Сервисы
Alexander Saveliev
1517

Как за восемь шагов перевести документооборот «на удаленку»

Интернет пестрит сотнями статей и вебинаров про то, как перевести свою команду на удаленную работу, но как только дело доходит до того, чтобы в удаленном режиме подписать договор или собрать с контрагентов акты, начинается настоящий квест.

В закладки
Документооборот при удаленке Алелекова Анна

Внутри компании можно использовать различные СЭД- и CRM-системы, а при обмене документами с партнерами единственным законным и удобным вариантом будет начать работать с юридически значимым электронным документооборотом, он же ЭДО.

Если вы рассчитывали увидеть здесь статью, как отправить курьера по квартирам директоров и партнеров, тут такой инфы не будет, сорян.

В этой статье я подготовил чек-лист, что нужно сделать, если с ЭДО вы ранее не были знакомы.

Шаг 1. Соберите реестр документов и контрагентов

Для начала необходимо понять, как часто и какими типами документов вы обмениваетесь с вашими партнерами. Например, если у вас есть партнеры, которые ничего не оплатят без актов, то лучше уже сейчас понять крайние сроки, когда нужно получить документы.

Документы в ЭДО делятся на структурированные (акты, счет-фактура, счет), которые регламентируются законодательством, и неструктурированные (договор, приложение, отчеты).

Зачем это нужно:

  • Вы поймете, какие типы документов потребуются в работе.
  • Определите приоритетных контрагентов, с которыми необходимо осуществить переход на ЭДО в срочном порядке.
  • В будущем сможете составить список тех, с кем уже можно работать по ЭДО.

Шаг 2. Выберите способ работы с электронными документами

Веб-версия

Подключение займет от часа до 12 часов.

Наиболее простой способ работы с документооборотом. Не нужно ничего настраивать в своих учетных системах, ставить дополнительный софт на компьютер. Просто заходите в веб-сервис, загружаете документы и отправляете всего за пару кликов.

Через банк-клиент

Подключение в течение 15 минут.

Если вы и ваши контрагенты обслуживаются в «Сбербанке», у вас есть возможность подключиться к ЭДО через «Сбербанк Бизнес Онлайн». Продукт представлен в маркетплейсе банка и подключается в пару кликов. Подробнее почитать можно тут.

Такая функция, возможно, есть и у других банков, но подробной инфы не нашел.

Модуль «1С»

Настройка займет от одного до семи дней.

Если трафик по документообороту достаточно велик и вы используете типовую версию «1С», можно отправлять документы, не покидая интерфейса «1С». На настройку и установку специального модуля уйдет от пары часов до недели.

Но важно понимать: если вы сильно переписывали свой «1С», с установкой готовых решений могут быть проблемы. В этом случае вам придется заниматься интеграцией, а это вопрос небыстрый.

Решения на базе «1С» есть практически у всех операторов, у части оно платное, у кого-то предоставляется бесплатно при более-менее крупном документообороте.

Интеграция с другими учетными системами

Интеграция займет от одного до шести месяцев.

Если в вашей компании используется SAP, модифицированная «1С», Directum и прочие учетные системы, тогда потребуется интеграция или интеграция через API. Либо можно попробовать поискать готовые интеграции, но их адаптация под ваши процессы займет время и деньги.

API, как правило, все операторы дают бесплатно, но за консультирование по его использованию нужно будет заплатить.

Шаг 3. Внесите изменение в учетную политику

Пропишите в учетной политике возможность использования электронных документов, в частности пункт о том, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью. Также советуем в шаблоны ваших договоров включить пункт о возможности работы через электронный документооборот.

Будьте готовы к тому, что некоторые контрагенты попросят подписать дополнительное соглашение о готовности работать с вами в системе ЭДО (оно необязательно), его также можно подписать в онлайне.

Шаг 4. Составьте маршрут движения документов

Каждый документ имеет свой жизненный цикл.

​Маршрут согласования документов в ЭДО Алелекова Анна

Обычно он выглядит так: создание → согласование → подписание.

Однако на каждом этапе есть люди, которые должны сказать свое торжественное ОК, чтобы вы смогли завершить цикл документооборота. Кто-то при этом имеет право подписи, а кто-то должен просто согласовать.

