потери качества. Владеет экспертизой лишь в одной, двух тематиках или не владеет вовсе.
   
3. Фриланс-студия — не известен конечный исполнитель, у которого может не быть экспертизы.
   

4. Удалённые копирайтеры — большой выбор исполнителей с разным уровнем навыка и экспертизы. Возможность присвоить автора к определенному разделу для углубленной работы внутри одной тематики.

   ОК, но нужно проверять, давать тестовые задания, подключать редактора и эксперта. Так мы и сделали!

Чаще всего заказчиком услуг копирайтеров являются SEO-специалисты, все мы помним о текстовой оптимизации. В поисковой оптимизации последних лет выражение “SEO-текст” сопоставляется с бессмысленным набором слов и предложений, где часто встречаются ключи в разных формах вхождения.

Как бы мы не хотели упростить работу, нельзя просто отдать ТЗ копирайтеру и получить хороший текст с экспертной оценкой, конкретными фактами и цифрами для читателя, и уникальностью для поисковой системы. Копирайтер работает по ТЗ, а там сухие цифры, замаскированные под формальные требования разных сервисов (тургенев, главред, текст.ру и пр).

Поэтому для создания качественного материала необходима комплексная и системная работа нескольких специалистов: SEO и редактора, желательно ещё эксперта по тематике, фотографа и графического дизайнера.

• В большинстве случаев работа авторов рассчитывается по количеству написанных символов, поэтому копирайтеры работают на скорость, ведь от этого зависит их доход.
• Читают ТЗ по диагонали, любят конкретные примеры, но не любят конкретные требования (уникальность, тургенев, главред и др).
  
• Спорят с редактором, верят в свой неповторимый стиль и отрицают редполитику. Все замечания и корректировки требуют обсуждения, возможно, примеров.
  
• У кого-то только Skype, у другого Telegram, у третьего WhatsApp. Редактор и эксперт вынуждены быть во всех месенджерах и писать каждому свои комментарии, а потом возвращаться в эти же сообщения для понимания сути происходящего и все это в отрыве от текстового документа.
  
• Теперь умножьте это на 15 человек и добавьте к этому редактора, эксперта и контент-менеджер. И вам не хватит рабочего дня. У нас все так и выходило и мы начали искать решение!
  

CRM - нет, и вот почему:

1. Посадить 15 удаленщиков на одни рельсы, в некую систему — очень сложно. Они не согласятся, будут саботировать.
2. Мы не смогли найти CRM, в которой все участники были бы анонимны и при этом работали в одном документе.
   
3. Они платные.

Google Sheets с автоматизацией — наш вариант, и вот почему:

1. Простота. Перед вами обычная таблица, с которым знакомы все.
2. Работа и общение всех участников в одной среде, контент готовится в Google Docs.
3. Гибкость системы. Можно написать и автоматизировать процессы о них ниже.
4. Анонимность.

Авторы не должны видеть друг друга и задания других. У каждого свои условия и тариф, поэтому необходимо полностью исключить общение копирайтеров, чтобы не возникало конфликтов.

Исключить общение эксперта и редактора с авторами через мессенджеры. Чтобы они работали только с текстом, так как экспертов несколько, они заняты своей текущей работой и могут уделить на проверку материала 1 - 2 часа в день.

Автор, редактор, эксперт, SEO и контент-менеджер должны понимать, что им делать на каждом шаге и получать уведомление, когда подходит их очередь работать с текстом.

В таблице есть 4 основных столбца:

• Название статьи
• Статус задачи
  
• Исполнитель (здесь указан идентификационный номер копирайтера)
  
• Ссылка на ТЗ

И второстепенные, мы их также использовали для нашего проекта, но система работает и без них.

• Дата сдачи работ (заполняется автором)
• Дата публикации статьи
  
• Ссылка на статью на сайте
  
• Категория/или раздел сайта
  
• Подкатегория

1 этап: SEO специалист согласно контент-плану готовит ТЗ по каждому материалу, добавляет ссылку на папку с исходными данными (LSI слова и др).

Назначает авторов по каждому материалу, открывает доступ к папке с ТЗ (не по ссылке, а по почте) и в столбце “статус задачи” меняет на “на распределении”, после чего автор получает уведомление на почту.

2 этап: Автор знакомится с ТЗ, начинает работу над текстом. Меняет статус в таблице на “В работе” и проставляет дату сдачи статьи (да, сроки они выбирают сами, но не более 10 дней). Этот статус не отправляет уведомления, но помогает нам понять, что автор приступил к работе, без лишних допросов в мессенджере.

3 этап: Автор вкладывает структуру статьи/текста в папку с проектом и меняет статус на “На проверке SEO”. SEO получает уведомление на почту и проверяет, может принять структуру или отправить его на доработку с комментариями внутри Google Docs.

В первом случае SEO меняет статус на “В работе” и автор начинает писать статью. Во втором случае на “Отправлен на доработку” и цикл повторяется заново.

4 этап: Автор добавляет в папку с проектом свой текст, а фотографии в папку “фото” и меняет статус на “На проверке у эксперта”. Эксперт получает уведомление на почту, приступает к проверке(согласно своему графику, 1 раз в день).

Внутренний эксперт проверяет статью, если необходимо, добавляет комментарии внутри Google Docs и меняет статус на “На проверке редактора”. Если всё плохо, статья отправляется обратно к автору, но обычно все комментарии внедряет редактор.

5 этап: Редактор получает уведомление и приступает к вычитке текста. Учитывая комментарии эксперта, редактор корректирует и принимает материал или вносит свои комментарии и отправляет на доработку.

В первом случае Редактор меняет статус на “На проверке SEO”.

Во втором случае на “Отправлен на доработку” и цикл повторяется (только без SEO и эксперта).

6 этап: SEO проводит проверку всех формальных признаков текста (главред, тургенев, уникальность и др) и оформляет материал для публикации: title, description и alt. После подготовки меняет статус на “Готов к публикации”.

7 этап: Уведомление получает контент-менеджер и сотрудник, который оплачивает работу автору. Контент-менеджер добавляет статью/текст на сайт.

У редактора, эксперта и контент-менеджера есть полный доступ ко всем папкам. За каждым копирайтером закреплен идентификационный номер, поэтому в таблице они не видят контакты своих коллег.

С помощью данной системы SEO-специалист тратит 1 час в день, и его основные задачи:

1. Создание ТЗ и назначение исполнителей.

2. Проверка работ.

Таблица Google Sheets позволяет подключить расширения, но мы не нашли рабочий вариант и решили написать собственный скрипт для отправки уведомлений на почту. Мы использовали Google Apps Script. Алгоритм его работы прост:

1. Отслеживание событий в таблице.
2. Обработка события.
   
3. Ответ на событие, в нашем случае это отправка письма на почту.
   

Ссылка на таблицу с рабочим скриптом здесь. Если требуется помощь в настройке, пишите.

1. Минимизировали общение, автоматизировали процесс перехода задачи от одного участника к другому: от создания ТЗ до публикации статьи или текста на сайте.
2. Каждый участник получает исчерпывающую информацию из таблицы, ТЗ и инструкции.
   
3. Все заметки, исправления и комментарии остаются в Google Docs и доступны в любой момент.
   
4. Каждый участник может написать сообщение другому участнику внутри Google Docs, поменять статус в таблице и другой участник получит уведомление на почту со ссылкой на файл(исключаем общение в мессенджере).
   
5. Динамика трафика нового Блога за 3 месяца.