Автоворонки в HR: делаем HR-систему в «Битрикс24» и «Google Таблицах»

На примере сети кафе.

HR директор сочетает в одном лице навыки руководителя отдела продаж, маркетолога и организатора мероприятий, ему нужно: работать с каналами по привлечению соискателей, улучшать воронки отбора и адаптации соискателей, организовывать мероприятия по развитию команды и еще много всего.

• Быстрей выносить решения по каждому соискателю (Устроен, отказ и тп)
• Отсеивать соискателей по которым мы уже вынесли решения.
• Автоматизировать рутинные операции (Отправку уведомлений, напоминания сотрудникам и тп)

• Собираем данные об укомплектованности кафе через Google таблицы
• Строим автоворонку отбора соискателей в Битрикс24
• Создаем Онлайн анкету (CRM форму)

У каждого кафе есть Google таблица, в ней мы отмечаем фактическую укомплектованность штата кафе. Колонка А подтягивается из Общей HR таблицы, остальные 3 колонки(B, С, D) заполняются менеджером кафе.

• B — Кол-во сотрудников в штате
• C — Фактическое кол-во сотрудников в штате
  
• D — Какое кол-во сотрудников стажируется

Итак, мы создали 10 Google таблиц (См. Таблица № 1) в которых менеджеры кафе заполняют данные об укомплектованности их штата. Все эти данные мы собираем в одной Google таблице HR Общая

На основании данных собранных в Google таблице HR Общая мы будем распределять соискателей по кафе в Битрикс24 и строить рекламную стратегию, то есть в какую вакансии вкладывать деньги 💰

Заходим в Битрикс24 в раздел CRM => Сделки. Тут мы будем строить нашу воронку. Создаем этапы нашей воронки. Я строю воронки сначала в виде EJM (аналог CJM), а потом переношу в CRM, если вы не слышали о CJM, вот пару статей на эту тему, но и без этих знаний вы справитесь.

• О Customer Journey Map от Сarrot quest
• Еще одна статья от Сarrot quest о Customer Journey Map
  
• О Customer Journey Map от Netology

На каждом этапе у меня созданы триггерные события и бизнес процессы (Например: Отправка уведомлений, смена названий карточки и обновления данных контакта и тп). Таким образом мы убираем рутинные операции из нашей работы, сводя все к перетаскиванию карточек по этапам.

В бизнес процессах вы можете создать сценарии действий с соискателем и сотрудником компании, например: создать постоянные напоминания сотрудникам о том, что нужно вынести решения по направленным им соискателям. Уведомления можно реализовать в виде СМС, емайл или звонков роботом и тп сценарии.

Правильно выстроенная воронка, может сэкономить вам от 1 сотрудника на рутинные операции и контроль.

Что бы все заявки от соискателей попадали в нашу воронку мы создаем «CRM форму» (Онлайн анкету)

В CRM форме в настройках «Дополнительно» выберите пункт «Объединять» дубликаты, это нужно, для того что бы, если соискатель еще раз заполнит CRM форму (Онлайн анкету), например на другую должность, была создана еще 1 независимая сделка, но привязана она будет к тому же контакту(Соискателю). Таким образом мы фиксируем всю историю по соискателю.

Итак, мы создали нашу Онлайн анкету (CRM форму), теперь копируем ссылку на её и ведем на нее весь трафик соискателей, размещая нашу ссылку на всех job сайтах и тп

У Битрикс24 есть десктоп приложение в котором можно выводить все нужные вам уведомления и работать с анкетами, не открывая Битрикс24 в браузере. Это приложение оценят ваши менеджеры которым вы будете отправлять соискателей.

Я собираю обратную связь от соискателей из полей Онлайн анкеты(CRM формы) в Google таблицу, сделать это можно через исходящий вебхук из Битрикс24 и скрипт в Google таблице (Ссылка на инструкцию ниже)

• Если у вас отличаются этапы воронки, создавайте несколько воронок, это нормально
• У Битрикс24 есть классный «Контакт центр», через которые можно подключить все каналы коммуникаций (vk, avito, instagram, etс)
• При создании воронки чаще снимайте обратную связь с сотрудников, соискателей, ставьте себе на место соискателя и сами проходите по вашей воронке.
• Вы можете подключить Google/Яндекс аналитику к вашей Онлайн анкете (CRM форме)

Если вам понравился подход, вы можете продолжить вести кандидата в другой воронке, например создать следующую воронку «1 год работы сотрудника в компании» и т.п.

Спасибо за внимание ^_^. Если у вас есть интересные кейсы в которых можно принять участие или вопросы по этому, пишите мне в facebook или vk.

Еще одна статья, как автоматизировать Call центр в HR.

Лучший телеграмм канал о Google таблицах с кучей классных кейсов t.me/google_sheets

Классный телеграмм чат про Google таблицы
t.me/google_spreadsheets_chat