Понимание всей цепочки и ответственных лиц на каждом ее этапе потребуется для настройки маршрута движения документа в сервисах электронного документооборота.

Если ваша компания небольшая, можно этот пункт смело пропустить.

Шаг 5. Выберите оператора документооборота

Выбор оператора чаще всего будет зависеть от цены и тех решений, которые он предлагает и абонентской базы. Подключение к сервисам ЭДО, как правило, бесплатное, а вот за пакеты исходящих документов нужно будет заплатить, поэтому лучше заранее понимать, сколько документов вы планируете отправлять. При этом у всех операторов входящие документы не тарифицируются.

Как правило, цена вопроса за передачу документа, находится в пределах 4–8 рублей за документ, чем больше документов вы отправляете, тем дешевле каждый документ.

Между операторами ЭДО существует бесплатный роуминг, поэтому не нужно переживать, если ваши контрагенты обслуживаются у другого оператора, просто учитывайте пару тонкостей, о которых скажу ниже.

Шаг 6. Выпустите ЭЦП для тех сотрудников, которые имеют право подписи

Электронный документооборот невозможен без электронной подписи (она же ЭЦП), так как ЭЦП подтверждает, что документ подписали именно вы, а не кто-то другой. Подробно про то, что такое электронная подпись, расписывать не буду, только скажу, что она в десятки безопаснее, чем обычная подпись и печать.

Так как мы сейчас говорим о работе на удаленке, электронную подпись удобнее и безопаснее заказать с доставкой, чтобы лишний раз не покидать пределы своей квартиры. Важно понимать, что электронная подпись — вещь важная и обладающая юридической силой, поэтому обычными курьерскими службами ее не доставить, в некоторых случаях ее доставляют специалисты Спецсвязи или сотрудники, которые прошли необходимую сертификацию.

Шаг 7. Подключите своих контрагентов

Вот с этим шагом часто возникают проблемы. Если крупный бизнес, как правило, с ЭДО работает, то средний и мелкий бизнес про такую систему зачастую не слышал.

​Подключение контрагентов к ЭДО Алелекова Анна

Вот несколько сценариев, как начать работать с ЭДО.

Партнер не подключен к ЭДО

Тут у вас есть два варианта.

  1. Если вы и ваш партнер — клиенты «Сбербанка», выпустить электронную подпись и работать с ЭДО он (партнер) сможет бесплатно, а вам это будет стоить 295 рублей в месяц.
  2. Пригласить его зарегистрироваться в ЭДО, что, конечно же, не самая тривиальная задача. Но она точно окупится.

Партнер подключен к ЭДО, но обслуживается у другого оператора

Вы пишете письмо в техподдержку оператора ЭДО с просьбой настроить роуминговое соединение. В письме указываете ИНН, название оператора ЭДО, к которому подключен контрагент. Как правило, в течение пары дней операторы настроят соединение. В некоторых случаях вас могут попросить заполнить шаблон письма о выборе конкретного оператора.

После того, как ваш партнер подтвердит взаимосвязь в интерфейсе своего оператора, вы сможете обмениваться документами.

Вы подключены к одному оператору

Это самый простой сценарий. В данном случае в интерфейсе системы нужно ввести ИНН вашего контрагента (да, это можно сделать и массово) и отправить запрос на настройку взаимосвязи. После того, как ваш партнер подтвердит, вы можете спокойно отправлять документы.

Шаг 8. Вы можете работать с электронным документооборотом

На самом деле интерфейсы систем достаточно простые и разобраться в их работе можно за пару дней.

Например, если вы хотите отправить договор, у 90% операторов схема будет выглядеть так:

  • Заходите в раздел «Создать документ».
  • Выбираете тип документа — договор.
  • Загружаете договор (это могут быть PDF, DOCX и другие форматы).
  • Подписываете его с помощью своей электронной подписи и отправляете партнеру.
  • После того, как документ будет подписан с помощью ЭЦП с другой стороны, договор считается заключенным.

Сразу развею миф, что на бумаге договор более надежный.

