Трудности перевода: как мы перешли на удаленный офис в регионе

Для крупных организаций такой подход не новость. Еще до карантина на удаленку персонал частично перекинули Mail.ru Group, «Яндекс», крупные банки, даже «Почта России» поддалась уговорам. А вот для представителей малого и среднего бизнеса — это проблема.

В закладки

Трудности перехода

Как и в случае с трудностями перевода — неподготовленным к удаленке компаниям сложно наладить процесс. Власти уже не намекают и дают рекомендации на дистанционную работу, а открыто говорят об этом. Управленцы же не понимают, как это реализовать на практике. Изуя основные причины трудностей, я выяснила следующее:

  • Отсутствие регламентации процессов. Такое часто встречается в компаниях, где штат из трех человек увеличился до двадцати-тридцати трех за полгода. Все силы были брошены на масштабирование, а вот описывать структуру, зоны ответственности и заниматься проработкой внутренней документации никто не спешил;
  • Работа по старинке. И такое встречается, особенно в небольших региональных компаниях, где про CRM слышали, но не внедряли. Управление проектами вообще воспринимается как что-то очень сложное, потому что по телефону и на летучках им легче скоординироваться;
  • Отсутствие технической возможности. Если нет IT-службы или хотя бы толкового админа — это проблема. Переход на удаленку подразумевает возможность работать из дома, а значит необходимо обеспечить не только доступ к внутренним ресурсам компании, но и информационную безопасность;
  • Сложность контроля и коммуникации. Тут все понятно, начальники старой формации обычно лично проверяют как дела на местах. А как быть, когда любимая бухгалтерия далеко?

Есть еще невероятное количество факторов, которые мешают перевести офис на удаленку, но я описала те, которые мешали нашей компании. Мы работаем в сфере торговли, компания из 23 человек, небольшой офис в Поволжье. Не буду описывать весь процесс, а он был тем еще аттракционом из эмоций и сложных решений. В кратчайшие сроки мы изучили кучу «рецептов», «методичек» и кейсов по переходу на удаленку, для себя выделив основные шаги:

  • Регламенты! На их составление ушло несколько бессонных ночей. Давно надо было, да случай решил. Описали все: правила внутреннего распорядка, зоны ответственности, процессы, кто за что отвечает. Самым сложным было собрать персонал и на пальцах показать: кто, где и когда вписывается в процессы, какую функцию несет, что зависит от его действий или бездействий;
  • Эти ваши Интернеты! За пару дней обучили работать в общем пространстве Google (было проще собираться микрокомандами в 2-3 человека), для менеджеров внедрили Trello (управление проектами по принципу канбан-доски). Народ быстро сориентировался, потому что перспектива работать из дома очень мотивировала.
  • Разобрались с доступами. Пришлось пригласить админа, который констатировал плачевное состояние железа (грустьпечальтоска), но! Главное, что он помог наладить доступ к , научил использовать SnapChat, чтобы начальство могло проводить свои любимые утренние планерки, а бухгалтерия общаться с менеджерами.
  • Установили облачную версию системы учета рабочего времени. Облачную, потому что состояние железа, как мы помним, плачевное! И это отдельная часть марлезонского балета. Работы на перспективу много. Очень много.

Системы учета рабочего времени

Одна из вещей, поставивших нас в тупик. Вариантов — множество, функционал у всех почти идентичный, но есть и такие, которые мониторят все, даже факт вашего ленивого зевка, потому что подключаются к web-камерам. Начальник наш от таких перспектив поперхнулся чаем, потому что и сам, по его словам, из дома работать будет в майке с оленями. Жена подарила :) Поэтому велел искать что-то проще, дешевле и удобнее. Из какого ПО мы выбирали:

  • BitCop — хороший функционал, мониторит все: какие сайты посещали, какие запросы вбивали, когда компьютер включали и т.д. Делает скриншоты — это для нас минус. Ну отвлекся человек на секунду фото посмотреть или мемчик. Нас интересовала возможность зафиксировать, что мем смотрели, но не видеть его содержания. Дело личное. Облачная версия имеется, но тестового периода нет. А хотелось систему «потрогать».

  • Дисциплина — инструмент полезный, тоже составляет список используемых в течение дня программ и сайтов. Если его интегрировать с 1C, ip-телефонией и прочими радостями века информационного, можно посмотреть — сколько провел на совещаниях времени, по телефону говорил и так далее. Тестовый период есть, но цена выше чем у коллег в два раза. Не наш случай.
  • CrocoTime — активность фиксирует, дает настроить индивидуальные списки продуктивных и непродуктивных сайтов. Выгружать табели учета, трекать дела, удаленно ставить задачи и следить за их исполнением. Отчеты сыпятся на почту руководителю. Тестовый период есть, облако тоже.

Кого мы выбрали писать не буду, сочтут за рекламу. Но скажу вам одно — «построить» удаленный офис реально, даже если ваша компания мала, как зарплата российских медиков (шутка грустная, согласна). Эта история с карантином лично мне показала, что надо над процессами внутренними работать, внедрять технологии, не бояться их и заниматься работой с сотрудниками. Потому что наша дружная команда всегда отличалась ответственностью и здоровым страхом подвести друг друга, а хочется усилить эффект и вырасти!

Кстати, буду рада советам о хороших книгах или порталах, где можно найти реальную информацию по оптимизации бизнес-процессов и мотивации сотрудников? Карантин же, будет чем заняться. #лучшедома

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Ирина Смолкина", "author_type": "self", "tags": ["\u043b\u0443\u0447\u0448\u0435\u0434\u043e\u043c\u0430"], "comments": 0, "likes": -3, "favorites": 4, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 114988, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Wed, 25 Mar 2020 13:35:21 +0300", "is_special": false }
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Прямой эфир