Как я сделал бота, который контролирует моих сотрудников, следит за моими тренировками, весом и чтением книг

В нем можно настроить периодичность уведомлений, и все данные выгружаются в Google Sheets.

Привет, меня зовут Антон Ланцов, мне 26 лет. Я рыжий и у меня всегда миллион идей, некоторые из них я реализую успешно, некоторые нет.

В 2014 году я купил франшизу «Клаустрофобии» (квесты в реальности). Это был мой первый серьезный бизнес, где требовалось контролировать сотрудников. Ребят, которые вели квесты, мы называли «Операторы квеста».

Ежедневно нам приходилось контролировать операторов и собирать следующую информацию:

• Время прихода на локацию (клиенты могли прийти в любой момент, а чек был от 2500 рублей, любая потеря критична и досадна).
• Время пересменки (чтобы локация не оставалась без оператора).
  
• Время ухода с работы.
  
• Поломки и неисправности квестов (требовалось узнавать это оперативно, чтобы вызвать инженера, а то полетят плохие отзывы, что квест не работает).
  
• Уборка.
  
• Количество игр в день.
  
• Выручка за день.
  

В то время мы прекрасно обходились общим чатиком во «ВКонтакте» и Google Sheets:

• Время прихода на локацию. Пришел — пришли фоточку в чатик.
• Время пересменки — пришли фоточку в чатик обоих операторов.
  
• Время ухода с работы — пришли фоточку в чатик перед уходом.
  
• Поломки и неисправности квестов. Все в Google-таблицу с описанием и фото.
  
• Уборка — фоточка в чатик
  
• Количество игр в день — Google-таблица отлично справлялась и с этим.
  
• Выручка за день — Google-таблица и для этого.
  

Все это работало только тогда, когда оператор не забывал об этих ежедневных отчетах, которые занимали всего 3‑4 минуты. Напоминать в каждый чат (а чатов было два, так как локаций с квестами у нас было две) было очень утомительно каждый день, да и тот, кто должен был напоминать операторам, мог и сам забыть.

Система очень сильно зависела от памяти человека и легко любой косяк оправдывался «Ой, я забыл(а)...»

Об автоматизации мы только мечтали, ведь API у «Google Таблиц» и боты во «ВКонтакте» появились намного позже, чем 2014 год. А потом все никак не доходили руки. Вроде все работает и пусть себе работает.

В феврале 2019 года я продал квесты.

В декабре 2018 я успел открыть одну точку электрокартинга для детей, а в 2016 создал компанию по анализу и оценке потенциала помещения для ритейла (без ссылок и рекламы, если будет интересно, то по моему имени можно многое найти в сети).

В электрокартинге сейчас две локации, операторов на которых требуется контролировать каждый день так же, как и в квестах.

В компании по аналитике много так называемых ранеров, которые считают трафик каждый день в разных точках. Штат в офисе тоже есть. За эффективностью их работы тоже надо следить.

К счастью, у нас появились Telegram и «Google Таблицы» с открытыми API.

По потребностям я сделал бота «Пушиста» (назвал его так, потому что он пушает всех от слова “push” — «толкать»).

Теперь я контролирую операторов в электрокартинге вот так:

Бот в нужное время в наш общий чат присылает запросы, ответы на которые мне необходимо знать. А ребят в офисе и прочий персонал контролирую подобным образом:

Ребята отвечают, что за день сделали и как у них дела. Еще бот хвалит и напоминает о каких-то задачах. Работает все как часы, никто ничего не забывает и никому ничего не требуется напоминать вручную.

Создание любого запроса выглядит так:

Одна из важнейших фишек, что бота можно добавить в общий чат и он будет всегда автоматом писать туда, когда вы его настроите.

Также на каждый вариант ответа можно настроить реакцию бота.

Пример 1:

Бот: Сколько сегодня выручка?
Сотрудник: 12 тысяч рублей.
Бот: Отлично, вы сегодня молодцы. Приятного отдыха!

Пример 2:
Бот: Сколько сегодня выручка?
Сотрудник: 9000 рублей.
Бот: Неплохо, но этого мало чтобы завоевать мир. Давайте поднапряжем завтра, друзья.

Еще одна уникальность бота в том, что по сути сотрудники видят именно вашу аватарку, а не какую-то бездушную стандартную картинку, поэтому сотрудники всегда ощущают присутствие начальника. Над девушкой лучше с помощью бота не шутить :)

Все ответы записываются в ту Google-таблицу, которую вы привяжете к боту.

В Google-таблице я построил графики, на которые любуюсь и смотрю тренды и оцениваю эффективность работы конкретного бизнеса (сами знаете, что из плоской таблицы можно вытянуть очень много полезной информации).

Статистику я люблю и мне интересно видеть, как я достигаю результатов. Я создал чат «Антон Будущего» со своим ботом и настроил задачи для себя. Выходит будто я из будущего пинаю себя, чтобы стать лучше. Круто же :)

Чтобы быть в форме, у меня есть плавание два раза в неделю и отжимания каждый день.

По плаванию говорить об успехах рано, начну записывать, когда смогу плавать какие-то стандартные дистанции, пока отрабатываю технику.

По отжиманиям я из будущего пинал себя настоящего каждый день, пока не забил через месяц.

Такой себе я спортсмен, конечно. Но попытка была стоящая. Надо все-таки начать снова. Вот статистика по отжиманиям:

С чтением так же. Настроил запрос «Сколько страниц ты сегодня прочел?». Читал, но недостаточно, чтобы гордиться этим.

Этот бот значительно сокращает время на контроль простых процессов в бизнесе и делает точечный акцент на конкретные метрики, которые можно отслеживать и жизни. Я думаю, что этот бот будет полезен:

• Предпринимателю. Контроль сотрудников и бизнеса по конкретным метрикам.
• Личному тренеру. Задайте сами себе метрики, которые будут вам помогать совершенствоваться каждый день («Сколько страниц прочел сегодня?» «Сколько отжался?» «Поел?» «Кому сегодня благодарен?»).
  
• Тренеры по фитнесу. Ведение групп, сбор отзывов, рассылки в несколько чатов сообщений. Систематическое пинание конкретных людей.
  
• Бизнес-тренеру, трекеру. Достижение результата за счет каждодневного трекинга.
  
• Спортсмену. Трекинг результатов.
  

Надеюсь, я вас навел на какие-то мысли. Этот бот точно способен изменить нашу жизнь и добавить в нее системности и статистики.

А вот статистика пользователей бота, растет и хорошо.

А вот и сам бот:

Если решите попробовать, вся инструкция по созданию бота и настройке уведомлений тут. Но если будет что-то непонятно, то смело пишите мне прямо в личку, могу помочь.

Перечитал статью перед публикацией и понял, что я еще тот начальник-тиран :)

Но это совсем не так.

Цифры — все ради них!

#telegram #продуктивность