Судебная практика по документам, переданным через ЭДО, датируется еще 2010 годом. При этом договор нельзя подделать или потерять, в нем нельзя поменять пару листов, а подпись не нужно будет отправлять на графологическую экспертизу.

Вывод

При переходе на ЭДО вы забудете, что такое сбор актов сверки в конце месяца, ожидание подписанного с обеих сторон договора и слова бухгалтера: «Пока все акты не предоставите — премию не выплатим». Ваш генеральный директор может работать хоть из Исландии, но все равно сможет подписать документы в течение пары минут.

На первый взгляд все выглядит сложно, но по факту начать работать с ЭДО можно в течение дня. Да, для более глубокой интеграции потребуется время, но это можно делать планомерно.

В условиях текущей ситуации первостепенно важно сделать так, чтобы работа вашей компании не застопорилась, а оптимизировать процессы можно постепенно, по мере накапливания требований и опыта.

P. S. Да я работаю в одном из операторов ЭДО, но старался все описать непредвзято. Неважно, какого оператора вы выберите, главное начать переход на цифровизацию документооборота.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Alexander Saveliev", "author_type": "self", "tags": ["\u044d\u0434\u043e"], "comments": 50, "likes": 0, "favorites": 34, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 115209, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 26 Mar 2020 11:13:17 +0300", "is_special": false }
0
50 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
1

«Пригласить его зарегистрироваться в ЭДО, что, конечно же, не самая тривиальная задача».

Всё упирается только в это, на самом деле. Много успешных кейсов, когда это получалось? 

Ответить
3

Всех конечно не переведешь, но точечно это сделать можно. Сейчас у всех появился доп. мотив, так как квартал нужно будет закатывать, договоры подписывать, а через оффлайн сейчас сделать это практически нереально. 
Плюс есть, момент связанным с маркировкой продукции в которой ЭДО обязательна. 

Ответить
2

В данный момент активно переводим обмен электронными доками с клиентами (не в связи с карантином а потому что удобно).
Если ты сдаешь электронную отчетность то у тебя уже есть ЭЦП и система ЭДО. Осталось только принять приглашение и обмениваться хоть до посинения

Ответить
0

Я тут выиграл тендер X5 Retail. У них сейчас все взаимодействие переводится на ЭДО. Работают в ЛераДате. Заявка приходит там, ты ответ на заявку им грузишь туда же, они проверяют согласоывают и закрывающие доки там же.

Ответить
0

Ну ритейлом вообще без ЭДО работать нельзя в принципе, они бумагу не принимают. Заявки все таки скорее через EDI, приходят, про это писать не стал так как что такое EDI это вообще тема отдельной статьи. 

Ответить
1

DirectumRX вам в руки, ничего сверхестественного.

Ответить
0

Для того что бы внутри компании обмениваться, согласен этого хватит. И работа с СЭД, это вообще отдельная тема. Но сейчас вопрос был именно в том как быстро можно перейти на ЭДО. Директум при всем желании нужно будет внедрять пару месяцев точно. 

Ответить
0

Как раз внешние процессы перевести на ЭДО отдельному предприятию - не нужно 2 месяца. Регистрируешься в сервисе и поехало. Перевести большую часть своих контрагентов сложнее, но реально - было бы желание. Далеко ходить не надо.
У контрагентов Wildberries не только все документы в электронном виде, даже водитель не выходит на проходной - все через мобильное устройство и девайсы на шлагбаумах.
https://www.synerdocs.ru/wildberries

Ответить
0

накладную по эдо подписывать? мало кто на это пойдет.

эцп 4.000 в год за каждую,
 интеграция с 1с в Контуре 11.000 в год.

чтобы эцп выпустить надо несколько часов на заполнение бумаг (!)

КриптоПро еще 4 тыс
и на линуксе не очень

по веб подписывать без криптопро почти никто не может..

и т.д. и т.п.

Ответить
0

Средний ценник на ЭЦП - 2000.
Вы заполняете заявление на выпуск ЭЦП (единственный документ который нужно заполнять) несколько часов?! really?!
Если у вас документов много (а интеграция с 1С все таки имеет смысл при большом документообороте) то стоимость модуля интеграции окупится весьма быстро. В остальных случаях и веб-доступ идет сильно в помощь.
КриптоПРО - 2700, и то это постоянная лицензия, а у большинства УЦ она вообще годовая, бесплатная и встроена в сертификат.
Линукс? хаха

А теперь послушайте реальную боль - спрашиваю клиента как будем подписываться, а он на бумаге, ну окей, стоишь у принтера потеешь когда два экземпляра договора по 30+ страниц распечатаются, потом сидишь и во всех местах где надо подпись поставить клеешь стикеры (дада мать его стикеры, потому что у твоего директора документов на подписании дофига, сидеть и разбираться с каждым он не будет), потом тащишь директору в папку "На подпись", сидишь такой ждешь, потом получаешь сообщение что документы подписаны. Ок такой сидишь стикеры отклеиваешь, потом распечатываешь лэйбл с адресом доставки, отдаешь на ресепшн чтоб зарегистрировали, потом кладешь в лоток на отправку. Сидишь ждешь когда же эти договоры придут клиенту, звонишь ему, письма пишешь. Потом ВАУ наконец то он получил твой конверт, сидит такой тоже самое все делает что ты делал ранее. Потом кладет тебе обратно на отправку ты опять сидишь такой ждет ну когда же блин это все придет. Потом еще и еще всякая возня с бумажками.
Короче, у меня один вопрос, нафига так извращаться? Вот зачем себе так жизнь портить? Ты же еще молодой!
Я в систему электронного документооборота закинул, пара манипуляций и за один день все подписал с обеих сторон. ЗА ОДИН ДЕНЬ!

Ответить
1

единственный?
доверенность, снилс, фото с селфи, паспорт, телефон, емайл укажи и все это может подписать только директор...
а еще потом налоговая скажет что доверенность не по форме, переделать.

если говороить что выпускает директор и только для себя, да, просто.

но  как только второй человек -  геммора выше крыши.

КриптоПро на рабочий, на домашний - это две лицензии однако.

и я все еще жду ответ как на удаленке с эцп кадровый документооборот перевестм

Ответить
0

"как на удаленке" - Подключаешься к компу на офисном рабочем месте. Тимвьювер или Энидеск в помощь.

Ответить
0

тимвьюер за 5000 в месяц? а эцп вставлена в комп 24/7?

Ответить
0

Можно AnyDesk. На минимальном наборе функций он бесплатный. 

Ответить
0

где эцп 2.000?

Ответить
0

для клиентов других банков 6.600.

и вообще странно что у них три вида подписей, прям вот веет надувательством...

Ответить
0

Там так же есть подпись за 1599, просто нужно ниже листать ;)

Ответить
0

только она другим цветом.. вы реально знаете кто ее купил за 1599 у сбера?

Ответить
0

 накладную по эдо подписывать? мало кто на это пойдет.

Каждый день нам клиенты подписывают.

Ответить
0

а товар при этом у кого?

Ответить
0

Услуги по ремонту грузовой техники. Клиент подписывает после оказания услуги.

Ответить
0

акт и накладная это разные документы. акты и я каждый день подписываю по эдо

Ответить
0

Люди давно уже УПД выставляют и подписывают )))

Ответить
–1

Просто он еще не знает про УПД (СЧФДОП), который и счет-фактура и документ об отгрузке товаров/оказании услуг :)

Ответить
0

т.е вам привезли товар, например ноутбук. вы его забрали, без подписи документов и говорите: я накладную по ЭДО подпишу?

или сначвла подписываете накладную что  товар принят, а потом сидите и ждете его в реальном мире? и что произойдет если не привезут, по документам то вы получили...

Ответить
0

Если вам накладную на ноутбук по ЭДО не кидали, вы ее и не подпишете. А если она была отправлена, то владелец ноутбука принимает факт обмена документами через ЭДО.

Ответить
0

"ок, подождите, сейчас я открою ноут, запущу эдо, я нажал, все, можете уходить"

как курьер докажет что он ноут отдал кому надо, а не просто себе оставил?

у курьера должна в обмен на физическую вещь что-то от клиента..

Ответить
0

Добро пожаловать в мир B2B.
Тут бывает, что бумажные накладные копишь месяц а потом на много миллионов в конверте почтой отправляешь в другой город на подпись. Это при том что тебе даже уже заплатили по всем этим отгрузкам.

Ответить
0

Эдо работает, если крупные компании,. Мелкие на это пока не готовы, цена вопроса

Ответить
0

Цена вопроса начинается где то с 300-500 руб. В месяц. А это по факту цена доставки одного документа курьером в обе стороны.

Ответить
0

Это при наличии квалифицированной цифровой подписи. Оно тоже денех стоит. Плюс лицензия на криптопровайдер - оно тоже денех стоит.

Ответить
0

Ты небось декларации по УСН в налоговую лично отвозишь? Потому что не поверю что у тебя ОСНО, им давно НДС на бумаге запретили сдавать. А сертификат там тот же самый что и для ЭДО.

Ответить
0

Она скорее всего уже есть у вашего бухгалтера. Просто она ее прячет, для сдачи отчётности ;)

Ответить
1

Криптопровайдер, допустим, есть. Но подпись-то персональная. Какая радость бухгалтеру Петровой подписывать документы для Иванова своей персональной ЭЦП?

Опять же, лицуху на криптопровайдер нужно покупать на каждый компьютер отдельно. В идеальном мире.

Ответить
0

Не бывает персональных подписей. Бывает либо подпись физлица (ну это персональная, но она и для ЭДО не подходит и для отчетности тоже), а бывает сертификат сотрудника. У меня например есть ЭЦП сотрудника и я по доверке массово подписываю УПД, и никакой директор в этом процессе не нужен, так только договоры расходные подписать.

Ответить
0

Ну вообще в 90% компаний электронную подпись выпускают на Ген. Дира, так как у него главное право подписи. Он же вам и так акты и договора подписывает, так что тут не сильно что то меняется. Сотрудник же может просто согласовать документ прежде чем он к директору упадет.

Ответить
1

С этой практикой хорошо знаком. Как и хорошо знаком с практикой "подпись за гендира" на бумажке. Но это, сами понимаете, до первого факапа. Игра в лотерейку.

Ответить
0

ну расскажите как за 8 шагов перевести согласование командировок, отпусков, приказов по кадрам в онлайн?

Ответить
0

Для этих целей существуют Системы электронного документооборота типа Директум, 1С документооборот и другие. В них согласуются кадровые документы. Кстати их тоже можно подписывать ЭЦП, но выданной на сотрудника компании. 

Ответить
0

ценник знаете? за лицензию, потом за настройку, за поддержку...

Ответить
0

Знаю, если компания большая, то как правило эти все системы окупаются в течении полугода. Если компания маленькая, то думаю что кадровые документы можно хоть и по почте отправлять. Если ты отчет по командировке к концу месяца не сдашь ничего страшного не произойдет. А если акты не подпишешь, то могут деньги на долго зависнуть. 

Ответить
0

Можно подписку сделать на облако любой срок. За год лицензия на 10 человек - как ЗП одного офис-менеджера 35 тыр.

Ответить
0

Вот Бионорика делает https://club.directum.ru/award/255536
с дистанционными сотрудниками следующими документами в электронном виде:

Заявки на командировки.
Заявления на копию трудовой книжки/справки с места работы.
Заявления на смену фамилии.
Заявления на отпуск/отгул.
Заявления на работу в выходной день.
Ведомости на увольнение.
Приказы на командировку, на работу в выходной день, о предоставлении дополнительных дней отдыха, о смене фамилии.
Графики отпусков и табели рабочего времени.
Приказы по беременности и родам, а также по декретному отпуску.
Заявления и приказы на увольнение.

Ответить
0

обмен обычными сканами тоже вполне допустим, если стороны это пропишут. снимается куча проблем.

Ответить
–1

"Если в вашей компании используется SAP, модифицированная «1С», Directum и прочие учетные системы" 

Ребят, вы попутали! В этом перечислении только одна учетная система - 1С))) 

Ответить
0

А SAP уже не учетная система?)

Ответить
0

 SAP -  ERP-система, нет? В любом случае Directum - 100 пудов не учетная система)

Ответить
0

а чем по вашему ERP система отличается от учетной системы?

Ответить
0

по факту-то да, соглашусь 

Ответить

Прямой эфир